3.1. Ưu điểm cụng tỏc tổ chức kế toỏn tại Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng măng
Trong hơn 15 năm xõy dựng và phỏt triển, Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng đó khụng ngừng hoàn thiện bộ mỏy quản lý cũng như phương thức kinh doanh cho phự hợp với thị trường. Điển hỡnh là bộ mỏy kế toỏn của cụng ty cú nhiều ưu điểm như:
- Phũng tài chớnh kế toỏn với chức năng thực hiện cụng tỏc kế toỏn tài chớnh của Cụng ty đó khụng ngừng đổi biến cả về cơ cấu lẫn phương phỏp làm việc, do đú từng bước được hoàn thiện nhằm cung cấp những thụng tin tài chớnh chớnh xỏc để cỏc cấp lónh đạo ra quyết định đỳng đắn về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Việc tổ chức cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn của Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng luụn mau chúng hoà hợp với hệ thống kế toỏn mới, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương phỏp tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu kinh tế giữa cỏc bộ phận cú liờn quan.
- Sự phõn cụng nhiệm vụ cho từng đối tượng lao động trong phũng kế toỏn là hết sức khoa học, hợp lý, vừa đủ. Thể hiện ở chỗ, trong phũng đó cú sự phõn cụng từng phần hành cho từng nhõn viờn kế toỏn đảm nhiệm do đú khụng xảy ra tỡnh trạng khụng cú việc làm hay dư thừa lao động, phự hợp với trỡnh độ năng lực của người và do đú đó thực hiện tốt nhiệm vụ của mỡnh. Bờn cạnh đú, hầu hết những kế toỏn viờn đều cú trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ cao, cú trỡnh độ cao đẳng trở lờn, cú kinh nghiệm cụng tỏc, luụn tuõn thủ nguyờn tắc hạch toỏn và luụn cập nhật thụng tư, chế độ kế toỏn mới của Bộ tài chớnh trong cụng tỏc kế toỏn, đồng thời luụn bỏm sỏt tỡnh hỡnh kinh doanh
thực tế tại Cụng ty và chỉ đạo của Ban giỏm đốc Cụng ty. Ban lónh đạo Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng luụn tạo điều kiện cho cỏc kế toỏn viờn học tập để nõng cao trỡnh độ và nghiệp vụ chuyờn mụn.
- Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng là một cụng ty lớn, đối tượng mua, bỏn là nhiều nờn để theo dừi để thuận lợi và dễ dàng hơn trong cụng việc, bộ phận kế toỏn đó tỏch riờng trong việc theo dừi cỏc khoản phải thu và theo dừi cỏc khoản phải trả thành: kế toỏn hàng mua và kế toỏn hàng bỏn.
- Kế toỏn thanh toỏn ghi chộp phản ỏnh đầy đủ chớnh xỏc tỡnh hỡnh kinh doanh của Cụng ty. Cụng tỏc lập bỏo cỏo định kỳ cuối thỏng, quý, năm theo chỉ tiờu, số lượng và giỏ trị, luụn cung cấp thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời cho nhà quản trị. Căn cứ vào việc ghi chộp đỳng số lượng hàng húa mua vào, bỏn ra mà bộ phận kinh doanh cú cỏc phương ỏn kinh doanh cụ thể: như kỡ tới sẽ nhập bao nhiờu hàng xi măng, số lượng xi măng mua kỡ tới là bao nhiờu; trỏnh tỡnh trạng mua nhiều để lõu trong kho hàng húa. Cú thể núi, kế toỏn thanh toỏn và kế toỏn tiền gửi Ngõn hàng đó làm tốt nhiệm vụ của mỡnh và giỳp lónh đạo Cụng ty cú quyết định đỳng đắn kịp thời trong cỏc phương ỏn kinh doanh. Bộ mỏy kế toỏn luụn biết tiếp thu, lắng nghe ý kiến chỉ đạo của Ban giỏm đốc Cụng ty cũng như cỏc cấp quản lý và xứng đỏng là một bộ phận tham mưu và là một cụng cụ quản lý kinh tế của Cụng ty.
- Chứng từ hạch toỏn ban đầu được hạch toỏn nghiờm chỉnh và sắp xếp theo trỡnh tự cú khoa học. Chứng từ hạch toỏn trong Cụng ty vừa đảm bảo tớnh hợp phỏp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toỏn do Nhà nước ban hành. Việc luõn chuyển và bảo quản chứng từ liờn quan đến cụng tỏc kế toỏn thanh toỏn cú trỡnh tự, cỏc chứng từ gốc đến bỏo cỏo tổng hợp cuối thỏng được sắp xếp, phõn loại đỏnh giỏ, kiểm tra, giỏm sỏt của cỏc bộ phận liờn quan và phũng kế toỏn. Chứng từ được bảo quản và lưu trữ an toàn tại kho, hệ thống chứng từ vảo quản phõn loại theo quý, theo năm rất thuận tiện trong kiểm tra,
đối chiếu khi cú yờu cầu. Hơn nữa, kế toỏn trưởng trong Cụng ty thường xuyờn kiểm tra, giỏm sỏt để nhằm xỏc định tớnh cú thật của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, đảm bảo mọi nghiệp vụ diễn ra đều đó được phờ chuẩn đỳng bởi những người cú thẩm quyền; từ đú xỏc định rừ và tăng cường trỏch nhiệm của những người cú liờn quan. Do đú, Cụng ty cú một quy trỡnh thanh toỏn chặt chẽ và cú căn cứ hợp lý.
- Tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn và luõn chuyển sổ hợp lý, khoa học trờn cơ sở vận dụng một cỏch sỏng tạo chế độ kế toỏn hiện hành và phự hợp với khả năng trỡnh độ của kế toỏn tại Cụng ty. Cỏc sổ sỏch kế toỏn: Nhật ký chung, Sổ Cỏi, Bỏo cỏo kế toỏn, Sổ chi tiết,… được lập một cỏch hệ thống, trung thực, hợp lý, hiệu quả thụng qua chương trỡnh kế toỏn mỏy của Cụng ty.
- Trong cụng tỏc kế toỏn cụng nợ, kế toỏn của Cụng ty cú những sỏng tạo, linh hoạt trong quản lý chứng từ, quản lý tỡnh hỡnh cụng nợ và luụn đề xuất những phương thức thanh toỏn phự hợp với khỏch hàng và nhà cung cấp... Chớnh điều này gúp phần tạo nờn thành cụng chung của cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty trong những năm vừa qua.
- Việc phối hợp theo dừi cụng nợ phải thu giữa phũng kế toỏn và cửa hàng được phối hợp khỏ nhịp nhàng, trong đú nhờ trỏch nhiệm quản lý cụng nợ được quy định rừ cho từng bộ phận (phũng kế toỏn Cụng ty đụn đốc thu nợ của cửa hàng, cửa hàng đụn đốc thu nợ của từng khỏch hàng) nờn việc thu hồi nợ được thực hiện khỏ kịp thời.
- Để phự hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toỏn, trờn cơ sở hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp, Cụng ty đó tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho cỏc tài khoản 331, tài khoản 131 và tài khoản 112. Cỏc tài khoản này được Cụng ty mở chi tiết đối với doanh nghiệp nội bộ trong Tổng Cụng ty và chi tiết mó khỏch hàng, mó Ngõn hàng cho cỏc tiểu khoản đú. Việc chi tiết cỏc tài khoản trờn giỳp cho kế toỏn thanh toỏn theo dừi
hoạt động kinh doanh của Cụng ty một cỏch cụ thể đối với từng đối tượng khỏch hàng, từng người bỏn xi măng, tỡnh hỡnh cụng nợ và số tiền gửi Ngõn hàng. Điều này cũng giỳp cho nhà quản lý theo dừi được cỏc đối tượng cụng nợ và tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty.
- Hiện tại, Cụng ty đang sử dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung phự hợp với bộ mỏy kế toỏn và việc ứng dụng phần mềm kế toỏn trong cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty. Việc sử dụng phần mềm kế toỏn vào tập hợp và xử lý chứng từ đó giảm nhẹ khối lượng cụng việc cho nhõn viờn kế toỏn đảm bảo tớnh khỏch quan, chớnh xỏc và thời gian trong cung cấp số liệu và thụng tin liờn quan.
- Vấn đề cụng nợ phải thu khỏch hàng được Cụng ty tổ chức theo dừi và quản lý khỏ chặt chẽ theo một quy trỡnh thống nhất, từ việc xột duyệt bỏn hàng cho đến cụng tỏc thu hồi nợ. Theo một quy trỡnh này cỏc bộ phận, cỏc cỏ nhõn cú chức năng và nhiệm vụ riờng nhưng tất cả đều phối hợp với nhau để theo dừi, quản lý tốt cỏc khoản nợ. Cho nờn trong những năm qua cụng tỏc quản lý cỏc khoản phải thu cuả Cụng ty là tốt, việc thanh toỏn với người mua, người bỏn luụn theo kế hoạch đề ra và thường khụng để xảy ra tỡnh trạng nợ khú đũi xảy ra.
- Truyền thống và uy tớn nhiều năm trong kinh doanh của Cụng ty vẫn được duy trỡ phỏt huy tiếp tục cũng cố và nõng cao. Nhiều bạn hàng truyền thống và bạn hàng mới muốn hợp tỏc với Cụng ty nờn cụng tỏc bỏn hàng luụn hoạt động với năng suất cao.
- Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn mỏy đó giỳp phũng tài chớnh kế toỏn của Cụng ty giảm nhẹ được khối lượng cụng việc, tớnh chớnh xỏc cao, tiện lợi trong cỏc sử dụng cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo ngày, thỏng, quý, năm giỳp nhà quản lý cú thể nắm rừ tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty.
- Măc dự gặp khụng ớt những khú khăn thỏch thức khi nước ta hội nhập vào WTO nhưng Cụng ty đó liờn tục hoạt động cú hiệu quả, bảo toàn và phỏt triển được vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngõn sỏch nhà nước, người lao động cú thu nhập ổn định. Đú là nhờ vào cụng tỏc quản lý theo dừi chặt chẽ của kế toỏn thanh toỏn về cỏc khoản cụng nợ trong Cụng ty, đảm bảo thu hồi nợ, giỳp Cụng ty luụn thanh toỏn kịp thời với Nhà nước và cụng nhõn viờn.