hàng Ngoại Thương Hưng Yên.
Bảng 9: Cơ cấu vốn huy động và vốn sử dùng 2004 – 2006 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Vốn huy động 1.526.978.305 81.957.720.247 97.926.389.317 Vốn sử dụng 1.136.000.000 113.909.084.864 202.923.376.843
Nguồn: số liệu về vốn huy động của chi nhánh Ngân hàng Ngoai thương Hưng Yên 2004 – 2006 (lấy từ hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy của chi nhánh - phòng PR).
Vì mới được thành lập từ cuối năm 2004, do đó số liệu năm 2004 có được không phản ánh một cách chính xác và chân thực được chiến lược cũng như hoạt động chính của chi nhánh ngân hàng Ngoại thương tại Hưng Yên. Theo đó thì vốn huy động là 1,5 tỷ đồng, lớn hơn con số 1,1 tỷ sử dụng cho vay của chi nhánh trong năm 2004.
Tuy vậy, khi xem xét số liệu 2 năm tiếp theo đó, ta có thể thấy rõ được tình hình hiện tại cũng như trong tương lai của ngân hàng:
Bảng 10: Biểu đồ cơ cấu vốn huy động và vốn sử dùng 2005 – 2006 Đơn vị: Tỷ đồng
Nguồn: số liệu về huy động và cho vay vốn của chi nhánh Ngân hàng Ngoai thương Hưng Yên 2005 – 2006 (lấy từ hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy của chi nhánh - phòng PR).
Qua đây, ta nhận thấy, vốn huy động ít hơn vốn cho vay rất nhìều, và xu hướng của ngân hàng là tăng tỷ trọng vốn cho vay lên. Đây là một biện pháp để nâng cao lợi nhuận thu được vì vốn cho vay liên quan trực tiếp đến các khỏan thu của ngân hàng, tuy vậy nó có chứa rủi ro trong đó, đó chính là khả năng hoàn trả nợ của các doanh nghiệp đi vay, khi có sự cố xảy ra thì khả năng không thu hồi vốn là rất cao, do các doanh nghiệp là vừa và nhỏ, do đó nếu có biến cố, họ sẽ là những người phá sản đầu tiền, sau đó mới đến các doanh nghiệp lớn hơn.
Trong hoạt động ngân hàng, thì hoạt động cho vay là chủ yếu, và chiếm phần đáng kể, có thể sẽ có nhiều nghiệp vụ huy động đuợc diễn ra, tuy nhiên một hoạt động cho vay có thể có quy mô bằng hàng chục lần hoạt động huy động vì đặc điểm là cho vay doanh nghiệp nên quy mô sẽ lớn hơn hoạt động huy động vốn tiết kiệm từ dân cư và tổ chức, do đó lợi nhuận kì vọng của chi nhánh sẽ là rất cao, nhưng lợi nhuận này chỉ là thực khi có chi nhánh có một ban kiểm soát rủi ro độc lập để tư vấn, sàng lọc các hợp đồng. Trên thực tế, chỉ chi nhánh cấp thành phố mới có, còn ở tỉnh thì chưa.
Sẽ là một khiếm quyết nếu không nói đến dự trữ. Nếu thúc đẩy hoạt động cho vay nhiều để kíếm lợi nhuận mà không chú trọng đến hoạt động huy động vốn, đến khi có rủi ro hoặc khủng hoảng thì có thể sẽ gây ra tình trạng thiếu hụt vốn, dẫn đến vỡ nợ.
2.2. Thực trạng nội dung nghiệp vụ kế tóan cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên.
2.2.1. Các thủ tục hồ sơ.
Quy trình thủ tục hồ sơ đối với các khoản vay vốn tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên được thực hiện theo những trình tự nhất định, trình tự đó được quy định trong cuốn “sổ tay tín dụng VCB”, lưu hành trong nội bộ ngân hàng. Có thể khái quát những thủ tục hồ sơ đó như sau:
* Tíếp nhận hồ sơ vay vốn, đánh giá thẩm định:
Khi một khách hàng có nhu cầu đề nghị với chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên cung cấp các sản phẩm, các cán bộ phu trách mảng cho vay (cán bộ tín dụng) sẽ trao đổi với khách hàng và tùy thuộc vào là khách hàng cũ hay mới để xác định những nội dung sau:
Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng, cấu trúc hoạt động, vị thế khách hàng trong ngành nghề kinh doanh, tiêu chuẩn đội ngũ quản lý.
Mục đích vay vốn.
Qua thảo luận ban đầu tại doanh nghiệp hoặc tại chi nhánh ngân hàng, cán bộ cho vay sẽ có trách nhiệm tập hợp tất cả các thông tin chi tiết cần thiết để phục vụ cho việc lập tờ trình tín dụng. Trong giai đoạn này, cán bộ cho vay cần xem xét:
Liệu dự án, phương án sắp được tài trọ có nằm trong pham vi và khả năng tổ chức của khách hàng hay không. Việc xác định này sẽ phụ thuộc vào mục đích của khách hàng, sự thành công của khách hàng cho đến thời điểm hiện tại, kế hoạch kinh doanh của khách hàng có tham chiếu các dự án/ phương án đã hoàn thành trước đó.
Đề xuất cấp tín dụng có phù hợp với chiến lược của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên nói riêng và của hệ thống ngân hàng Ngọai Thương nói chung hay không trong từng giai đoạn, dư nợ của các bên liên quan.
Nếu thấy phù hợp, cán bộ ngân hàng sẽ hướng dẫn khách hàng về hồ sơ vay vốn, đầu mối tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp hợp lệ của các tài liệu với những nội dung trong danh mục tài liệu của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên.
Sau khi nhận đựoc đề xuất vay vốn của khách hàng, bộ phận cho vay xem xét lại chi tiết hồ sơ vay vốn, đảm bảo đã nhận đựơc tất cả thông tin, tài liệu cần thiết. Tại giai đoạn này, chi tiết về tài sản đảm bảo đưa ra đã được thu nhập, bao gồm cả các bằng chứng về quyền sở hữu.
Sau khi rà soát tài liệu, bộ phận cho vay sẽ chuyển bộ tài liệu này cho bộ phận kiểm soát quản lý giải ngân cùng với hồ sơ vay vốn để rà soát. Tại đây cán bộ quản lý giải ngân sẽ vào sổ đăng kí hồ sơ để đảm bảo rằng hồ sơ tín dụng được xử lý hiệu quả và đê ghi chép kết quả của hồ sơ khi quyết định đựoc đưa ra (chấp nhận hoặc từ chối). Đồng thời, trách nhiệm của đơn vị này là kiểm tra tính đầy đủ, danh mục rả soát hồ sơ tài liệu phải tích những phần hồ sơ tài liệu đã đủ. Việc soát xét hồ sơ vay vốn phải được thực hiện đồng thời trong suốt quá trình phân tích và phê duyệt tín dùng và phải được hoàn thành đầy đủ để đảm bảo rằng không có sự chậm trễ không cần thiết trong quá trình soát xét sự đầy đủ của tài liệu thu thập được.
Cán bộ tín dụng sẽ lưu giữ các tài liệu làm việc để bổ súng các báo cáo/ biên bản họp, nội dung cuộc họp và các tài liệu khách có liên quan đến thoạt động quản lý hàng ngày đối với khoản vay. Nếu xảy ra trường hợp thiếu sót hoặc có nhu cầu bổ sung tài liệu thì cán bộ tín dụng sẽ được yêu cầu sửa đổi thiếu sót đó. Cán bộ quản lý giải ngân sẽ phải ghi nhật ký để theo dõi việc nhận lại các thông tin và tài liệu đã yêu cầu.
* Phân tích, thẩm định khách hàng vay vốn
Cán bộ tín dụng có trách nhiệm quản lý quá trình xử lý hồ sơ cho vay vốn từ đầu đến khi có quyết định cuối cùng. Bộ phận này cũng sẽ đánh giá hồ sơ trên cơ sở rủi ro không trả được nợ của khách hàng và những tổn thất có thể xảy ra trong trường hợp gặp rủi ro. Khi đánh giá một hồ sơ thì cán bộ cần xem xét tất cả các rủi ro có liên quan, trong đó tài sản thế chấp là yếu tố rất quan trọng, tài sản thế chấp cần được lập định giá giá trị cho bất cứ tài sản nào được dùng làm tài sản thế chấp cho ngân hàng. Trước khi nhận tài sản thế chấp thì việc đầu tiên là kiểm tra tài sản đó xem có đúng với nội dung kê khai hay không.
* Phân tích thảm định dự án đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh
Mục tiêu của bước này là:
Đưa ra kết luận vè tính khả thi hiệu quả về mặt tài chínhc ảu phương án sản xuất kinh doanh/ dự án đầu tư, khả năng trả nợ và những rủi ro có thể xảy ra để phục vụ cho việc quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay.
Làm cơ sở dể tham gia góp ý, tư vấn cho khách hàng vay, tạo điều kiện, tiền để cho việc đảm bảo hiệu quả cho vay, thu nợ gốc đúng hạn, hạn chế, phòng ngừa rủi ro.
Làm cơ sở để xác định số tiền cho vay, thời gian cho vay, dự kiến tiến độ giải ngân, mức thu nợ hợp lý, các điều kiện cho vay; tạo tiền đề cho khách hàgn hoạt động có hiệu quả và đảm bảo mục tiêu đầu tư của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên.
Đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng vay vốn.
Việc phân tích, thẩm định dự án đầu tư, phương án sản xuất được quy chiếu theo quy định về “Hướng dẫn phân tích thảm định phương án sản xuất kinh doanh/ dự án đầu tư” của hệ thống ngân hàng Ngoại Thương phát hành.
* Dự kiến lợi ích của chi nhánh nếukhoản vay được phê duyệt.
Tại bước này, lãi, phí có thể thu được nếu như khoản vay được phê duyệt sẽ đựơc tính tóan. Kết hợp xem xét với tổng thể lợi ích khác khi thiết lập quan hệ tín dụng với khách hàng.
* Các biện pháp đảm bảo tiền vay:
Đảm bảo tiền vay là việc khách hàng vay vốn của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên dùng các loại tài sản của mình hoặc bên thứ ba để cầm cố, thế chấp, bảo lãnh nhằm thực hiện nghĩa vụ với ngân hàng. Tài sản đảm bảo là cơ sở để xác lập trách nhiệm người vay; giảm thấp rủi ro tín dụng. Cần lưu í không coi đây là điều kiện duy nhất để quyết định cho vay; không xem là phương tiện duy nhất để đảm bảo an tòan cho vay vốn.
* Lập báo cáo thẩm định cho vay:
Cán bộ cho vay sẽ thảo luận với cán bộ thẩm định về tòan bộ hồ sơ tín dụng đẻ giúp cán bộ thẩm định hiểu rõ nhu cầu vay vốn hơn. Cán bộ thảm định nghiên cứu và thực hiện phân tích đề xuất vay vốn trên cơ sở các báo cáo tài chính, tài liệu và thông tin được khách hàng cung cấp.
Cán bộ thẩm định sau khi nghiên cứu, thẩm định các điều kiện vay vốn lập báo cáo thảm định hòan chỉnh, báo cáo thẩm định phải ghi rõ tính khả thi của dự án và sau đó chuyển lại cho bên có liên quan.
Sau khi đã rà soát báo cáo thẩm định, bán bộ cho vay lập tờ trình theo mẫu chuẩn cho khách hàng, nội dung trong tờ trình phải được trình bày chi tiết, ghe rõ ý kiến của cán bộ cho vay có đồng í hay không đồng ý cho vay, lý do. Tờ trình kèm theo hồ sơ vay vốn trình trưởng phòng cho vay, tờ trình đựơc cán bộ ký thể hiện rằng cán bộ cho vay là người đề xuất phê duyệt cho tự án vay và nhận trách nhiệm với đề xuất của mình.
* Xác định phương thức và nhu cầu cho vay.
Tùy theo yêu cầu vay vốn của khách hàng, kết quả thẩm định khách hàng và quan hệ với khách hàng mà ngân hàng sẽ quyết định phương thức cho vay có thể.
* Xem xét khả năng nguồn vốn và điều kiện thanh tóan của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên.
Cán bộ lãnh đạo sẽ phối kết hợp tham gia để:
Xem xét, cân đối khả năng nguồn vốn đối với những khỏan vay vớn.
Mua bán, chuyển đổi ngoại tệ với những khỏan vay để thanh tóan cho phía nước ngòai.
Xác dịnh lãi suất áp dụng cho khoản vay.
* Phê duyệt khoản vay.
* Ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay, giao nhận giấy tờ và tài sản đảm bảo.
2.2.2. Nội dung các nghiệp vụ trong kế tóan nghiệp vụ cho vay.
2.2.2.1. Nghiệp vụ kế tóan giai đoạn phát tiền vay.
Tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên, giai đọan phát tiền vay (giải ngân) được thực hiện qua các bước sau:
Trước khi thực hiện giải ngân hoặc phát hành các cam kết như phê duyệt thì cán giải ngân fải xác nhận rằng các tài liệu và điều kiện đã được đáp ứng đầy đủ. Ngược lại, cán bộ tín dụng sẽ được thông báo và có trách nhiệm đảo bảo rằng các tài liệu hoặc điều kiện còn thiếu được bổ sung trước khi quy trình phát tiền vay được tiến hành. Trong giai đoạn này, cán bộ ngân hàng fải chịu trách nhiệm nhận hồ sơ kèm chứng từ thanh tóan của khách hàng, kiểm tra các căn cứ phát tiền vay theo
quy định và có tờ trình lãnh đạo, đồng thời fải gửi một bản saoquyết định cho vay cùng thông báo cho cán bộ này ký, thông tin chi tiết về phát hành tiền vay, lịch tiến hành (nếu nó) cho phòng dịch vụ khách hàng (phòng kế tóan). Phong kế tóan sẽ chịu trách nhiệm giải ngân khi nhận được những tài liệu này. Việc giải ngân đựoc hạch tóan kế tóan đầy đủ trong sổ kế tóan ngân hàng đảm bảo có đủ thẩm quyền của người giải ngân, người kiểm soát và người duyệt; và đựoc thông báo lại cho các bộ phận có liên quan để tiện theo dõi đối với khỏan vay.
Khi việc giải ngân được thực hiện theo lịch giải ngân cụ thể. Các thay đổi trong lịch giải ngân sẽ do phòng tín dụng trình thủ trưởng. Trong năm 2006, tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên mặc dù khối lượng công việc kế tóan cho vay là rất lớn nhưng đều được thực hiện kịp thời, chính xác, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật rõ ràng, nhanh chóng.
Qua thực tập tại đơn vị, tôi nhận thấy quy trinh giải ngân gồm 3 bước sau:
i. Chứng từ giải ngân: Cán bộ ngân hàng yêu cầu khách hàng cung cấp các hồ sơ, chứng từ về mục đích sử dụng tiền vay gồm: hợp đồng cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ; bảng kê các khoản chi chi tiết, kế hoạch chi phí; biên bản nghiệm thu….; thông báo nộp tiền vào tài khoản của ngân hàng đối với nhưng khỏan vay thanh tóan với nước ngòai. Chứng từ của ngân hàng bao gồm: Hợp đồng bảo đảm tiền vay trong trường hợp khách hàng chưa hòan thành thủ tục đảm bảo tiền vay; bảng kê rút vốn vay; ủy nhiệm chi.
ii. Trình duyệt giải ngân: cán bộ tín dụng sau khi xem xét chứng từ giải ngân nói trên chuyển cho cán bộ quản lý giải ngân kiểm tra lại, nếu đủ điều kiện giải ngân thì trình trưởng phòng. Trưởng phòng kiểm tra lại điều kiện và nội dung rồi chuyển cho lãnh đạo ký duyệt.
iii. Nạp thông tin vào chương trình điện tóan và luân chuyển chứng từ.
2.2.2.2. Kế tóan nghiệp vụ thu nợ, thu lãi.
Tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên, việc theo dõi trả nợ gốc, lãi, phí được thực hiện rất nghiêm chỉnh, cụ thể là: cán bộ cho vay theo dõi việc thu nợ theo từng hợp đồng tín dụng đã ký cho từng dự án, khoản vay theo mẫu sổ theo dõi, mạng điện tóan. Định kỳ thì sẽ thống kê các khỏan vay đến hạn trả.
i. Về giai đoạn thu nợ:
Cán bộ tín dùng có trách nhiêm j theo dõi và thông kê các khỏan cho vay đến hạn, tính lãi, phí fải trả của các khoản nợ vay, bảo lãnh vay vốn, chuẩn bị va thông báo cho khách hàng vay vốn trước ngày đến hạn phải trả ít nhất là 10 ngày. Phòng dịch vụ khách hàng lập chứng từ trích tài khỏan tiền gửi khách hàng hoặc lập ủy nghiệm thu gửi đến ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản để thu nợ và lãi theo cam kết trong hợp đồng tín dụng, biên bản bổ sung hợp đồng tín dụng, văn bản điều chỉnh kỳ hạn trả nợ và gia hạn nợ. Cách hạch tóan như sau:
- Trả bằng tiền mặt:
Nợ: tài khoản tiền mặt (gốc)
Có: tài khoản cho vay của khách hàng (gốc).
- Trả bằng chuyển khỏan:
Nợ: tài khoản tiền gửi người vay (gốc)
Có: tài khoản cho vay của khách hàng (gốc).
Phòng dịch vụ khách hàng (phòng kế tóan) sẽ tiến hành thu ợ trước hạn trong các trường hợp: khách hàng đè nghị trả nợ trược hạn theo