TẤT CẢ MỌI NGƯỜI
Bất cứ một công việc gì cũng cần sự đoàn kết sự tập trung của tất cả mọi người trong nhóm vì “Đoàn kết là sức mạnh của thành công”. Trong khi đó, chương trình 5S chỉ có thể thành công khi có sự tham gia của tất cả mọi người. Việc triển khai chương trình này ở phòng kế toán coi như là thí điểm để cho toàn công ty áp dụng. Cho nên chương trình muốn được triển khai rộng rãi và được mọi người quan tâm thì phong trào này cần phải có được sự thành công ở phòng kế toán, làm cho mọi người trong toàn công ty thấy được kết quả cũng như hiệu quả đạt được khi thực hiện chương trình này. Vì vậy mỗi người cần phải tự ý thức được công việc của mình và của tập thể, cùng tham gia đóng góp ý kiến để đưa ra cách thức thực hiện phong trào tốt nhất phù hợp với môi trường làm việc tại công ty mình. Mỗi công việc đề ra cần phải có mục tiêu để đạt được nó. Cần làm cho mọi người hiểu được mục tiêu của chương trình 5S bao gồm:
Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S. Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
5S là nội dung của Kaizen - cải tiến liên tục. Kaizen là một triết lý của Nhật nổi tiếng được ứng dụng thành công trong cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ trung tất cả các lĩnh vực. Đó là một triết lý và nền tảng để khuyến khích thúc đẩy các nhân viên trong công ty liên tục đạt được hiệu quả và năng suất lao động cao hơn và quan trọng hơn để đạt được mục tiêu cao hơn về sự hài long, doanh thu và lợi nhuận. Nó kêu gọi lỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức, không
phân biệt nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong công ty như:
Xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân;
Xu hướng quản lý theo mạng lưới hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc;
Xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được mọi người coi trọng hơn là vốn;
Xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến;
Cho nên người lãnh đạo phải biết gắn mục tiêu của chương trình 5S với lợi ích của người lao động để khuyến khích họ thực hiện. Chương trình 5S phải thu hút được sự chú ý của mọi thành viên đều tham gia nhiệt tình và phát huy ý tưởng sáng tạo cải tiến chương trình. Một số giải pháp để thực hiện thành công phong trào:
- Thực hiện in và phát cho mọi người những quyển sách mini minh hoạ cho 5S và sử dụng 5S như thế nào để mọi người có thể hiểu và học tập. Đồng thời Ban lãnh đạo cũng đưa ra bản báo cáo định kỳ về tình hình thực hện 5S trong thời gian vừa qua để mọi người cập nhật , bình luận cùng rút ra kinh nghiệm nhằm cải thiện hiện trạng.
- Cần phát động phong trào mạnh mẽ bằng việc treo những áp phích, biểu ngữ, khẩu hiệu và bản tin nội bộ về tình hình hoạt động chương trình. Khi thực hiện cần tình đến những hiệu quả mà hoạt động mang lại, gây sự tập trung chú ý của mọi người. Hoạt động này sẽ tạo cho mọi người sự hào hứng khi thực hiện phong trào.
- Để có thêm kinh nghiệm về thực hiện 5S công ty cần có một hoặc một số buổi tham quan những công ty điển hình đã thực hiện thành công 5S. Đây là hoạt động rất hữu ích để chương trình không vấp phải những sai lầm mà những công ty trước áp dụng đã gặp phải. Công ty cần tổ chức đào tạo cơ bản nội bộ về 5S cho mọi người.
Vì mới chỉ được áp dụng thí điểm ở phòng kế toán nên chưa có sự so sánh giữa các phòng. Nhưng trong cuộc họp của toàn công ty cần phải đưa ra báo cáo về tình hình thực hiện chương trình tại phòng kế toán bằng việc đưa ra các chứng cứ như băng video, ảnh chụp…cho mọi người theo dõi. Đồng thời có bảng kiểm tra về thưcj hiện 5S và giáo dục cho mọi người cách thực hiện thế nào là hiệu quả nhất. Việc này sẽ giúp cho mọi người nắm bắt được tình hình và dùng nó làm tiền đề cho hoạt động triển khai 5S đến toàn công ty.