Trong mỗi bảng tính có nhiều cột (Column) và nhiều dòng (Row), vùng giao giữa cột và dòng gọi là Ô (cell).
o Ô (cell):Mỗi ô đều có địa chỉ riêng, địa chỉ này được xác định bằng tên của cột và tên của dòng tạo ra ô đó (tên cột luôn đứng trước tên dòng).
Ví dụ: ô D6, ô H5, ô E12…
o Vùng (Range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau, địa chỉ của vùng được xác định bởi địa chỉ của ô ở góc trên trái và ô ở góc dưới phải của vùng, và ngăn cách bởi dấu hai chấm(:).
Ví dụ:
Địa chỉ của các ô liền nhau C4, C5, C6, C7, C8 ta viết như là C4 : C8. Hay ta có vùng C4: E4( tức là các ô C4, D4, E4).
o Các bảng tính: Trong mỗi tập tin Excel sẽ có nhiều bảng tính với tên mặc định là Sheet1, Sheet2, Sheet3… Dữ liệu các bảng tính này đều có thể liên hệ với nhau như trên một bảng tính:
II. CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH.
Trên một bảng tính có thể chứa các kiểu dữ liệu khác nhau: kiểu chuỗi, kiểu số, kiểu ngày tháng…. Tuy nhiên, trong một ô (cell) của bảng tính chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu đó phụ thuộc vào ký tự đầu tiên, kiểu dữ liệu được phân chia như sau:
1. Dữ liệu kiểu số (Number)
Kí tự đầu tiên gõ vào là số, ở chế độ mặc nhiên dữ liệu dạng số sẽ hiển thị phía bên phải của ô, nếu là só âm có thể nhập dấu trừ (-) phía trước hoặc để sau trong ngoặc đơn.
2. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text).
Ký tự đầu tiên gõ vào là chữ, mặt nhiên sẽ hiển thị ở phía bên trái của ô. Khi dữ liệu là kiểu số muốn Excel hiểu là dạng chuỗi, ta phải nhập dấu nháy đơn (‘) vào trước.
Ví dụ : nhập cột năm sinh là con số như sau: ‘1974, ‘1977, ‘ 1985,..
3. Dữ liệu kiểu ngày tháng (Date) – (time)
Nhập dữ liệu ngày tháng phải đúng theo dạng phân cách là dấu gạch ngang(-) hay gạch đứng (/). Phần tháng có thể Excel hiển thị số hoặc chữ bằng tiếng Anh. Người dùng có thể chọn một trong hai cách này thông qua menu Format \ Cells, trên hộp thoại Format cells chọn thẻ (Tab) Number sau đó chọn mục Date trong khung Type.
Chú ý: Mặc định máy tính sẽ hiển thị tháng trước và ngày sau. Ta có thể thay đổi cách hiển thị này cho phù hợp bằng cách vào Control Panel và chọn Regional and Language Options setting (với Windows XP).
4. Dữ liệu kiểu công thức ( Formula)
Công thức là việc kết hợp các toán tử, toán hạng để sinh ra giá trị mới là trị số kết quả của công thức trong ô.
Trong Excel các toán hạng có thể là:Hằng (Constant), địa chỉ ô, hàm (Function), tên của một ô hay một vùng ô đã được đặt tên.
Ô chứa công thức thì kí tự nhập vào đầu tiên phải là dấu = (cũng có thể sử dụng dấu + để thay dấu =).
Chú ý : Sau khi nhập đầy đủ, đúng công thức tại một ô nào đó thì kết quả tại ô đó phải là một giá trị mong muốn chứ không phải là công thức vừa nhập vào.