Theo quyết định số 435/1998/QĐ – NHNN và văn bản 155/CV – NHNN thì các tài khoản được sử dụng trong kế tóan nghiệp vụ cho vay được chia làm hai loại: tài khoản nội bảng – phản ánh các khoản nợ trong hạn, quá hạn và tài khoản ngoại bảng – phản ánh lãi dự thu, tuy vậy mục đích chính của nó vẫn là để phản ánh tình hình về tài sản của khách hàng – chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng tài sản của ngân hàng (phần tổng tài sản “có”).
Ngòai ra thì người ta cũng sử dụng các tài khoản khác có liên quan trong hệ thống tài khoản kế tóan như: TK tiền lãi cộng dồn dự thu, TK dự phòng phải thu khó đòi...
1.2.3.2.1. Tài khoản nội bảng.
Tài khoản nội bảng chia làm 4 loại:
Tài khoản cho vay phản ánh nợ trong hạn bằng VNĐ và ngoại tệ.
Tài khoản nợ quá hạn – 2112, 2113, 2118 Tài khoản “lãi cộng dồn dự thu” - 217 Tài khoản dự phòng fải thu khó đòi - 219
* Tài khoản cho vay phản ánh nợ trong hạn bằng VNĐ và ngoại tệ. Trong quá trình vay vốn ngân hàng, ngân hàng luôn yêu cầu cá nhân, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế thành lập một tài khoản tại chính ngân hàng đó để tiện lợi trong việc chuyển khoản, cho vay. Để hạch tóan thì cần các tài khỏan liên quan sau: TK 2111, 2121, 2131, 2141…
TK X
Nợ Có
Số tiền ngân hàng cho các tổ chức
cá nhân trong nước vay
Số tiền tổ chức, cá nhân trong nước nợ
Số tiền chuyển sang tài khoản nợ thích hợp
Dư nợ: số tiền mà tổ chức, cá nhân trong nước đang nợ trong hạn và được gia hạn nợ
* Tài khoản nợ quá hạn: để theo dõi tình hình nợ quá hạn của khách hàng, theo dõi các mức độ nợ quá hạn, nó được chia làm các loại sau:
TK 2112: nợ quá hạn đến 180 ngày, có khả năng thu hồi.
TK 2113: nợ quá hạn từ 180 ngày đến 360 ngày, có khả năng thu hồi.
TK 2118: nợ khó đòi.
Kết cấu tài khoản nợ quá hạn:
TK X
Nợ Có
Số tiền chuyển nợ quá hạn
Số tiền thu nợ quá hạn (hoặc số tiền chuyển sang nợ quá hạn ở mức cao hơn).
người vay
* Tài khoản “lãi cộng dồn dự thu”.
Theo nghị định 166/1999/NĐ – CP của chính phủ và thông tư 92/2000/ TT – BTC của bộ tài chính về chế độ tài chính với các tổ chức tín dùng thì các ngân hàng chuyển từ chế độ kế tóan thực thu thực chi như trước kia (khi nào khách hàng đến trả lãi vay thì kế tóan viên sẽ thực hiện phản ánh nghiệp vụ vào tài khản “thu lãi cho vay”) sang tài khoản 217 “lãi cộng dồn dự thu”, đây là tài khoản mang tính tương lai, nó không liên quan đến việc tiền lãi trên thực tế đã nhận hay chưa, giúp cho quá trình lên kế hoạch tài chính trong trường hợp có và không có rủi ro không thu hồi được vốn cho vay.
Tài khoản sử dụng 217 có kết cấu như sau:
TK 217
Nợ Có
Số tiền lãi tính cộng dồn dự thu
Số tiền khách hàng đi vay tiền đã trả Số tiền lãi kỳ hạn mà không nhận được (trong một thời hạn theo quy định) chuyển sang TK “lãi chưa thu được”
Dư nợ: Phản ánh số tiền lãi mà ngân hàng chưa được thanh tóan
* Tài khỏan dự phòng phải thu khó đòi 219
Để ngăn ngừa khả năng bị khủng hoảng vốn do không thu hồi được vốn vay thì trong quá trình hoạt động, ngân hàng luôn trích lập các quỹ dự phòng từ chi phí để đề phòng các khoản cho vay mà khách hàng không có khả năng trả nợ (khoản phải thu khó đòi).
Tài khoản được sử dụng là TK 219 dùng để phản ánh việc trích lập quỹ dự phòng và sử dụng phòng xử lý các khoản cho vay mà không đòi được vào cuối các kỳ. Nó có kết cấu như sau:
TK 219
Nợ Có
Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí
Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xóa nợ.
Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng fải thu khó đòi đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số trích lập dự phòng cho niên độ sau.
Dư có: phản ánh số dụ phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ.
1.2.3.2.2. Tài khoản ngoại bảng.
Tài khoản ngoại bảng bao gồm 5 loại tài khoản sau: Tài khoản 94: lãi cho vay chưa thu được. Tài khoản 97: nợ khó đòi chờ xử lý.
Tài khoản 994: tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng. Tài khoản 995: tài sản chờ xử lý.
Tài khoản 996: các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố. Các tài khoản khác: 951, 951, 921, 925…
* Tài khoản 94: “lãi cho vay chưa thu được” dùng để phản ánh số lãi cho vay đựơc tính toán nhưng người vay không có khả năng thanh toán, gồm 2 tài khoản con:
Tài khoản 941: lãi cho vay chưa thu được bằng VNĐ. Tài khoản 942: lãi cho vay chưa thu được bằng ngoại tệ.
Kết cấu như sau:
TK 94x
Nhập Xuất
Số tiền lãi chưa thu được
Số tiền lãi đã thu được
Số còn lại: phản ánh số tiền lãi cho vay mà ngân hàng chưa thu đựợc
* Tài khoản 97: “nợ khó đòi chờ xử lý” dùng để hạch tóan các khoản nợ bị tổn thất và đã đáp dùng quỹ dự phòng rủi ro để bù đắp và trong thời gian theo dõi để tiếp tục thu hồi dần. Thời gian theo dõi tren tài khoản này theo quy định của ngân hàng Nhà Nước. Nếu không thu được thì tài khoản này sẽ bị hủy bỏ.
Kết cấu tài khoản 971: nợ tổn thất đang trong thời gian theo dõi:
TK 971 Nhập Xuất Phản ánh nợ tổn thất đã được xử lý bù đắp Nợ tổn thất đã thu hồi được Nợ tổn thất đã thu hồi được
Số còn lại: nợ tổn thất đã đựợc bù đắp nhưng vẫn tiếp tục theo dõi (lưu í là mở riêng từng tài khoản cho từng khách hàng).
* Tài khoản 994: “tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng” dùng để phản ánh các tài khoản thế chấp, cầm có cả các tổ chức, cá nhân vay vốn tín dụng theo chế độ cho vay quy định. Kết cấu như sau:
TK 994
Nhập Xuất
Giá trị của tài sản thế chấp, cầm cố giao cho ngân hàng quản lý để đảm bảo nợ vay Giá trị tài sản thế chấp cầm cố được đem phát mại để trả nợ vay
Số còn lại: phản ánh giá trị tài sản thế chấp cầm cố được ngân hàng quản lý.
* Tài khoản 995: “giá trị tài sản chờ xử lý”.
TK 995
Nhập Xuất
Giá trị tài sản ngân hàng tạm giữ chờ xử lý
Giá trị tài sản tổ chức tạm giữ chờ xử lý.
Số còn lại: phản ánh giá trị tài sản của tổ chức, cá nhân vay vốn đang được ngân hàng tạm giữ chờ xử lý do thiếu đảm bảo nợ vay ngân hàng.
* Tài khoản 996: các giấy tờ của khách hàng đưa cầm cố. Về cơ bản giống hệt tài khoản 994.
TK 996
Nhập Xuất
Giá trị của giấy tờ có giá của khách hàng giao cho ngân hàng quản lý để đảm bảo nợ vay
Giá trị giấy tờ có giá của khách hàng được đem phát mại để trả nợ vay
Số còn lại: phản ánh giá trị giấy tờ có giá của khách hàng được ngân hàng quản lý.
* Ngòai ra còn một số tài khoản khách như: TK 951, 952: tài sản dùng cho thuê tài chính; TK 921: cam kết bảo lãnh cho khách hàng; TK 925: cam kết tài trợ cho khách hàng.
Tất cả các tài khoản này cần lưu ý là được mở riêng cho từng khách hàng theo từng loại hình cho vay ngắn, trung và dài hạn để tiện quản lý, giám sát.
1.2.4. Nội dung kế tóan nghiệp vụ cho vay.
1.2.4.1. Nội dung kế toán nghiệp vụ cho vay từng lần.
* Nội dung kế toán nghiệp vụ giai đoạn cho vay.
Giai đoạn cho vay là giai đoạn đầu tiên của mọi phương thức cho vay, đây cũng được đánh gái là giai đoạn có vị trí quan trọng hàng đầu vì nó quyết định đến tính rủi ro của các khoản cho vay của ngân hàng nói riêng và tới kết quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung.
Thủ tục của giai đoạn này đã được miêu tả rất kĩ ở phần trên: đầu tiên là người có nhu cầu vay vốn làm một giấy đề nghị xin được vay vốn rồi gửi tới ngân hàng. Ngân hàng sẽ tiến hành một số thủ tục thẩm định để đưa ra quyết định. Trong trường hợp đủ điều kiện và được phép vay thì hợp đồng vay vốn sẽ được hai bên bàn bạc về điều kiện và lập ra. Nhiệm vụ của kế tóan viên sau đó là căm cú và hợp đồng và í kiến chỉ đạo của lãnh đạo để hướng dẫn khách hàng lập các chứng từ tài liệu cần thiết. Sau đó bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra tính pháp lý của thủ tục lần cuối, tính hợp lệ so với quy định của ngân hàng, của cấp trên. Tiếp đó
khi mọi thứ đã hoàn tất, cán bộ tiến hành giải ngân và trả lại cho khách hàng mỗi giấy tờ một bản, đồng thời tiến hàng đóng dấu cho khách hàng. Các giấy tờ còn lại có liên quan được lưu trữ an tòan trong hồ sơ khách hàng.
Quy trình hạch tóan thủ tục phát tiền vay:
Nợ: TK tiền vay của khách hàng.
Có: TK liên quan như TK tiền mặt, tiền gửi của người thụ hưởng. Trường hợp khách hàng vay thế chấp, để đảm bảo cho khỏan vay, kế tóan sẽ tiến hàng kiểm định phần giá trị của tài sản, giấy tờ thế chấp sau đó tiến hành hạch tóan:
Quy trình hạch tóan thủ tục ghi nhập tài sản thế chấp::
Ghi nhập: TK ngoại bảng 994 “Tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng”: giá trị tài sản.
Đi cùng với giai đoạn này là việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu có liên quan về cầm cố, thế chấp…. vào cuối mỗi kì, kế tóan tiến hành sao kê số dư các hợp đồng cho vay để đối chiếu với số dư các tài khoản cho vay, nếu phát hiện chênh lệch thì cần fải có phương pháp xử lý.
* Giai đoạn thu lãi.
Giai đoạn này chia thành 2 trường hợp:
- Nếu khách hàng trả gốc và lãi khi đến hạn thì hàng tháng, kế tóan viên sẽ tiến hành lập bảng kê tính lãi dự thu:
Nợ: TK lãi cộng dồn dự thu
Có: TK thu lãi tiền vay.
- Nếu khách hàng trả lãi từng tháng thì lãi thu được hàng tháng theo số dư nợ của tài khoản cho vay sẽ được tính theo phương pháp tích số:
Nợ: TK tiền mặt tại quỹ (TK tiền gửi KHàng).
Có: TK thu lãi tiền vay * Giai đoạn thu nợ.
Đến hạn đã giao hẹn trên hợp đồng cho vay thì khách hàng có nghĩa vụ hoàn trả lại khoản vay. Lưu ý rằng việc quy định kì hạn là do
cho vay vốn. Có hai phương pháp hoàn trả: trả nợ trước hạn để thanh tóan hợp đồng hoặc là trả từng lần theo định kì cho đến hết nợ khi hết hạn. Trong trường hợp hết hạn mà khách hàng vẫn chưa trả hết thì ngân hàng sẽ tự động tiến hành chuyển khoản từ TK của khách hàng để thu nợ; hoặc nếu do lý do khách quan khách hàng chưa hòan trả được thì họ có thể làm thủ tục xin gia hạn nợ (thời gian thường là từ 60 ngày đến 90 ngày).
- Như vậy, trong trường hợp trả cả gốc và lãi khi đến kì hạn thì thủ tục rất đơn giản như sau:
Nợ: TK thích hợp (TK tiền mặt, tiền gửi KH): GỐC + LÃI
Có: TK cho vay khách hàng: GỐC Có: TK lãi cộng dồn dự thu: LÃI
- Trường hợp thu lãi theo từng tháng (đến hạn khách hàng thanh tóan được):
Nợ: TK thích hợp (TK tiền mặt, tiền gửi của khách hàng) Số
Có: TK cho vay
* Giai đoạn chuyển nợ quá hạn.
Như đã nói ở trên, nếu đến hạn mà khách hàng không hoàn thành được nghĩa vụ của mình với ngân hàng thì cán bộ kế tóan có nghịa vụ chủ động trích từ tài khoản tiền gửi để thu lãi (nếu tài khoản khách hàng tại ngân hàng còn tiền), khi tiến hàng xong thì báo cho khách hàng biết. Trường hợp không thanh tóan được thì kế tóan viên sẽ tiến hành thóai thu đối với lãi cộng dồn đồng thời chuyển nợ gốc sang nợ quá hạn.
Bút tóan 1: chuyển nợ gốc sang nợ quá hạn.
Nợ: TK 2112 (TK nợ quá hạn) Số
Có: TK cho vay khách hàng
Bút tóan 2: thóai thu lãi
Nợ: TK thu lãi cho vay Số
Có: TK tiền lãi cộng dồn dự thu
Bên cạnh đó, kế tóan viên phải ghi Nhập vào TK 941 : “lãi cho vay chưa thu hồi được” và tiến hành đôn đốc khách hàng nộp trả tiền.
Quá 180 ngày mà khách hàng vẫn không hoàn trả được thì nợ quá hạn sẽ được chuyển lên mức cao hơn: TK 2113, 2118.
Cần lưu í là các khoản nợ trên hợp đồng hợp giấy nhận nhận sẽ được xóa khi thực hiện thu nợ. Tài khoản thế chấp chỉ được hoàn trả khi khách hàng hoàn trả hết cả gốc và lãi khoản nợ.
Khi đó kế toán viên sẽ tiến hành ghi Xuất TK 994: “tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng”. Hạch tóan
* Kế tóan nghiệp vụ cho vay giai đoạn lập quỹ dự phòng rủi ro. Vào từng thời điểm nhất đinh, kế tóan viên sẽ tiến hành tính tóan số dự phòng cần trích trên cơ sở đánh giá hoạt động cho vay. Tùy vào mức độ của các khoản vay mà tỷ lệ trích lập sẽ khác nhau (từ 0% đến 100%).
Hạch tóan trích lập dự phòng rủi ro:
Nợ: TK 872 - chi phí dự phòng rủi ro nợ khó đòi Số
Có: TK 219 - tiền lãi cộng dồn dự thu
* Giai đoạn xử lý các tài sản cầm cố, thế chấp (trong trường hợp khách hàng không thanh tóan được nợ và quá thời gian quy định của ngân hàng).
Giai đoạn này là giai đoạn “vớt vát” phần nào khỏan cho vay không đòi được, ngân hàng sẽ tiến hành phát mại tài sản thế chấp đó, có 2 trường họp:
- Giá trị của tài sản đó lớn hơn giá trị phần gốc và lãi mà khách hàng có nghĩa vụ trả thì kế tóan viên sẽ thực hiện nghiệp vụ bù trừ cho khách hàng sau đó hoàn trả phần giá trị còn lại.
- Giá trị tài sản đó nhỏ hơn phần nghĩa vụ khách hàng với ngân hàng thì ngân hàng sẽ làm tờ trình xin trích quỹ dự phòng fải thu khó đòi để xóa khoản nợ.
* Hạch tóan giai đoạn xóa nợ:
Để tiến hành xóa nợ thì việc trước tiên là phát mại tài sản cầm cố thế chấp của khách hàng:
- Hạch tóan phát mại tài sản thế chấp:
Ghi Xuất: TK 994
- Hạch tóan số tiền thu được:
Nợ: TK tiền mặt, tiền gửi của người thụ hưởng Số
Có: TK 4691 - thu về phát mại tài sản và khai thác tài
sản đảm bảo
- Hạch tóan xóa nợ:
Nợ: TK Quỹ dự phòng tài chính Nợ: TK Chi phí bất thường Có: TK 218 – Nợ khó đòi
Sau đó kế tóan viên thực hiện ghi Nhập TK 971: “Nợ bị tổn thất đang trong thời gian theo dõi”.
Trường hợp sau khi xoa nợ mà lại thu được nợ thì sẽ hạch tóan và TK Thu khách và Xuất 971. Hết thời hạn thì Xuất 971.
1.2.4.2. Nội dung kế toán nghiệp vụ cho vay theo hạn mức tín dụng.
Các bước tiến hành cũng tương tự như kế tóan cho vay từng lần: * Kế tóan giai đoạn cho vay:
Khi cả hai bên: ngân hàng và khách hàng đã thỏa thuận được hạn mức tín dụng trong mỗi kỳ kinh doanh thì đó sẽ là căn cứ để kế toán viên dựa vào mỗi lần mà khách hàng đến rút tiền. Do vậy, trách nhiệm của kế toán viên không chỉ là việc ghi chép nghiệp vụ một cách thuần túy, mà họ còn fải kiểm soát sao cho số tiền mà khách hàng vay không