2.1.3.1. Kế toán nguyên vật liệu trực tiếp.
Đặc điểm:
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng khá lớn khoảng 80% tổng giá thành sản xuất, riêng hoạt động sửa chữa ô tô xe máy chi phí nguyên vật liệu chỉ chiếm khoảng 36%. Nó bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu. Xí nghiệp đã luôn xác định quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là rất cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận. Nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng trong sản xuất chế tạo sản phẩm rất đa dạng, tuỳ thuộc vào đặc trưng riêng của sản phẩm. Xí nghiệp X25 có 3 hoạt động sản xuất kinh doanh chính: sản xuất biển phản quang, sửa chữa xe, lắp giáp xe. Mỗi một loại sản phẩm được cấu tạo từ các loại nguyên vật liệu khác nhau.
Sản xuất biển số cần các nguyên vật liệu là:
+ Nguyên vật liệu chính: giấy phản quang, nhôm lá 1 ly.
+ Nguyên vật liệu phụ: Băng dính ni lông, hộp các tông, túi ni lông. + Nhiên liệu: Dầu bu tin, sơn ngoại biển số.
Sửa chữa, lắp giáp ô tô cần nguyên vật liệu giống nhau: + Nguyên vật liệu chính: Là các phụ tùng ô tô
+ Nguyên vật liệu phụ: giẻ lau, …
+ Nhiên liệu: Xăng, dầu, mỡ, dầu nhớt, sơn.
Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”. TK 621 được mở thành các tiểu khoản sau:
TK 621.1: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất biển số. TK 621.2: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sửa chữa xe TK 621.4: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp lắp giáp xe.
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản: TK 152 ( TK 152.1, TK 152.2, TK 152.3 ), TK 331.
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu đề nghị cấp vật tư - Phiếu xuất kho
- Hoá đơn GTGT - Phiếu chi Sổ sách kế toán - Bảng kê chứng từ ghi sổ - Chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết TK 621.1, TK 621.2, TK 621.4 - Sổ cái TK 621
Trình tự hạch toán:
Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất từ hai nguồn cơ bản là xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất và mua ngoài xuất trực tiếp cho sản xuất không qua kho.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất và nhu cầu thực tế, bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu viết phiếu đề nghị cấp vật tư trong đó ghi rõ số lượng, quy cách phẩm chất sau đó chuyển cho quản đốc phân xưởng ký xác nhận
Phiếu xuất kho, Hoá đơn NVL mua ngoài dùng ngay cho sản xuất
Sổ chi tiết TK 621, TK 154 Chứng từ ghi sổ Bảng tính giá thành sản phẩm Sổ cái TK 621 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Bảng kê chứng từ
rồi chuyển lên phó giám đốc phụ trách phân xưởng ký duyệt. Giấy đề nghị cấp vật tư theo mẫu sẵn của xí nghiệp.
Biểu số 2.1: Xí nghiệp X25 Bộ phận: PX III
Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP VẬT TƯ
Kính gửi: Ông quản đốc phân xưởng III. - Để phục vụ công việc: Sản xuất biển số.
- Bộ phận sản xuất PXIII kính đề nghị ông duyệt cấp cho một số vật tư sau:
STT TÊN VẬT TƯ ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG GHI CHÚ
1 Giấy phản quang m2 292,72
2 Nhôm lá 1 ly m2 291,25
3 4
Hà nội, ngày 01 tháng 11 năm 2007 Phó giám đốc Quản đốc Bộ phận yêu cầu
Khi đề nghị cấp vật tư được phê duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho rồi
chuyển xuống cho thủ kho. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc ký duyệt giao cho người cầm phiếu xuống kho để nhận vật tư. Thủ kho ghi số lượng thực tế vào phiếu xuất kho, sau đó ghi
thẻ kho rồi chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Phòng kế toán nhập số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho trên máy tính. Xí nghiệp tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phần mềm kế toán tự động tính giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, đơn giá này sẽ tự chạy vào phiếu xuất kho.
Giá đơn vị bình quân của nguyên vật liệu xuất = Số lượng tồn đầu kỳ * Giá đơn vị tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ * Giá đơn vị nhập trong kỳ
Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập kho trong kỳ
Biểu số 2.2: Xí nghiệp X25
Bộ phận: Phân xưởng III
Mẫu số: 02 – VT
( Ban hành theo QĐ số 15 / 2006 / QĐ-BTC ngày 20 / 03 / 2006 của Bộ trưởng BTC )
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 01 tháng 11 năm 2007 Nợ TK: 621.4 Số: XK12008 Có TK: 152.1
- Họ và tên người nhận hàng: Lê Đình Thống. Bộ phận: Phân xưởng III - Lý do xuất kho: Xuất nguyên vật liệu để sản xuất phôi biển số
- Xuất tại kho: B.
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất 1 Giấy phản quang M2 292,72 2 Nhôm lá 1 ly M2 291,25 Cộng - Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ): - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 01 tháng 11 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm thì kế toán căn cứ hoá đơn GTGT để ghi sổ. Phòng kế toán nhập dữ liệu vào máy và thanh toán hoặc hoàn ứng.
Biểu số 2.3
Mẫu số: 01 GTKT-3LL BG/2007B
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 08 tháng 11 năm 2007 Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Đào Xuân Dúng
Tên đơn vị: Xí nghiệp X25 – Công ty cơ khí ô tô xe máy Thanh Xuân Địa chỉ: Số 105 - đường Nguyễn Tuân – Thanh Xuân – Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MST: 010157968
STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đvt Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Băng dính ni lông 5cm cuộn 50 8.000 400.000
2 Hộp cát tông hộp 30 3.740 112.200
3 Túi ni lông Kg 35,7 29.993 1.070.750
….
Cộng tiền hàng 1.582.950
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 158.295 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.741.245
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu bảy trăn bốn mươi mốt nghìn hai trăm bốn
mươi lăm đồng.
Căn cứ vào các chứng từ: phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, Phiếu chi kế toán nhập dữ liệu vào màn hình chứng từ. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển các dữ liệu vào các sổ có liên quan: Bảng kê chứng từ ghi sổ ( thực chất đây là bảng tổng hợp chứng từ cùng loại ), Chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết tài khoản
621.1, sổ cái tài khoản 621.
Bảng kê chứng từ ghi sổ ghi nợ TK 621.1 thể hiện chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất kho sản xuất biển số. Số liệu tổng cộng của các tài khoản đối ứng với TK 621.1 trên bảng kê chứng từ ghi sổ sẽ chạy vào chứng từ ghi sổ ghi nợ tài khoản 621.1.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh từ mua ngoài xuất thẳng cho sản xuất sẽ được thể hiện trên bảng kê chứng từ ghi sổ ghi có của tài khoản 111, 112, 141, 331.
Biểu số 2.4:
Bảng kê chứng từ ghi sổ
Số: 1104
Ngày 30 tháng 11 năm 2007
Nội dung: Chi phí NVL trực tiếp xuất kho sản xuất biển số tháng 11.
Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số tiền Số Ngày XK11008 01/11 Xuất NVL chính sx biển 621.1 152.1 103.540.472 XK11017 01/11 Xuất hộp các tông sx biển 621.1 152.2 445.752
…
XK11112 10/11 Xuất dầu bu tin sx biển số 621.1 152.3 894.500 … XK11425 30/11 Xuất NVL chính để sx biển 621.1 152.1 254.762.650 Cộng 2.212.399.780 Biểu 2.5 Chứng từ ghi sổ Số: 1104 Ngày 30 tháng 11 năm 2007
Trích yếu Số hiệu tài
khoản Số tiền
Nợ Có
Chi phí NVL trực tiếp xuất kho sản xuất biển số tháng 11 621.1 152.1 2.276.697.656 621.1 152.2 1.002.942 621.1 152.3 134.699.182 Cộng 2.212.399.780 Biểu số 2.6
Sổ chi tiết tài khoản: 621.1
Từ 01/11/07 đến 30/11/07
CTGS Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh nợ Phát sinh có
Số Ngày Dư đầu kỳ 0 1104 XK1108 01/11 Xuất NVL chính sx biển 152.1 103.540.472 … 1101 C1197 08/11 Mua NVL phụ sx biển 111 1.582.950 … 1137 PKT 30/11 K/c CP NVL trực tiếp sx biển 154.1 2.412.415.100 Cộng PS 2.412.415.100 2.412.415.100 Dư cuối kỳ 0 Biểu số 2.8
Sổ cái tài khoản: 621
Từ 01/11/07 đến 30/11/07
CTGS Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh nợ Phát sinh có
Số Ngày Dư đầu kỳ 0 1104 XK1108 01/11 Xuất NVL chính sx biển 152.1 103.540.472 … 1105 XK1134 03/11 Xuất NVL chính sửa xe HĐ12 152.1 152.334.600 … 1137 KC6211 30/11 KC 622.1 sang 154.1 154.1 2.278.415.100 … Cộng PS 4.103.755.843 4.103.755.843 Dư cuối kỳ 0
2.1.3.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếpĐặc điểm: Đặc điểm:
Chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 10% tổng giá thành sản xuất. Tuy nhiên, đối với các hợp đồng sửa chữa ô tô xe máy thì giá thành hợp đồng lại chủ yếu là chi phí nhân công chiếm khoảng 40%. Mặc dù chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng giá thành sản xuất nhưng nó lại là một khoản mục rất quan trọng. Nó thể hiện quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với người lao động. Với tinh thần làm việc thận trọng, nắm vững chuyên môn của các nhân viên kế toán xí nghiệp X25, khoản mục chi phí nhân công trực tiếp được hạch toán đúng ít xảy ra sai sót. Điều này không những giúp xí nghiệp tính chính xác giá thành sản phẩm mà còn tạo động lực thúc đẩy tinh thần làm việc của người lao động nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm.
Tại xí nghiệp X25, người lao động trực tiếp chế tạo ra sản phẩm là các công nhân của các phân xưởng I, II, III. Tính đến cuối năm 2007 thì xí nghiệp có 260 công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông chiếm khoảng 72% tổng số lao động trong toàn xí nghiệp.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: Lương chính, tiền thưởng, tiền ăn trưa, tiền làm thêm giờ, các khoản trích theo lương ( BHXH, KPCĐ, BHYT ) do xí nghiệp chịu. Hình thức tiền lương mà xí nghiệp đang áp dụng là hình thức tiền lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương theo thời gian áp dụng cho người lao động khối quản lý. Hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng đối với công nhân sản xuất. Người lao động được nhận lương vào ngày 5 hàng tháng.
Khi có lệnh sản xuất, xí nghiệp khoán cho phân xưởng. Lệnh sản xuất quy định khối lượng công việc phải hoàn thành và số tiền nhận được tương ứng. Cuối tháng căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành, xí nghiệp thanh toán tiền công. Do lệnh sản xuất được khoán cho cả phân xưởng nên số tiền công theo sản phẩm được phân chia như sau:
Ai = LCBi * Ti * Kđc B
Kđc =
∑ LCBi * Ti Trong đó:
Ai : Tiền lương theo sản phẩm của người công nhân thứ i B : Tổng số tiền công của phân xưởng nhận được trong tháng Ti : Số ngày làm việc thực tế của người thứ i
LCBi : Lương cơ bản của người thứ i Lương cơ bản = Hệ số lương * 450.000đ
Tiền lương của một công nhân = Tiền lương theo sản phẩm + Lương phép + Lương nghỉ ốm + Tiền thưởng + Tiền ăn trưa + Tiền làm thêm giờ Người lao động khi nghỉ phép được hưởng 100% lương cơ bản, nghỉ ốm được hưởng 75% lương cơ bản
Tiền ăn trưa của công nhân viên là 10.000 đ/ người/ ngày. Vào các dịp lễ tết hoặc khi có sáng kiến trong sản xuất thì người côn nhân sẽ có một khoản tiền thưởng. Số tiền này thể hiện trên bảng thanh toán tiền thưởng
Khi cần phải đẩy mạnh khối lượng sản xuất, xí nghiệp tổ chức cho công nhân làm thêm giờ. Xí nghiệp có riêng bảng chấm công làm thêm giờ và bảng thnah toán làm thêm giờ.
Ngoài chi phí về tiền lương, xí nghiệp còn trích vào chi phí các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ:
- BHXH được tính vào chi phí sản xuất theo tỷ lệ 15% lương cơ bản. - BHYT được tính vào chi phí sản xuất theo tỷ lệ 2% lương cơ bản. - KPCĐ được tính vào chi phí sản xuất theo tỷ lệ 2% lương cơ bản. Lương cơ bản = Hệ số lương * 450.000
Đối với công nhân sản xuất BHXH, BHYT, KPCĐ được trích trên lương cơ bản. Đối với người lao động thuộc khối quản lý thì các khoản trích theo lương được trích trên tổng lương cơ bản + phụ cấp thâm niên + phụ cấp trách nhiệm
Để theo dõi hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp sử dụng tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp ”. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản:
- TK 622.1: Chi phí nhân công trực tiếp làm biển số - TK 622.2: Chi phí nhân công trực tiếp sửa chữa xe. - TK 622.3: Chi phí nhân công trực tiếp lắp giáp xe.
Ngoài ra còn sử dụng tài khoản: TK 334 “ phải trả công nhân viên ”, TK 3382 “ kinh phí công đoàn ”, TK 3383 “ bảo hiểm xã hội ”, TK 3384 “ bảo hiểm y tế ”.
Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công
- Bảng chấm công làm thêm giờ
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành - Bảng thanh toán lương
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ - Bảng thanh toán tiền thưởng
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.
Sổ sách kế toán: Bảng kê chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái TK 622.
Sơ đồ : Quy trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Hàng ngày quản đốc phân xưởng sẽ chấm công cho các công nhân của phân xưởng mình để làm cơ sở cuối tháng tính lương. Khi các lệnh sản xuất hoàn thành, phòng kỹ thuật KCS sẽ kiểm tra chất lượng số lượng sản phẩm hoàn thành
Bảng thanh toán lương, bảng tổng hợp BHXH, BHYT, KPCĐ Sổ chi tiết TK 622, TK 154 Chứng từ ghi sổ Bảng tính giá thành sản phẩm Sổ cái TK 622 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Bảng kê chứng từ
lập phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Cuối tháng căn cứ vào
phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phòng nhân sự sẽ tính
tổng tiền công trong tháng của các phân xưởng. Phòng hành chính nhân sự lập
bảng thanh toán lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương dựa theo
bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành và lương cơ bản. Các chứng từ này sau khi được duyệt bởi trưởng phòng, kế toán trưởng. Dựa vào bảng thanh toán lương đã được duyệt, phòng nhân sự chi lương cho công nhân. Phòng kế toán dựa vào bảng thanh toán lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương để làm căn cứ ghi sổ. Máy tính sẽ kết xuất ra các sổ: Bảng kê chứng từ
ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái.
Biểu mẫu 2.9
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Ngày 08 tháng 11 năm 2007
Tên bộ phận: Phân xưởn III.
Theo lệnh sản xuất số: 1107 ngày 02 tháng 11 năm 2007 STT Tên sản phẩm
( công việc )
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Biển số xe máy Cái 1.200 2.772 3.326.400
2 Biển ô tô Cái 500 5.821 2.910.500
Cộng 6.236.900
Tổng số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu hai trăm ba mươi sáu nghìn chin trăm