3. So sánh chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành và dự thảo
3.4.3 Tài liệu và hồ sơ kiểm toán Chuẩn mực VSA 220 hiện hành:
Chuẩn mực VSA 220 hiện hành:
Đoạn 23: Việc lưu vào hồ sơ kiểm toán những bằng chứng kiểm toán thu được bao gồm cả ý kiến của chuyên gia tư vấn và những kết luận rút ra từ việc tiến hành các thử nghiệm cơ bản.
Dự thảo chuẩn mực VSA 220 ( Đoạn 24, 25):
Quy định Trách nhiệm của kiểm toán viên về việc lưu Tài liệu hồ sơ kiểm toán trong mối liên hệ với chuẩn mực kiêm toán Việt Nam số 230 ( ban hành lại), với các nội dung cụ thể:
(a) Các vấn đề đã phát hiện liên quan đến việc tuân thủ chuẩn mực và các quy định hiện hành về đạo đức nghề nghiệp có liên quan và biện pháp giải quyết đã áp dụng;
(b) Kết luận về việc tuân thủ các yêu cầu về tính độc lập áp dụng trong cuộc kiểm toán, và các cuộc thảo luận giữa Giám đốc công ty và nhóm kiểm toán nhằm hỗ trợ cho các kết luận trên;
(c) Kết luận về việc chấp nhận, duy trì quan hệ khách hàng và hợp đồng kiểm toán;
(d) Nội dung, phạm vi và các kết luận có được từ việc tham khảo ý kiến tư vấn trong suốt cuộc kiểm toán (xem hướng dẫn tại đoạn A35 Chuẩn mực này).
Quy định Trách nhiệm của người soát xét thủ tục kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán về việc lưu lại tài liệu, với nội dung :
(a) Các thủ tục đã được thực hiện theo quy định của công ty về soát xét thủ tục kiểm soát chất lượng của cuộc kiểm toán;
(b) Quy trình soát xét thủ tục kiểm soát chất lượng của cuộc kiểm toán đã được hoàn thành tại ngày hoặc trước ngày phát hành báo cáo kiểm toán; và
(c) Người soát xét nhận thấy không còn bất kỳ vấn đề nào chưa được giải quyết mà vấn đề đó có thể làm cho người soát xét tin rằng các xét đoán quan trọng và các kết luận của nhóm kiểm toán đưa ra là không phù hợp.
Như vậy, so với Chuẩn mực hiện hành, Chuẩn mực dự thảo quy định một cách cụ thể, rõ ràng hơn những nội dung của tài liệu, hồ sơ kiểm toán được lưu. Chuẩn mực dự thảo còn đưa ra thêm những yêu cầu mới, ví dụ như phải Lưu trữ tài liệu Kết luận về việc chấp nhận, duy trì quan hệ khách
hàng và hợp đồng kiểm toán. Đồng thời, kèm theo thủ tục soát xét thì Chuẩn mực dự thảo cũng nêu quy định về trách nhiệm của người soát xét đối với việc lưu tài liệu kiểm toán.
3.5Hướng dẫn
Chuẩn mực VSA 220 hiện hành: Không trình bày (phần hướng dẫn đã được lồng ghép trong
phần Nội dung Chuẩn mực)
Dự thảo chuẩn mực VSA 220:
Hướng dẫn áp dụng phần Nội dung chuẩn mực. Ngoài ra, phần Hướng dẫn còn đề cập đến: + Lưu ý khi kiểm toán các đơn vị nhỏ (Đoạn A29- hướng dẫn đoạn 20, 21)
+ Lưu ý khi kiểm toán các đơn vị trong lĩnh vực công (Đoạn A7)
III. Tài liệu hồ sơ kiểm toán
1. Các nghiên cứu có liên quan
1.1Auditing documentation – Raviduma.G (24/09/2007)
Trong quá trình thực hiện kiểm toán, rõ ràng rằng các kiểm toán viên có thể đã đi qua những vấn đề là một chủ đề của cuộc thảo luận với ban quản lý, ý kiến của một chuyên gia đã được gọi hoặc hạn chế thể hiện bởi quản lý hoặc kiểm toán viên về xử lý của một giao dịch cụ thể.
Cuối cùng nó rút lại kết luận cuối cùng là những gì và làm thế nào là nó được điều trị trong báo cáo tài chính?
Nó là bắt buộc đối với kiểm toán viên thiết kế kế hoạch kiểm toán trong một cách thức mà các thủ tục kiểm toán mang tới ánh sáng cho tất cả yếu tố trọng yến và liên quan như là một phần của cuộc kiểm toán và cuối cùng tìm thấy vị trí của nó trong Báo cáo kiểm toán.
Viện trợ đầu tiên của sự bảo vệ là những tài liệu về kế hoạch kiểm toán mà đủ minh bạch để chứng minh rằng cuộc kiểm toán tuân thủ các tiêu chuẩn thực hiện.Vì vậy, tài liệu là gì?
Tài liệu đề cập đến hồ sơ kiểm toán chuẩn bị và thu được bởi kiểm toán viên và được giữ bởi kiểm toán viên để kết nối với thực hiện một cuộc kiểm toán.
Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế 230 (sửa đổi) định nghĩa Tài liệu kiểm toán có nghĩa là hồ sơ về các thủ tục kiểm toán thực hiện, bằng chứng kiểm toán có liên quan thu được, và kết luận kiểm toán viên đạt được.
Hơn nữa, chuẩn mực kiểm toán Úc 208 cũng bao gồm các tài liệu được lưu trữ trên các phương tiện truyền thông điện tử.
Vì vậy, khi kiểm toán viên phải chuẩn bị các tài liệu?
Sau khi báo cáo kiểm toán được ban hành, nếu có tình huống có câu hỏi được đưa ra về báo cáo tài chính hoặc tính chính trực của kiểm toán viên có thể được thử thách.
Tầm quan trọng của tài liệu hướng dẫn kiểm toán được biết đến trong trường hợp của Enron.Các trường hợp chống Andersen về việc nó kiểm toán cho Enron đã được tập trung vào việc tiêu huỷ tài liệu. Các tài liệu này là gì? Những tài liệu này liên quan đến kiểm toán khánh hàng, VD: hồ sơ kiểm toán. Tài liệu Kiểm toán thích hợp sẽ giúp kiểm toán viên được bảo vệ trong các tình huống. Vì vậy, làm thế nào để tài liệu hồ sơ kiểm toán giúp kiểm toán viên? Các tài liệu kiểm toán chứng minh những điều sau đây:
- Thực tế rằng công việc kiểm toán được thực hiện phù hợp với phạm vi, - Mục tiêu của kiểm toán đã đạt được,
- Việc kiểm toán theo kế hoạch và có hệ thống,
- Tất cả các chuẩn mực kiểm toán và đảm bảo được tuân thủ, - Để hỗ trợ cho các kiểm toán viên trong việc kiểm tra chéo, - Để hỗ trợ pháp lý và yêu cầu chuyên môn
Báo cáo về sự trung thực và hợp lý trong báo cáo tài chính:
Câu hỏi chính được đưa ra là làm thế nào để kiểm toán viên thỏa mãn chính họ về sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hay đúng hơn là sự giảm mức độ giao dịch? Với sự giúp đỡ của chứng từ, hỗ trợ các dự án luật, liên hệ với các bên bên trong và bên ngoài, ý kiến chuyên gia,…là bằng chứng cho cơ sở dẫn liệu của quản lý. Nếu kiểm toán viên hài lòng với những bằng chứng được trình bày, họ sẽ chứng từ cho xác thực của giao dịch.Tất cả những chứng cứ, lần lượt giúp kiểm toán viên tạo thành một ý kiến về báo cáo tài chính.
Nghiệp vụ như lựa chọn chính sách kế toán, phân loại các khoản đầu tư, và dự phòng cho khoản nợ xấu và nợ khó đòi dòi hỏi sự phán xét của quản lý, thư quản lý cần được chuẩn bị và trình bày cho kiểm toán viên. Những lá thư quản lý đóng vai trò như là bằng chứng hữu ích cho các sự kiện tạo thành một phần của báo cáo kiểm toán.
Kiểm toán có đảm bảo với người đọc về sức khỏe tài chính của đơn vị không?
Chúng ta hãy nhớ rằng công việc kiểm toán báo cáo không đưa ra bảo đảm cho các báo cáo tài chính, nó là một biểu hiện của ý kiến của một chuyên gia. Do đó, không kiểm toán nào không bị rủi ro sai sót trọng yếu, phát hiện bất cứ gian lân hoặc sai sót… Vì vậy, trong kịch bản này, nó là nhiệm vụ của kiểm toán viên để phát hiện rủi ro đó và thực hiện các bước (bằng cách tăng tỷ lệ kiểm tra hoặc tìm kiếm các bằng chứng thay thế) để giảm thiểu những rủi ro đó.Tất cả các hành động của kiểm toán viên thực hiện giảm thiểu rủi ro được tập hợp, chỉ ra rằng nguy cơ này đã thực sự xác định, định lượng và phù hợp hành động được thực hiện để giảm thiểu các rủi ro.
Phối hợp với kiểm toán viên khác:
Không kiểm toán viên nào bây giờ có thể kiểm toán và báo cáo trên tài khoản của số lượng lớn công ty, bởi vì quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp. Do đó, nhiều hơn một kiểm toán viên được chỉ định. Trừ khi có sự phân chia công việc, các kiểm toán viên tham gia sẽ vi phạm khu vực riêng của họ và kiểm toán bị cản trở. Tài liệu về làm và không nên làm của mỗi người sẽ đảm bảo rằng công việc kiểm toán được lập kế hoạch và thực hiện đúng.
Phạm vi của tài liệu:
Một câu hỏi khác nảy sinh trong tâm trí của tất cả người đọc, kiểm toán viên có được yêu cầu phải tập hợp tất cả các bằng chứng thu được trong quá trình kiểm toán? Không.Điều này phụ thuộc vào tính nghiêm trọng của giao dịch và sự quan trọng đối với người đọc của các báo cáo tài chính.Đó được gọi là tính trọng yếu.Tính trọng yếu là gì và không trọng yếu là gì được xét đoán?Hãy để cho kiến thức của kiểm toán viên quyết định đôi lúc và trong một số hoàn cảnh để quyết định cái gì là trọng yếu và không trọng yếu.Kiểm toán viên đã đi đến kết luận như vậy trong việc hình thành báo cáo kiểm toán như thế nào?Tài liệu được yêu cầu để chứng minh các thủ tục được thực hiện để đi đến kết luận đó.
Không phải tất cả các giao dịch theo kiểm toán đều có thể được kiểm tra. Một mẫu ngẫu nhiên được lấy ra khỏi tổng thể.Mẫu như vậy được lấy dựa trên một số cơ sở hoặc trên một số xét đoán.Điều này là được ghi lại, để đảm bảo tính nhất quán trong áp dụng công thức, trừ khi hoàn cảnh có một cách tiếp cận khác biệt. Hoặc, để đảm bảo rằng công thức được sử dụng để thu thập các mẫu là đúng hay sai, mẫu đã được ghi lại.
Chất lượng Kiểm toán:
Chất lượng kiểm toán sẽ được phản ánh trong việc chấp nhận báo cáo kiểm toán của các bên liên quan.Để duy trì chất lượng công việc, thủ tục nhất định phải được làm lại trên cơ sở liên tục và phải được sửa đổi cho phù hợp với môi trường thay đổi. Để theo dõi chất lượng của những việc đã làm, bắt buộc phải ghi lại các thủ tục đã thực hiện và so sánh chúng qua một khoảng thời gian.
Luật có thể được áp dụng:
Một vấn đề chính quan trọng khác là Luật có thể được áp dụng và ứng dụng của nó bởi khách hàng.Kiểm toán viên không phải là một chuyên gia trong quy định của pháp luật.Làm thế nào họ có thể chắc chắn rằng khách hàng là một công dân tuân thủ pháp luật? Nếu có là bất kỳ hành vi trái pháp luật nào, khách hàng có thể phải đối mặt với cả thiệt hại kinh tế và lợi thế thương mại trên thị trường. Vì vậy, một ý kiến pháp lý phải được xem xét để chắc chắn về tình trạng pháp lý của khách hàng. Do đó, kiểm toán viên phải tập hợp hoặc ghi nhận lại sự liên quan của các ý kiến tham khảo khách hàng và chuyên gia pháp lý trước khi báo cáo.
Kiểm toán viên phải chắc chắn về phạm vi của kiểm toán vì sợ rằng dịch vụ của mình sẽ không mấy tác dụng. Để hiểu và khẳng định phạm vi kiểm toán, yêu cầu phạm vi được đề cập chi tiết trong thư tham gia. Thư tham gia một khi đã được tập hợp và được xác nhận bởi khách hàng, tính toán nhiệm vụ của kiểm toán viên để làm việc trong phạm vi đó và khách hàng cũng phải chắc chắn về trách nhiệm của kiểm toán viên. Trừ khi, trong phạm vi được xác định kiểm toán viên không thể thực hiện nhiệm vụ của mình?
Minh bạch là từ khóa quan trọng trong tài liệu hướng dẫn.
Chuẩn mực kiểm toán quốc tế yêu cầu:
Kiểm toán viên phải chuẩn bị các tài liệu hồ sơ kiểm toán để cho phép một kiểm toán viên có kinh nghiệm, không có liên hệ trước đó với công việc kiểm toán hiểu được:
• Bản chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán thực hiện tuân theo ISA và Luật có thể áp dụng và các quy định,
• Các kết quả của các thủ tục kiểm toán và bằng chứng kiểm toán thu được,
• Vấn đề quan trọng phát sinh trong quá trình kiểm toán và đưa ra kết luận về việc này.
Hình thức và nội dung của tài liệu hướng dẫn phụ thuộc vào: • Bản chất của kiểm toán,
• Thủ tục kiểm toán dự định thực hiện, • Bằng chứng kiểm toán được thu thập, • Tầm quan trọng bằng chứng này,
• Phương pháp kiểm toán và công cụ được sử dụng.
Hồ sơ kiểm toán là một phần quan trọng nhất của tài liệu. Vì vậy, có bất kỳ định dạng theo quy định của hồ sơ kiểm toán không? Không.Đó một lần nữa là xét đoán kiểm toán viên phải làm.Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán nên được thiết kế mà để kiểm toán viên mới không có kinh nghiệm kiểm toán trước đó có thể xem lại công việc kiểm toán đã được thực hiện và đi đến một kết luận rằng là có, kiểm toán nên thực hiện dựa trên một số chuẩn mực.
Một số nước đã quy định thời gian tối thiểu 5-6 năm để lưu giữ các tài liệu, nhưng một lần nữa điều này là rất chủ quan.Chuẩn mực kiểm toán quốc tế yêu cầu các tài liệu được tập hợp hoặc được lưu trữ trong tài liệu hợp đồng kiểm toán trong vòng 60 ngày kể từ ngày báo cáo kiểm toán. Vì vậy, bất cứ điều gì là tài liệu và việc phân loại chúng phải tuân thủ các nguyên tắc của kiểm toán và trợ giúp cho các kiểm toán viên trong việc hình thành báo cáo. Đây là nhiệm vụ của kiểm toán viên phải giữ lại lưu ký trong các hồ sơ kiểm toán theo yêu cầu pháp lý và chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng, các hồ sơ kiểm toán đều là tài sản của kiểm toán viên và chúng được tạm giữ an toàn trong tay của kiểm toán viên. Bất kỳ thay đổi hoặc sửa đổi trong các hồ sơ hoặc các nội dung của tài liệu có thể được thực hiện nhưng phải giữ lại quan điểm liên quan trong kết luận kiểm toán đã đưa đến và đạo đức nghề nghiệp. Hơn nữa, kiểm toán viên phải tập hợp trong những trường hợp sửa đổi đó trong nội dung đã được thực hiện, người chịu trách nhiệm cho những thay đổi đó, và liệu bất kỳ sự xem lại được thực hiện lại để giữ lại sự minh bạch của các thủ tục tài liệu.
1.2Phương pháp lập tài liệu hồ sơ kiểm toán: Một mô hình con đường của quy trình nhận thức
Ý nghĩa thực tế:
Các kết quả của nghiên cứu này là rất quan trọng đối với các công ty kiểm toán để xem xét khi đánh giá giao thức tài liệu.Kết quả cho thấy việc chuẩn bị giấy tờ chi tiết cho kết quả nhận dạng mẫu tốt hơn và cũng có thể xác định tốt hơn các trường hợp ngoại lệ. Cả hai điền này sẽ làm tăng hiệu quả kiểm toán. Mặc dù giấy tờ chi tiết có liên quan tới việc tăng tỷ lệ phát hiện và nhận dạng mẫu, kiểm toán viên không thực hiện các thử nghiệm khả năng ghi nhớ. Do đó, các nhóm kiểm toán có thể làm tăng khả năng ghi nhớ của kiểm toán viên bằng cách khuyến khích các thành viên trong nhóm kiểm tra bằng chứng rất nhiều lần. Các kết quả cũng chỉ ra rằng tự đánh giá các tài liệu cũng có thể làm tăng nhận dạng mẫu, trong đó sẽ có một tác động có lợi về hiệu quả kiểm toán.
Mục đích của nghiên cứu:
Trong những năm gần đây, các công ty kế toán công đã gia tăng việc sử dụng các giấy tờ kiểm toán chi tiết và đang sử dụng các bản ghi nhớ tóm tắt ít hơn.Bản ghi nhớ tóm tắt trước đây phổ biến, vì chúng thường làm tăng hiệu quả (bằng cách giảm thời gian để tìm tài liệu đầy đủ) và giảm nguy cơ kiện tụng.Tuy nhiên, việc áp dụng các chuẩn mực kiểm toán số 3 của PCAOB làm tang lên số lượng tài liệu về các thủ tục kiểm toán cần được duy trì bởi các công ty. Một tương phản của hai loại bản ghi nhớ được cung cấp dưới đây:
- Bản ghi nhớ tóm tắt bao gồm: giải thích về các thủ tục tổng thể thực hiện (tức là mẫu lựa