Khi khách hàng có nhu cầu đặt Tour du lịch sẽ đến hoặc phòng du lịch để làm thủ tục. Khi đó, nhân viên của phòng sẽ xem xét nhu cầu của khách hàng và thoả thuận với khách hàng về số lợng khách hàng, đơn giá, hình thức vận chuyển, hình thức thanh toán . Nếu ng… ời mua chấp nhận thì sẽ lập hợp đồng. Khách hàng có thể thanh toán trớc Tour hoặc đến khi Tour hoàn thành rồi thì mới thanh toán.Khi khách hàng thanh toán trớc Tour, kế toán ghi:
Nợ Tk 111,112:số tiền thanh toán trớc Có Tk 131:số tiền thanh toán trớc.
VD: Đoàn Công ty than Hà Lầm đi Ma – Sinh thanh toán trớc số tiền là 103.651.500 VND
Nợ Tk 111:103.651.500 Có Tk 131: 103.651.500
Khách hàng có thể thanh toán sau khi kết thúc Tour. Khi dẫn đoàn khách đi thì ngời phụ trách Tour sẽ tạm ứng tiền để chi trả cho các chi phí phát sinh trong quá trình Tour diễn ra. Khi tạm ứng cho ngời hớng dẫn du lịch:
Nợ TK 141:số tiền tạm ứng Có TK 111:số tiền tạm ứng
Mẫu số 07
Tổng công ty than việt nam
Mã số: 5700100256- 1 đơn vị: công ty cổ phần du lịch và thơng mại than việt nam
Quyển số 02 số: 0212 Phiếu chi Ngày2tháng12 năm 2006 Mã số 01 GTGT 3LL – 01 phát hành theo công văn số 4660 TCT/AC ngày
7/12/1998 của tổng công ty. AA/ 2003T
Nợ: TK141… ………… Có: TK111… ………… Họ tên ngời nhận tiền: Phan Văn Năng
Địa chỉ:……… Lý do chi: Tạm ứng chi phí tiền mua vé máy bay
Số tiền: 102.148.700đ (Viết bằng chữ): một trăm linh hai triệu một trăm
bốn mơi tám ngàn bảy trăm đồng chẵn
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc:………
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): một trăm linh hai triệu một trăm bốn m-
ơi tám ngàn bảy trăm đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị (ký,họtên,đóngdấu ) Kế toán trởng (ký, họ tên) Ngời lập phiếu (ký, họ tên) Ngời nhận (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi trên, kế toán định khoản:
Nợ TK 141 (Phan văn Năng): 102.148.700 Có TK 111 :102.148.700
Đến khi Tour kết thúc, ngời phụ trách Tour mang các chứng từ phát sinh trong chuyến đi lên Phòng kế toán đề ngị thanh toán tạm ứng. Nhân viên kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của các chứng từ đó, nếu thấy hợp lệ thì sẽ tiến hành thanh toán tạm ứng và viết hóa đơn GTGT
Mẫu số 01 DN
Tổng công ty than việt nam Mã số: 5700100256- 1 đơn vị: công ty cổ phần du lịch và thơng mại Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 25 tháng 12 năm 2006 Mã số 01 GTGT 3LL 01 – phát hành theo công văn số 4660 TCT/AC ngày 7/12/1998 của tổng công ty. AA/ 2003T
than việt nam Số: 0206069
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Du lịch và Thơng mại than Việt Nam. Địa chỉ: 226 Lê Duẩn - Đống Đa – Hà Nội
Điện thoại: (04) 518.4342 Số TK:………. Mã số thuế: 0100101298
Họtên ngời mua hàng:……… Đơn vị: Công ty than Đèo Nai
Địa chỉ: Phờng Cẩm Tây – Cẩm phả - Quảng Ninh. Số TK:………. Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số: 5700101299
Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền 1 Dịch vụ tổ chức cho đoàn đi
tham quan Hà Nội
Ngời 10 3.500.000 30.500.000
Cộng tiền hàng : 30.500.000
Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 3.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 34.000.000 Số tiền viết bằng chữ:ba mơi t triệu đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên,
đóng dấu)
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0206069 tại dòng tổng cộng tiền thanh toán, kế toán định khoản:
Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 111: 34.000.000
Có TK 511(5113): 30.500.000 Có TK 3331: 3.500.000
Sau khi định khoản kế toán ghi vào sổ chi tiết doanh thu dịch vụ.
Sổ chi tiết doanh thu dịch vụ đợc mở theo ngày và theo nội dung hoạt động dịch vụ du lịch. Cụ thể ta thấy trờng hợp hoá đơn GTGT số 0206069 ngày
25/12/2004 phát sinh ở hoạt động du lịch thì đợc kế toán ghi sổ ở hoạt động du lịch.
Căn cứ vào ngày ghi hoá đơn để ghi vào ngày tháng, căn cứ vào số chứng từ trên hoá đơn để ghi vào số chứng từ.
Căn cứ vào Cộng tiền hàng ở hoá đơn để ghi vào tài khoản 511 và căn cứ vào thuế suất giá trị gia tăng để ghi vào tài khoản 3331