2. GIỚI THIỆU VỀ 5S
2.1. Giới thiệu chung về 5S
Phương pháp 5S bắt nguồn từ Nhật Bản. Đây là một phương pháp hết sức đơn giản nhưng rất có tác dụng để cải tiến môi trường làm việc, nâng cao hiệu quả làm việc , năng suất và an toàn. Phương pháp này có thể áp dụng cho mọi loại hoạt động từ sản xuất tới dịch vụ, văn phòng.
Ở Nhật Bản, mọi người đều có trong mình ý thức trách nhiệm , sự tự nguyện, tính tự giác ở nơi làm việc hoặc khi thực hiện một công việc nào đó.Người Nhật luôn tìm cách sao cho mọi người luôn gắn bó với công việc của mình . Chính vì vậy các nhà quản lý Nhật đã nhận ra tầm quan trọng của vấn đề này và đẩy nó lên thành một phong trào cải tiế chất lượng rộng rãi. Sau đó đã đúc kết các kinh nghiệm thực tiễn thành lý luận khoa học và cho ra đời chương trình năng suất chất lượng mới đó là 5S.
5S là một công cụ quản lý, trước kia vốn chỉ được biết đến như một cách thức hỗ trợ quản lý sản xuất cho các doanh nghiệp và được áp dụng phổ biến ở các nhà máy và công ty chuyên về sản xuất ở Nhật Bản. Nhưng giờ đây, nhờ vào tính hiệu quả rất cao và tác động của quá trình toàn cầu hoá, mà 5S đang dần được thừa nhận rộng rãi trên thế giới như là một công nghệ quản lý có khả năng ứng dụng rộng khắp, không những trong các doanh nghiệp có quy mô và ngành nghề sản xuất, kinh doanh khác nhau, mà còn trong mọi lĩnh vực kinh tế,xãhội.
Thực hành 5S là một chương trình tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, để cải
thiện môi trường làm việc nâng cao năng suất. Nguyên tắc của 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua: xây dựng một moi trường sạch sẽ, ngăn nắp. Mọi người trong hay ngoài doanh nghiệp cũng đều có thể thấy rõ kết quả. Chỗ làm việc sẽ trở nên thuận lợi và an toàn. Xây dựng hình ảnh từ đó cũng đem lại cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp.Nó không phải là sự thay đổi và cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà còn hình thành thái độ và hành vi mới cho nhân viên và làm cho tất cả mọi người thấm nhuần ý thức kỷ luật. Có thể nói 5S có tính hỗ trợ và cao hơn nữa còn là điều kiện tiên quyết đối với các chương trình cải tiến chất lượng toàn doanh nghiệp như: quản lý chất lượng toàn diện (TQM), cải tiến liên tục (kaizen), và tái cấu trúc quy trình kinh doanh ( BPR).
5S cũng được coi là hướng tiếp cận có hệ thống đối với phương thức Lean Production ( phương thức sản xuất tiết kiệm tối ưu) - một hệ thống quản lý và tổ chức sự vận hành sản xuất, trong đó yêu cầu về giảm thiểu nhân lực, không gian, vốn và thời gian để tạo ra sản phẩm ít lỗi hơn. Nó tạo ra một môi trường làm việc có kỷ luật, sạch sẽ và có trật tự. Khi thực hiện chương trình này sẽ làm giảm thiểu sự ách tắc trong vận hành công việc, những vấn đề phát sinh đều được phát hiện sớm và giải quyết kịp thời.
Ngày nay, 5S là chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở hầu hết các công ty của Nhật Bản và đã được áp dụng ở nhiều nước trên thế giới như Singapore, Thái Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ, Hungary, Ba Lan, Uragoay, Brazil.
5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “seiri”, “seiton”, “seiso”, “ seiketsu”, “shitsuke”, được dịch là : Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sang. Bao gồm các hoạt động sau:
SERI (Sàng lọc): Là sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. Bằng cách quan sát nơi làm việc và phát hiện những gì khong cần thiết cho công việc và loại bỏ chúng. Nếu không quyết định được ngay là một thứ gì đó còn cần hay không cần cho công việc thì phải đành dấu và để riêng ra một chỗ.Sau một thời gian kiểm tra lại nếu không ai dùng nghĩa là không cần giữ,hoặc xin biện pháp xử lý nếu không tự quyết định được.
SEITON (Sắp xếp): Là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự đúng chỗ của nó để có thể tiện lợi khi sử dụng. Phải chắc chắn mọi thứ không cần thiết đã được loại khỏi nơi làm việc. Suy nghĩ cách sắp xếp theo quy trình hay vị trí làm việc nhưng phải đảm bảo tính thẩm mĩ và độ an toàn. Có thể trao đổi với đông nghiệơ cách sắp xếp bố trí thuận tiện cho tất cả mọi người nếu cần sử dụng làm sao để đồng nghiệp biết cái gì để ở đâu để họ có thể sử dụng mà không cần hỏi.
SEISO (Sạch sẽ): Là vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà, máy móc và thiết bị. Đây là công việc cần làm thường xuyên không thể đợi đến lúc bẩn mới làm. Với tiêu chí ”muốn làm việc trong môi trường sạch sẽ an toàn thì tốt nhất tự tạo ra nó”
SEIKETSU (Săn sóc): Là luôn săn sóc, giữ gìn về sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seri, Seiton và Seiso. Giữ vệ sinh nơi làm việc luôn ở cường độ cao. BẰng cách thiết lập một lịch làm việc vệ sinh chi tiết cụ thể
SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo cho mọi người thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Và thực hiện 5S như một thói quen bằng cách thường xuyên thực hành nó cho tới khi mọi người cảm thấy không thể nào thiếu 5S.
Sơ đồ 6: Mô hình cấu trúc các tiêu chí đánh giá thực hành tốt 5S
1. Vai trò của lãnh đạo 7. Kết quả thực hành 5S 2. SEIRI – Sàng lọc 3. SEITON -Sắp xếp 4. SEISO - Sạch sẽ 5. SEIKETSU - Săn sóc 6.SHITSUKE - Sẵn sàng