6.1. Khái niệm về trộn tài liệu
Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in các danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau: Lan là Bí thư chi đoàn lớp Q9A1, cô đang phải soạn thảo các giấy mời để gửi tới các bạn sinh viên tham dự buổi liên hoan văn nghệ do Chi đoàn tổ chức. Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Word (hoặc trên Excel) như sau:
Lan phải làm như thế nào?
Tính năng Mail Merge của Word sẽ giúp Lan đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết.
6.2. Chuẩn bị dữ liệu
Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau:
Bảng này có thể được soạn trên Word, trên Excel hoặc một bảng trên Access, Foxpro.
6.3. Soạn mẫu tài liệu trộn
Trang 77
T
6.4. Kích hoạt tính năng Mail merge
Kích hoạt tính năng trộn tài liệu của Word bằng cách mở mục chọn Tools | Letter and Mailing | Mail Merge.. , Hộp thoại Mail Merge xuất hiện:
Bạn chọn Letters, sau đó chọn Next tại cột Step 1 of 6, Hộp thoại Mail Merge xuất hiện:
Bạn chọn Use the current document, chọn Next: Select recipients (lựa chọn nơi nhận dữ liệu) Hộp thoại Mail Merge xuất hiện:
Khoa Công nghệ Thông tin Giáo trình tóm tắt: Thực hành kĩ năng máy tính
Trang 78
Bạn chọn Use an existing list, chọn Browse để tìm đến tập tin chứa danh sách khách mời, chọn Next: Write your letter, Hộp thoại Mail Merge xuất hiện:
Chọn More items…:
Chọn Insert, sau đó chọn Next: Preview your letters.
Bạn có thể xem kết quả của mail merge bằng cách click vào mũi tên bên cạnh mục Recipient.
Trang 79
Click vào Edit individual letters… để tạo ra kết quả là các tài liệu đã được chèn thông tin.
Khoa Công nghệ Thông tin Giáo trình tóm tắt: Thực hành kĩ năng máy tính
Trang 80