Kể từ khi phát sinh nhu cầu một món vay đến khi nó đợc thực hiện thì phải trải qua một quá trình phức tạp. Tính chất phức tạp thể hiện ở các chứng từ và quyết định của các cán bộ Ngân hàng trong việc nhận, thẩm định và đồng ý trao quyền sử dụng vốn cho khách hàng nào đó. Nói cho cùng, một khoản vay phát ra có đảm bảo rằng nó đợc thu hồi sau một thời gian nhất định hay không, điều đó phụ thuộc rất lớn vào quyết định thẩm định của cán bộ tín dụng. Công việc tiếp theo mà kế toán cho vay tiếp nhận từ cán bộ tín dụng là quản lí hồ sơ, theo dõi phần thu nợ, thu lãi sau khi đã giải ngân... từ đó có thông tin phản hồi về tình trạng chấp hành kỉ luật tài chính của khách hàng đối với Ngân hàng, chuyển lại cho cán
bộ tín dụng để cán bộ tín dụng tiến hành đôn đốc thu nợ, thu lãi hoặc có những quyết định quan trọng khác: gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn hoặc ngừng phát tiền vay. Vậy trong quá trình tiếp nhận hồ sơ kế toán cho vay phải làm gì?
Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn, sẽ tiến hành làm đơn xin vay vốn kèm theo các hợp đồng kinh tế liên quan đến món vay và phơng án trả nợ cùng một số tài liệu khác nh Báo cáo Kết quả kinh doanh... Cán bộ tín dụng sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành thẩm định tính chính xác và khả thi của hồ sơ xin vay, ghi rõ ý kiến vào tờ trình và trình lên cấp trên. Sau khi thấy điều kiện vay vốn của khách hàng là khả thi, trởng phòng tín dụng và cán bộ tín dụng ghi rõ ý kiến thẩm định vào báo cáo trình giám đốc quyết định. Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Láng Hạ căn cứ vào báo cáo thẩm định do phòng tín dụng trình sẽ quyết định hạn mức, lãi suất cho vay và giao cho phòng tín dụng làm hợp đồng tín dụng và thông báo cho khách hàng để ký hợp đồng... Sau khi hoàn thiện các thủ tục cho vay, cán bộ tín dụng chuyển cho cán bộ kế toán cho vay toàn bộ hồ sơ vay vốn bao gồm: hợp đồng tín dụng, tờ trình của cán bộ tín dụng, đơn xin vay vốn của khách hàng và các tài liệu liên quan.
• Hồ sơ vay vốn gồm: - Hợp đồng tín dụng - Giấy đề nghị vay vốn
- Dự án (phơng án) sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đời sống( nếu có)
- Hồ sơ đảm bảo tiền vay (bao gồm cả hợp đông bảo đảm tiền vay) đối với khách hàng vay vốn phải thực hiện các biện pháp bảo đảm tiền vay. ngoài ra việc cho vay hộ gia đình, cá nhân qua tổ vay vốn (hoặc qua doanh nghiệp), cho vay doanh nghiệp để chuyển tải vốn cho hộ gia đình.
+ Biên bản thành lập tổ vay, danh sách thành viên (hoặc danh sách hộ gia đình, cá nhân đề nghị Ngân hàng cho vay).
** Cho vay doanh nghiệp để chuyển tải vốn cho hộ gia đình, cá nhân phải có thêm một số các giấy tờ sau:
+ Danh sách hộ gia đình, cá nhân đề nghị Ngân hàng cho vay.
+ Hợp đồng cung ứng vật t, tiền vốn cho hộ gia đình, cá nhân nhận khoán.
Khi cán bộ kế toán cho vay nhận đợc hồ sơ pháp lí và hồ sơ vay vốn (gọi chung là bộ hồ sơ cho vay) từ cán bộ tín dụng chuyển đến, kế toán cho vay phải chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát trớc khi phát tiền vay. Quy trình này đợc thực hiện tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Láng Hạ nh sau:
- Kiểm nhận hồ sơ cho vay, đối chiếu đúng đủ theo danh mục hồ sơ cho vay, có ghi cụ thể từng loại giấy tờ (cái nào là bản gốc, cái nào là bản sao), kế toán cho vay có trách nhiệm kiểm soát và quản lí theo quy định cho vay hiện hành.
- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ cho vay:
+ Phải theo đúng mẫu đã ban hành tại các quy định cho vay của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
+ Sự khớp đúng giữa các yếu tố trên hợp đồng tín dụng với các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ cho vay nh: tên khách hàng vay vốn, số tiền cho vay (bằng số, bằng chữ), thời gian cho vay, lãi suất, kì hạn trả nợ.
+ Hợp đồng tín dụng phải có đầy đủ chữ kí và dấu theo quy định, chữ kí và dấu của khách hàng vay vốn (chữ kí của giám đốc và kế toán trởng nếu là doanh nghiệp, công ty), khách hàng có đăng ký mẫu dấu, chữ kí. Chữ kí và dấu của giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Láng Hạ (hoặc ngời uỷ quyền) đều phải khớp đúng với chữ kí và mẫu dấu đăng ký tại phòng kế toán, chữ kí của cán bộ tín dụng cho vay và của trởng phòng tín dụng.
- Sau khi kiểm nhận, kiểm tra bộ hồ sơ cho vay đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp kế toán cho vay kí nhận trên bảng kê giao nhận (hoặc sổ giao nhận) hồ sơ cho vay của cán bộ tín dụng chuyển đến.
- Kiểm tra sự khớp đúng các thông tin và dữ liệu trên máy vi tính với bộ hồ sơ cho vay (trong tròng hợp cán bộ tín dụng đã nhận dữ liệu của bộ hồ sơ cho vay) hoặc cán bộ kế toán cho vay vào các dự liệu hồ sơ cho vay theo quy trình giao nhận trực tiếp trên máy vi tính.
Ngoài hai bộ hồ sơ trên, nếu khách hàng vay có tài sản thế chấp, cầm cố thì kế toán cho vay phải tiến hành cả việc kế toán và quản lí hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay của khách hàng.