- Tiêu chuẩn đánh giá tính hiệu lực, xác định đối với mục tiêu chung của đơn vị và mục tiêu bộ phận, mục tiêu cụ thể
c) Hiệu quả trong sử dụng các nguồn lực kinh tế của tr−ờng đại học và tiêu chuẩn đánh giá tính hiệu quả
3.2.3.1. Đánh giá hiệu lực của hệ thống KSNB.
Đánh giá hiệu lực của hệ thống KSNB là hoạt động đầu tiên của tất cả các cuộc kiểm toán. Trên cơ sở đánh giá hiệu lực của hệ thống KSNB, kiểm toán viên sẽ xác định lại với độ chính xác cao hơn và cụ thể hơn rủi ro kiểm toán đối với từng nội dung kiểm toán. Hiệu lực của KSNB đ−ợc thể hiện trên 3 mặt có liên quan mật thiết với nhau là hiệu lực KSNB về thông tin, về sự tuân thủ pháp luật và về quản lý. Tuy nhiên, trong mỗi loại hình của kiểm toán, trọng tâm của việc đánh giá hiệu lực của hệ thống KSNB có sự khác nhau; trong các cuộc KTHĐ, trọng tâm là đánh giá hiệu lực của KSNB về quản lý. Song, việc đánh giá hiệu lực KSNB về thông tin và về sự tuân thủ pháp luật vẫn cần phải đ−ợc tiến hành.
a) Đánh giá hiệu lực KSNB về sự tuân thủ pháp luật và về thông tin.
Đánh giá hiệu lực về sự tuân thủ pháp luật là cần thiết cho mọi cuộc kiểm toán. Trong cuộc KTHĐ th−ờng không đề ra phải đánh giá một cách
toàn diện hiệu lực KSNB về sự tuân thủ mà chỉ tập trung vào những nội dung mà luật pháp mà những quy định có tính chất quan trọng đối với mục tiêu kiểm toán. Những quy định có tính chất quan trọng đối với mục tiêu kiểm toán đối với đơn vị là rất nhiều; song, với cuộc KTHĐ đối với đơn vị SNCT cần chú ý đến những quy định quan trọng sau:
- Mục đích, phạm vi, nhiệm vụ trong hoạt động của đơn vị: nhiệm vụ chung, nhiệm vụ của các ch−ơng trình, dự án của đơn vị...;
- Quy trình, thủ tục thực hiện các hợp đồng, việc mua sắm các nguồn lực của đơn vị;
- Các quy trình, thủ tục trong bảo vệ, sử dụng các nguồn lực của đơn vị (về cả số, chất l−ợng, thời gian cung cấp...);
- Các quy trình, thủ tục đánh giá, chuyển giao hoặc cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho ng−ời nhận hàng hoá, dịch vụ;
- Các quy trình, thủ tục vay, trả vốn, cấp phát và thanh toán kinh phí. Những quy định chủ yếu trên ảnh h−ởng trọng yếu và trực tiếp đến việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, khả năng sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn lực của đơn vị; do vậy, nó có tính chất quan trọng đối với mục tiêu kiểm toán.
Đánh giá hiệu lực KSNB về thông tin thực chất là nhằm đảm bảo đ−ợc giá trị và độ tin cậy của các thông tin (số liệu thống kê, kế toán...); đây là cơ sở quan trọng làm giảm rủi ro cho KTHĐ.
Cũng nh− việc đánh giá hiệu lực KSNB về tuân thủ pháp luật, đánh giá hiệu lực KSNB về thông tin cũng không thể quan tâm đầy đủ, toàn diện đến mọi hoạt động thông tin mà chỉ tập trung vào những vấn đề có tính chất quan trọng đối với mục tiêu KTHĐ; đối với đơn vị SNCT, cần chú ý đến các quy định quan trọng sau:
- Các quy trình, thủ tục trong hạch toán kế toán;
- Các quy trình, thủ tục trong thống kê lao động - tiền l−ơng; - Các quy trình, thủ tục trong thống kê hàng hoá, vật t−, tài sản; - Các quy trình, thủ tục trong thống kê kết quả hoạt động.
Các quy trình, thủ tục trên ảnh h−ởng trọng yếu đến độ tin cậy của các thông tin làm cơ sở đảm bảo độ tin cậy của kết quả kiểm toán.
Để tiến hành đánh giá tính hiệu lực KSNB về tuân thủ pháp luật và về thông tin, KTV th−ờng sử dụng các ph−ơng pháp và thực hiện các b−ớc công việc chủ yếu sau:
- Nghiên cứu chi tiết các văn bản quy định; trong tr−ờng hợp ngoài khả năng chuyên môn, KTV cần tham khảo ý kiến chuyên gia pháp luật hoặc cơ quan ban hành văn bản.
- Thực hiện các thử nghiệm xuyên suốt từng quy trình, thủ tục để đánh giá hiệu lực thực tế của các quy định, cụ thể:
+ Chọn mẫu đánh giá (một số ít) các hồ sơ l−u trữ về việc thực hiện các quy trình, thủ tục dự định cần kiểm tra, đánh giá;
+ Thực hiện kiểm tra từng quy trình, thủ tục trên 2 góc độ: việc thực hiện các b−ớc, trình tự theo quy định của quy trình và kiểm tra việc thực hiện các thủ tục trong từng b−ớc của quy trình.
+ Kiểm tra những nội dung cụ thể về hoạt động và kiểm tra tính trung thực của các số liệu phản ánh trong các hồ sơ, tài liệu đó.
+ Tổng hợp, đánh giá những sai sót, vi phạm làm cơ sở xác định rủi ro - Khi xác định những sai phạm có thể xảy ra có ảnh h−ởng nghiêm trọng đến kết quả kiểm toán, KTV cần phải tiến hành mở rộng quy mô của các thử nghiệm để có thể kết luận:
+ Các hành vi sai phạm có khả năng xảy ra hay không và mức độ sai phạm; + Nếu có khả năng xảy ra và mức độ sai phạm đáng kể thì phải xác định ảnh h−ởng của chúng đối với các kết quả kiểm toán.
Ngoài ra, KTV còn có thể áp dụng các thủ tục, ph−ơng pháp khác nếu cho là cần thiết để đảm bảo đ−ợc độ tin cậy cao nhất trong đánh giá hiệu lực của KSNB về sự tuân thủ và về thông tin (điều tra, giám sát, phỏng vấn...)
Tr−ờng hợp đặc biệt, khi phát hiện có những khả năng sai phạm nghiêm trọng về sự tuân thủ và về thông tin ảnh h−ởng trọng yếu đến kết quả KTHĐ, KTV phải kiến nghị với KTNN để thay đổi kế hoạch kiểm toán (trở thành
cuộc kiểm toán hỗn hợp) hoặc đình chỉ kiểm toán để kiến nghị với các cơ quan điều tra tổ chức thực hiện cuộc điều tra tại đơn vị.
b) Đánh giá hiệu lực của KSNB về quản lý
Đây là nội dung trọng tâm của việc đánh giá hiệu lực KSNB tại đơn vị. Hệ thống KSNB về quản lý bao gồm các quy định về quá trình lập kế hoạch; tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch; kiểm tra kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch; tổ chức điều khiển các hoạt động; hệ thống đánh giá và báo cáo kết quả hoạt động. Nh− vậy hệ thống KSNB về quản lý gồm các quy định chỉ đạo xuyên suốt quá trình hoạt động, thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Trong cuộc KTHĐ cần chú trọng đến tất cả các quy định KSNB về quản lý. Tuy nhiên, những quy định KSNB chủ yếu sau đây luôn cần đ−ợc chú trọng đối với cuộc KTHĐ đối với các đơn vị SNCT:
- Quy trình tổ chức thực hiện những nhiệm vụ chính của đơn vị: đào tạo sinh viên, nghiên cứu khoa học, điều trị bệnh nhân... Đây th−ờng là những quy trình chung, tổng quát của đơn vị; trong đó phản ánh trình tự, nội dung tiến hành các hoạt động và sự phối hợp các yếu tố nguồn lực trong thực hiện các hoạt động đó.
- Các quy trình tổ chức thực hiện những nhiệm vụ của các bộ phận (mục tiêu bộ phận): quản lý nhân lực, quản lý và sử dụng tài chính, quản lý và sử dụng tài sản, vật t−. Các quy trình này th−ờng gồm nhiều quy định cụ thể liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực vào từng mục đích cụ thể.
- Các chính sách và biện pháp cụ thể trong bảo vệ và sử dụng các nguồn lực của đơn vị: các định mức, tiêu chuẩn, các thủ tục, yêu cầu trong sử dụng các nguồn lực.
- Các quy trình tổ chức thực hiện việc đánh giá kết quả hoạt động, gồm
kết quả hoạt động chung và kết quả hoạt động của các bộ phận chức năng của
đơn vị, gồm đánh giá về số và chất l−ợng sản phẩm, dịch vụ.
- Chế độ kiểm tra, kiểm soát và chế độ báo cáo th−ờng xuyên, định kỳ về việc sử dụng nguồn lực và kết quả hoạt động.
Đánh giá hiệu lực của KSNB về quản lý tạo ra cơ sở trực tiếp cho việc đánh giá rủi ro kiểm soát trong KTHĐ (trên cơ sở kết hợp với đánh giá hiệu lực KSNB về tuân thủ pháp luật và về thông tin). Việc đánh giá hiệu lực KSNB về quản lý trong cuộc KTHĐ th−ờng đ−ợc tiến hành ở phạm vi rộng hơn và chuyên sâu hơn đối với từng loại hoạt động của đơn vị. Việc đánh giá KSNB về quản lý th−ờng đ−ợc thực hiện theo quy trình và ph−ơng pháp sau:
Quy trình và ph−ơng pháp tiến hành đánh giá KSNB vê quản lý
- Nghiên cứu chi tiết các quy định về quản lý của đơn vị;
- Thực hiện các thử nghiệm xuyên suốt quy trình, thủ tục trên mẫu chọn - Thực hiện các thử nghiệm chi tiết trên mẫu đánh giá để đánh giá độ tin cậy trong thực hiện các chính sách, biện pháp, trong việc bảo vệ, sử dụng các nguồn lực; trong báo cáo kết quả sử dụng nguồn lực và kết quả hoạt động; trong đánh giá kết quả hoạt động và mức độ hoàn thành các mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận của đơn vị.
- Khi kiểm tra độ tin cậy của các biện pháp KSNB về quản lý đối với từng hoạt động của đơn vị; nếu phát hiện những biện pháp KSNB về quản lý của đơn vị có khả năng kém hiệu quả, KTV cần phải tiến hành:
+ Bổ sung các ph−ơng pháp kiểm tra khác; bổ sung các thông tin của bộ
