2.2.2.3.1. Đặc điểm tổ chức hạch toán tiền lơng
Tại Nhà máy Da giầy xuất khẩu Hà Nội có hai hình thức trả lơng là trả lơng theo sản phẩm và trả lơng theo thời gian (có kể đến hệ số cấp bậc). Số liệu gốc về ngày công
C. từ gốc về nhập- xuất thành phẩm
Bảng kê 9 Bảng kê 10
Bảng kê 8
NKCT 8( cột Có TK 155,157)
Sổ Cái TK 155, 157
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 35- Báo cáo thực tập tổng hợp
và số lợng sản phẩm hoàn thành của từng công nhân đợc nhân viên thống kê phân x- ởng theo dõi và gửi chứng từ về phòng tổ chức hành chính để tính lơng. Định mức giờ công do phòng tổ chức hành chính lập. Ngoài phần lơng cơ bản, công nhân Nhà máy còn có thêm một số khoản trợ cấp, khen thởng, tiền ăn ca... Chi phí nhân công đợc tập hợp chung cho các sản phẩm, các đơn đặt hàng, sau đó phân bổ theo từng sản phẩm hoặc từng đơn đặt hàng.
2.2.2.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của công nhân viên, kế toán sử dụng các TK sau:
TK 334: “Phải trả công nhân viên”, đợc chi tiết thành - TK 3341: Phải trả công nhân viên- tiền lơng - TK 3342: Phải trả công nhân viên- tiền ăn ca TK 338: “Phải trả, phải nộp khác”,
- TK 3382: Kinh phí công đoàn - TK 3383: Bảo hiểm xã hội - TK 3384: Bảo hiểm y tế
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng đến một số TK liên quan nh TK 111, 112, 622, 627, 641, 642...
2.2.2.3.3. Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán tiền lơng, kế toán sử dụng các chứng từ nh:
- Bảng chấm công: do các phân xởng theo dõi, xác nhận, sau đó chuyển lên phòng tổ chức hành chính tính lơng trên cơ sở các quy định hiện hành và các định mức tiền lơng.
- Phiếu nhập kho sản phẩm hoàn thành do phòng kế hoạch kinh doanh lập đối với một bộ phận công nhân viên làm việc hởng lơng theo sản phẩm. Trên cơ sở phiếu nhập kho, phòng hành chính tổng hợp tiến hành tính lơng căn cứ trên định mức khoán cho mỗi sản phẩm.
- Danh sách công nhân nghỉ chế độ hởng BHXH do phòng hành chính tổng hợp lập trên cơ sở các quy định của Nhà máyvà các phiếu nghỉ hởng BHXH.
- Bảng thanh toán tiền lơng: Do phòng kế toán (kế toán tiền lơng) lập, là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lơng, phụ cấp cho ngời lao động, kiểm tra việc
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 36- Báo cáo thực tập tổng hợp
thanh toán tiền lơng cho ngời lao độnglàm việc trong Nhà máy, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động, tiền lơng
- Bảng thanh toán BHXH: Do phòng kế toán (kế toán tiền lơng) lập, làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lơng cho ngời lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên.
2.2.2.3.4. Sổ sách kế toán sử dụng: 2.2.2.3.4.1. Sổ chi tiết:
Sổ chi tiết để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng đợc sử dụng tại Nhà máy Da giầy xuất khẩu Hà Nội là bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội và sổ chi tiết các tài khoản 334, 338. Sổ chi tiết TK 334, 338 đợc lập cho từng tổ sản xuất, trong đó
Công ty XNK da giầy Sài Gòn Nhà máy da giầy XK Hà Nội.
Sổ chi tiết tài khoản 334
Từ ngày.... đến ngày.... Đối tợng:... Ngày C. từ Diễn giải TK đ.ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Lơng Ăn ca Tổng Lơng Ăn ca Tổng
D đầu kì PS trong kì ... Tổng D cuối kì
Biểu 17: Mẫu sổ chi tiết tài khoản 334 sử dụng tại Nhà máy Da giầy XK Hà Nội.
Căn cứ để lập bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội là các bảng thanh toán l- ơng, thanh toán BHXH... kế toán tập hợp, phân loại chứng từ theo từng đối tợng sử dụng, tính toán số tiền để ghi vào bảng. Mẫu bảng này đợc trình bày trong phụ lục 1.
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 37- Báo cáo thực tập tổng hợp
Theo hình thức nhật kí chứng từ, các sổ tổng hợp mà kế toán sử dụng để hạch toán tiền lơng là :
- Bảng kê 4, 5 ( cột ghi Có TK 334, 338): Tập hợp chi phí nhân công theo các hoạt động trong Nhà máy nh chi phí công nhân trực tiếp sản xuất, chi phí nhân viên phân xởng, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí nhân viên quản lý
- Nhật kí chứng từ số 7 ( cột ghi Có TK 334, 338): tập hợp chi phí nhân công toàn Nhà máy.
- Nhật kí chứng từ số 1 (cột ghi Nợ TK 334, 338): phản ánh tình hình thanh toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng cho ngời lao động.
- Sổ Cái các TK 334, 338: đợc lập trên cơ sở số phát sinh từ các nhật kí và bảng kê kể trên. Số liệu từ các sổ Cái và các nhật kí chứng từ là cơ sở để lập các báo cáo tài chính liên quan.
Ghi chú: :Ghi hàng ngày
:Ghi cuối kì :Đối chiếu
2.2.2.4. Hạch toán tài sản cố định ( TSCĐ )
Bảng chấm công, phiếu nhập kho, bảng thanh toán lơng...
Báo cáo tài chính
Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH Bảng kê 4, 5 NKCT số 7 NKCT số 1 Sổ Cái TK 334, 338
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 38- Báo cáo thực tập tổng hợp
2.2.2.4.1. Đặc điểm tổ chức hạch toán TSCĐ
Tài sản cố định tại Nhà máy Da giầy xuất khẩu Hà Nội chủ yếu đợc hình thành từ nguồn vốn vay và nguồn vốn tự bổ sung. Từ năm 1997, theo hợp đồng với Công ty Footech của Hồng Kông, Nhà máy đã đợc trang bị thêm nhiều TSCĐ với trình độ công nghệ khá cao. Tuy nhiên, Nhà máy cũng có không ít TSCĐ không dùng đến trong quá trình sản xuất do đã quá lỗi thời hoặc sản phẩm làm ra trên dây chuyền đó không còn đợc sản xuất nữa. Chính vì vậy nên hàng năm, Nhà máy phải trích một khoản khấu hao rất lớn, làm giảm lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Về phân loại TSCĐ, Nhà máy không có TSCĐ thuê tài chính, các TSCĐ hiện có đều đợc phân loại là TSCĐ hữu hình. Về khấu hao TSCĐ, Nhà máy thực hiện trích khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng, hay khấu hao đều, nguồn vốn khấu hao đợc theo dõi trên sổ tài khoản 009.
2.2.2.4.2. TK sử dụng:
Để hạch toán TSCĐ, Nhà máy Da giầy xuất khẩu Hà Nội sử dụng các TK : TK 211: “TSCĐ hữu hình”, đợc chi tiết thành:
- TK 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc - TK 2113: Máy móc, thiết bị
- TK 2114: Phơng tiện vận tải, truyền dẫn - TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 214 (2141): Hao mòn TSCĐ hữu hình
TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang, đợc chi tiết thành - TK 2411: XDCB dở dang- Mua sắm TSCĐ
- TK 2412: XDCB dở dang- Xây dựng cơ bản TK 6274: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6279: Chi phí khấu hao TSCĐ- ban cơ điện TK 6414: Chi phí bán hàng- khấu hao TSCĐ TK 6424: Chi phí quản lý- khấu hao TSCĐ TK 721: Thu nhập hoạt động bất thờng TK 821: Chi phí hoạt động bất thờng
2.2.2.4.3. Chứng từ sử dụng:
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 39- Báo cáo thực tập tổng hợp
- Thẻ TSCĐ: Do kế toán TSCĐ lập riêng cho từng TSCĐ của Nhà máy nhằm theo dõi tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ. Thẻ TSCĐ đợc lập khi có biên bản giao nhận TSCĐ căn cứ trên các tài liệu kĩ thuật có liên quan và đợc huỷ khi có biên bản thanh lý TSCĐ. Thẻ đợc lu ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Căn cứ để ghi thẻ này là bảng trích khấu hao TSCĐ hàng tháng.
Công ty XNK da giầy Sài gòn Nhà máy da giầy XK Hà Nội.
Thẻ tài sản cố định
Số:...
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số ...ngày...tháng...năm... Tên, kí hiệu, quy cách TSCĐ:...Số hiệu TSCĐ:... Bộ phận sử dụng:...Năm đa vào sử dụng:... Nguyên giá:...
C. từ
Thay đổi nguyên giá TSCĐ Nguyên giá mới
Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày Lý do Số tiền Năm Giá trị HM Cộng dồn
STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị
Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày...tháng...năm...
Lý do:... Ghi giảm TSCĐ ngày...tháng...năm...
Lý do:...
Biểu 19: Mẫu thẻ TSCĐ tại Nhà máy Da giầy xuất khẩu Hà Nội.
- Biên bản giao nhận TSCĐ: Là căn cứ xác nhận việc giao nhận TSCĐ diễn ra tại đơn vị. ở Nhà máy, biên bản giao nhận chủ yếu đợc dùng cho hai trờng hợp: mua sắm TSCĐ và đa TSCĐ vào sử dụng sau khi hoàn thành xây dựng.
- Biên bản thanh lý TSCĐ: xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ sách kế toán.
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 40- Báo cáo thực tập tổng hợp
2.2.2.4.4. Sổ kế toán sử dụng: 2.2.2.4.4.1. Sổ chi tiết:
Sổ chi tiết mà Nhà máy sử dụng trong hạch toán TSCĐ là bảng tính và phân bổ khấu hao và sổ chi tiết tài sản cố định.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao: Đợc lập để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tợng sử dụng TSCĐ hàng tháng. Công ty XNK da giầy Sài Gòn
Nhà máy da giầy xuất khẩu Hà Nội. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
Tháng 1 năm 2004
STT
TK Có
TK Nợ Có TK 214 Σ
627- Chi phí sản xuất chung 6274- Chi phí KH TSCĐ
6279- chi phí KH TSCĐ- ban cơ điện 641- Chi phí bán hàng 6414- Chi phí bán hàng- KH TSCĐ 642- Chi phí quản lý 6424- Chi phí quản lý- KH TSCĐ 817.281.853 809.020.810 8.261.043 2.708.979 2.708.979 92.805.134 92.805.134 817.281.853 809.020.810 8.261.043 2.708.979 2.708.979 92.805.134 92.805.134 Tổng cộng 914.017.170 914.017.170 Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Ngời lập bảng Kế toán trởng
Biểu 20: Mẫu bảng phân bổ khấu hao TCSĐ tại Nhà máy da giầy XK Hà Nội.
- Sổ chi tiết TSCĐ: Nhà máy Da giầy xuất khẩu Hà Nội lập sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng. Mỗi bộ phận sử dụng phải mở riêng một sổ để theo dõi tài sản. Căn cứ để ghi sổ này là các chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ. Mẫu sổ này đợc trình bày trong phụ lục 2.
Cuối kì, căn cứ trên số liệu của các sổ chi tiết TSCĐ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ trên phạm vi toàn Nhà máy. Số liệu trên sổ này đợc dùng làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính có liên quan.
2.2.2.4.4.2. Sổ tổng hợp:
Để hạch toán TSCĐ, kế toán sử dụng các sổ tổng hợp bao gồm:
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 41- Báo cáo thực tập tổng hợp
- Các sổ phản ánh giảm TSCĐ nh NKCT số 9 ghi Có TK 211. Cơ sở để ghi sổ này là
- Các sổ phản ánh khấu hao TSCĐ nh bảng kê 4, 5, NKCT số 7 (phản ánh khấu hao tăng) và NKCT số 9 (cột ghi Có TK 211, ghi Nợ TK 214) (phản ánh khấu hao giảm)
- Sổ Cái các TK 211, 214: đợc lập vào cuối kì kế toán trên cơ sở số liệu từ các nhật kí chứng từ 1, 2, 4, 5, 7, 9, theo dõi tổng hợp số d đầu kì, các phát sinh tăng, giảm trong kì và số d cuối kì của các tài khoản tài sản cố định và khấu hao.
Ghi chú: :Ghi hàng ngày
:Ghi cuối kì :Đối chiếu
2.2.2.5. Hạch toán tiêu thụ và thanh toán với khách hàng
2.2.2.5.1. Đặc điểm tổ chức hạch toán tiêu thụ và thanh toán với khách hàng
Là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, Nhà máy Da giầy xuất khẩu Hà Nội tiêu thụ sản phẩm chủ yếu ở thị trờng nớc ngoài và một phần ở trong nớc. Với các nghiệp vụ xuất khẩu, Nhà máy xuất khẩu theo giá FOB, giao hàng tại cảng Hải Phòng với thuế suất xuất khẩu là 0%. Doanh thu của Nhà máy do đó thờng xuyên đ-
Biểu 21: Mô hình hạch toán tài sản cố định tại Nhà máy Da giầy XK Hà Nội.
Chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ và bảng phân bổ khấu hao
Bảng kê 4, 5 Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ NKCT 7 NKCT 9 NKCT 1, 2, 4, 5 Sổ Cái TK 211, 214
Báo cáo tài chính
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 42- Báo cáo thực tập tổng hợp
ợc ghi nhận bằng ngoại tệ. Trong thanh toán quốc tế, Nhà máy sử dụng điện chuyển tiền. Đây là hình thức thanh toán có khá nhiều rủi ro nhng thủ tục lại đơn giản, do đó dễ thực hiện và dễ đợc sự chấp nhận của khách hàng. Trong tiêu thụ thành phẩm, Nhà máy áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
2.2.2.5.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
Để hạch toán tiêu thụ và thanh toán với khách hàng, kế toán sử dụng các TK chủ yếu sau:
TK 511- Doanh thu bán hàng, đợc chi tiết thành: - TK 5111- Doanh thu bán hàng : Xuất khẩu - TK 5112- Doanh thu bán hàng : Nội địa - TK 5113- Doanh thu bán hàng: Khác TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 131: phải thu của khách hàng, đợc chi tiết theo từng khách hàng
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan nh TK 111, 112....
2.2.2.5.3. Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán tiêu thụ và thanh toán với khách hàng, chứng từ đợc kế toán sử dụng là hoá đơn GTGT (đối với các nghiệp vụ bán hàng trong nớc), bộ chứng từ xuất khẩu (đối với các nghiệp vụ xuất khẩu) và các phiếu thu, giấy báo Có, của Ngân hàng.
Hoá đơn GTGT do cán bộ cung ứng lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần), trong đó liên 1 lu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng để luân chuyển và thanh toán. Hóa đơn GTGT phải có đủ chữ kí của thủ trởng và kế toán tr- ởng đơn vị. Hoá đơn GTGT là chứng từ gốc cho các nghiệp vụ xuất kho và thu tiền. Sau khi thủ quỹ thu tiền và thủ kho xuất kho, hoá đơn GTGT đợc chuyển về cho kế toán tiêu thụ ghi sổ và bảo quản.
Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm Invoice, Parking List, tờ khai hải quan, vận đơn và có thể có một vài chứng từ khác liên quan tuỳ theo yêu cầu của bên mua, là cơ sở để xuất khẩu hàng hoá ra thị trờng nớc ngoài.
Phiếu thu và giấy báo Có của Ngân hàng đợc lập và luân chuyển nh đã trình bày trong phần hạch toán tiền mặt, tiền gửi ở trên.
Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - 43- Báo cáo thực tập tổng hợp
2.2.2.5.4.1. Sổ chi tiết:
Để theo dõi chi tiết việc tiêu thụ và thanh toán với ngời mua, kế toán sử dụng: Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời mua, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết doanh thu và bảng tổng hợp chi tiết bán hàng.
Sổ chi tiết doanh thu và sổ chi tiết giá vốn đợc lập riêng cho từng loại sản phẩm, bao gồm giầy dép xuất khẩu, giầy vải nội địa và kinh doanh khác. Trong đó, sổ chi tiết giá vốn theo dõi về số lợng, đơn giá, thành tiền của hàng bán và hàng bán bị trả lại theo tổng phát sinh trong kì. Sổ chi tiết doanh thu theo dõi doanh thu về số lợng, đơn giá, thành tiền và các khoản giảm trừ doanh thu, bao gồm chiết khấu th- ơng mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Cơ sở để ghi hai sổ này là các chứng từ xuất kho, hoá đơn GTGT, tờ khai hải quan...
Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán bao gồm các nội dung: số lợng bán, giá vốn, doanh