III. Tổ chức nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty thơng mại Bình Minh 1 Các phơng pháp tiêu thụ.
4. Hoạch toán chi tiền và tổng hợp quá trình tiêu thụ hàng hoá ở Công ty
4.1. Tổ chức hoạch toán chi tiết nghiệp vị tiêu thụ hàng hoá
Công ty đã đợc thực hiện vi tính hoá nên công tác kế toán có nhiều thuận lợi và giảm đợc tối đa công việc số liệu kế toán phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác hệ thống chứng từ theo mẫu của Tổng cục thống kê Nhà nớc quy định.
Nguyên tắc sử dụng đầu vào là các chứng từ đã đợc mã hoá mạng máytính sẽ tự động xử lý các số liệu trên chứng từ chạy theo chơng trình đã lập sẵn vào số liệu cho tất cả bảng kê bảng phân bổ sách kế toán. Các chứng từ kế toán bên ngoài cha đủ các chứng từ cần thiết thì lập phiếu kế toán để vào máy.
Trách nhiệm của cán bộ kế toán là kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, lập chứng từ ban đầu theo đúng chế độ ghi chép do Tổng cục thống kê ban hành và luân chuyển chứng từ theo quy định lập các phiếu kế toán để tính sổ phơng pháp ghi sổ của từng nghiệp vụ kinh tế kiểm tra tính chính xác của số liệu, chứng từ, sổ sách kế toán, tham gia phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, kiểm kê, kiểm toán nội bộ.
a) Bán hàng trực tiếp
- Bán buôn qua kho Công ty :
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết hoá đơn đặt hàng kế toán bán hàng tại văn phòng Công ty viết hoá đơn GTGT lập thành 3 liên giao cho bộ phận cho : 1 liên lu vào sổ gốc, liên 2 giao cho ngời mua, liên 3 giao cho bộ phận kho (kế toán kho) làm thủ tục xuất hàng khi xuất hàng kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho riêng cho từng nhóm hàng đến cuối ngày nộp phiếu này cùng hoá đơn lên Công ty để kế toán bán hàng tại Công ty làm cơ sở hoạch toán.
Ví dụ : Ngày 2/2/2001 xuất bán cho cửa hàng số 26 đờng Đê La Thành một số loại hàng.
Rợu : Nobônêong 145 chai GHT 85.000đ/c GB : 105.000đ/c
Rợu : ý 1288 chai GHT 130.000 đ/c GB : 160.000đ/c Rợu : 25 chai GHT 205.000đ/c GB : 280.000đ/c Đã thanh toán bằng tiền mặt 50% giá trị hàng hoá trên phần còn lại sẽ thanh toán sau 15 ngày.
Ngày 2/2/2001 kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT kế toán kho lập phiếu xuất kho.
Hóa đơn GTGT
Liên 1 : Lu
Ngày 2/2/2001 Ký hiệu AA/00 Số : 0022411
Đơn vị : VNĐ
Tên khách hàng : Cửa hàng 26 Đê La Thành : Mã khách Chứng từ sổ Địa chỉ : Mã số thuế
Sổ tài khoản
Khó xuất hàng : Kho Công ty Mã số kho xuất
Mã xuất đơn vị hàng
Mã ngời bán
Phơng tiện vận chuyển Hình thức thanh
toán
Địa điểm giao hàng Thanh toán 50%
còn ra 15 ngày Tên hàng hoá d. vụ Mã số ĐVT Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 2x1 - Nabônêông Nga C 145 105.000 15.2250.000 - Nabônêông ý C 1280 160.000 10.240.000 - Nabônêông Pháp c 25 280.000 7.000.000 Cộng tiền hàng 32.465.000 Thuế (10%) 3.246.500 Tốn tiền thanh toán 35.711.500
Viết bằng chữ : Ba lăm nghìn bảy trăm mời một nghìn năm trăm đồng
Ngời mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngời nộp hoá đơn (ký họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký họ tên)
Phiếu xuất kho do bộ phận kho lập làm căn cứ tính giá vốn hàng bán và dùng làm chứng từ hoạch toán
Phiếu xuất kho Ngày 2/2/2001
Nhóm hàng : Rợu và pônêông Họ tên ngời nhận
Xuất kho : Công ty
STT Tên hàng hoá Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1. Nabônêông Nga C 145 85.000 12.325.000 2 Nabônêông ý C 128 130.000 8.320.000 3 Nabônêông Pháp C 25 205.000 5.125.000 cộng 25.770.000 Ngời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngời nộp phiếu (ký họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký họ tên)
Kế toán công ty căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất khi hoạch toán + Ghi doanh thu bán hàng và chi tiết số phát sinh công nợ TK 13112 mở cho trả hàng 26 để là thành bảng kê số 11 và số 1 nhật ký chứng từ số 10 (ghi có TK 333) và nhật ký chứng từ số 8 (ghi có TK 5111) theo định khoản.
Nợ TK 13112 : 17.855.750 Nợ TK 1111 : 17.855.750
Có TK 33311 : 3.246.500 Có TK 511121 : 32.465.000
+ Kế toán căn cứ vào hoá đơn phiếu xuất kho và bảng kê xuất hàng hoá và từ đó tập hợp vào sổ chứng từ kế toán. Đồng thời hoạch toán giá vốn hàng đã tiêu thụ vào các sổ nhật ký chứng từ số 8 mở TK 1561 bảng kê mở cho TK 632 theo định khoản.
Nợ TK 63212 : 25.770.000
Có TK 15612 : 25.770.000
- Ngày 16/2/2001 khách hàng thanh toán tiền căn cứ vào phiếu thu kế toán hoạch toán vào bảng kê số 1 đồng thời ghi sổ chi tiết phát sinh công nợ mở cho khách hàng
Nợ TK 1111 : 17.855.750
Nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng kết thúc
* Bán qua cho đại lý : Đối với khách hàng có nhu cầu lớn Công ty sẽ xuất qua các đại lý . Phòng kinh doanh sẽ lập danh sách giao hàng đến cho đại lý căn cứ vào lệnh này đại lý sẽ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lập riêng cho từng nhóm hàng lập thành 3 liên: Liên 1 lu, liên 2 dùng để vận chuyển hàng liên 3 chuyển cho kho hàng, đồng thời kế toán bán hàng ở công ty lập hoá đơn GTGT thành 3 liên : Liên 1 lu sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kế toán bán hang.
Ví dụ 2 : Ngày 3/2/2001 bán cho cửa hàng số 2 đờng Láng Hạ một số hàng.
Rợu Chambanh Nga : 750 chai GHT 46.400đ/chai GB : 53.000đ/c Rợu Chambanh Pháp : 240 chai : GHT : 185.000đ/c GB 245.500đ
Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản và đợc hởng chiết khấu đợc h- ởng 5% đối với Chambanh Nga và 4% đối với Chambanh Pháp.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Liên 1 lu
Nhóm hàng rợu Chambanh Ngày 3/2/2001
Ký hiệu : Số :
Tên hàng hoá dịch vụ Mã số ĐVT Số lợng Ghi chú
Rợu Chambanh Nga Chai 750
Ngời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngời viết phiếu (ký họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký họ tên)
Tơng tự kế toán viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho mặt hàng rợu Chambanh Pháp : Kế toán lập hóa đơn GTGT theo mẫu giống nh qua cho Công ty.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán bán hàng hoạch toán nh sau :
+ Xác định doanh thu tiêu thụ rợu Chambanh Nga có trừ 5% chiết khấu và ghi vào sổ chi tiết phát sinh công nợ mở cho khách hàng bảng kê số 11 nhật ký chứng từ số 8 và số 10.
Nợ TK 13112 : 41.538.750 Có TK 33311 : 3.776.250 Có TK 511151 : 37.762.500
+ Hoạch toán giá vốn rợu Chambanh Nga đã tiêu thụ (theo giá hoạch toán) vào bảng kê xuất hàng hoá : Số chứng từ kế toán xuất hàng hoá nhật ký chứng từ số 10.
Nợ TK 632215 : 34.800.000 Có TK 33.621 : 34.800.000
+ Xác định doanh thu tiêu thụ rợu Chambanh Pháp có từ 4% chiết khấu và ghi vào sổ chi tiết phát sinh công nợ mở cho khách hàng, bảng kê số 11 nhật ký chứng từ số 8 và số 10.
Nợ TK13112 : 62.219.520 Có TK 33311 : 5.656.320 Có TK 511121 : 56.563.200
+ Hoạch toán giá vốn số hàng đã tiêu thụ theo giá hoạch toán và bảng kê xuất hàng hoá số chứng từ kế toán xuất hàng hoá mở cho khách hàng số 2 Lãng Hạ. Nhật ký chứng từ số 10.
Nợ TK 63212 : 44.400.000 Có TK 33621 : 44.400.000
Cuối ngày kế toán bán hàng nộp séc và bảng kê và nộp séc vào NH, ngày 4/2/2001 nhận đợc giấy báo có kế toán hoạch toán vào bảng kê số 2 sổ chi tiết công nợ mở cho KH nhật ký chứng từ số 8 theo định khoản.
Nợ TK 1121 : 103.758.270 Có TK 13111 : 103.758.270 * Bán buôn qua kho tổng đại lý
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT và kế toán viết phiếu xuất kho giống nh trờng hợp bán buôn qua kho Công ty.
Ví dụ 3 : Ngày 7/2/2001 xuất bán cho Công ty thơng mại Tràng Thi số 5 Tràng Tiền hoá đơn GTGT số 0022465.
Champanh ý : 24 chai GHT số 0022465
Champanh Pháp : 635 chai GHT 17.5000 GB : 200.000 Khách hàng thanh toán bằng ủy nhiệm chi.
Kế toán viết phiếu xuất kho và lập hoá đơn bán hàng giống nh trờng hợp bán buôn qua kho Công ty.
Kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu xuất kho hoạch toán
+ Xác định giá vốn hàng bán theo giá vốn hàng bán và bảng kê xuất hàng hoá, số chứng từ kế toán xuất hàng hoá mở cho nhóm khách hàng rợu Champanh chứng từ số 8.
Nợ TK 63212 : 113.261.000 Có TK 1572 : 113.261.000
+ Xác định doanh thu bán hàng và vào sổ chi tiết phát sinh công nợ cho Công ty thơng mại Tràng Thi bảng kê số 11 đồng thời vào nhật ký chứng từ số 8 và số 10.
Nợ TK 13112 : 142.524800 Có TK 33311 : 12.956800 Có TK 511121 : 129568000
+ Ngày 9/2/2001 nhận đợc giấy ủy nhiệm chi (liên báo có) do ngân hàng gửi đến kế toán ghi bảng kê số 2, sổ chi tiết phát sinh công nợ cho kháchhàng chứng từ số 8.
Nợ TK 1121 : 142524800 Có TK 13112 : 142524800
* Bán lẻ : phát sinh nghiệp vụ bán lẻ cửa hàng bán lẻ không bị lập hoá đơn GTGT (trừ trờng hợp khách hàng cần, hàng ngày khi bán hàng hoá ngời bán sẽ ghi số lợng, giá vốn, giá bán, thành tiền và ghi vào báo cáo bán lẻ hàng hoá : Định kỳ 7 ngày cửa hàng gửi báo cáo bán lẻ hàng hoá lập riêng cho từng nhóm hàng, với giấy nộp tiền kế toán bán hàng căn cứ vào đó lập hoá đơn (dùng cho hình thức bán lẻ) để làm cơ sở hoạch toán.
Trong phơng thức này kế toán không mở tài khoản chi tiết để hoạch toán doanh thu bán lẻ mà ghi chung với doanh thu bán buôn gọi là doanh thu tiêu thụ trực tiếp phơng thức chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt.
Ví dụ : 7/2/2001 văn phòng Công ty nhận đợc báo cáo bán lẻ của cửa hàng số 7 Khâm Thiên.
Kế toán căn cứ có báo cáo bán lẻ lập hoá đơn GTGT Công ty thơng mại Bình Minh
Cửa hàng số 7 Khâm Thiên
Hóa đơn (GTGT) Liên 1 lu Ngày 7/2/2001
Hình thức thanh toán tiền mặt Ký hiệu Số
ĐVT : VNĐ
Tên hàng hoá dịch vụ Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
Rợu Chambank 7.821.600
Cộng tiền hàng 7.821.600
Thuế (10%) 782.160
Tổng tiền thanh toán 8.603.760
Ngời mua (Ký họ tên) Thủ kho (Ký họ tên) Ngời lập (Ký họ tên) Kế toán trởng (Ký họ tên) Giám đốc (Ký họ tên)
Kế toán tiến hành hoạch toán
+ Xác định doanh thu vào sổ chi tiết công nợ và bảng kê số 11 đồng thời ghi nhật ký chứng từ số 8 và số 10.
Nợ TK 13112 : .8603.760 Có TK 3331 : 782.160 Có TK 51121 : 7.821.600
+ Xác định giá vốn hàng tiêu thụ và ghi vào bảng kê xuất hàng hoá sổ chứng từ kế toán của khách hàng đồng thời vào nhật ký chứng từ số 8.
Nợ TK 63212 : 6.498.000 Có TK 1561 : 4.698.000
Khi nộp tiền kế toán tiền mặt lập phiếu thu chuyển cho kế toán trởng ký duyệt. Sau đó làm thủ tục nộp tiền.
+ Căn cứ vào phiếu thu kế toán hoạch toán chi tiết vào bảng kê số 1 và chi tiết phát sinh công nợ nhật ký chứng từ số 8.
Nợ TK 1111 : 8.603.760 Có TK 13112 : 8.603.760
Mẫu phiếu thu
Đơn vị : Công ty thơng mại Bình Minh Địa chỉ : 45 Đờng Láng
Phiếu thu Số : Ngày 7/2/2001 TK có : 13112 Họ tên ngời nộp :
Bộ phận công tác : Cửa hàng số 7 Khâm Thiên Về khoản : Thanh toán tiền rợu Champanh Tổng số tiền : 8.603.760
Viết bằng chữ : Tám triệu sáu trăm linh ba nghìn bẩy trăm sáu mơi đồng. Ngày 7/2/2001
Kế toán trởng Kế toán tiền mặt
b) Bán qua tổng đại lý : Trong tất cả các trờng hợp gửi bán Công ty đều lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm căn cứ xuất hàng và có mẫu giống nh xuất bán qua đại lý.
Cuối tháng tổng đại lý báo cáo bán hàng gửi bán lập riêng cho từng nhóm hàng kèm theo các chứng từ gốc. Kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên liên 1 lu lại phòng kế toán, liên 2 giao cho tổng đại lý làm cơ sở ghi giảm hàng tồn kho, liên 3 dùng để hoạch toán.
* Xuất gửi đại lý kho Công ty.
Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm 3 liên, liên 1 lu, liên 2 chuyển cho tổng đại lý, liên 3 kế toán dùng để hoạch toán tăng giảm số hàng gửi đại lý.
Ví dụ : Ngày 15/2/2001 Công ty gửi cho siêu thị Láng Hạ một số hàng. Champanh 140 chai GHT : 42.000đ/c GB : 47.000đ/c
Champanh Nga 50 chai GHT 94050 đ/c GB 105.600đ/c Champanh Việt Nam 41 chai GHT 34.000đ/c GB : 44.000đ/c
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi Nợ TK 41572 : 12.116.500
Có TK 15612 : 12.146.500
+ Khi nhận đợc báo cáo hàng gửi bán kế toán ghi Nợ TK 13111 : 6689100
Có TK 3331 : 608100 Có TK 51112 : 6081000
+ Đồng thời ghi giảm hàng gửi bán Nợ TK 632 : 5.217.000
Có TK 157 : 5.217.000
Công ty thơng mại Bình Minh Siêu thị Láng Hạ Hoá đơn (GTGT) Liên 1 : lu Ngày 29/2/2001 Ký hiệu : Số : Đơn vị tính : VNĐ
Tên hàng hoá dịch vụ Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
Champanh Singapo C 26 47.000 1.365.000
Champanh Nga C 37 105600 3968000
Champanh Việt Nam C 17 44000 748000
Cộng tiền hàng 608100
Thuế GTGT (10%) 608100
Tổng tiền thanh toán 6.689100
Số viết bằng chữ : Sáu triệu sáu trăm năm chín nghìn một trăm
Ngời mua (Ký họ tên) Thủ kho (Ký họ tên) Ngời lập (Ký họ tên) Kế toán trởng (Ký họ tên) Giám đốc (Ký họ tên)
* Xuất gửi đại lý qua kho đại lý :
Phòng kinh doanh nộp lại xuống đại lý trực thuộc đồng thời lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển phải ghi rõ các chỉ tiêu.
Tên đơn vị : Địa chỉ : Kho xuất : Kho nhận :
Đợc chia làm 4 liên : liên 1 lu, liên 2 chuyển cho đại lý để báo nợ, liên 3 chuyển cho tổng đại lý, liên 4 kế toán bán hàng dùng để hoạch toán.
Ví dụ 6 : Ngày 9/2/2001 văn phòng công ty lập lệnh gửi cho cửa hàng số 4 đờng Thái Hà qua kho của đại lý số 10 Giảng Võ.
Rợu Hucky : 480 chai GHT : 580.000đ/c GB : 662.500đ/c
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển kế toán bán hàng ghi vào bảng kê số 10 và nhật ký chứng từ số 10.
Nợ TK 1575 : 278.400.000 Có TK 33621 : 278.400.000
Theo kế hoạch đến cuối tháng gửi báo cáo kiêm chứng từ lên kế toán Công ty tiến hành ghi doanh thu bán hàng vào TK 51112 và ghi giảm hàng gửi bán.
Sổ chi tiết phát sinh công nợ
Tài khoản công nợ 1311 phải thu tổng đại lý Mã khách/ CBCNV : 11011 : Siêu thị Láng Hạ Tháng 2/2001 D đầu kỳ - D có - D nợ : 1.174.854.378 Phát sinh - Phát sinh có : 1.734.343.159 - Phát sinh nợ : 2.109.333.986 D cuối kỳ D có D nợ : 1.549.845.204 Mã loại
chứng từ chứng từ Diễn giải Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày
NH1 2/2 Siêu thị trả tiền 30.146.000 Nh4 15/2 Siêu thị mua hàng 6.689.100
Cộng 2.109.333.985 1.734.343.159
Ngời nợ phiếu Kế toán trởng