1.1 Chứng từ:
Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ nh:
- Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 04- LĐTL) Cơ sở để lập bảng này là phiếu nghỉ hởng trợ cấp BHXH, biên bản về tai nạn lao động
- Các phiếu chi, chứng từ, tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan.
Các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
1.2 - Tài khoản kế toán:
Kế toán các khoản trích theo lơng sử dụng tài khoản 338 Kết cấu và nội dung dung phản ánh của TK 338
Bên Nợ: Tình hình chi tiêu BHXH, BHYT, KPCĐ của doanh nghiệp. Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV( ốm đau, thai sản..) Chi KPCĐ tại công đoàn cơ sở
Bên Có: Tính trích BHXH,BHYT, KPCĐ
Số d bên Có: Số còn phải trả, phải nộp về BHXH,BHYT, KPCĐ
Nội dung các khoản phải trả, phải nộp khác rất phong phú: khoản phải nộp cho cơ quan pháp luật về lệ phí toà án, tiền nuôi con khi ly dị; phải trả về vay mợn tạm thời vật t tiền vốn, ...
Trong các khoản phải trả, phải nộp khác có những khoản liên quan trực tiếp đến CNV, gồm BHXH, BHYT, KPCĐ.
Việc phản ánh tình hình trích và thanh toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cũng đợc thực hiện trên TK 338 "Phải trả, phải nộp khác", ở các tài khoản cấp 2:
+ TK 3382 - KPCĐ + TK 3383 - BHXH + TK 3384 - BHYT.
Trong đó nội dung trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và BHXH trừ vào lơng CNV đợc phản ánh ở bên Có; Tình hình chi tiêu KPCĐ, tính trả BHXH cho CNV và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý chuyên môn đợc ghi vào bên Nợ. Số còn phải trả, phải nộp về BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc số d bên Có.