Vật liệu của công ty xuất dùng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán đợc hoặc cho vay .... Kế toán xuất kho vật liệu sử dụng các chứng từ xuất kho vật liệu sau :
- Phiếu xuất kho
- Phiếu lĩnh vật t theo hạn chế
Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán giá vật liệu xuất kho hàng ngày và áp dụng phơng pháp tính giá bình quân gia quyền liên hoàn. Giá trị vật liệu xuất kho đợc tính cuối ngày. Do áp dụng máy vi tính và hệ thống kho gần phòng tài vụ nên việc áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn là không khó khăn đối với kế toán vật liệu.
Hàng tháng, căn cứ vào sản lợng định mức và định mức tiêu hao vật liệu, phòng Kế hoạch vật t lập “Phiếu lĩnh vật t hạn mức theo kế hoạch”. Phiếu này đợc lập thành 02 liên, cho một hoặc nhiều loại vật t : 01 liên giao cho thủ kho giữ, 01 liên giao cho đơn vị sử dụng vật liệu. Khi lĩnh vật liệu đơn vị sử dụng phải mang phiếu này xuống kho để làm căn cứ xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi vào “Sổ nhật ký kho” số lợng vật liệu thực tế xuất kho. ở Công ty, hệ thống kho phân chia thành 02 cấp là kho phân xởng có trách nhiệm ghi chép cụ thể. Cuối tháng căn cứ vào số liệu phân xởng thực lĩnh để ghi vào sổ kho công ty và ghi vào cột “Số lợng thực lĩnh” trên “Phiếu lĩnh vật t hạn mức theo kế hoạch” (biểu 04). Vì vậy “Phiếu lĩnh vật t hạn mức theo kế hoạch” không dùng làm căn
cứ vào tình hình vật liệu thực tế sử dụng của từng loại sản phẩm để lên “Báo cáo sử dụng vật t” cho phân xởng. Khi đó kế toán dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan.
Trờng hợp đơn vị sử dụng vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại vật liệu nào đó thì phải yêu cầu với phòng Kế hoạch vật t. Khi đó phòng Kế hoạch vật t sẽ trên cơ sở xem xét về tình hình sử dụng vật liệu tại phân xởng, số lợng vật liệu yêu cầu để quyết định lợng vật liệu bổ sung đợc ghi vào cột “Số lợng thực xuất”, đồng thời căn cứ vào “Đơn giá” của loại vật liệu đó để tính ra “Thành tiền”.
Công ty sử dụng “Phiếu lĩnh vật t hạn mức theo kế hoạch” khi xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất. “Phiếu xuất kho” chủ yếu đợc sử dụng khi xuất các loại CCDC, phụ tùng thay thế. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho, “Phiếu xuất kho” đợc thành lập thành 03 liên : 01 liên ngời lĩnh vật liệu giữ, 01 liên gửi phòng kế hoạch vật t và 01 liên giao cho phòng Tài vụ.