Cơng nghệ cĩ ý nghĩa then chốt để nâng cao chất lượng DVBC, muốn vậy trong thời gian sắp tới BĐTTSG cần:
Một là, tổ chức lại các khâu sản xuất bằng các biện pháp sau đây:
+ Tại khâu giao dịch phải tiêu chuẩn hố đội ngũ giao dịch viên, quan tâm giải quyết, lắng nghe mọi ý kiến của khách hàng liên quan vấn đề khiếu nại chất lượng các dịch vụ bưu chính, tăng cường kiểm sốt ngay từ khâu chấp nhận bưu gửi.
+ Tại khâu khai thác thì hiện nay chủ yếu làm theo phương thức thủ cơng, điều này khơng cịn phù hợp trong bối cảnh cạnh tranh mạnh mẽ. Nên muốn nâng cao chỉ tiêu tốc độ cần phải tự động hố khâu khai thác, trang bị các máy đĩng mở túi gĩi, chia chọn thư và bưu kiện bằng dây chuyền khép kín tự động…
+ Tại khâu vận chuyển nên chú trọng những tuyến cĩ thể mở rộng diện phục vụ dịch vụ EMS, VExpress, chuyển tiền nhanh, tiết kiệm bưu điện, các dịch vụ bưu chính mới. Sắp xếp, phân luồng lại các tuyến đường thư cho phù hợp với điều kiện thực tế. Phối hợp chặt chẽ giữa các khâu để nắm được hành trình và thơng tin của quá trình vận chuyển và cĩ phương án dự phịng khi cĩ sự cố đột xuất.
+ Tại khâu đi phát chú ý nhất là các dịch vụ cần tốc độ chuyển phát nhanh như EMS, VExpress, chuyển tiền nhanh … bảo đảm nhanh chĩng an tồn chính xác đến tận địa chỉ người nhận. Tiêu chuẩn hố thùng đựng thư từ báo chí cho các bưu tá, hạn chế tối đa ảnh hưởng mưa giĩ và các yếu tố khách quan khác làm mất mát, ướt, nhàu nát thư từ báo chí, phục vụ tận tụy và cĩ trách nhiệm đối với những địa chỉ khĩ phát.
+ Tại khâu kiểm sốt viên (KSV) vì là bộ phận thường xuyên kiểm sốt để ngăn chặn những sai sĩt, lệch lạc trong quá trình sản xuất do vậy đội ngũ này cũng cần được tiêu chuẩn hố (trình độ cao đẳng hay trung cấp, nắm chắc nghiệp vụ, thành thạo máy vi tính, ngoại ngữ, tính trung thực). Đồng thời cũng phải đặt ra cơ chế thưởng phạt nghiêm minh đối với họ để tránh hiện tượng kiểm sốt qua loa, đại khái. Nên bố trí họ làm theo ca để kiểm tra, kiểm sốt được nghiệp vụ và các hoạt động của giao dịch viên.
+ Tại các bưu cục phải tiếp tục đầu tư nâng cấp sao cho khang trang, sạch sẽ, văn minh, đủ ánh sáng, … tạo khơng gian thoải mái, thuận tiện cho khách và nhân viên. Các dịp như valentine, tết, noel, …bưu cục phải được trang hồng phù hợp.
Hai là, hiện đại hố cơng nghệ bưu chính bằng các biện pháp:
+ Tại các bưu cục giao dịch, đề nghị thử nghiệm những thiết bị phục vụ khách hàng như máy bán tem và bưu thiếp tự động, máy đổi tiền xu, máy nhận bưu phẩm ghi số tự động, máy bán nhãn cước bưu phí và in mã vạch, máy bán báo – tạp chí, máy bán vật phẩm bưu chính, hệ thống hỏi đáp thơng tin tự động…
+ Tại các bưu cục giao dịch, đề nghị trang bị những thiết bị phục vụ giao dịch viên và kiểm sốt viên như hệ thống vi tính đầu cuối cho ghisê. Hệ thống
này gồm máy đầu cuối phục vụ cho GDV và máy đầu cuối xử lý dữ liệu ghisê. Các giải pháp phần mềm định vị bưu gửi (bưu gửi chuyển phát nhanh, bưu phẩm, bưu kiện). Cân điện tử nhập dữ liệu trực tiếp vào máy tính và máy in cước thay tem, …
+ Tại Trung tâm Khai thác bưu chính thì khai thác bưu chính hiện nay chủ yếu dựa trên lao động sức người mà hao phí sức lực lao động chiếm khoảng 60% - 85% theo VNPT nên phải cải tiến cơng nghệ, đề nghị trang bị thử nghiệm máy phân loại - lật mặt - hủy tem CFC, hệ thống thơng giĩ, máy hút bụi, máy in lá nhãn, máy đĩng gĩi thư, hệ thống chia chọn thư và bưu thiếp kích thước vừa và nhỏ, hệ thống chia chọn bưu gửi dạng gĩi nhỏ, máy đĩng gĩi tự động, máy gĩi buộc bưu kiện, băng chuyền tự động, hệ thống chia chọn phân hướng thư - bưu phẩm tự động, xe đẩy, xe điện đẩy, kéo, … sẽ tăng tốc độ thời gian tồn trình của bưu gửi ở khâu này.
Ba là, đẩy mạnh ứng dụng tin học vào sản xuất kinh doanh:
+ Đối với cơng tác quản lý, cần hồn thiện mạng tin học của đơn vị để bảo đảm việc khai thác dữ liệu, như vậy cơ sở dữ liệu của các dịch vụ bưu chính như chuyển tiền nhanh, VExpress, EMS, điện chuyển tiền, thư chuyển tiền, điện hoa, … mới thống nhất được trên tồn mạng và cĩ đủ cơ sở phục vụ cho việc điều hành khai thác, quản lý và chăm sĩc khách hàng. Trang bị phần mềm Postsoft để quản lý sản lượng, chất lượng các dịch vụ bưu chính, quản lý mạng đường thư, PHBC, quản lý khách hàng, tiến đến định vị EMS, các mạng LAN, WAN bưu chính cần thiết lập hay nâng cấp đến các bưu cục cấp 3 để kết nối dữ liệu giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. Nhờ đĩ các loại báo cáo nhanh, các thơng tin sẽ được thiết lập và trao đổi tức thời ngay trên mạng. Lãnh đạo cĩ thể theo dõi hoạt động SXKD một cách sâu sát, kịp thời, đánh giá tình hình một cách tổng quát, rõ ràng, trung thực, nhanh chĩng, kịp thời.
+ Đối với khách hàng, tin học hố làm quá trình cung cấp dịch vụ sẽ đơn giản, nhanh chĩng, chính xác, thuận tiện, mang đến cho khách hàng rất nhiều tiện ích khác.
+ Đối với đơn vị, tin học giúp khai thác dịch vụ nhanh chĩng, chính xác, tiện lợi. Thu thập, xử lý thơng tin phản hồi từ khách hàng nhanh chĩng, hiệu quả. Giải quyết khiếu nại nhanh, tăng khả năng giám sát, điều hành của lãnh đạo, tăng năng suất lao động, giảm thời gian thao tác nghiệp vụ của GDV. Hệ thống báo cáo hồn chỉnh.
