Theo sơ đồ số 04 để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập "Bảng thanh toán tiền lơng" (Mẫu số 02 - LĐTL) cho từng tổ, đội, phân xởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơng cho từng ngời. Trên bảng tính lơng cần ghi rõ từng khoản tiền lơng (lơng theo sản phẩm, lơng theo thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng đợc lập tơng tự . Sau khi kế toán trởng kiểm tra xác nhận và ký, giám đốc duyệt y,"Bảng thanh toán tiền lơng" và "Bảng thanh toán BHXH" sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và BHXH cho ngời lao động, việc thanh toán lơng và các khoản khác cho ngời lao đợc chia làm hai kỳ: Kỳ I tạm ứng và kỳ II sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ đi các khoản đã khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lơng, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh lơng cùng với các chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm travà ghi sổ.
2. Tổ chức ghi sổ kế toán:
Sổ kế toán tổng hợp sử dụng in ghi chép Kế toán phụ thuộc vào hình thức tổ chức kế toán mà đơn vị áp dụng, các hình thức tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả đặc điểm của doanh nghiệp. Có 4 hình thức tổ chức ghi sổ kế toán.
a. Hình thức nhật ký chung:(Xem sơ đồ số 5)
kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc là bảng thanh toán lơng, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thởng và các chứng từ thanh toán để vào nhật ký chung sau đó vào sổ cái các TK334, TK338.
Có thể khái quát qui trình hạch toán nh sau:
Sơ đồ số 5
Chứng từ gốc - Bảng thanh toán lơng - Bảng thanh toán BHXH
b. Hình thức Nhật ký sổ cái: (Xem sơ đồ số 6)
Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, bảng thanh toán tiền lơng, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thởng, và các chứng từ thanh toán để ghi vào nhật ký sổ cái.
Sơ đồ số 6
c. Hình thức chứng từ ghi sổ: (xem sơ đồ số 7)
áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Yêu cầu quản lý không cao, số lợng tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao, áp dụng bằng tay hoặc bằng máy.
Nhật ký chung
Sổ cái TK334, 335, 338
Báo cáo
Bảng CĐPS
Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lơng - Bảng thanh toán tiền thởng - Bảng thanh toán BHXH - Chứng từ thanh toán
Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (bảng thanh toán lơng, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thởng ghi vào chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái các TK334, TK338.
Khái quát trình tự hạch toán nh sau: (sơ đồ số 7)