1. Định dạng số :
Dữ liệu khi nhập vào một ô phụ thuộc vào 2 thành phần quy định trình bày ô của Excel là Lớp (Category) Và Dạng (Format code)
Khi nhập dữ liệu vào một ô nào đó, dữ liệu luôn thể hiện ở chế hiển thị mặc nhiên, nếu muốn hiển thị theo ý muốn ta phải định dạng lại cách hiển thị .
Ví dụ: Khi nhập vào một ô nào đó một con số, muốn con số này hiển thị theo cách nhóm 3 sốâ lại thành một nhóm, phần thập phân có hai số lẻ ta phải quy định cách thể hiện bằng cách:
Vào menu FORMAT chọn CELLS sau đó chọn lớp Number và chọn tiếp cách thể hiện số (tức chọn Format code).
2. Định Dạng Cột, Dòng, Ô.
Dữ liệu nhập vào một ô có thể phân bốâ dựa vào 3 thành phần: Phân bố theo chiều ngang (Horizontal) trong ô, phân bố theo chiều dọc (Vertical) trong ô, trãi dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation).
Muốn thực hiện thao tác đối vơi ô dữ liệu nào, chọn ô đó, vào menu Format \ Cells chọn tiếp bảng Alignment khi đó xuất hiện hộp thoại phía dưới.
2.2 Thay đổi chiều cao của dòng (Row height)
Đưa trỏ chuột đến dưới của dòng tiêu đề double click để mở rộng chiều cao bằng ô có dữ liệu cao nhất trong dòng, hoặc Click & drag để mở rộng.
Chú ý: Nếu sử dụng mở rộng cột cho nhiều cột cùng lúc, ta chọn cột cần mở rộng, sau đó vào vào menu Format \ Column \ Width, nhập chiều ngang cần thiết vào khung Column width. Nếu muốn mở rộng chiều cao của hàng, ta chọn các hàng cần thực hịện sau đó vào
Format \ Row \ Height, nhập chiều cao cần thiết vào khung Row height .
2.3 Nối và tách ô:
Nối ô: Chọn những ô nối thành 1 ô, sau đó click biểu tượng trên thanh định dạng.
Tách ô: (chỉ tách được những ô đã nối) chọn ô đã nối, sử dụng menu Edit \ Clear \ Format 3. Định dạng ngày tháng :
Bình thường khi nhập ngày tháng cần nhập tháng trước ngày sau, có thể chỉ cần nhập ngày, thàng và năm Excel sẽ lấy theo tháng năm hiện hành của hệ thống. Cùng một ngày tháng nhưng có thể chọn cách hiển thị khác nhau.
Trong hộp thoại Format \ Cell \ chọn bảng Number ) ở khung Category chọn mục Date, và chọn cách hiển thị bên khung Type.
Ngày tháng hiển thị theo dạng tổng quát là: m/d/yy (tháng/ngày/năm)
* Chú ý : Nếu không vừa ý dạng hiển thị trong mục Date đã chọn , ta có thể chọn mục
Custom trong khung Category, và gõ dạng cần thết trong khung Type. Ví dụ dạng : dd/mm/yyyy.
4. Kẻ khung cho bảng tính:
Các đường kẻ có cột trong Excel sẽ không thấy khi in ra giấy, nếu cần có khung kẻ phải thực hiện kẻ khung như sau:
Chọn ô, vùng muốn kẻ khung
Vào menu Format \ cells, chọn thẻ Border. None: Không kẻ khung
Outline: kẻ vòng xung quang khối hoặc ô. Inside: kẻ các đường bên trong các khối chọn Style: Chọn dạng đường kẻ.
Color: chọn màu
Chú ý: Có thể chọn từng đường kẻ trong khung Border, nếu khối chọn đã có kẻ khung, dạng khung sẽ hiển thị ở khung Text, Click vào các đường kẻ để chọn hoặc xoá.
IV. CHÈN VÀ XOÁ CỘT, DÒNG, VÙNG.
1. Chèn thêm cột:
Chọn vị trí muốn chèn (chọn một hoặc nhiều ô, cột)
Vào menu insert \ Columns (chèn thêm một cột vào phía bên trái của vị trí đặt điểm chèn). Hoặc ta cò thể dùng menu ngắn bằng cách Right Click tại vị trí muốn chèn và chọn Insert \ Entire column.
2. Chèn thêm dòng :
Cách 1:
Cách 2:
Right Click tại vị trí muốn chèn và chọn Insert \ Entire Row.
3. Chèn thêm một ô, vùng :
- Chọn vị trí ô hoặc vùng muốn chèn.
- Vào Menu Insert chọn Cells, hoặc Right Click và chọn Insert:
+ Shift cells right (sẽ chuyển dữ liệu vùng chọn sang phải).
+ Shift cells down (chuyển xuống phía dưới).
4. Xoá cột dòng:
- Chọn những cột hoặc dòng muốn xoá.
- Chọn menu Edit\ Delete, hoặc dùng menu ngắn bằng cách Right Click chọn Delete.
5. Xoá vùng:
- Chọn vùng muốn xoá.
- Chọn menu edit \ Delete, hoặc Right Click chọn Delete, sau đó có thể chọn:
+ Shift cells left (chuyển dữ liệu vùng còn lại sang trái ).
+ Shift cells up (chuyển dữ liệu vùng còn lại lên trên).
+ Entire column (cả cột)
+ Entire row (cả dòng)