III. Tình hình thực tế về kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thơng mại và
1. đặc điểm chung về kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty TMT.
phẩm, hàng hoá tại công ty TMT.
1.1. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh ảnh hởng đến hạch toán tiêu thụ.
Công ty thơng mại và sản xuất vật t thiết bị giao thông vận tải là doanh nghiệp vừa hoạt động kinh doanh thơng mại đồng thời vừa thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó hoạt động sản xuất kinh doanh chiếm phần lớn hoạt động thơng mại chỉ chiếm phần nhỏ và thờng là mặt hàng nhựa đờng nhập khẩu, xe máy nguyên chiếc nh TEAM 110T, WAZELET là những loại xe máy mà doanh nghiệp không sản xuất hoặc lắp ráp đợc. Vì vậy, giá vốn của những hàng mua này cũng đợc Công ty xác định nh giá vốn của hàng sản xuất tức là không tính chi phí thu mua vào TK giá vốn mà hạch toán vào TK chi phí bán hàng.
1.2. Các phơng thức bán hàng của công ty.
Công ty thơng mại và sản xuất thiết bị giao vận tải thực hiện hoạt động tiêu thụ hàng hoá theo các phơng thức sau :
• Bán buôn.
Đây là hình thức bán hàng chính của Công ty bởi vì khách hàng của Công ty thờng là các cửa hàng xe máy lớn, các Công ty TNHH, Công ty t nhân...mua hàng với số lợng lớn và thờng xuyên. Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn của Công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết và các đơn đặt mua hàng của khách hàng. Theo phơng thức bán buôn Công ty chủ động lập kế hoạch mua bán hàng hoá vì vậy tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tiêu thụ nói riêng và công tác kinh doanh nói chung. Mặt hàng
bán buôn chủ yếu của Công ty hiện nay là xe máy các loại nh JL 100, JL 110, JL 110-A, HY 125-B; nhựa đờng.
+ Bán buôn qua kho của Công ty
Khi có nghiệp vụ bán hàng, thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng xuất hàng tại kho giao cho khách hàng. Tuỳ theo từng hợp đồng đã ký kết mà Công ty có thể vận chuyển đến cho khách hàng hoặc khách hàng nhận hàng tại kho của Công ty.
Do Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên khi viết hoá đơn bán hàng Công ty sử dụng hoá đơn GTGT mẫu 10/GTGT theo Quyết định số 885/ QĐ/ BTC Ngày 16/7/1998 của Bộ tài chính. Hoá đơn đợc đặt giấy than viết một lần làm 3 liên:
- Liên 1 : Lu ở sổ gốc
- Liên 2 : Giao cho khách hàng
- Liên 3 : Giao cho bộ phận lu kho làm thủ tục cấp hàng.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho có tham gia thanh toán
Theo hình thức bán buôn này, Công ty sau khi có hợp đồng đặt mua hàng của khách hàng sẽ tiến hành mua hàng hoá của các nhà cung cấp hàng cho Công ty rồi vận chuyển thẳng tới cho khách hàng không qua kho của Công ty đối với mặt hàng nhựa đờng hoặc xe máy nguyên chiếc mà Công ty không sản xuất hay lắp ráp, còn đối với những sản phẩm sản xuất hay lắp ráp thì Công ty chuyển thẳng từ xởng đến cho khách hàng không qua kho của Công ty. Phơng thức bán này sử dụng đối với những khách hàng truyền thống của Công ty thờng mua hàng với khối lợng lớn và nhiều lần. Với phơng thức tiêu thụ này Công ty tiết kiệm đợc các chi phí liên quan đến bán hàng nh : chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, thuê kho bãi, chi phí bảo quản...và đặc biệt tránh đợc ứ đọng vốn, rút ngắn đợc thời
gian của một chu kỳ kinh doanh. Phơng thức tiêu thụ này cũng đợc công ty hạch toán nh trong trờng hợp bán buôn qua kho.
• Bán lẻ.
Bán lẻ không phải là hình thức tiêu thụ chính của Công ty mà hình thức này chỉ thực hiện ở Trung tâm bảo hành và giới thiệu sản phẩm của Công ty hoặc chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh với mục đích giới thiệu, quảng cáo sản phẩm của Công ty. Hình thức tiêu thụ này cũng đợc Công ty hạch toán nh bán buôn.
1.3. Các phơng thức thanh toán
Công ty thơng mại và sản xuất vật t thiết bị giao thông vận tải thực hiện các phơng thức thanh toán hết sức đa dạng và phong phú nhằm mục đích đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ. Thông thờng đối với phơng thức bán buôn thì hình thức thanh toán đ- ợc 2 bên thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng hoá đã ký kết từ trớc.Việc thanh toán này có thể thực hiện ngay hoặc thanh toán sau một thời gian nhất định.
Với phơng thức bán lẻ hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán ngay vì giá trị không nhiều và thờng ít xảy ra.
Hiện nay hình thức thanh toán chậm là rất phổ biến ở Công ty do đó đối với hình thức này để tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng quá nhiều, công nợ khó thu hồi gia tăng, ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh Công ty có một số quy định thêm khi áp dụng hình thức này nh sau :
+ Thanh toán chậm chỉ đợc thực hiện với những hợp đồng bán buôn cho những khách hàng thờng xuyên của Công ty nhng không đợc quá 25 ngày kể từ ngày nhận hàng. Nếu quá 25 ngày mà không thanh toán khách hàng phải chịu phạt lãi suất 0.1%/ ngày cho toàn bộ số tiền trả chậm.
+ Đối với khách hàng vãng lai nếu thanh toán chậm thì phải có tài sản thế chấp hoặc đợc ngân hàng bảo lãnh.
+ Việc thanh toán tiền hàng có thể thực hiện làm nhiều lần không nhất thiết phải thanh toán một lúc.
Công ty thơng mại và sản xuất vật t thiết bị giao thông vận tải thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Đối với sản phẩm sản xuất hoặc lắp ráp nhập kho giá vốn hàng bán chính là giá thành công xởng, còn đối với hàng hoá mua vào nhập kho thì giá vốn hàng mua là giá mua thực tế của lô hàng hoá đó cha có chi phí thu mua mà khoản chi phí thu mua này đợc Công ty hạch toán vào cho phí bán hàng.
Đối với hàng xuất kho, kế toán trị giá hàng xuất đợc coi là tiêu thụ theo phơng pháp giá thực tế đích danh của từng lô hàng.
1.5. Trình tự ghi sổ kế toán quá trình tiêu thụ tại Công ty thơng mại và
sản xuất vật t thiết bị giao thông vận tải (sơ đồ 21)
Sơ đồ 21 : Trình tự ghi sổ kế toán quá trình tiêu thụ tại Công ty th- ơng mại và sản xuất vật t thiết bị giao thông vận tải
Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511, 531,532, 632, 3331, 131
Sổ cái TK 511, 531, 532, 632, 33311, 33312, 3333, 131, 155, 156, 157...
- Bảng tổng hợp Nhập -xuất-tồn.
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra - Bảng tổng hợp giá vốn thành phẩm Chứng từ - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Hoá đơn GTGT