• Cơ sở vật chất kỹ thuật
Như đã nêu ở phần trên bộ phận lễ tân tại công ty CPDL Kim Liên có vị trí ngay cổng vào chính của công ty, bao gồm 2 cửa một cho khách và một là dành cho nhân viên của bộ phận lễ tân.
Với hệ thống chiếu sáng tốt, trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật cho việc phục vụ khách: máy tính, điện thoại, máy in…Tất cả đều trong tình trạng hoạt động tốt. Với những điều kiện này sẽ đáp ứng được yêu cầu và khách du lịch sẽ cảm thấy thoải mái.
Nhân viên của bộ phận lễ tân với khu vệ sinh và thay đồ riêng, đảm bảo sạch sẽ cũng là một điều kiện tốt để họ cảm thấy mình làm việc trong một môi trường lao động tốt để tận tâm hơn với công việc.
• Mức độ vệ sinh trong và ngoài khu vực lễ tân
Bộ phận lễ tân của công ty được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp. Đồ tư trang của nhân viên được cất giữ riêng trong tủ, các hồ sơ giấy tờ được xếp gọn, chìa khóa buồng của khách được xếp và phân loại rõ ràng.
Nhân viên vệ sinh của khách sạn hàng ngày thực hiện công tác quét và lau dọn sàn nhà nên sàn nhà rất sạch, không có rác và bụi.
Hơn nữa mỗi nhân viên khi tới làm việc công việc đầu tiên là sẽ lau dọn và thu xếp chỗ làm việc của mình. Mặt bàn, ghế, tủ được lau hàng ngày nên sạch và có độ bóng và sáng.
Một lọ hoa tươi luôn được cắm rất đẹp và đặt trên quầy lễ tân tạo cho không gian trong quầy trở nên đẹp và sinh động hơn.
Bước vào quầy lễ tân của công ty bạn sẽ có cảm giác trang trọng và ấm cúng. • Về hình thức và thể chất của nhân viên lễ tân
Bộ phận lễ tân trực tiếp tiếp xúc với khách nước ngoài, là bộ mặt của khách sạn nên hình thức bên ngoài của nhân viên là yếu tố quan trọng. Hơn nữa công việc của nhân viên khá vất vả phải đứng nhiều, giao tiếp với nhiều đối tượng khách khác nhau, giải quyết các phàn nàn của khách, tiếp nhận và truyền đạt một số lượng lớn thông tin hàng ngày nên nhân viên lễ tân phải có thể lực tốt.
Nhân viên lễ tân tại công ty CPDL Kim Liên với đội ngũ lao động trẻ, với sức khỏe tốt, được khám định kỳ và có giấy chứng nhận sức khỏe.
Ngoại hình khá cân đối, xinh tươi, ưa nhìn và có duyên. Các nam nhân viên khỏe mạnh, nhanh nhẹn, vui tính.
Các nhân viên đều chấp hành nghiêm túc việc mặc đồng phục. Đồng phục nữ yêu cầu là áo sơ mi trắng, khoác bên ngoài là áo vét đen, váy đen nhưng mùa đông lạnh có thể mặc quần đen. Đồng phục nam là quần âu đen, áo sơ mi trắng và áo vét đen, đầu tóc gọn gàng, lịch sự trang nhã.
• Trình độ ngoại ngữ của nhân viên lễ tân
Phục vụ trong khách sạn có rất nhiều đối tượng khách nước ngoài khác nhau vì vậy trình độ ngoại ngữ của nhân viên lễ tân luôn luôn là một yếu tố bắt buộc. Nhân viên lễ tân của công ty với 100% biết sử dụng thông thạo tiếng Anh. Điều này đáp ứng được yêu cầu trong khi phục vụ khách nước ngoài lấy tiếng anh để làm ngôn ngữ trong giao tiếp.
Bên cạnh đó một ngôn ngữ cũng được sử dụng đó là tiếng Trung Quốc với 10% là mức thành thạo còn lại chỉ dừng lại ở mức cơ bản. Biết sử dụng hai thứ ngôn ngữ trong đó có tiếng Trung là điều kiện thuận lợi để nâng cao hơn chất lượng phục vụ.
• Thái độ làm việc của nhân viên lễ tân
Nhân viên lễ tân của khách sạn thể hiện được sự nhiệt tình trong công việc, niềm nở tiếp đón khách, sẵn sàng giúp đỡ khách như gọi taxi giúp khách, tìm thông tin cho khách hay nhận giữ đồ hộ khách… cũng như trả lời những câu hỏi của khách và đưa ra các gợi ý giúp đỡ khách.
Cung cấp đúng thông tin về khách sạn khi khách hỏi thông tin về giá cả, các dịch vụ, trả lại đồ dùng của khách để quên.
Nhân viên của bộ phận lễ tân luôn đi làm đúng giờ để chuẩn bị tốt nhất cho việc phục vụ khách và không rời vị trí của mình trong khi đang làm việc.
Trong giao tiếp với khách thể hiện sự tự tin và các thao tác nhanh nhẹn, dứt khoát, kèm theo các từ ngữ “Dạ”, “Vâng” thể hiện sự lịch sự.
Trong khi phục vụ khách và có một vị khách mới khác, nhân viên xin lỗi để tạm dừng và chào đón khách mới và yêu cầu họ đợi . Sau đó tiếp tục phục
vụ vị khách đầu tiên. Điều này đều tiện được sự tôn trọng đối với cả hai vị khách, và họ không cảm thấy phiền khi đợi một chút.
Nhân viên lễ tân khi tiếp nhận các cuộc gọi đến với thái độ tốt, xưng tên của khách sạn trong câu nói đầu tiên “ Khách sạn Kim Liên xin nghe”, tìm hiểu và ghi rõ các thông tin về khách và đợi khi bên kia mất tín hiệu mới cúp máy điện thoại.