I. Nhận xét về công tác kế toán vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bu điện hà nội.
b. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu:
- Về hệ thống sổ kế toán nhà máy sử dụng:
Hiện nay Nhà máy đang vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ”. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ cha thực sự thống nhất. Đối với các nhật ký đặc biệt lại đợc mở nh sổ nhật ký chung, cuối kỳ căn cứ vào các sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái. Khi kế toán tổng hợp toàn bộ số liệu trong kỳ hệ thống sổ sách bao gồm các nhật ký đặc biệt (nh hình thức Nhật ký chung). Nh vậy, việc vận dụng hệ
thống sổ sách kế toán cha thống nhất.
- Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy.
Do Nhà máy có quy mô lớn, sản phẩm sản xuất đa dạng, phong phú, vì vậy số lợng vật liệu của nhà máy có tới gần 2.000 loại đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Mỗi loại vật liệu lại có vị trí, vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành nên
sản phẩm, do vậy việc quản lý bảo quản gặp rất nhiều khó khăn. Trong khi đó nhà máy lại không sử dụng “ Sổ danh điểm vật liệu”, mặc dù mỗi loại vật liệu đều có mã vật t riêng nhng tại nhà máy vẫn cha tạo lập bộ mã vật t để có thể theo dõi dễ dàng chặt chẽ đảm bảo công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu.
- Về công tác tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Nh trên đã trình bày ở phần trên, công tác hạch toán chi tiết quá trình nhập- xuất- tồn kho vật liệu tại nhà máy áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song. Đây là một phơng pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên nó chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, sản phẩm, hàng hoá. Nhng trong mấy năm gần đây quy mô sản xuất của nhà máy liên tục đợc mở rộng, chủng loại vật t phong phú, mức độ nhập xuất cao, ở mỗi kho thủ kho quản lý đến hai, ba trăm loại vật t theo hình thức chuyên dùng. Phơng pháp thẻ song song có nhợc điểm là ghi chép trùng lặp do vậy nếu tiếp tục áp dụng phơng pháp này sẽ xảy ra sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán. Điều này sẽ dẫn đến khối lợng công tác kế toán cồng kềnh, phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức hơn. Do đó cần có biện pháp cụ thể để khắc phục tình trạng này.
- Về việc ghi chép sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Tại nhà máy khi phát sinh các nghiệp vụ nhập- xuất- tồn kho vật t, thủ kho tiến hành ghi thẻ và chuyển lên cho kế toán vật liệu. Trong khi đó ở phòng kế toán, nhận đợc các chứng từ gốc do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu chỉ tiến hành tập trung và phân loại các phiếu trong cả tháng, đến cuối tháng, hoặc định kỳ (10 ngày) mới tiến hành ghi chép vào sổ sách. Khi thực hiện theo phơng pháp này công việc thờng dồn vào cuối tháng rất bận rộn, có khi còn tồn công việc sang cả tháng sau đó, trong khi đó đầu tháng lại nhàn rỗi.
Bên cạnh đó, trong quá trình ghi chép thông thờng kế toán chỉ sử dụng sổ chi tiết cho khâu nhập vật liệu, còn phần kế toán chi tiết xuất vật liệu kế toán thực hiện ngay trên máy vi tính theo một hệ thống sổ sách đã đợc cài đặt sẵn, cuối kỳ tổng hợp số liệu và ghi sổ cái. Làm theo cách này rõ ràng tiết kiệm đợc thời gian và khối lợng công việc ghi chép, lại loại trừ đợc các bút toán trùng lặp của cùng một nghiệp vụ, nhng khó khăn cho việc đối chiếu giữa kế toán
tổng hợp và kế toán chi tiết .
- Về việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Theo nh quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật t hàng hoá đã mua nhng cuối tháng cha về nhập kho hoặc đã về nhng đang làm thủ tục nhập kho, trong trờng hợp nh vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản
151- “ Hàng mua đang đi đờng ”. Song ở Nhà máy thiết bị Bu điện, kế toán vật t không sử dụng tài khoản này. Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng nhng cuối tháng hàng cha về nhập kho, kế toán nhà máy lu chứng từ lại, sang tháng sau hàng về nhập kho mới phản ánh vào sổ sách. Đây là một vấn đề cần phải đợc khắc phục để tránh trờng hợp phải lu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trờng hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác.
- Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu ở nhà máy:
Do khối lợng nguyên vật liệu nhiều, các thủ kho nhìn chung là chấp hành t- ơng đối tốt các quy định về trách nhiệm với vật t trong kho nên tại nhà máy công tác kiểm kê chỉ tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm trớc khi lập báo cáo quyết toán cuối năm do ban kiểm kê tài sản tiến hành. Tuy làm nh vậy là tiết kiệm đợc thời gian và không gây ra sự xáo trộn nhng lại không theo dõi, phản ánh đợc chính xác sự biến động của nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và công tác quản lý. Nhng bên cạnh đó cũng có nhợc điểm là nếu mỗi năm chỉ tiến hành kiểm kê một lần thì trong trờng hợp nguyên vật liệu tồn đọng quá nhiều vào cuối kỳ sẽ gây nhiều ảnh hởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy. Bởi khi đó nhà máy sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn cho công tác bảo quản vật t, hệ thống kho tàng phải đảm bảo cho vật liệu không bị h hỏng, mất mát, đáp ứng đ- ợc đòi hỏi về chất lợng sản phẩm làm ra. Bên cạnh đó, số lợng vật t tồn lại cuối kỳ nhiều sẽ kéo dài vòng quay của vốn lu động, gây ảnh hởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả năm. Do đó nhà máy cần phải lu ý đến vấn đề này hơn nữa.
- Về việc nhập kho phế liệu:
ở nhà máy thiết bị Bu điện cha có biện pháp quản lý chặt chẽ đối với việc thu gom và nhập kho phế liệu. Phế liệu thải ra trong quá trình sản xuất vẫn đợc nhập kho nhng không có các thủ tục nhập kho cụ thể. Nhiều khi phế liệu không đợc nhập kho mà chỉ đợc thu gom lại một góc của phân xởng, định kỳ (ba- bốn ngày hoặc một tuần), công nhân tiến hành tái chế. Làm nh vậy có thể dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt phế liệu, hơn nữa tạo điều kiện cho công nhân không có trách nhiệm cao trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình sản xuất, làm thất thoát một nguồn thu của nhà máy. Do vậy nhà máy nên quan tâm đến vấn đề này hơn nữa.
Nhìn chung, với bất kỳ một doanh nghiệp nào, sự bất cập giữa thực tế và chế độ kế toán quy định là không thể tránh khỏi. Vấn đề đặt ra là trong quá trình vận dụng chế độ vào thực tế kế toán phải biết kết hợp giữa u điểm của các hình thức mà không gây ảnh hởng sai lệch đến số liệu thực tế. ở đây, với những tồn tại nêu ra ở trên, nhà máy nên xem xét và đề ra những biện pháp cụ thể để phù hợp với đặc điểm riêng của mình.