2. GIỚI THIỆU VỀ 5S
2.2. Sự cần thiết phải áp dụng chương trình 5S
Trong xã hội cạnh tranh gay gắt và hội nhập mạnh mẽ như ngày nay, nếu hình ảnh doanh nghiệp là một ngoi nhà luôn luôn phải cải tiến dể đáp ứng những đòi hỏi của xu thế phát triển thì 5S được ví như nền móng vững chắc của ngôi nhà ấy. 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản nhưng lại có hiệu quả trong thực tế. Từ văn phòng, nhà kho cho đén công trường xây dựng hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiêp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần cải tiến, cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫ. Điều này giúp cho người làm việc cảm thấy thoải mái sẽ thúc đảy tạo nên năng suất cao và tránh được những sai sót. Các thiết bị sản xuất được làm việc trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn. Đây là một phương pháp quản lý nhà và xưởng nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc , một chương trình hoạt đông thường trực trong doanh nghiệp hoặc một đơn vị hành chính.
5S xuất phát từ nhu cầu:
- Đảm bảo sức khoẻ của mọi người trong công ty/ tổ chức - Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc - Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc than thiện cởi mở - Nâng cao chất lượng cuộc sống
- Nâng cao năng suất
Thực tế cho thấy một đặc điểm của dân Việt Nam và cảu những nước đang phát triển nói chung có thể coi là một căn bệnh, đó là: giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là tất cả mọi thứ đều lung tung có cả kho những thứ không cần sử dụng nữa hoặc không sử dụng được. Chính vì vậy khi cần tìm vật gì phải lục tung tất cả mọi thứ, khi cần không biết đâu mà tìm có khi không biết là mình đang tìm cái gì nữa. Nhiều khi không nhớ là mình đang có vật đó nên vẫn phải đi mua. Như vậy vừa tốn chi phí bảo quản lại vừa không có tác dụng.
Vì vậy có thể nói việc sắp xếp bố trí hợp lý trong công việc là rất quan trọng, có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt và ổn định. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sang kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sang cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Cán bộ công nhân viên tự hào vệ nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn. Như vậy có thể thấy mục đích của hoạt động 5S không chi đơn thuần là việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức , mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sang tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức. Đồng thời 5S cũng góp phần làm gia tăng chất lượng cuộc sống cho nhân viên vì nhân viên sử dụng thời gian ở nơi làm việc nhiều hơn ở nhà. Nó cũng giúp phát triển niềm hãnh diện và tinh thần đồng đội làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý và giám sát hơn vì không còn những vật thừa, lộn xộn gây cản trở hoạt động trong khi làm việc. Việc áp dụng 5S sẽ trở nên hữu ích hơn nếu như biết cách vận dụng khéo léo mô hình này vào việc quản lý chính bản thân mình và gia đình mình làm cho mọi thứ có thể hoạt động một cách khoa học hơn. Điều này không những làm cho hiệu quả công việc tăng lên mà cuộc sống của mình ngày càng thành đạt và hạnh phúc hơn rất nhiều.
5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác vì các lợi ích sau:
Nâng cao năng suất (P – Productivity) Nâng cao chất lượng (Q – Quality) Giảm chi phí (C – Cost)
Giao hàng đúng hạn (D – Delivery) Đảm bảo an toàn (S – Safety)
Nâng cao tinh thần (M – Morale)
Chính vì vậy mà hiện nay có nhiều đơn vị tham gia thực hiện 5S vì
- 5S có thể áp dụng với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp - 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Bản chất của mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.
Trong khi đó ở các công ty thường vẫn gặp phải những vấn đề như:
Có rất nhiều thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gang Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, thậm chí không có dấu hiệu rõ rang nhận biết các khu vực làm việc
Lãng phí thời gian và công sức trong phần lớn các công việc tồn tại nhiều sai sót trong công việc
Nhiều công việc phải làm lại, giao hang luôn chậm chễ và phải làm ngoài giờ nhiều
tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao
Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sang bẩn, bám bụi ảnh hưởng tới sức khoẻ người lao động
Nơi làm việc không an toàn dẫn tới nhiều tai nạn, sự cố sảy ra
những nơi công cộng ( phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh,…) không sạch sẽ tinh thần làm việc của công nhân kém
Người lao đông không tự hào về công ty và công việc của mình 2.3. Các bước áp dụng 5S
Bước 1: Cam kết của lãnh đạo
Bước 2: Xây dựng nhóm chỉ đạo và đào tạo nhận thức Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S
Bước 4: Đào tạo chuyên môn, phổ biến kiến thức thực hiện phong trào 5S với các bộ phận
Bước 5: Thực hiện phong trào 5S
Thực hiện tổng vệ sinh ở các tổ chức Bắt đầu công việc 5S ở mỗi cá nhân
Bước 6: Đánh giá tổng kết về phong trào 5S và đưa ra những ý kiến cải tiến Bước 7: Duy trì phong trào 5S( phong trào 5S được duy trì ở mức độ cao hơn và yêu cầu cao hơn)