Để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty nên Công ty tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, các cửa hàng đại lý của Công ty hoạch toán báo sổ là nơi tập hợp các chứng từ gốc lập bảng kê định kỳ gửi về phòng kế toán để kiểm tra và hoạch toán.
+ Kế toán trởng :
- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác kế toán tài chính toàn Công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành công tác kế toán, tổ chức hớng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ của Nhà nớc.
- Bảo vệ và giao kế hoạch tài chính cho các bộ phận.
- Tham gia khskết và kiểm tra các hợp đồng kinh tế tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh doanh
+ Phó phòng kế toán : Thay thế kế toán trởng điều hành kế toán tài chính khi kế toán trởng đi vắng.
+ Kế toán tổng hợp :
+ Tổng hợp toàn bộ quyết toán tổng hợp nhận ký chứng từ sổ cái bảng tổng kết tài sản.
- Kế toán TSCĐ kiểm kê TSCĐ
- Kế toán các khoản tạm ứng và công nợ khác, theo dõi tăng giảm các qũy. + Kế toán tiền mặt : Có nhiệm vụ kế toán tiền lơng, thởng, BHXH, CPCĐ, văn th phòng, thủ quỹ, kiểm toán công cụ lao động.
+ Kế toán bán hàng : Viết hoá đơn bán hàng kiểm kê hàng hoá thanh toán với ngời mua lập báo cáo tiêu thụ và xác định thuế phải nộp.
+ Kế toán ngân hàng : Theo dõi thu chi tiền gửi ngân hàng các khoản vay ngân hàng, mở th L/C thanh toán với ngời bán trong và ngoài nớc theo dõi công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá và chuyển tiền bán hàng.
+ Kế toán tài chính :
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm
- Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu t XDCB
- Chịu trách nhiệm thanh toán và theo dõi tăng giảm vốn và các khoản hoạt động tài chính của Công ty.
Sơ đồ 9 : Bộ máy kế toán
2. Chế độ kế toán.
+ Niên độ kế toán : từ ngày 1/1/2001 đến ngày 31/12/2001 + Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng trong ghi chép : VNĐ
Kế toán trởng Phó phòng kế toán Kế toán bán hàng Kế toán th- ơng mại Kế toán tổng hợp Kế toán tiền GNH Kế toán tài chính
- Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ theo giá thực tế giữa đồng Việt Nam và các đồng tiền khác của Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam công bố tại thời điểm đó.
* Phơng pháp kế toán TSCĐ.
Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo giá phí
Phơng pháp khấu hao căn cứ vào nguyên giá và chế độ khấu hao Nhà nớc quy định trích khấu hao bình quân hàng năm.
* Phơng pháp xác định giá vốn : Nguyên tắc xác định giá vốn theo giá mua hàng hoá thực tế do giá mua luôn thay đổi trên thị trờng nên Công ty dùng giá hoạch toán (GHT) để xác định giá vốn cuối kỳ điều chỉnh chênh lệch.
* Phơng pháp kế toán hàng tồn kho.
Nguyên tắc đánh giá theo giá mua thực tế của hàng hoá, phơng pháp xác định giá trị tồn kho cuối kỳ do giá vốn hàng hoá nhập luôn luôn thay đổi theo ngoại tệ, bảo hiểm, thuế nhập khẩu và giá cả hàng hoá thay đổi trên thị trờng nên Công ty xây dựng tỷ giá hoạch toán thay đổi trên thị trờng nên Công ty xây dựng tỷ giá hoạch toán để hoạch toán cuối kỳ quyết toán khoản chênh lệch giữa giá hoạch toán và giá vốn hàng nhập phân bổ cho từng hàng hoá tiêu thụ và giá vốn hàng nhập tồn kho. Giá trị tồn kho cuối kỳ đợc điều chỉnh giữa TK hàng tồn kho và tài khoản chênh lệch giá hàng hoá trên bằng CĐTS phơng pháp hoạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên.
+ Phơng pháp tính toán các khoản dự phòng tình hình trích lập và hàn nhập dự phòng thực hiện theo đúng thông t số 64/TC/TCDN ngày 15/7/1997 của Bộ tài chính.
+ Hoạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ mức thuế xuất đối với hàng hoá dịch vụ. Đối với tốt khả hàng hoá kinh doanh dịch vụ bán ra là 10% trên giá bán cha thuế.
- Đối với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu là 0%. + Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức nhật ký chứng từ đây là hình thức kế toán tơng đối phù hợp bởi vì Công ty kinh doanh tơng đối lớn. Các cửa hàng ở xa nhau nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều.
Đặc điểm của hình thức này mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại vào nhật ký chứng từ cuối tháng căn cứ vào số liệu chứng từ nhận ký chứng từ ghi vào sổ cái.
Trên thực tế Công ty có cải tiến một chút cho phù hợp với việc dùng máy vi tính - hình thức tổ chức sổ kế toán gần giống với hình thức nhậtký chứng từ chơng trình kế toán đợc lập trình áp dụng riêng cho Công ty kế toán viên chỉ việc vào số liệu cho các chứng từ ban đầu các khâu còn lại máy sẽ tự động làm nốt cho đến khi ra đợc các báo cáo cuối cùng.
Sơ đồ 10 : Sơ đồ hoạch toán theo hình thức nhật ký - chứng từ