- Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký sổ cá
2.3.2.2 Thủ tục xuất kho hàng hoá
Phòng kinh doanh mua hàng về có đầy đủ hoá đơn, khi hàng về phòng kinh doanh phát lệnh nhập kho, ghi thẻ kho làm 3 liên phòng kế toán theo dõi 1 liên, phòng kinh doanh theo dõi 1 liên , thủ kho theo dõi 1 liên. Sau khi nhập kho căn cứ vào việc lập hiệu quả lãi lỗ phòng kinh doanh ký lệnh xuất hàng (bán ra ) , khách hàng nhận hàng, hoá đơn và thanh toán tiền. Hàng bán tháng nào thì nộp thuế và tính kết quả kinh doanh vào tháng đó.
Căn cứ vào các chứng từ gốc để viết hoá đơn.
VD : +)Ngày 22/12/ 2009 công ty TNHH Việt á mua 1 máy xúc đào đã qua sử dụng hiệu Komat'su với giá 592 930 800đ thuế suất thuế GTGT 5%.
+)Ngày 22/12/2009 công ty mua 1 máy xúc đào đã qua sử dụng hiệu kobelco với giá 519 702 500đ thuế suất thuế GTGT 5%
+) Ngày 29/12/2009 công ty mua 1 máy đào bánh xích đã qua sử dụng của hiệu komat'su với giá 2 457 142 857 đ thuế suất thuế GTGT 5%
Biểu số 1
hoá đơn Mẫu số 01 GTKT - 3LL
giá trị gia tăng PT /2009 B Ngày 22 tháng 12 năm 2009 008140
Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần XNK Tạp Phẩm Địa chỉ : 36 Bà Triệu - Hà Nội
Mã số thuế : 0400108747 Điện thoại :
Đơn vị : Công ty TNHH Việt á
Địa chỉ : 386 Nguyễn Văn Linh - Long Biên-HN Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS : 0100942727 Đơn vị tính : Đồng
stt Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Máy xúc đào đã qua sử dụng Hiệu Kobelco Model SK 100 - 1 Sêri số 05702 Chiếc 1 519 702 500 519 702 500 Cộng tiền hàng 519 702 500
Thuế suất thuế GTGT: 5% tiền thuế GTGT: 25 985 125
Tổng cộng tiền thanh toán 545 687 625
(số tiền bằng chữ:Năm trăm bốn lăm triệu sáu trăm tám bảy nghìn sáu trăm hai
lăm đồng )
Ngời mua hàng Kế toán trởng Giám đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2
hoá đơn Mẫu số 01 GTKT - 3LL
giá trị gia tăng PT /2009 B Ngày 22 tháng 12 năm 2009 0081441
Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần XNK Tạp Phẩm Địa chỉ : 36 Bà Triệu - Hà Nội
Mã số thuế : 0400108747 Điện thoại :
Họ tên ngời mua hàng :
Đơn vị : Công ty TNHH Việt á
Địa chỉ : 386 Nguyễn Văn Linh - Long Biên-HN Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS : 0100942727
Đơn vị tính : Đồng
stt Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Máy xúc đào đã qua sử dụng Hiệu Komat'su Model PC 128 US - 3 Sêri số 5738 Chiếc 1 592 930 800 592 930 800 Cộng tiền hàng 592 930 800
Thuế suất thuế GTGT: 5% tiền thuế GTGT: 29 646 540
Tổng cộng tiền thanh toán 622 577 340
(số tiền bằng chữ:Sáu trăm hai hai triệu năm trăm bảy bảy nghìn ba trăm bốn m-
ơi đồng)
Ngời mua hàng Kế toán trởng Giám đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 3
hoá đơn Mẫu số 01 GTKT - 3LL
giá trị gia tăng PT /2009 B Ngày 29 tháng 12 năm 2009 0056062 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH TM & XNK Tân Đạt
Địa chỉ : Km 10 + 500 Quốc lộ 5 Dơng Xá_Gia Lâm_ HN Mã số thuế : 0102373628
Điện thoại : Họ tên ngời mua hàng :
Đơn vị : Công ty TNHH Việt á
Địa chỉ : 386 Nguyễn Văn Linh - Long Biên-HN Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS : 0100942727
Đơn vị tính : Đồng
stt Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Máy xúc đào đã qua sử dụng
Hiệu Komat'su Model PC 350 - 7 Sêri số 20052
Cộng tiền hàng 2 457 142 857
Thuế suất thuế GTGT: 5% tiền thuế GTGT: 122 857 143
Tổng cộng tiền thanh toán 2 580 000 000
(số tiền bằng chữ: Hai tỷ năm trăm tám mơi triệu đồng)
Ngời mua hàng Kế toán trởng Giám đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sau khi nhận đợc hoá đơn GTGT cùng với một số giấy tờ của các cơ sở chuyển đến. Bộ phận kinh doanh của công ty viết phiếu nhập kho hàng hoá
Việc nhập kho đỏnh giỏ lụ hàng như sau:
- Tại kho, thủ kho căn cứ vào hoỏ đơn GTGT và kết quả kiểm nhận, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và thẻ kho. Sau đú chuyển phiếu nhập kho và hoỏ đơn GTGT cho phũng kế toỏn.
- Tại phũng kế toỏn: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, kế toỏn xỏc định trị giỏ mua thực tế của hàng nhập kho là tiền hàng (chưa cú thuế GTGT) ghi trờn hoỏ đơn.
Các phiếu nhập kho đều căn cứ vào số hàng thực nhập về NK kế toán lập phiếu nhập kho.
Biểu số 4
Công ty TNHH Việt á phiếu Nhập kho Mẫu số:01-VT
Ngày 22 tháng 12 năm 2009 QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng BTC
Họ tên ngời giao hàng : Trần Văn Tuyên
Theo HĐ số 0081440 ngày 22 tháng 12 năm 2009 Nhập tại kho : Công ty TNHH Việt á
Nợ TK 156: Có TK 331 Đơn vị tính: Đồng VN Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm Số lợng Theo chứng từ Thực nhập
1 Máy xúc đào đã qua sử dụng hiệu kobelco Model SK 100-1 Sêri số 05702 chiếc 1 1 519 702 500 519 702 500 Tổng cộng 519 702 500
Cộng thành tiền(Bằng chữ): Năm trăm mời chín triệu bảy trăm linh hai nghìn năm trăm đồng)
Ngày 22 tháng 12 năm 2009
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 5
Công ty TNHH Việt á phiếu Nhập kho Mẫu số:01-VT
Ngày 22 tháng 12 năm 2009 QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ trởng BTC
Họ tên ngời giao hàng : Trần Văn Tuyên
Theo HĐ số 0081441 ngày 22 tháng 12 năm 2009 Nhập tại kho : Công ty TNHH Việt á
Nợ TK 156: Có TK 331 Đơn vị tính: Đồng VN Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm Số lợng Theo chứng từ Thực nhập
1 Máy xúc đào đã qua sử dụng hiệu komat'su Model PC128US -2 Sểi số 5738 chiếc 1 1 592 930 800 592 930 800 Tổng cộng 592 930 800
Cộng thành tiền(Bằng chữ): Năm trăm chín hai triệu chín trăm ba mơi nghìn tám trăm đồng)
Ngày 22 tháng 12 năm 2009
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 6
Công ty TNHH Việt á phiếu Nhập kho Mẫu số:01-VT
Ngày 29 tháng 12 năm 2009 QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng BTC
Họ tên ngời giao hàng : Hoàng Duy Bình
Theo HĐ số 0056062 ngày 29 tháng 12 năm 2009 Nhập tại kho : Công ty TNHH Việt á
Nợ TK 156: Có TK 331 Đơn vị tính: Đồng VN Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm Số lợng Theo chứng từ Thực nhập
1 Máy xúc đào đã qua sử dụng hiệu komat'su Model PC 350-7 Sểi số 20052 chiếc 1 1 2 457 142 857 2 457 142 857 Tổng cộng 2 457 142 857
Cộng thành tiền(Bằng chữ): Hai tỷ bốn trăm năm bảy triệu một trăm bốn hai nghìn tám trăm năm bảy đồng)
Ngày 29 tháng 12 năm 2009
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào số thực nhập để lập phiếu xuất kho Biểu số 7
Công ty TNHH Việt á phiếu xuất kho Mẫu số 01-VT Ngày 28 tháng 12 năm 2009 QĐ số:15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng BTC
Họ tên ngời giao hàng : Đỗ Anh Bình.Bộ phận: Kinh doanh Lý do xuất kho : Xuất bán
Xuất tại kho : Công ty TNHH Việt á
Nợ TK 632 Có TK 156 Đơn vị tính: Đồng VN Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm Số lợng
Theo chứng từ Thực xuất 1 Máy xúc đào đã qua sử dụng hiệu kobelco Model SK 100-1 Sểi số 05702 chiếc 1 1 519 702 500 519 702 500 Tổng cộng 519 702 500
Cộng thành tiền(Bằng chữ): Năm trăm mời chín triệu bảy trăm linh hai nghìn năm trăm đồng)
Ngày 28 tháng 12 năm 2009
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 8
Công ty TNHH Việt á phiếu xuất kho Mẫu số 01-VT Ngày 31 tháng 12 năm 2009 QĐ số:15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng BTC
Họ tên ngời giao hàng : Đỗ Anh Bình.Bộ phận: Kinh doanh Lý do xuất kho : Xuất bán
Xuất tại kho : Công ty TNHH Việt á
Nợ TK 632 Có TK 156 Đơn vị tính: Đồng VN Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm Số lợng Theo chứng từ Thực xuất
1 Máy xúc đào đã qua sử dụng hiệu Komat'su Model PC 128 US - 2 Sểi số 5738 chiếc 1 1 592 930 800 592 930 800 Tổng cộng 592 930 800
Cộng thành tiền(Bằng chữ): Năm trăm chín hai triệu chín trăm ba mơi nghìn tám trăm đồng)
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
Cụng ty thực hiện chi tiết kế toỏn hàng hoỏ theo phương phỏp ghi thẻ song song, phục vụ phương phỏp này cụng ty sử dụng cỏc mẫu sổ chi tiết như sau: thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoỏ,bảng kờ tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoỏ,sử dụng TK chi tiết:TK 1561A - xk - Hàng xuất kho.
Phương phỏp này cú ưu điểm là cỏch ghi đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, cú khả năng cung cấp thụng tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khỏ phự hợp với đặc điểm của cụng ty ( cỏc nghiệp vụ nhập xuất hàng hoỏ khụng nhiều nờn khụng sử dụng giỏ hạch toỏn) việc hạch toỏn chi tiết hàng hoỏ ở kho và phũng kế toỏn như sau:
- Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng loại hàng hoỏ theo chỉ tiờu số lượng (thẻ kho được mở cho từng loại hàng ). Hàng ngày thủ kho thực hiện nhập-xuất hàng hoỏ lập cỏc chứng từ nhập xuất sau đú căn cứ vào cỏc chứng từ đú để ghi vỏo thẻ kho. Ngoài ra thủ kho cũn cú nhiệm vụ sắp xếp, phõn loại hợp lý cỏc chứng từ nhập xuất để giao cho kế toỏn.
- Ở phũng kế toỏn: định kỳ 10 ngày, kế toỏn xuống kho để kiểm tra, ký xỏc nhận vào thẻ kho và nhận cỏc chứng từ nhập xuất mang về phũng kế toỏn. Tại phũng kế toỏn, kế toỏn kiểm tra cỏc chứng từ nhập, xuất, căn cừ vào đú để ghi vào sổ chi tiết hàng hoỏ, mỗi chứng từ một dũng. Sổ chi tiết hàng hoỏ theo dừi cả hiện vật (số lượng), giỏ trị (số tiền) của hàng hoỏ. Cuối thỏng, kế toỏn cộng số liệu trờn sổ chi tiết hàng hoỏ và lập bảng kờ tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Trỡnh tự hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho tại cụng ty diễn ra theo sơ đồ sau:
Vd: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 28/12 ở kho thủ kho lập thẻ kho
Công ty TNHH Việt á
386 Nguyễn Văn Linh _Long Biên - HN
Mẫu số S11 -DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trởng BTC)
thẻ kho
Ngày lập thẻ: 28 /12/2009
Tên hàng : Máy xúc đào đã qua sử dụng hiệu kobelco Model SK 100-1 Đơn vị tính: chiếc
Mã số:
Chứng từ Diễn giải Ngày
N-X Số lượng Chữ ký của kế Số Ngày Nhập Xuất Tồn 22/12 28/12 Tồn đầu tháng Nhập Xuất 22/1228/12 1 1 Cộng phỏt sinh Tồn cuối thỏng 01/02 1 1 Ngày 28 tháng 12 năm 2009 Thủ kho Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Căn cứ phiếu xuất kho ngày 31/12/2009
Công ty TNHH Việt á
386 Nguyễn Văn Linh _Long Biên - HN
Mẫu số S11 -DN
ngày 20/3/2006 của bộ trởng BTC)
thẻ kho
Ngày lập thẻ: 31 /12/2009
Tên hàng : Máy xúc đào đã qua sử dụng hiệu komat'su Model PC 128 US -2 Đơn vị tính: chiếc
Mã số:
Chứng từ Diễn giải Ngày
N-X Số lượng Chữ ký của kế Số Ngày Nhập Xuất Tồn 22/12 31/12 Tồn đầu tháng Nhập Xuất 22/1231/12 1 1 Cộng phỏt sinh Tồn cuối thỏng 01/02 1 1 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Thủ kho Kế toán trởng Giám đốc