I. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp
1. các giải pháp đề xuất.
1) ảnh hởng của việc thay đổi tỷ giá.
Do chức năng chính của Công ty là xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu liên quan nhiều đến ngoại tệ. Hiện nay theo thông t 105 của bộ tài chính hớng dẫn kế toán chuẩn mực" ảnh h- ởng của việc thay đổi tỷ giá"
Đối với TK 413, Công ty chỉ phản ánh các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong các trờng hợp:
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện và chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính .
+ Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh,...
+ Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái khi chuyển đổi báo cáo tài chính của cơ sở ở nớc ngoài hoạt động độc lập.
Thay vì sử dụng nh trớc đây thì bây giờ các nghiệp vụ kinh tế mua, bán ngoại tệ phát sinh đợc quy đổi ra đồng Việt Nam đồng theo tỷ lệ giá mua bán thực tế phát sinh. Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế mua vào và tỷ giá thực tế bán ra của ngoại tệ đợc hạch
toán vào TK635” Chi phí tài chính “ và tài khoản 515” Doanh thu từ hoạt động tài chính”.
Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu thể hiện rất rõ trong cuốn “6 chuẩn mực kế toán mới và hớng dẫn thực hiện” thông qua thông t 105
Ví dụ : Khi nhận toàn bộ chứng từ hàng hoá do ngời xuất khẩu chuyển đến, nếu
cuối tháng mà hàng cha về, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế.(TGTT)
Có TK 3311: Số tiền phải trả cho ngời xuất khẩu theo trị TGTT Khi thanh toán chi ngời bán , căn cứ giấy báo nợ kế toán ghi:
Nợ TK 3311 : Số tiền thanh toán cho ngời bán theo TGTT ngày ghi sổ
Có TK 144 : Số tiền ký quỹ theo TGTT ngày ký quỹ( Nếu thanh toán bằng L/C)
Có TK1122 : Số ngoại tệ quy ra VND theo TGTT ngày thanh toán Sau đó có bút toán phản ánh chênh lệch tỷ giá:
* Trờng hợp TGTT ngày ký quỹ hoặ ngày thanh toán > TGTT ngày ghi sổ, ké toán ghi:
Nợ TK : 413: Chênh lệch tăng Có TK : 3311
* Trờng hợp TGTT ngày ký quỹ hoặc ngày thanh toán < TGTT ngày ghi sổ, kế toán ghi: Nợ TK 3311
Có TK 413 : Chênh lệch giảm
Thay và ghi nh trên các nghiệp vụ đợc định khoản lại nh sau:
Khi nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá do ngời xuất khẩu chuyển đến, nếu cuối tháng mà hàng cha về, kế toán ghi:
Nợ TK 151 : ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 3311: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Khi thanh toán cho ngời bán hàng, căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán ghi: + Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán , ghi: Nợ TK 3311 : ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán)
Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Nếu lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 144 :( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) Có TK 1122: (Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán)
+Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán , ghi: Nợ TK 3311: ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán)
Có TK 144:( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) Có TK 1122:( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) 2 ) Đối với việc sử dụng các loại nguyên tệ
Khi các nghiệp vụ liên quan đến thu chi ngoại tệ kế toán nên sử dụng TK 007 - " nguyên tệ các loại " để phản ánh chi tiết số phát sinh liên quan đến ngoại tệ đồng thời với hạch toán tổng hợp. Theo chế độ hiện hành, TK 007 đợc mở sử dụng để theo dõi tình hình thu chi của ngoại tệ trong đơn vị và đợc mở chi tiéet cho từng loại nguyên tệ (USD, EUR, JPY, GBP )…
Kết cấu TK007:
- Bên nợ : Số nguyên tệ tăng thên trong kỳ - Bên có : Số nguyên tệ giảm trong kỳ - D nợ : Số nguyên tệ hiện còn.
Khi kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền cho Ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi ngoại tệ cuả Công ty dể mở L/C , căn cứ vào giấy báo nợ , kế toán ghi:
Nợ TK 144: Số tiền ký quỹ theo TGTT Có TK 1122
Đồng thời ghi Có TK 007 : Số nguyên tệ dùng để ký quỹ.
Trờng hợp kế toán yêu cầu ngân hàng trích từ TK tiền gửi VND (hoặc vay ngắn hạn ngân hàng để mua ngoại tệ), căn cứ vào giấy báo nợ kế toán ghi:
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá trong giao dịch thanh toán, ghi: Nợ TK 1122: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 1121 : ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 3311 : (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)Số tiền vay để mua ngoại tệ
+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá trong giao dịch thanh toán, ghi: Nợ TK 1122: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Có TK 515: Doanh thu tài chính( Lãi tỷ giá hối đoái) Có TK 1121 : ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 3311 : (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)Số tiền vay để mua ngoại tệ
Đồng thời ghi Nợ TK 007 : Số nguyên tệ * Mẫu sổ TK 007
Từ tháng năm ... đến tháng...năm... Tài khoản:
D nợ đầu tháng: D có đầu tháng:
Phát sinh nợ: Phát sinh có:
d nợ cuối tháng: D nợ cuối tháng:
Chứng từ Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có
Số hiệu Ngày tháng
... ... ... ... ...
Ngày ... tháng...năm...
Ngời lập biểu Kế toán trởng
TK 007 nên mở chi tiết cho từng ngân hàng, từng loại ngoại tệ. Chẳng hạn:
TK 007 A1: “Ngoại tệ USD gửi ngân hàng ngoại thơng”
TK 007 B1: “ Ngoại tệ USD gửi ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn”
+ Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi trên đờng” a) Nguyên tắc hạch toán tài khoản 151
- Vật t, hàng hoá đợc coi là thuộc quyền sở hữu của đơn vị, nhng cha về nhập kho, bao gồm:
+ Vật t, hàng hoá mua ngoàI đã thanh toán tiềnhoặc đã chấp nhậnthanh toán nhng còn để ở kho ngời bán, ở bến cảng, bến bãI hoặc đang tren đờng vận chuyển.
+ Vật t hàng hoá mua ngoàI đã về doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nghiệm nhập kho. - Hàng ngày khi nhận đợc hoá đơn mua hàng, nhng cha về nhập kho , kế toán cha ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng – “ Hàng mua đang đI trên đờng”.
+Trong tháng, nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ phiếu nhập kho và hoá đơn đã nhận ghi sổ trực tiếp vào các tài khoản 152- “ Nguyên liệu, vật liệu ”; tài khoản 153 – “Công cụ, dụng cụ”; tài khoản 156 – “Hàng hoá”.
+ Nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì căn cứ hoá đơn ghi vào tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi trên đờng”.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi trên đờng theo từng chủng loại hàng hoá, vật t, từng lô hàng, từng hợp đồng kinh tế.
Bên nợ:
- Trị giá vật t, hàng hoá đang đi trên đờng.
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật t đang đi trên đờng cuối kỳ Bên có:
- Trị giá vật t, hàng hoá đang đi trên đờng đã về nhập kho, hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng.
- Kết chuyển trị giá hàng hoá thực té vật t, hàng hoá đang đi trên đờng đã về nhập kho, hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng.
- Kết chuyển trị giá thực tế vật t, hàng hoá đang đi trên đờng đầu kỳ (trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).
Số d bên nợ:
- Giá trị hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi trên đờng. c) Phơng pháp hạch toán hàng mua đang đi trên đờng.
- Cuối tháng, căn cứ vào hoá đơn mua hàng của các loại hàng cha về nhập kho, ghi:
- Mua vật t, hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ ( Thuế GTGT đầu vào) Có TK 111, 112, 331,…
- Mua vật t, hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp kế toán phản ánh giá trị vật t, hàng hoá mua vào bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho ngời bán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào):
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng Có TK 111,112,331,…
- Đối với vật t, hàng hoá mua về dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT nhng không tách riêng đợc ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng ( Giá mua cha có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ ( Thuế GTGT đầu vào )
- Trờng hợp hàng hoá, vật t mua vào đợc dùng hoá đơn, chứng từ đặc thù giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT, kế toán căn cứ vào giá hàng hoá, mua vào có thuế để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng ( Giá mua cha có thuế GTGT )
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ ( Thuế GTGT đầu vào ) Có TK 111, 112, 331 …
- Trờng hợp cơ sở sản xuất, chế biến mua nguyên liệu là nông sản, lâm sản, thuỷ sản cha qua chế biến của ngời trực tiếp bán ra không có hóa đơn, kế toán căn cứ Bảng kê thu mua hàng hoá nông sản, lâm sản, thuỷ sản tính ra số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ ( Thuế GTGT đầu vào ) Có TK 111, 112, 331,…
- Sang tháng sau khi hàng về nhập kho, căn cứ hoá đơn và phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 – Hàng hoá
Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng
- Nếu mua vật t, hàng hoá không nhập kho của doanh nghiệp mà giao thẳng cho khách hàng, hoặc ngời sử dụng theo hợp đồng kinh tế, ( cơ sở nộp thuế GTGT theo ph- ơng pháp trực tiếp) ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán hoặc Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Có TK 151 - Hàng mua đang đi trên đờng 3 ) Đối với việc hạch toán chi phí mua hàng
Theo chế độ hiện hành, các chi phí phát sinh trong khâu mua hàng đợc tập hợp vào tài khoản 1562 – “ Chi phí thu mua hàng hoá” theo giá thực tế. Khi hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ, cùng với bút toán ghi nhận doanh thu, kết chuyển giá vốn kế toán phải phân bổ chi phí mua hàng tơng xứng với số hàng đã tiêu thụ. Hiện công ty hạch toán chi phí mua hàng vào tài khoản 641 – “ Chi phí bán hàng” cuối kỳ kết chuyển chi phí mua hàng phát sinh cùng các chi phí bán hàng khác sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Vì vậy kế toán không cần có bút toán phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã tiêu thụ. Việc hạch toán nh thế dẫn đến xác định giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp thiếu chính xác.
Chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật háo mà đơn vị bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Chi phí thu mua hàng hoá bao gồm chi phí vận chuyển , bốc dỡ, bảo quản, tiền thuê kho, bến bãi , chi phí giám định , kiểm tra phí thanh toán, thủ tục mở phí mở L/C.
Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ nên cần phải phân bổ cho hàng tiêu thụ và hàng còn lại theo tiêu thức phù hợp ( theo doanh thu bán hàng , theo trị giá mua hàng , theo số lợng hoặc theo trrọng lợng ). Căn cứ vào tình hình thực tế,… các mặt hàng nhập khẩu của Công ty , Vì vậy lựa chọn tiêu thức phân bổ theo trị giá của mua hàng là thích hợp . Công thức phân bổ đợc xác định nh sau:
Tiêu thức phân bổ của hàng Phí thu mua Chi phi thu mua đã tiêu thụ của hàng tồn
phân bổ cho hàng = * đầu kỳ và phí thu
tiêu thụ Tổng tiêu thức phân bổ của hàng tiêu mua phát sinh trong kỳ thụ trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ
Nếu phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã tiêu thụ theo trị giá mua vào thì công thức phân bổ sẽ đợc viết lại nh sau:
Chi phí thu mua Trị giá mua của hàng đã tiêu thụ Phí thu mua của hàng phân bổ cho hàng = * tồn đầu kỳ và phí
tiêu thụ Tổng giá trị mua của hàng tiêu thụ thu mua phát sinh trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ trong kỳ
Trong đó, hàng còn lại cuối kỳ bao gồm hàng còn tồn quầy, kho (TK 1561), hàng đang gửi bán(TK 157), hàng mua đang đi đờng (TK 151). Mẫu số của công thức trên còn đợc tính bằng cách lấy số d đầu kkỳ của các TK 1561, 151, 157 cộng với trị giá hàng tăng trong kỳ ( phần ghi nợ TK 151, 1561, 157, 632 đối ứng với các tài khoản 111, 112, 144, 311 )…
*TK 1562 " Chi phí thu mua hàng hoá" đợc dùng dể phản ánh tình hình tập hợp chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ và phân bổ chi phí mua hàng cho các hàng hoá đã tiêu thụ.
- TK 1562 Là TK cấp 2 của TK 1561, có kết cấu tơng tự nh các TK 1561 cụ thể: - Bên nợ : Tập hợp chi phí thu mua hàng phát sinh.
- Bên có : Phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ. - D nợ : Chi phí thu mua hàng hoá hiện còn cuối kỳ.
- Khi phát sinh các khoản chi phí thu mua, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562) : Tập hợp chi phí thu mua.
Nợ TK 133 (1331) : Thú GTGT đợc khấu trừ (nếu có) Có TK liên quan (111,112,311,141 )…
- Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK 632
Có TK 156 (1562)
- Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ : Nợ TK 632
Có TK 156 (1562)
4 ) Về hoàn thiện chứng từ kế toán
Khâu viết hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu quy định mà Công ty đang áp dụng chỉ có ba chữ ký của thủ trởng đơn vị, trởng phòng kế toán và ngời mua hàng là cha hợp lý. Vì ngời chịu trách nhiệm đối với nghiệp vụ còn có cả ngời viết hoá đơn. Ngời viết hoá đơn chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, trung thực của số liệu trên hợp đồng về số l- ợng hàng thực xuất kho. Do đó trên hoá đơn giá trị gia tăng cần bổ sung chữ ký của ngời viết hoá đơn và thủ kho để ràng buộc trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kế toán, xác định tính pháp lý của Công ty.
2.Biện pháp thực hiện:
Trong thời đại thông tin hiện nay, xu hớng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của các đơn vị sản xuất kinh doanh ngày càng đợc phổ biến rộng rãi. Tuỳ thuộc vào đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh của mình mà các đơn vị lựa chọn và ứng dụng phần mềm tin học thích hợp nhất. Nhng sử dụng máy vi tính trong việc tổ chức công tác kế toán vẫn phải tuân theo các nội dung và yêu cầu của tổ chức công tác kế hoạch trong điều kiện thủ công, đồng thời từng nội dung có đặc điểm riêng phù hợp với iệc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại.
Để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Công ty nên áp dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp , phải đảm bảo tính đồng bộ, bắt đầu từ việc mã hoá các đối tợng quản lý, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, lựa chọn hình thức kế toán thích hợp, tổ chức bộ máy kế hoạch và ngời sử dụng. Khi áp dụng cần tuân thủ:
Phải đảm bảo những nội dung cơ bản về xây dựng hệ thống danh mục chứng từ, tổ chức hạch toán ban đầu và tổ chức các nghiệp vụ nội sinh, tổ chức kiểm tra trong chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyểnn, xử lý, lu trữ và bảo quản chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán đợc quy định trong chế độ kế toán hiện hành gồm hệ