I. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp
b. Nhiệm vụ của Công ty:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên.
- Tiếp cận và mở rộng thị trờng, nghiên cứu nhu cầu thị trờng, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để nâng cao chất lợng hàng hoá, tăng ăng lực cạnh tranh.
- Tuân thủ các chính sách, chế độ và luật pháp của Nhà nớc có liên quan đến xuât nhập khẩu. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán và các văn bản mà Công ty đã ký kết.
- Quản lý và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Công ty theo quy chế hiệnhành của Nhà nớc.
1.3. Cơ chế sản xuất kinh doanh:
Mọi hoạt động kinh doanh đều đợc thực hiện theo cơ chế khoán kinh doanh áp dụng nội bộ trong Công ty.
Mục đích khoán là tạo môi trờng pháp lý cần thiết để các đơn vị chủ động, đa ra các biện pháp tích cực, thích ứng với cơ chế thị trờng, giải quyết tốt nhất những vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh, nhằm hoàn thành vợt mức các chỉ tiêu kinh tế và xã hội của Công ty.
ý nghĩa của khoán là từng bớc sắp xếp lại tổ chức và lao động hợp lý, quản lý sản xuất kinh doanh bằng cơ chế định hớng. Thông qua việc kiểm soát bằng cơ chế phát triển kinh doanh, tận dụng triệt để trí tuệ, tài năng, nguồn vốn và sở trờng của từng bộ phận để tăng lợi nhuận của Công ty, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
Nguyên tắc khoán là đơn vị nhận khoán vay vốn Công ty theo khế ớc , có hoàn trả gốc và lãi, tự chịu trách nhiệm về giá cả, tự cân đối các khoản chi phí, tiền lơng và nộp lãi về Công ty theo quy định, chấp hành mọi quy định về tài chính và
pháp luật của Nhà nớc. Phân phối thu nhập theo lao động: ngời làm có hiệu quả h- ởng nhiều, ngời làm hiệu quả ít hởng ít, không làm không hởng, chấp nhận sự chênh lệch về thu nhập giữa các bộ phận, giữa các cá nhân với nhau.
1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
- Giám đốc: Là ngời đứng đầu Công ty, điều hành trực tiếp tới tất cả các phòng ban, chịu trách nhiệm trớc luật pháp và Bộ Thơng mại về các hoạt động, hiệu quả kinh doanh của toàn Công ty. Giám đốc quản lý điều hành Công ty theo Luật doanh nghiệp Nhà nớc, Luật lao động, nội quy lao động, hợp đồng lao động và quy chế khoán.
- Hai Phó Giám đốc: Là ngời phụ tá giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về phần việc của mình khi đợc Giám đốc uỷ nhiệm.
- Phòng kỹ thuật lâm sinh: Nghiên cứu, phân tích, phát hiện chính xác từng mặt hàng đợc làm từ nguyên liệu gì. Xây dựng mẫu thiết kế sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ, từ đó đa ra những yêu cầu, từng loại vật liệu cho sản phẩm. Chịu trách nhiệm về gieo trồng cây xanh, thực hiện thiết kế các dự án xây dựng
- Phòng kinh doanh XNK: Tổ chức nắm bắt thị trờng trong và ngoài nớc, quan hệ với các cơ quan chức năng trong nghành. Dựa trên cơ sở thực tế của Công ty để dự kiến kế hoạch lu chuyển hàng hoá trong năm. Trực tiếp tạo nguồn hàng và thực hiện các thơng vụ mua bán, đại lý uỷ thác, xuất nhập khẩu hàng hoá theo ph- ơng án đợc giám đốc duyệt. Giao dịc và làm thủ tục mua bán với khách hàng
- Phòng kế toán tài vụ: Chịu trách nhiệm về quản lý tiền tệ vốn của Công ty, lập chứng từ ghi sổ, tính giá, báo cáo hoạt động tài chính đối với các cơ quan Nhà nớc.
- Phòng tổ chức hành chính: Chức năng chính làquản lý hành chính, văn th, l- u trữ tài liệu hồ sơ chung. Duy trì thời gian làm việc, giữ vệ sinh, bảo đảm môi tr- ờng Công ty sạch đẹp văn minh...
Sơ đồ bộ máy quản lý
Về lực lợng lao động hiện tại tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 230 ngời ( có một số CNV nghỉ không lơng ). Số nhân viên có trình độ đại học trở lên là 48 ngời. Trong đó trực tiếp tham gia sản xuất là 143 – 160 ngời.
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Tổ chức khoa học và hợp lý bộ máy quản lý tài chính kế toán tại Công ty là điều kiện cần thiết để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đảm bảo việc quản lý tiền vốn và tài sản đợc tiến hành chặt chẽ, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, phát huy đầy đủ vai trò hạch toán kế toán trong quản lý hoạt động kinh doanh và tài chính doanh nghiệp.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động cũng nh trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính và khả năng trình độ của nhân viên kế toán, Công ty tiến hành tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo nguyên tắc:
- Thực hiện đúng quy định, điều lệ tổ chức công tác ké toán Nhà nớc và quản lý vĩ mô.
- Phù hợp với chính sách, chế độ, yêu cầu quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh của các đơn vị.
- Gọn nhẹ tiết kiệm hiệu quả.
• Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty theo mô hình kế toán tập trung
Giám đốc Công ty
Phó Giám đốc Công ty
Phòng Kinh doanh XNK
Phòng Kỹ thuật
Lâm sinh Phòng Tài vụ Kế toán Phòng Tổ chức Hành chính
XN Lâm nghiệp XN Thiết kế trồng rừng XN Giống Lâm nghiệp XN Đồ mộc Bao bì XK chuyển gỗXN
Số nhân viên kế toán của phòng kế toán Công ty có tổng số: 08 ngời * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
- Kế toán trởng: Trởng phòng kế toán tài chính chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc. là ngời trực tiếp thông tin kế toán lên giám đốc và cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về các thông số, số liệu báo cáo giúp giám đốc lập các phơng án tự chủ tài chính.
- 02 Phó phòng kế toán phụ trách tài chính và phó phòng phụ trách kế toán cùng với kế toán trởng chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Công
ty và của các đơn vị trực thuộc, theo dõi tình hình tài chính của Công ty đồng thời chịu trách nhiệm các khoản kế toán hàng hoá.
- Kế toán tổng hợp: Là ngời có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Định kỳ lập bảng cân đối kế toán, bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối công nợ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý, kết quả kinh doanh 6 tháng, cả năm, thuyết minh báo cáo tài chính.
- Kế toán hàng hoá: Là ngời phụ trách hạch toán nghiệp vụ xuất nhập khảu hàng hoá theo từng thơng vụ của một phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cụ thể, chịu trách nhiệm theo dõi lợng hàng nhập, xuất tồn kho và thanh toán tiền hàng.
- Kế toán thanh toán: Là ngời có nhiệm vụ nắm chắc các nguyên tắc chế độ tài chính và kế toán hiện hành để tính toán và giải quyết các vấn đề thanh toán của Công ty về thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc.
Phó phòng kế toán – tài chính Trởng phòng kế toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán ngân hàng và TSCĐ Kế toán thanh
toán đối ngoại Kế toán
- Kế toán ngân hàng và TSCĐ: Là ngời có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ các tài khoản tiền gửi ngân hàng và hoạt động tiền gửi, rút tiền của Công ty. Thực hiện tính khấu hao TSCĐ, quản lý TSCĐ về mua mới, thanh lý, nhợng bán... tình hình trích nộp khấu hao TSCĐ.
- Thủ quỹ : Quản lý, giám sát lợng tiền xuất nhập quỹ và tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra, giám sát tình hình thu chi khi có phiếu thu – phiếu chi do kế toán thanh toán lập.
2.1 Hình thức kế toán áp dụng:
Hiện Công ty sử dụng các công cụ hạch toán kế toán, lập các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính. Do vậy Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hạch toán hàng tồn kho và hình thức sổ sách kế toán “ Chứng từ ghi sổ”. Trình tự ghi sổ chung:
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số d của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ sổ ké toán chi tiết) đợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số d nợ và tổng số d có của tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.