Bộ phận mua hàng đảm nhận công việc quan trọng trong chuỗi cung ứng đó là lựa chọn, đánh giá và thực hiện công việc mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp được lựa chọn để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty:
- Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ thương mại.
- Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất, lắp ráp (nguyên vật liệu, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thuê gia công…)
- Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác điều hành, quản lý (văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, máy móc thiết bị văn phòng, các dịch vụ thuê ngoài…)
* Mua hàng hóa, dịch vụ trong nước
Đối với các hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác điều hành, quản lý, sản xuất… các cán bộ của từng phòng ban khi có nhu cầu (hoặc theo kế hoạch và định mức được phê duyệt) lập phiếu yêu cầu và gửi đi
b.Phê duyệt yêu cầu mua hàng
- Trưởng các phòng phê duyệt yêu cầu do nhân viên của phòng lập. - Tổng giám đốc/ giám đốc phê duyệt với các yêu cầu mua hàng đã được các trưởng phòng ban phê duyệt.
Nếu các yêu cầu mua hàng không được phê duyệt thì sẽ kết thúc tại bước này và lưu lại thông tin về đơn hàng được tạo ra và lý do không được phê duyệt.
c.Tổng hợp yêu cầu và lựa chọn nhà cung cấp
- Các yêu cầu mua hàng được bộ phận mua hàng tổng hợp sau đó tùy thuộc tính chất của các yêu cầu mua hàng để xử lý:
+ Nếu yêu cầu mua hàng không cần lựa chọn nhà cung cấp. Lập yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp đã được chỉ định.
+Nếu yêu cầu mua hàng cần quá trình lựa chọn nhà cung cấp thì bộ phận mua hàng dựa vào yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ để lựa chọn nhà cung cấp.Việc lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện theo quy trình “Lựa chọn nhà cung cấp” được mô tả trong mục 2.1.1.4.
- Các phiếu yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp (PO) được phê duyệt một lần nữa trước khi gửi đến cho nhà cung cấp:
+ Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt yêu cầu mua hàng.
+ Phòng tài chính phê duyệt yêu cầu mua hàng nếu xét thấy đảm bảo các yếu tố về giá cả, điều kiện thanh toán… Nếu phòng tài chính không phê duyệt phương án cần báo cáo thông tin về đơn mua hàng cho Tổng giám đốc / Giám đốc để có sự chấp thuận phê duyệt điều chỉnh kế hoạch mua hàng hoặc kết thúc quy trình mua hàng (không mua hàng theo yêu cầu).
+ Tổng giám đốc / Giám đốc phê duyệt lần cuối (sau khi được cả trưởng phòng kinh doanh và phòng tài chính phê duyệt) trước khi đơn hàng được chính thức gửi đến nhà cung cấp.
- Các phiếu yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ (PO) đã được phê duyệt sẽ được gửi đến nhà cung cấp. Các phiếu này ngoài xuất phát từ những quy trình như các bước trình bày ở trên còn có thể xuất phát từ kế hoạch mua hàng đã được phê duyệt…
d. Nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và nhập kho
- Nếu mua hàng phải trả tiền trước. Tiến hành thanh toán với nhà cung cấp. Nhận hàng từ nhà cung cấp.
- Nếu không phải trả tiền trước. Nhận hàng từ nhà cung cấp như bình thường.
- Bộ phận kho vận nhận hàng hóa do nhà cung cấp giao đến tiến hành nhập vào kho. Quá trình này được xác nhận về thực hiện của ba bên: Nhà cung cấp; Phòng kho - vận và nhân viên kiểm nghiệm.
* Đổi trả nhà cung cấp
Khi có yêu cầu về đổi trả hàng hóa, bộ phận mua hàng định kỳ thực hiện việc lên danh sách các hàng hóa cần đổi trả để làm việc với nhà cung cấp.
a. Yêu cầu đổi hàng
- Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hóa cần đổi, khi nhà cung cấp chuẩn bị có đợt giao hàng hoặc bộ phận mua hàng chủ động liên lạc với nhà cung cấp về kế hoạch đổi hàng.
- Nhà cung cấp xuất hàng đổi và bộ phận kho vận thực hiện đổi hàng.
+ Xuất hàng cần đổi từ kho hàng chờ trả đổi.
+ Nhập hàng mới vào kho hàng kiểm nghiệm để chờ kiểm nghiệm chất lượng (nếu hàng cần kiểm nghiệm).
nghiệm).
- Nếu là hàng cần kiểm nghiệm, tiến hành kiểm nghiệm và phân loại hàng hóa để nhập kho tương ứng.
b. Yêu cầu trả lại hàng hóa
- Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hóa cần gửi trả lại nhà cung cấp. Thuê các dịch vụ giao nhận để gửi trả (nếu cần thiết).
- Bộ phận kho vận xuất hàng trả lại nhà cung cấp.
- Tiến hành giao nhận hàng hóa trả lại với nhà cung cấp (biên bản, xác nhận…).
- Gửi thông tin cho bộ phận tài chính để cân đối lại công nợ với nhà cung cấp và cập nhật vào hệ thống.
* Nhập khẩu hàng hóa
Quá trình nhập khẩu hàng hóa được mô tả qua các hoạt động liên quan như:
a.Lập đơn đặt mua hàng gửi nhà cung cấp nước ngoài (PO);
b.Các hàng hóa được nhà cung cấp xác nhận về thời gian giao hàng và số lượng hàng được giao.
c.Các nhân viên mua hàng nhập khẩu của công ty sẽ xác nhận về cảng nhận hàng hóa và các thông tin liên quan khác. Tiến hành các thủ tục liên quan đến nhận hàng (Mở thư tín dụng, hợp đồng, thuê hãng tầu hoặc dịch vụ giao nhận...) Việc thuê các dịch vụ được tiến hành theo quy trình mua hàng hóa, dịch vụ.
d.Thông báo nhận hàng từ hãng tàu gửi đến.
e.Tại cảng Viet Nam, thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng.
- Nhận bộ hồ sơ: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Ladding ... và các giấy tờ liên quan khác để hãng tàu có thể giao hàng (hậu bill). Quá trình ký hậu bill được thực hiện như sau:
+ Ngân hàng thông báo về yêu cầu thanh toán khi nhận được hồ sơ gửi đến từ nhà cung cấp.
+ Ký chấp nhận thanh toán. Biên bản chấp nhận thanh toán được giao cho bộ phận Kho vận để chủ động lấy hồ sơ và nhận hàng. Tình trạng của quy trình được cập nhật và thông báo cho bộ phận mua hàng.
- Mở tờ khai hải quan, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (phí hải quan, thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu...).
- Tìm các hãng vận chuyển nội địa từ danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn.
f. Bộ phận kho vận nhận hồ sơ từ ngân hàng, phối hợp với hãng vận chuyển nội địa và bộ phận mua hàng để nhận hàng tại cảng Viet Nam và đưa về nhập kho công ty.
* Lựa chọn nhà cung cấp
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện khi có các yêu cầu mua các hàng hóa dịch vụ. Để một đơn mua hàng được duyệt và gửi đến nhà cung cấp thì nhà cung cấp đó phải trong danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn.
a. Gửi yêu cầu chào giá và giải pháp đến các nhà cung cấp.
b. Nhận báo giá và giải pháp từ các nhà cung cấp, tiến hành đàm phán về các vấn đề liên quan để thực hiện đơn hàng (giao hàng, thanh toán, giá cả..).
c. Đánh giá, lựa chọn ra danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn.
d.Tùy tiêu chí có thể có thêm một danh sách các nhà cung cấp thay thế được lấy từ các nhà cung cấp bị loại.
* Đánh giá nhà cung cấp
a. Từ dữ liệu về các giao dịch mua hàng hóa dịch vụ, giao hàng, chất lượng hàng hóa dịch vụ đã giao... bộ phận mua hàng tổng hợp lên số liệu để đánh giá nhà cung cấp.
b.Từ dữ liệu về các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp bộ phận mua hàng có được bảng đánh giá (cho điểm) nhà cung cấp tại thời điểm lập bảng đánh giá.
c.Nếu nhà cung cấp sau khi đánh giá đạt yêu cầu tiếp tục giữ trong danh sách nhà cung cấp được lựa chọn của công ty.
d. Nếu nhà cung cấp không đạt sau khi đánh giá, công ty làm việc với nhà cung cấp để cải tiến điều chỉnh các điểm không đạt (giao hàng trễ, hàng hay lỗi hỏng, giá cao...). Nhà cung cấp đồng ý khắc phục. Tiếp tục đưa vào danh sách nhà cung cấp được chọn với các thông số mới thỏa thuận được.