3. CHƯƠNG TRÌNH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 1 Chuẩn bị
3.4. Thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO hằng ngày
Trong phòng kế toán người cao nhất là trưởng phòng. Vì vậy trưởng phòng phải cùng các nhân viên trong phòng phát động phong trào để mọi người cùng thực hiện sang lọc, sắp xếp, sạch sẽ hang ngày. Bởi vì phong trào này cần tính tự giác của mỗi người trong quá trình làm việc, ngoài việc giữ gìn môi trường làm việc chung tại phòng thì cũng nên sắp xếp môi trường làm việc tại chỗ của mình đảm bảo tính thoải mái thuận tiện, tính khoa học trong công việc. Đối với mỗi vị trí làm việc có những đặc điểm riêng nên công việc của mỗi người cũng khác nhau.
- Đối với Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng là người có quỳen cao nhất trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm tổng hợp và thông qua mọi hoạt động, chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra công việc của các kế toán viên trong phòng. Là người phụ trách chung công tác kế toán của phòng. Mọi công văn, giấy tờ đều phải do kế toán trưởng thông qua và ký nhận.
đối với công ty, Kế toán trưởng là người có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty.
Cho nên để thực hiện 5S cần phải làm những công việc như sau:
Kế toán trưởng lên kế hoạch các công việc hằng ngày để giao nhiệm vụ cho các kế toán viên đồng thời cũng tiện cho việc theo dõi. Trước khi tiến hành công việc nên đề ra chi tiết các công việc cần làm:
các cặp tài liệu như : các chứng từ kế toán, các sổ tổng hợp kế toán, các hợp đồng hay phải sử dụng để theo dõi nên để gọn ở nơi dễ tìm thấy. Các tài liệu, sách đọc tham khảo, các quyết định, bổ nhiệm, các công văn giấy tờ có lien quan…nên để trong các file riêng từng loại. Các file này phải được gián sẵn nhãn và được để gọn ở một chỗ vì người ta ít khi sử dụng đến.
- Sau khi đã sắp xếp các tài liệu trong tủ thì cần lau dọn sạch sẽ tủ để tránh bụi bẩn mối mọt làm hỏng tài liệu. Đây là công việc nên làm thường xuyên. Trong phòng luôn cần có thùng đựng rác để đựng những thứ không còn cần sử dụng nữa như giấy tờ bỏ đi… Trong phòng kế toán trưởng luôn có một bàn làm việc riêng, đây là nơi được sử dụng nhiều nhất. Để cho công việc có hiệu quả luôn phải gọn gang sạch sẽ mọi thứ trên bàn phải được để đúng nơi quy định như các công văn, sổ sách, giấy tờ làm việc hang ngày được để ở một góc bàn. Bóng điện sừ dụng khi làm việc, hộp điện thoại..phải được bố trí phù hợp mà tiện nhất khi cần sử dụng vì điện thoại là vật sử dụng thường xuyên để liên lạc. Trên bàn có thể để một lịch làm việc cụ thể trong ngày cho kế toán trưởng tiện theo dõi.
- Thường thường vào cuối tháng Kế toán trưởng phải báo cáo lên ban lãnh đạo xem xét và ký duyệt các vấn đề liên quan đến kế toán tài chính của công ty. Cho nên tốt nhất cần sao lưu lại một bản để tiện theo dõi khi cần thiết.
Đối với kế toán viên
Kế toán viên thường làm trong một phòng làm việc chung. Ở đây mội người sử dụng một cái bàn riêng để làm nơi làm việc của mình.Chính vì vậy càng cần phải giữ gìn vệ sinh chung. Mỗi người tự có ý thức thì căn phòng sẽ luôn trở nên gọn gang sạch sẽ.
Với cách bố trì phòng kế toán như đã nói thì đây còn là phòng đầu tiên khi bước vào phòng kế toán. Mọi người khi bước vào phòng kế toán cũng đều phải tiếp xúc với bộ phận này đầu tiên có thể là đến để thanh toán, tạm ứng, tiền lương,…..và các nghiệp vụ kế toán đều phát sinh tại đây.
Kế toán phải thường xuyên theo dõi các khoản công nợ, thanh toán, các chứng từ kế toán. Vì vậy vậy các công văn giấy tờ phải xử lý cũng nhiều đặc biệt về cuối tháng khi phải làm các quyết toán và báo cáo thuế
Hầu hết mọi hoạt động kế toán đều sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính. Hằng ngày kế toán phải nhập những dữ liệu những chứng từ trên phần mền tuỳ vào nghiệp vụ chuyên môn riêng của mỗi người như kế toán Tài sản cố định, kế toán thuế, kế toán tiêu thụ…..
Để triển khai áp dụng 5S kế toán viên phải làm những công việc như sau: Với không gian chung của phòng thì cần bố trí gọn và thuận tiện để mọi người cảm thấy thoải mái. Vị trí làm việc của người này không ảnh hưởng đến người khác. Mọi người đều làm việc độc lập. Ở mỗi bàn dều có một thùng đựng rác. Điều này làm cho mọi người tự ý thức được trách nhiệm của mình trong việc giữ gìn vệ sinh trong căn phòng.
Tủ dựng tài liệu là nơi mọi người sử dụng chung. Có những tài liệu rất hay cần sử dụng nhưng cũng có những tài liệu ít khi dùng đến. Vì vậy nên phân loại các tài liệu và đánh nhãn ghi tên từng loại. Ta có thể sử dụng các màu nhãn theo cấp độ tuỳ vào tính sử dụng nhiều hay ít. Ví dụ như các file tài liệu hay sử dụng, các tài khoản, các biểu mẫu kế toán, các chứng từ thanh toán, tạm ứng… các hồ sơ theo dõi công nợ các dự án…được dán nhãn đỏ để ở nơi thuận tiện dễ nhìn thấy và dễ lấy. Tốt nhất nên để ở ngăn giữa của tủ nơi dễ thấy nhất. Một số tài liệu mà kế toán nào cũng phải thường xuyên sử dụng như những biểu mẫu kế toan, chứng từ thanh toán, tạm ứng thì nên để ở mỗi bàn làm việc đều có. Còn các tài liệu tham khảo, các giấy tờ lưu để trong file có dán nhãn màu xanh, các chứng từ chờ cuối năm quyết toán để trong file có dán nhãn màu vàng ở những vị trí ít sử dụng hơn và có thể là khó nhìn thấy cũng được.
Một điều rất quan tong khi chung một phòng làm việc là mọi người luôn phải có ý thức giữ gìn vệ sinh chung. KHi một đồ vật trong phòng được lấy ra khỏi vị trí
tôt nhất thì nên phổ biến tại các cuộc họp của phòng hoặc có thể in ra làm khẩu lệnh dán ở nơi mọi người dễ nhìn thấy như bàn làm việc của mỗi người, tủ đựng tài liệu để nhắc nhở mọi người làm đúng.
Thông thường để thuận tiện cho công tác kế toán máy, có thể đề nghị lên Ban lãnh đạo xin đầu tư thêm một số trang thiết bị cho phòng thuận tiện hơn khi làm việc như đầu tư mua thêm máy tính để đảm bảo đủ mỗi người một cái máy tính sử dụng khi làm việc. Hiện nay trong phòng kế toán vẫn còn thiếu máy tính sử dụng vì có 2 cái do quá cũ nên bị hỏng không sử dụng được nữa. Các máy tính được nối mạng Lan với nhau để dễ dàng trao đổi thông tin với nhau khi cần thiết
Những người làm công tác văn phòng thường phải sử dụng nhiều đến các đồ văn phòng phẩm như giấy, sổ ghi chép, bút…..và sử dụng thường xuyên nên cần nhiều. Vì vậy cần có tủ đựng các đồ văn phòng phẩm riêng, có dán nhãn bên ngoài để tiện cho việc sử dụng. Hàng tháng cần được chi tiết việc sử dụng cho nên hang tháng phải được tổng kết để theo dõi chi phí để từ đó có cách kiểm soát và nếu quá định mức cho phép sử dụng của công ty thì cần điều chỉnh lại cho phù hợp hơn.
Ở các công ty khác nhau quy định ngày nghỉ cũng khác nhau. Thông thường ở các công ty nhà nước nghỉ thứ 7, chủ nhật. Còn ở các công ty TNHH…thì làm cả thứ 7. Vì vậy cuối mỗi tuần các kế toán dều phải lập các báo cáo và gửi cho kế toán trưởng lưu vào sổ cái. Đồng thời với việc này thì các nhân viên trong phòng cũng nên sắp xếp lại các đồ dụng, giấy tờ tại bàn làm việc của mình để chuẩn bị cho một tuần làm việc mới. Đây là một công việc rất cần thiết để cho phòng làm việc luôn được gọn gang. Mọi người cũng tổng kết được những công việc của tuần qua, tổng kết được những công việc đạt được và những mặt vẫn còn chưa tốt, những công việc đang làm và vẫn còn phải làm tiếp? Có thể đưa ra cho mình kế hoạch làm việc tổng quan cho tuần sau để công việc được hiệu quả hơn, giảm thiểu được những sai sót trong qúa trình làm việc.
Đối với thủ quỹ:
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm trong việc thu chi các khoản tiền mặt trong công ty. Cho nên các nghiệp vụ đều xuất hiện những vấn đề liên quan đến xuất và
nhận tiền. Thực hiện những hoạt động tổ chức thu chi quỹ tại đơn vị theo nguyên tắc tài chính và theo quy trình thanh toán theo nguyên tắc mà công ty đã đề ra. Thủ quỹ tiếp nhận tiền mặt tại ngân hang và ở các đơn vị về nhập quỹ xuất quỹ. Vào cuối tuần thủ quỹ phải cùng kế toán thanh toán lập biên bản kiểm kê quỹ và báo cáo cho Giám đốc.
Từ những đăc điểm riêng biệt của thủ quỹ nên khi thực hiện 5S cần phải có những việc làm sau:
Thủ quỹ cũng làm việc chung với mọi người trong phòng kế toán nên phải làm những công việc chung với cả phòng. Ngoài ra thủ quỹ còn phải làm thêm những công việc khác nữa. Vì thủ quỹ làm những công việc liên quan đến tiền nên có những công việc thu chi mà cấp trên không muốn để cho mọi người biết nên thủ quỹ luôn được bố trí tách biết so với các nhân viên khác để thuận tiện cho việc thu chi tiền mặt tại phòng.
Thủ quỹ là người nắm giữ két tiền nên luôn phải mang theo chìa khoá két bên mình. Nó được coi là một vật bất ly than của thủ quỹ vì nếu làm mất hoặc thất lạc có thể gây tổn hại về tài sản của công ty mà nếu không tìm ra thi có khi chính thủ quỹ phải là người chịu trách nhiệm trong việc này.
Trên bàn làm việc của thủ quỹ cũng có rất nhiều giấy tờ, hoá đơn, sổ sách, các giấy tờ thanh toán, tiền chi, tiền tạm ứng,…nên để tránh mất thời gian cho việc tìm kiếm khi cần thì phải có một file dán nhãn riêng và lưu giữ cẩn thận. Việc lưu giữ các file cũng theo những nguyên tắc là tài liệu nào thường xuyên sử dụng thì để ở nơi thuận tiện dễ lấy. Tài liệu nào ít dùng thì nên để gon vào một nơi và đánh nhãn sau đó lưu giữ cẩn thận tránh để lung tung vì đây là những chứng từ có thể dùng để đối chiếu khi cần thiết.
3.4.1 Thực hiện bước sang lọc – Seiri:
Để thực hiện “ Sàng lọc”, mỗi bộ phận cần đưa ra những tiêu chí để xác định những vật dụng, tài liệu, hồ sơ cần loạ bỏ. Đây là công việc được tiến hành trước tiên
liệu…. Sau khi sang lọc sơ bộ, để dễ cho việc xem xét những vật đó có cần được giữ lại hay không thì cần thiết phải phân loại những đồ vật thành những loại cần dùng và không cần dùng như sau:
• Những vật dụng/ tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng.
• Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp thì có thể chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được nhanh nhất khi cần sử dụng.
• Những vật không cần thiết cần phải được để riêng và phân loại để xử lý. Khi sàng lọc không nên để quên những gì trong ngăn kéo, ngăn tủ, xem xét ở mọi nơi mọi ngóc ngách. Những đồ vật không cần thiết nhưng đắt tiền phải được đánh giá, phân loại cẩn thận để tránh được sự lãng phí. Phương pháp huỷ bỏ những những gì không cần thiết bằng cách:
Vứt bỏ
Giao cho người khác hoặc đơn vị khác nếu họ cần Bán đồng nát
Nhìn một cách tổng quan trong phong kế toán của công ty có thể thấy nhhiều vật được để ở những vị trí làm cho người ta khó tìm để sử dụng như giấy in không để ở một vị trí nhất định, những tài liệu để lộn xộn nên không biết tài liệu còn cần thiết sử dụng nữa không. Có khi những tờ giấy lộn để chung với các công văn khác….Khi nói về việc này mọi người đều có suy nghĩ chung là không biết có nên bỏ đi hay không nên cứ để đó. Có thể điều đó làm cho việc sắp xép và lưu giữ giấy tờ là một công việc mà mọi người chỉ làm đại khái, làm cho xong. Điều này ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc.
3.4.2. Thực hiện bước sắp xếp “ Seiton”
Dựa vào nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho dễ sử dụng. Những khoản vật càng hay sử dụng càng bố trí gần nơi làm việc. Những khoản vật càng ít sử dụng càng bố trí xa nơi làm việc.
Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết. Nên sử dụng ký hiệu cho các vùng và hiệu ứng màu sắc cho các khu vực:
Màu xanh cho khu vực có tần suất sử dụng cao Màu vàng cho khu vực có tần suất sử dụng thấp Màu đỏ dùng để lưu giữ chờ thanh lý
Hoặc có thể sử dụng nhiều màu sắc khác cho những khu vực khác…
Việc này cần làm cho ai cũng biết chứ không chỉ riêng người phụ trách mới biết. Suy nghĩ cách sắp xếp theo quy trình hay vị trí làm việc nhưng phải đảm bảo tính thẩm mỹ và độ an toàn. Cách tốt nhất là nên trao đổi với đồng nghiệp việc bố trí sắp xếp sao cho thuận tiện, những gì hay sử dụng nên để gần hơn để khỏi phải đi lại nhiều mất thời gian. Phải làm sao cho đồng nghiệp biết cái gì để ở đâu để cho họ tự sử dụng mà không cần hỏi. Nên có một danh mục ghi các vật dụng mà chúng ta cất giữ hoặc ghi trên từng ngăn tủ tên những cặp tài liệu cho dễ sử dụng. Mục đích của việc sắp xếp này là làm cho nơi làm việc an toàn hiệu quả cao khi tiến hành các hoạt dộng nên những vật không cần thiết có thể loại bỏ và sắp xếp theo trình tự mới.
3.4.3. Thực hiện bước sạch sẽ “seiso”
Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hang ngày tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn. Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ. Làm thế nào để duy trì sạch đẹp khi đang làm việc. Tuyệt đối không được có suy nghĩ như dọn lại sau, khi xong công việc, có kiểm tra thì mới sạch sẽ…Vì như vậy sẽ chỉ theo đuổi sự sạch đẹp trên hình thức, phong trào.
Sạch sẽ không chỉ làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và tìm cách phong ngừa bụi bẩn.
Đây là bước yêu cầu phải thực hiện đúng theo quy định các hoạt động Seiri – Seiton – Seiso để làm cho nơi làm việc trở nên ngăn nắp và sạch sẽ. Cần giữ vệ sinh nơi làm việc luôn ở cường độ cao bằng cách sử dụng các phương pháp hiệu quả như:
o Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật
o Tiến hành hoạt động đánh giá 5S
o Tạo sự thi đua giữa các nhóm và lôi cuốn mọi người cùng tham gia vào chương trình 5S.
o Cố gắng duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp nơi làm việc bằng cách thiết lập một lịch làm việc vệ sinh chi tiết phân công rõ rang. Tốt nhất nên chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm nơi làm việc của họ về thiết bị, máy móc đó.