TIỆN VẬT CHẤT KỸ THUẬT TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH
Với quy mô văn phòng làm việc của Công ty TNHH Hoà Bình là không lớn nhưng cũng đủ để mỗi phòng ban chức năng đều được bố trí hoạt động độc lâp với nhau. Phòng kế toán có diện tích khoảng 25m2 được bố trí theo sơ đồ sau
Sơ đồ 5: Sơ đồ bố trí mặt bằng tại phòng Kế toán – Tài chính
Nguồn: Phòng kế toán
Với cách bố trí này đã cho ta một cái nhìn tổng quan về phòng kế toán. Từ đó có những đánh giá khái quát ban đầu chuẩn bị cho việc thực hiện phong trào 5S tại phòng kế toán.
Để phục vụ cho công tác kế toán thì phòng đã được trang bị một số trang thiết bị cho quá trình làm việc.
Tủ tài liệu Két sắt Tủ tài liệu K T . T rư ởn g Máy in Máy fax Thủ quỹ KT. Tổng hợp TSCKT.Đ KT. Vật tư KT . n g Tiề ửi KT . th iêu T ụ KT . CPG T Tủ. TL
Bảng 7: Một số thiết bị phòng kế toán tài chính
STT Thiết bị Đơn vị Số lượng
1 Máy tính Chiếc 8
2 Máy in Canon LBP 1200 Chiếc 1
3 Máy fax Canon L220 Chiếc 1
4 Tủ tài liệu Chiếc 3
5 Điều hoà 2 chiều LG Cái 2
6 Bàn + ghế Bộ 8
7 Két sắt Chiếc 1
8 Máy đếm tiền Chiếc 1
9 Bộ bàn ghế Xuân Hoà Bộ 1
Nguồn: Phòng kế toán
Qua những số liệu thống kê trên đây ta có thể thấy các trang thiết bị trong phòng kế toán đã tương đối đầy đủ có thể đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Mỗi người đều được trang bị một chiếc máy tính phục vụ cho quá trình làm việc. Tất cả các máy đều được kết nối với nhau để có thể trao đổi thông tin thường xuyên khi cần thiết. Phòng có 7 nhân viên, mỗi người đều có một bàn làm việc riêng và kế toán trưởng làm việc trong một phòng riêng. Mỗi bàn làm việc đều có các file đứng để đựng giấy tờ, một hộp bút và một máy điện thoại để bàn. Trong phòng được bố trí 3 tủ đựng tài liệu trong đó có 2 chiếc để ở ngoài và một cái nhỏ để trong phòng của kế toán trưởng.
Mọi hồ sơ giấy tờ liên quan đến hoạt động kế toán đều được lưu trữ trong tủ tài liệu. Các loại hồ sơ lưu giữ bao gồm:
• Sổ sách kế toán, sổ cái
• Các báo cáo kết quả kinh doanh tháng, quý, năm • Tài liệu tham khảo
• Các chứng từ kế toán, chứng từ ngân hàng hàng năm
• Các hồ sơ dự án cần theo dõi công nợ và mang đối chiếu ở ngân hàng
Các hồ sơ giấy tờ đều được lưu trữ trong tủ tài liệu cụ thể: các hồ sơ dự án có bản gốc được lưu tai phòng kế toán trưởng còn một bản photo được lưu ở tủ ngoài, trong từng file riêng, các chứng từ kế toán được để theo từng tháng, từng năm và kẹp
trong các túi hồ sơ có dán nhãn ghi tên các tài liệu. Mặc dù đã có quy định các vị trí để tài liệu nhưng hầu như các tài liệu để không đúng quy định. Các tài liệu sổ sách kê toán nhiều khi lại bị để lẫn lộn vào nhau gây khó khăn cho việc tìm kiếm. Nhiều khi việc tìm tài liệu mất nhiều thời gian vì để không đúng quy định hay có khi còn không thể tìm được những thứ cần dùng đến. Các tài liệu có liên quan đến công việc đang làm cùng các dự án đã làm xong đều để chung với nhau. Các giấy tờ hay sử dụng cùng với các biểu mẫu để chung vào một file, các tài liệu tham khảo lấy ra nhưng không để vào vị trí cũ,…
Đối với việc vệ sinh phòng làm việc thì thường chỉ do bộ phận tạp vụ của công ty thực hiện. Mỗi tuần phòng kế toán được dọn vệ sinh ba lần vào các ngày thứ 3, thứ 5, thứ 7. Trong phòng được bố trí một giỏ đựng rác để cạnh máy in. Bàn làm việc riêng thì mọi người tự làm vệ sinh hang ngày. Cho nên nhiều khi bàn làm việc của một số người thường xuyên bừa bãi bụi bẩn làm giảm hiệu quả công việc.
Nhìn chung các hoạt động của phòng kế toán cũng đang dần được củng cố và ổn định. Tuy nhiên các nội quy, quy chế cũng chỉ bao gồm các quy định công việc, nghiệp vụ cụ thể của phòng và của từng người. Đối với công tác chất lượng cũng chỉ mới dừng lại ở việc quản lý và đánh giá kết quả cuối cùng. Điều này không phản ánh đúng bản chất của hoạt động quản lý chất lượng vì chất lượng phải thực hiện trong cả quá trình từ đầu vào đến đầu ra. Quản lý chất lượng được hiểu là các hoạt động nhằm điều chỉnh và kiểm soát một cơ quan, tổ chức về (vấn đề) chất lượng
Các phương thức và công cụ quản lý chất lượng cơ bản bao gồm:
- Kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) với mục tiêu để sàng lọc các sản phẩm không phù hợp, không đáp ứng yêu cầu, có chất lượng kém ra khỏi các sản phẩm phù hợp, đáp ứng yêu cầu, có chất lượng tốt. Mục đích là chỉ có sản phẩm đảm bảo yêu cầu đến tay khách hàng.
- Kiểm soát chất lượng (Quality Control – QC) với mục tiêu ngăn ngừa việc tạo ra, sản xuất ra các sản phẩm khuyết tật. Để làm được điều này, phải kiểm soát các yếu tố như con người, phương pháp sản xuất, tạo ra sản phẩm (như dây truyền công
nghệ), các đầu vào (như nguyên, nhiên vật liệu…), công cụ sản xuất (như trang thiết bị công nghệ) và yếu tố môi trường (như địa điểm sản xuất).
- Kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Quality Control – TQC) với mục tiêu kiểm soát tất cả các quá trình tác động đến chất lượng kể cả các quá trình xảy ra trước và sau quá trình sản xuất sản phẩm, như khảo sát thị trường, nghiên cứu, lập kế hoạch, phát triển, thiết kế và mua hàng; và lưu kho, vận chuyển, phân phối, bán hàng và dịch vụ sau khi bán hàng.
- Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management – TQM) với mục tiêu của TQM là cải tiến chất lượng sản phẩm và thỏa mãn khách hàng ở mức tốt nhất có thể. Phương pháp này cung cấp một hệ thống toàn diện cho hoạt động quản lý và cải tiến mọi khía cạnh có liên quan đến chất lượng và huy động sự tham gia của tất cả các cấp, của mọi người nhằm đạt được mục tiêu chất lượng đã đặt ra.