a. Quản lý hàng tồn kho
- Cần tách biệt chức năng kế toán hàng tồn kho, chức năng giữ hàng tồn kho (Thủ kho) và chức năng mua hàng. Nên quy định thủ tục đối chiếu giữa số lượng thực tế hàng trong kho với ghi nhận trong sổ sách kế toán.
- Thủ kho chỉ nhận hàng khi số hàng đó phù hợp với đơn đặt hàng. Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự từ trước và được ký nhận giữa 2 bên (thủ kho và nhà cung cấp) khi nhận hàng.
- Biên bản nhận hàng sau khi đã được xác nhận cần gửi 1 liên cho nhân viên kế toán kho làm căn cứ hoạch toán; và 1 liên nhân viên mua hàng làm bằng chứng cho việc mua hàng đã hoàn thành.
- Hàng xuất ra khỏi kho chỉ khi có sự xét duyệt của người có thẩm quyền và quy định này phải được thể hiện bằng văn bản.
- Cần có sơ đồ kho theo dõi vị trí hàng hóa có trong kho. Phải tuân thủ quy tắc nhập trước xuất trước hạn chế hàng quá hạn sử dụng.
- Hàng tồn kho phải được dán nhãn và theo dõi ở quy mô lô hàng nhỏ nhất có thể được.
- Hàng hư, kém chất lượng cần để ra một khu vực riêng và tiến hành thanh lý khi có thể được.
- Cần lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy ở khu vực kho và đảm bảo hệ thống này vẫn hoạt động khi cúp điện.
- Hàng tồn kho được cất giữ nơi an toàn và chỉ có những người có liên quan mới được tiếp cận khu vực kho.
- Hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê, đối chiếu số liệu sổ kho và sổ sách kế toán. Phải tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý nếu có khoản chênh lệch.
b. Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ
- Phòng kế toán mở sổ phụ ghi chi tiết từng hạn mục tài sản cố định và công cụ dụng cụ: nguyên giá, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế, mã số, bộ phận sử dụng, ngày mua, thời hạn thanh lý, nhà cung cấp, chi phí sửa chữa của tài sản đó.
- Hàng năm cần kiểm kê và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng đang theo dõi trên sổ sách.
- Nên gửi cho phòng hành chính và bộ phận sử dụng các chứng từ liên quan đến tài sản nhằm lên kế hoạch bảo dưỡng bảo trì kịp thời.
- Đối với tài sản tự chế tạo cần có hệ thống cập nhật bản đăng ký tài sản kịp thời thông qua các bộ phận liên quan và phòng kế toán.
- Cần tách biệt chức năng mua sắm tài sản cố định với chức năng nghiệm thu và sử dụng chúng. Bộ phận kỹ thuật chỉ nên đưa các thông số kỹ
thuật về tài sản cần mua, bộ phận thu mua sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành các thủ tục mua hàng cần thiết.