lịch Công Đoàn Hà Nội
Sơ đồ 2 : Bộ máy của Trung tâm du lịch và dịch vụ Công đoàn Hà Nội
Từ sơ đồ trên, chúng ta có thể thấy, đứng đầu Trung tâm du lịch là Giám đốc – là người quản lý trực tiếp các nhân viên làm việc tại Trung tâm. Và với những công việc khác nhau thì có những nhân viên đảm nhiệm riêng nhằm tạo nên những sản phẩm du lịch tốt nhất đáp ứng nhu cầu của du khách, đồng thời góp phần đem về lợi nhuận tối đa cho công ty.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh trong Trung tâm du lịch và dịch vụ thuộc Công ty du lịch Công Đoàn Hà Nội dịch vụ thuộc Công ty du lịch Công Đoàn Hà Nội
• Giám đốc Trung tâm :
Giám đốc trung tâm
Nhân viên Kế toán Nhân viên dịch vụ Nhân viên marketing
Nhân viên xây dựng tour
Hướng dẫn viên
Cộng tác viên và sinh viên thực tập
Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và tập thể lãnh đạo đơn vị về mọi mặt.
Có trách nhiệm lập phương hướng về kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện nhiệm vụ chuyên môn để đạt năng suất cao, chất lượng, hiệu quả.
Thực hiện sự uỷ quyền của Giám đốc công ty trong việc giao dịch kí kết hợp đồng và thanh toán trong lĩnh vực du lịch và dịch vụ khác đối với khách hàng.
Hàng tháng phải có trách nhiệm báo cáo doanh thu, phân tích kết quả kinh doanh cho cán bộ công nhân viên trong phòng và Giám đốc công ty, kí xác nhận đề nghị duyệt thu, chi hàng ngày và những giấy tờ khác có liên quan đến Trung tâm du lịch và dịch vụ.
Giám đốc Trung tâm phân công công việc và lao động tại Trung tâm tuỳ theo năng lực cụ thể và tình hình kinh doanh thực tế sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
Được quyền tuyển cộng tác viên (sinh viên thực tập sau khi báo cáo và được Giám đốc công ty đồng ý).
• Nhân viên kế toán:
Phụ trách vấn đề doanh thu tài chính, hoạch tính lỗ lãi. Chịu trách nhiệm quản lý mọi sổ sách, hoá đơn tài chính, chịu sự hướng dẫn nghiệp vụ của phòng tài vụ công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc trung tâm về công tác hoạch toán tài chính của Trung tâm.
Hàng ngày phải cập nhật theo dõi đối chiếu, kiểm tra và hoạch toán các hoạt động tài chính trong hoạt động kinh doanh du lịch, mua bán văn phòng phẩm, hoạt động kinh doanh vận chuyển và các dịch vụ khác thực hiện tại
Trung tâm. Trực tiếp làm thanh toán với khách và đòi các công nợ. Khi thanh toán phải dựa trên hợp đồng đã kí và phát sinh do hướng dẫn viên báo về.
Tuân thủ sự phân công công tác của người lãnh đạo, hoàn thành tốt công việc được giao, phải báo cáo Giám đốc trung tâm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cuối tháng phải tổng hợp chứng từ, làm báo cáo doanh thu và phân tích hoạt động kinh doanh của Trung tâm để báo cáo với Giám đốc trung tâm.
• Nhân viên Marketing:
Tuân thủ sự phân công công tác của người lãnh đạo, hoàn thành các nhiệm vụ mà Giám đốc trung tâm giao phó.
Đảm nhận chức năng nghiên cứu thị trường để đưa ra những sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường, quyết định nguồn khách và đồng thời tiến hành các hoạt động quảng cáo, khuyến mại thu hút khách, nghiên cứu mở rộng nguồn khách cho Trung tâm, phân công nhân viên phụ trách tiếp thị từng thị trường và quản lý những thông tin về thị trường đó.
Lập phương án marketing, tổ chức qui trình marketing. Trong quá trình tiếp thị phải tự giác nhiệt tình và có báo cáo thường xuyên về kết quả tiếp thị bằng văn bản hay theo quy định để người quản lý tiếp tục thực hiện các công việc tiếp theo. Trong quá trinh đi tiếp thị có quyền đàm phán giá và cơ chế hoa hồng cho khách không quá 3% trên tổng thu.
• Nhân viên xây dựng Tour:
Chịu trách nhiệm với Giám đốc trung tâm về việc thiết lập, xây dựng những chương trình du lịch do Giám đốc trung tâm giao phó và yêu cầu của công ty để thiết lập xây dựng những tour du lịch mới sao cho có hiệu quả và
Tính giá thành và giá bán của các tour du lịch.
• Nhân viên dịch vụ:
Đảm nhiệm các công việc tìm hiểu và đặt các dịch vụ với đối tác sao cho đáp ứng nhu cầu của khách du lịch và đem lại lợi nhuận cho công ty.
Phải nắm vững các thủ tục cần thiết để hướng dẫn cho du khách khi làm các giấy tờ có liên quan đến visa, hộ chiếu...
Luôn cập nhật thông tin để nắm đựoc những sự thay đổi về dịch vụ (nều có) như : giá vé máy bay, tàu hoả; lịch trình xuất phát của các chuyến bay...
• Hướng dẫn viên:
Đảm nhiệm việc tổ chức thực hiện chương trình du lịch đã kí kết trên thực tế nhằm đảm bảo đúng kế hoạch và đáp ứng các nhu cầu đã thoả thuận với du khách.
Chỉ dẫn và cung cấp lời thuyết minh về các điểm du lịch. Giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình du lịch với phạm vi quyền hạn, khả năng của mình và tạo ra ấn tượng tích cực cho du khách.
Trong công tác dẫn đoàn phải tuân thủ theo quy trình hướng dẫn đoàn đã được công ty phê duyệt. Tuân thủ sự phân công của cấp lãnh đạo-cấp trên.
Ngoài ra, còn làm các công việc văn phòng khác.
• Cộng tác viên, sinh viên thực tập :
Làm tất cả những công việc mà Giám đốc trung tâm giao phó sao cho có hiệu quả nhất.
Có thể được tuyển chọn, kí hợp đồng làm việc với công ty nếu như cộng tác viên, sinh viên thực tập đó làm tốt mọi việc và được Giám đốc trung tâm tín nhiệm (sinh viên thực tập phải hiểu biết về kinh doanh lữ hành, năng động, có phẩm chất đạo đức tốt...)
Tóm lại: Bộ máy hoạt động của Trung tâm theo tính chất một Thủ truởng, các nhân viên hoạt động dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm. Các nhân viên có trách nhiệm hỗ trợ lẫn nhau, liên kết với nhau tạo thành một khối vững mạnh. Tất cả có cùng mục địch là làm cho Trung tâm kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất và có uy tín trên thị trường.
Mọi hoạt động của Trung tâm đều do Giám đốc Trung tâm quyết định. Giám đốc Trung tâm được coi như “con chim đầu đàn” là người quyết định cho việc kinh doanh có hiệu quả của Trung tâm.