Báo cáo kế toán bao gồm hai bộ phận là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng nh tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kì của doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán hiện hành, báo cáo tài chính bao gồm báo bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính là ba báo cáo tài chính bắt buộc và báo cáo lu chuyển tiền tệ là báo cáo manhg tính hớng dẫn, các doanh nghiệp có thể lập hoặc không, tuỳ thuộc vào nhu cầu thông tin và trình độ quản lý của mình. Doanh nghiệp có nghĩa vụ công khai báo cáo tài chính của mình với cơ quan thuế, với các nhà đầu t, ngân hàng và cơ quan quản lý có thẩm quyền.
Báo cáo quản trị là những báo cáo không mang tính bắt buộc và chỉ có phạm vi sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Các báo cáo quản trị đợc lập với mục đích theo dõi hoạt động của doanh nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý.
Hệ thống báo cáo kế toán ở Nhà máy da giày xuất khẩu Hà Nội bao gồm:
2.2.3.1. Về báo cáo tài chính:
Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng BK 11 Các chứng từ về tiêu thụ và thanh toán BK 8 BK9 BK10 SCT thanh toán với KH Sổ chi tiết giá vốn, DT Nhật kí chứng từ số 8. Sổ Cái TK 131, 632. 511
Biểu 23: Trình tự hạch toán tiêu thụ, xác định kết quả và thanh toán với người mua
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kì
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 46- Báo cáo thực tập tổng hợp
Theo đúng quy định của Bộ tài chính, Nhà máy tổ chức lập 3 báo cáo tài chính là bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. Bảng cân đối kế toán là báo cáo phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản tại thời điểm cuối năm tài chính. Bảng cân đối kế toán đợc chia làm 2 phần: Tài sản và nguồn vốn, kết cấu theo kiểu một bên, trong mỗi phần, các chỉ tiêu đợc sắp xếp và phân loại theo từng mục khác nhau, đợc phản ánh theo số đầu năm và số cuối kì. Bảng cân đối kế toán tại Nhà máy Da giầy xuất khẩu Hà Nội đợc lập theo mẫu B01- DN của bộ tài chính. Cơ sở để lập bảng cân đối kế toán là bảng cân đối kế toán ngày 31 tháng 12 năm trớc (đối với cột số đầu kì), sổ Cái các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích và các tài liệu liên quan khác (đối với các tài khoản ngoài bảng cân đối).
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Là báo cáo tài chính phản ánh tóm lợc các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cho thời kì năm tài chính. Báo cáo kết quả kinh doanh của Nhà máy đợc lập theo mẫu B02- DN, bao gồm ba phần:
Phần 1: Lãi, lỗ
Phần 2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc
Phần 3: Thuế GTGT đợc khấu trừ, thuế GTGT đợc hoàn lại, thuế GTGT đợc giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa.
Báo cáo kết quả kinh doanh đợc lập trên cơ sở báo cáo kết quả kinh doanh của kì tr- ớc (đối với cột số kì trớc) và các số liệu từ sổ kế toán trong kì của các tài khoản từ loại 5 đến loại 9.
- Thuyết minh báo cáo tài chính nhằm thuyết minh bằng lời và bằng số liệu một số chỉ tiêu kinh tế- tài chính cha đợc thể hiện trên các báo cáo tài chính ở trên. Thuyết minh báo cáo tài chính của Nhà máy đợc lập theo mẫu B09- DN của Bộ Tài chính.
Là doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc nên các báo cáo tài chính của Nhà máy sau khi lập sẽ đợc gửi về công ty mẹ là công ty xuất nhập khẩu da giầy Sài Gòn để tập hợp số liệu. Thời hạn gửi báo cáo tài chính do công ty quy định là trớc 70 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán (ngày 31 tháng 12 hàng năm).
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 47- Báo cáo thực tập tổng hợp
Nhà máy chỉ lập một báo cáo quản trị hàng tháng, đó là báo cáo quyết toán vật t hàng tháng và một báo cáo quản trị hàng ngày là báo cáo quỹ. Báo cáo quyết toán vật t theo dõi lợng vật t mua vào, xuất cho sản xuất, lợng vật t dở dang cuối kì và tồn trong kho Nhà máy. Trên cơ sở đó Nhà máy vừa kiểm tra đợc việc nhập, xuất vật t, vừa đánh giá đợc tình hình sử dụng vật t so với định mức kế hoạch đã đặt ra, tránh lãng phí, thất thoát. Báo cáo quỹ theo dõi lợng tiền mặt thực tế nhập, xuất, tồn quỹ hàng ngày.
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 48- Báo cáo thực tập tổng hợp
Phần III.
Đánh giá chung về tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà máy da giầy xuất khẩu Hà Nội.
Có thể nói, trong gần một nửa thế kỉ tồn tại và phát triển, Nhà máy Da giầy xuất khẩu Hà Nội đã trải qua những chặng đờng đầy thăng trầm nhng cũng rất vẻ vang. Khi chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị tr - ờng tự do cạnh tranh, mặc dù gặp phải rất nhiều khó khăn, song Nhà máy đã hết sức cố gắng để tiếp cận thị trờng, mở rộng đa dạng hoá mặt hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của ngời tiêu dùng và tạo ra lợi nhuận góp phần vào sự phát triển chung của công ty. Đến nay, Nhà máy đã xây dựng đợc một đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu năng lực và nhiệt huyết, tạo cơ sở cho sự phát triển trong tơng lai không xa.
Trong hoạt động kinh doanh của mình, Nhà máy luôn thực hiện tốt các chế độ chính sách do Nhà nớc và công ty đề ra, cả trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng là một cơ cấu hợp lý, đảm bảo sự quản lý và phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. Nhờ đó, Nhà máy đã liên tục đạt đợc những bớc phát triển khá vững chắc. trong thành tích chung của Nhà máy có một phần đóng góp quan trọng của công tác hạch toán kế toán. có thể đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán tại Nhà máy ở một số điểm chủ yếu sau:
3.1. Về cơ cấu và nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán tại Nhà máy:
Do số lợng lao động kế toán tại Nhà máy có phần hạn chế nên mỗi kế toán viên đều phải đảm nhiệm nhiều phần hành cùng một lúc. Việc đó làm cho hiệu quả của việc chuyên môn hoá không đợc cao, tuy nhiên, nó lại có một lợi ích không nhỏ là tiết kiệm đợc đáng kể chi phí trong điều kiện Nhà máy kinh doanh không mấy thuận lợi nh hiện nay. Hơn nữa, quy mô hoạt động của Nhà máy cũng không lớn, số nghiệp vụ phát sinh không nhiều nên khối lợng công việc cũng không phải là quá tải đối với các kế toán viên. Một điểm tích cực nữa của bộ máy kế toán là mặc dù ít nhân viên kế toán nhng Nhà máy đã tổ chức rất hợp lý, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cơ bản nh nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc bất vị thân... .Và với đội ngũ nhân viên kế toán giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, trung thực, có trách nhiệm với công việc, phòng tài chính kế toán luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 49- Báo cáo thực tập tổng hợp
giao, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho quản lý. Phòng kế toán đợc trang bị đầy đủ, hiện đại gồm 3 máy vi tính có cài đặt phần mềm kế toán Fast Accounting, 4 máy tính và các dụng cụ văn phòng cần thiết cho công việc của các nhân viên kế toán. Các báo cáo đợc lập đúng quy định và nộp đúng thời hạn. các chứng từ, sổ sách đợc thiết kế và in ấn rõ ràng, đẹp mắt.
3.2. Về tài khoản sử dụng:
Nhà máy áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 1141- TC/QĐ/CĐKT của bộ tài chính. Do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh nên Nhà máy không sử dụng một số TK nh TK 161 “ Chi sự nghiệp”, TK 212 “ TSCĐ thuê tài chính”, TK 451 “ Quỹ quản lý của cấp trên”, TK 461 “Nguồn kinh phí sự nghiệp” và TK 466 “Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ”. Ngoài ra, do đặc thù quản lý, Nhà máy đã thiết kế những tài khoản chi tiết một cách khoa học và thuận tiện nhất nh TK 112, 155. Nhìn chung, phần lớn các TK mà Nhà máy sử dụng đều theo đúng quy định của bộ tài chính, tuy nhiên có một số điểm sau mà Nhà máy nên điều chỉnh cho phù hợp với chế độ:
Thứ nhất, việc hạch toán chi phí lãi vay vào TK 6425 nh Nhà máy đang làm hiện nay là không phù hợp và không phản ánh đúng kết quả các hoạt động kinh doanh của Nhà máy. theo thông t 89/2002/TT- BTC thì chi phí lãi vay đợc phản ánh vào TK 635 “ Chi phí hoạt động tài chính”. Nh vậy, Nhà máy nên bỏ tài khoản 6425 và thay vào đó là TK 635 với tên gọi nh trên. Đồng thời, cũng theo thông t trên, TK 711 “Chi phí hoạt động tài chính” cũng phải đợc đổi thành TK 515 vẫn với tên gọi nh vậy và TK 721 “thu nhập hoạt động bất thờng” phải chuyển thành TK 711 “Thu nhập hoạt động khác”, TK 821 “Chi phí hoạt động bất thờng” phải chuyển thành TK 811 “Chi phí hoạt động khác”.
Thứ hai, Nhà máy không sử dụng các tài khoản dự phòng, bao gồm dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng giảm giá đầu t tài chính. Trong thực tế, việc trích lập các khoản dự phòng, nhất là dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn đối với các doanh nghiệp. Trong điều kiện sản xuất kinh doanh có nhiều rủi ro nh nhà hiện nay và với đặc thù có nhiều danh điểm vật liệu và thành phẩm, Nhà máy nên lập và hạch toán trên các khoản dự phòng để có nguồn bù đắp khi thiệt hại có thể xảy ra.
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 50- Báo cáo thực tập tổng hợp
Thứ ba, Nhà máy không sử dụng các TK 521, 531, 532 mà khi có giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thì kế toán hạch toán trực tiếp trên TK 511. Việc hạch toán nh vậy một mặt là tiết kiệm đợc khối lợng công việc, giảm số lợng sổ sách nh- ng mặt khác là không phù hợp với chế độ kế toán và không cho phép theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu để có biện pháp quản trị thích hợp.
Nh vậy, Nhà máy nên tổ chức biện pháp cập nhật các quy định mới trong chế độ kế toán để phổ biến và áp dụng một cách kịp thời, hiệu quả.
3.3. Về chứng từ sử dụng:
Hệ thống chứng từ của Nhà máy đợc thực hiện đầy đủ và theo đúng quy định của bộ tài chính. Các chứng từ của các phần hành đều đợc luân chuyển đúng quy định, có đầy đủ chữ kí cần thiết bắt buộc và đợc bảo quản, lu trữ cẩn thận. Các chứng từ đợc in trên các loại giấy tốt để đảm bảo giá trị lu trữ theo thời gian quy định cho từng loại chứng từ, đợc đánh số thứ tự đầy đủ, liên tục và đợc kiểm tra kĩ l- ỡng trớc khi ghi sổ, đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết cũng nh hiệu lực của chứng từ. Sau khi ghi sổ, kế toán phân loại chứng từ theo từng phần hành để tổ chức bảo quản, lu trữ. Việc bảo quản đợc Nhà máy tiến hành nghiêm chỉnh trong nhà lu trữ chứng từ, đảm bảo yêu cầu về an toàn, bí mật và thờng xuyên đợc kiểm tra, phun thuốc bảo vệ. Trong việc lập các chứng từ có sự độc lập tơng đối, đảm bảo sự kiểm tra lẫn nhau, ví dụ, giữa kế toán tiền mặt và ngời ghi sổ quỹ. Tuy nhiên, theo em, Nhà máy nên nghiên cứu lại mẫu phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho là chứng từ xác nhận số lợng và giá trị thực tế của lợng vật t nhập kho, do đó không cần quan tâm đến thuế GTGT phải trả cho hàng hoá đó là bao nhiêu. Bởi vì thuế GTGT không đợc hạch toán vào giá trị vật t, hơn nữa, chỉ tiêu này đã đợc phản ánh trong hoá đơn khi mua hàng. Nh vậy, Nhà máy nên bỏ bớt chỉ tiêu thuế GTGT trong phiếu nhập kho để giảm bớt phức tạp trong việc lập phiếu và ghi thẻ kho, hơn nữa còn làm cho việc ghi số tiền thực tế bằng chữ thật sự có ý nghĩa.
3.4. Về phơng pháp hạch toán:
Có thể thấy rằng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho và hạch toán tiêu thụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên rất phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và thành phẩm của Nhà máy. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán sử dụng phơng pháp thẻ song song có tuy có nhợc điểm là ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán nhng lại có một u điểm rất lớn là ghi chép
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 51- Báo cáo thực tập tổng hợp
đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, theo em, việc Nhà máy tổ chức tính giá thành sản phẩm theo phơng pháp tổng cộng chi phí là cha hợp lý. Mặc dù phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ tính toán nhng lại có nhợc điểm là không cho phép theo dõi tình hình hoàn thành kế hoạch sản phẩm cũng nh thực hành tiết kiệm nguyên vật liệu của từng phân xởng. Do đó, theo em, Nhà máy nên tính giá theo ph- ơng pháp phân bớc, nh vậy có thể khắc phục đợc những nhợc điểm trên, giúp cho Nhà máy xác định đợc hiệu quả hoạt động của từng phân xởng, từ đó có chính sách lơng, thởng hợp lý. Nhìn chung, việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở Nhà máy là đúng với nội dung nghiệp vụ và đúng với chế độ kế toán. Tuy nhiên, có một số tr- ờng hợp mà Nhà máy cha thực hiện đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành, trong đó nguyên nhân chủ yếu là do việc áp dụng chế độ tài khoản kế toán nh đã nêu ở phần trên. Cụ thể:
Đối với chi phí lãi vay, Nhà máy hạch toán Nợ TK 6425
Có TK 111, 112
là không hợp lý vì chi phí lãi vay đợc tính vào chi phí hoạt động tài chính của Nhà máy cha không phải chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đó phải bỏ tài khoản 6425, thay bằng tài khoản TK 635 và hạch toán:
Nợ TK 635
Có TK 111, 112
Việc hạch toán trên các TK 711, 721, 811, 821 phải chỉnh lại cho phù hợp với hệ thống tài khoản mới theo thông t 89/ 2002/TT- BTC
Đối với các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, Nhà máy hạch toán:
Nợ TK 511
Có TK 133
là không đúng với chế độ. Nh đã kiến nghị ở phần tài khoản kế toán áp dụng, Nhà máy nên sử dụng các TK 521, 531, 532 và khi có các nghiệp vụ chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thì hạch toán ;
Nợ TK 521, 531, 532 Có TK 133:
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 52- Báo cáo thực tập tổng hợp
Đối với các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho, kế toán Nhà máy hạch toán tăng chi phí quản lý doanh nghiệp nhng theo thông t 89/2002/TT- BTC thì khoản hao hụt, mất mát này phải ghi tăng giá vốn hàng bán. Nhà máy nên điều chỉnh lại