I. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp
a. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Công ty.
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ kế toán chitiết chứng từ gốc
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Công ty XNK và XD Nông Lâm Nghiệp là một trong những Công ty xuất nhập khẩu có tổng doanh thu từ hoạt động xuất nhập khẩu hàng năm tơng đối lớn. Trong hoạt động nhập khẩu hiện có hai hình thức : Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.
Mặt hàng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng và phong phú nhng chủ yếu vẫn là giống cây trồng và gỗ.
Khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu kế toán Công ty sử dụng tỷ giá thực tế. Đó là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố. Chênh lệch tỷ giá phát sinh của các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngoại tệ, ngoại tệ ký quỹ đợc xử lý vào ngày cuối của niên độ kế toán. Trong thơng vụ nhập khẩu kho có chênh lệch tỷ giá phát sinh, kế toán thờng phản ánh ngay vào TK 413 “Chênh lệch tỷ giá”.
Về đồng tiền thanh toán ngoại, Công ty thờng sử dụng các ngoại tệ mạnh nh USD, EURO... để thanh toán trớc, thanh toán ngay hay thanh toán sau cho ngời xuất khẩu.
Về phơng thức thanh toán Công ty thờng sử dụng phơng thức thanh toán chuyển tiền bằng điện, th đối với khách hàng quen thuộc ngoài ra còn thanh toán bằng hối phiếu hay séc, th tín dụng.
Đối với giá cả hàng hoá nhập khẩu Công ty thờng nhập theo điều kiện CIF (giá mua + cớc phí vận tải ngoài nớc + bảo hiểm quốc tế của hàng hoá nhập khẩu) hay điều kiện CFR (gồn giá mua + cớc phí vận tải ngoài nớc), nhng điều kiện cơ sở giao hàng hay đợc sử dụng nhất là điều kiện CIF.
Hiện tại Công ty áp dụng cơ chế khoán kinh doanh theo từng phơng án của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và các đơn vị khác. Đối với phơng thức thanh toán bằng th tín dụng thì trình tự của một nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp đợc tiến hành nh sau:
+ Trớc hết phòng kinh doanh lập phơng án kinh doanh hàng nhập khẩu. Trong đó phải nêu rõ đợc các thông tin cần thiết về khách hàng ngoại và khách hàng nội, hàng hoá nhập khẩu và hiệu qủa kinh doanh. Sau khi trình giám đốc và giám đốc duyệt thực hiện theo cơ chế khoán, phơng án kinh doanh hàng nhập khẩu đợc gửi xuống phòng kế toán, kế toán trởng ký và chuyển cho một kế toán hàng hoá theo dõi trực tiếp phòng kinh doanh đó.
+ Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản cho trởng phòng hoặc một cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh đứng ra đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thơng.
+ Trởng phòng kinh doanh trình bản cam kết sử dụng vốn của Công ty hay vốn của Công ty vay ngân hàng vào đúng mục đích kinh doanh để giám đốc và kế toán trởng
+ Cùng ngày Giám đốc ký giấy uỷ quyền, trởng phòng hoặc cán bộ nghiệp vụ đàm phán, ký kết chính thức hợp đồng ngoại thơng. Nếu hàng nhập khẩu thuộc phạm vi hạn ngạch nhập khẩu của Công ty phải xin giấy phép xuất nhập khẩu.
+ Đồng thời kế toán thanh toán đối ngoại viết một giấy cam kết gửi đến ngân hàng để mở L/C với tổng trị giá nh trong hợp đồng ngoại thơng. Thờng Công ty xin ký quỹ 10% và cam kết hoàn trả 90% còn lại đúng hạn.
+ Để thanh toán tiền ký quỹ mở L/C và chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu, nộp thuế qua ngân hàng kế toán viết uỷ nhiệm chi cho từng làn thanh toán hoặc nếu đã đồng ý với mọi chi phí phát sinh kế toán có thể uỷ quyền cho ngân hàng tự động thanh toán mà không cần phải có uỷ nhiệm chi.
+ Khi ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của Công ty để mở L/C thì ngân hàng sẽ mở một sổ phụ để theo dõi. Định kỳ ngân hàng gửi sổ phụ cho Công ty dới dạng sổ hạch toán chi tiết để Công ty theo dõi sự thay đổi của các tài khoản tiền gửi.
+ Sau khi mở L/C ngân hàng gửi cho Công ty một bản copy L/C và gửi bản chính L/C đến ngời xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo hoặc một ngân hàng nào đó ở n- ớc ngoài mà L/C cho phép. Bộ chứng từ này thờng gồm: Hoá đơn thơng mại, Vận tải đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ , giấy chứng nhận số lợng, phẩm chất, bảng kê chi tiết...
Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ. Nếu hoàn toàn phù hợp thì ngân hàng thông báo cho Công ty. trong vòng 07 ngày (tính từ ngày bộ chứng từ đợc gửi đến ngân hàng ngoại thơng) Công ty phải chấp nhận thanh toán. Nếu chứng từ không phù hợp, ngân hàng sẽ thông báo cho Công ty biết tất cả các lỗi của bộ chứng từ, yêu cầu Công ty chọn chấp nhận thah toán (từng phần hoặc toàn bộ) hay không chấp nhận thanh toán. Nếu Công ty từ chối thanh toán thì ngân hàng gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu. Nếu Công ty chấp nhận thanh toán thì ngân hàng sẽ giao toàn bộ chứng từ cho Công ty để đi nhận hàng.
Khi nhận đợc giấy báo hàng về đến địa điểm giao hàng, Công ty chuẩn bị mọi điều kiện, phơng tiện đi nhận hàng, bộ phận nghiệp vụ nhập khẩu mang bộ chứng từ đi nhận hàng, làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng, điền vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu và phụ lục kèm theo tờ khai hàng hoá nhập khẩu.
Trờng hợp phát sinh hàng thừa thiếu,hàng hoá sai quy cách, kém phẩm chất Công ty có thể nhờ một trong những Công ty giám định nh Vinacontrol để giám định hàng hoá nhập khẩu. Vinacontrol sẽ lập biên bản giám định chứng nhận tình trạng của hàng hoá và
Tiếp đó chi cục quản cảng gửi cho Công ty giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá yêu cầu Công ty nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt. Công ty sẽ uỷ nhiệm chi hay uỷ quyền cho ngân hàng nộp thuế .
Mọi chi phí phát sinh trong qúa trình nhập hàng tuỳ vào việc thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng mà kế toán sẽ lập chứng từ phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu chi để thủ quỹ chi tiền. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán sẽ viết uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền trực tiếp cho ngân hàng. Khi ngân hàng thanh toán xong sẽ gửi sổ phụ cho Công ty dới dạng sổ hạch toán chi tiết có kèm theo giấy báo nợ của từng lần thanh toán. Khi ngân hàng thu thủ tục phí, bu phí, điện phí thanh toán ngân hàng cũng gửi giấy báo nợ cho Công ty cùng sổ phụ nh trên.
Khi hàng hoá đợc vận chuyển về kho của Công ty, kế toán hàng hoá sẽ viết phiếu nhập kho.
Đặc điểm nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty:Công ty XNK và XD NLN tiêu thụ hàng nhập khẩu theo phơng thức bán buôn vận chuyển thẳng.