2.1 Chọn vùng dữ liệu:
Trước khi thực hiện định dạng hoặc sao chép, di chuyển dữ liệu ta phải chọn vùng cần thao tác.
• Chọn 1 ô : click chuột vào ô.
• Chọn 1 cột (dòng): click chuột tiêu đề cột (dòng).
• Chọn nhiều cột (dòng) kế tiếp nhau: click chuột vào cột (dòng ) đầu tiên và
rê đến cột (dòng) cuối cùng.
• Chọn 1 dòng : click chuột vào tiêu đề dòng.
• Chọn 1 vùng :
o Click chuột vào ô đầu tiên (góc trên, bên trái của vùng) rồi rê chuột
đến ô cuối(góc dưới, bên phải của vùng).
o Hoặc click chuột vào ô đầu tiên Æ đè phím Shift Æ click chuột vào
ô cuối.
• Chọn tất cả các ô:
o Click chuột vào một ô bất kỳÆ Ctrl + A.
o Click chuột vào ô đầu tiên của dòng tiêu đề cột.
2.2 Định dạng cột, dòng, ô
Trước hết ta cần chọn ô hoặc vùng cần định dạng.
• Thay đổi độ rộng (chiều cao) của 1 cột (dòng):
Đưa chuột đến cạnh phải của ô tiêu đề cột (dòng) và rê.
• Chèn thêm một cột (dòng):
Click chuột vào vị trí cần chèn trên thanh tiêu đề cột (dòng). Chọn Insert \ Column (Row).
• Xóa một hoặc nhiều cột (dòng) liên tiếp nhau:
Rê chuột trên các cột vị trí cần xóa trên thanh tiêu đề cột (dòng). Chọn Edit\Delete\ Entire Column (Entire Row).
• Chèn thêm một ô:
Click vào vị trí muốn chèn Insert \ Cells
Khoa Công nghệ Thông tin Giáo trình tóm tắt: Thực hành kĩ năng máy tính
Trang 94 Chọn ô muốn xóa.
Edit \ Delete.
• Trộn nhiều ô(một vùng) thành một ô:
Chọn các ô cần trộn.
Nhấn vào biểu tượng Merge trên thanh Standard. Hoặc:
Format\ Cell\ Alignment.
Đánh dấu chọn vào Merge Cell.
• Tách ô đã trộn:
Chọn ô cần tách. Edit\ Clear\ Format. • Định dạng font chữ:
Chọn vùng dữ liệu cần định dạng font. Format\ Cell \ Font.
Chọn font chữ.
• Canh chỉnh vị trí của dữ liệu trong ô (phải, trái, giữa, trên, dưới,..): Chọn vùng dữ liệu cần định dạng vị trí.
Format\ Cell\ Alignment.
Chọn căn chỉnh theo chiều ngang trong ô tại nút lệnh Horizontal: Left, Right, Center .
Chọn căn chỉnh theo chiều dọc trong ô tại nút Vertical: Top, Bottom, Center. Mặc định dữ liệu số được canh phải, dữ liệu text được canh trái.
• Định dạng khung:
Chọn vùng cần đóng khung. Format\ Cell\ Border.
Chọn khung, độ dày của khung, màu khung,… • Định dạng nền:
Chọn vùng cần định dạng nền. Format\ Cell\ Pattern.
Trang 95
2.3 Sao chép, di chuyển, xóa
Chọn ô ,vùng dữ liệu.
• Nhấn phím Delete nếu muốn xóa.
• Click chuột vào nút COPY nếu muốn sao chép.
• Click chuột vào nút CUT nếu muốn di chuyển.
• Chọn vùng đích rồi click vào nút PASTE.
• Có thể thực hiện lệnh PASTE SPECIAL trong menu EDIT.
2.4 Copy khi vùng đích và vùng nguồn kề nhau (cùng dòng hoặc cột)
• Chọn vùng dữ liệu nguồn.
• Di chuyển con trỏ Mouse đến đúng biên dưới bên phải của vùng nguồn cho đến khi
con trỏ chuột chuyển thành dấu +.
• Rê chuột đến vùng đích.
2.5 Đánh số thứ tự:
Để đánh số thứ tự từ 1 đến 10 trên cột A từ dòng thứ 5 trở đi ta thực hiện như sau: Cách 1:
• Nhập số 1 vào ô A5.
• Edit \ Fill\Series.
• Chọn các thông số như hình dưới đây rồi nhấn OK.
Cách 2:
• Nhập số 1 vào ô A5, số 2 vào ô A6.
• Di chuyển chuột đến biên dưới bên phải của ô A6 cho đến khi con trỏ chuột
chuyển thành dấu +.
Khoa Công nghệ Thông tin Giáo trình tóm tắt: Thực hành kĩ năng máy tính
Trang 97