II. Thực tế kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc
3.3 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa
tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc
* Về chứng từ sử dụng
Nh đã nói ở trên, các cửa hàng bán lẻ nằm rải rác ở khắp nơi trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc nên việc luân chuyển chứng từ đòi hỏi phải đợc tập hợp về Chi nhánh đúng thời theo quy định. Tránh tình trạng công việc kế toán dồn vào những ngày cuối tháng, đồng thời việc luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh còn tạo điều kiện
thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản lý những thông tin có tính tức thời giúp cho việc ra đa ra những giải pháp, phơng án giải quyết tối u.
Việc chứng từ không đầy đủ các chữ ký cũng là việc nan giải của Chi nhánh. Ban giám đốc nên có những quyết định cụ thể ủy quyền cho những ngời có khả năng trong việc đảm bảo các đơn hàng có đấy đủ chữ ký, nó sẽ đảm bảo tính hợp lý hợp pháp theo quy định của pháp luật.
* Tài khoản sử dụng
Để theo dõi chi tiết các mặt hàng kinh doanh theo từng phơng thức bán hàng cần mở chi tiết thêm những tài khoản sau:
+ Đối với mặt hàng xăng dầu
TK632111: Giá vốn xăng dầu
TK 6321111: Giá vốn – xăng dầu bán buôn trực tiếp TK 6321112: Giá vốn – xăng dầu bán Tổng đại lý TK 6321114: Giá vốn – xăng dầu bán đại lý bán lẻ TK 6321115: Giá vốn – xăng dầu bán lẻ
+ Đối với dầu mỡ nhờn
TK 632112: Giá vốn – dầu mỡ nhờn
TK 6321121: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán buôn
TK 6321122: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán Tổng đại lý TK 6321124: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán đại lý TK 6321125: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán lẻ TK 51112: Doanh thu – dầu mỡ nhờn
TK 511121: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán buôn
TK 511122: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán Tổng đại lý TK 511124: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán đại lý TK 511125: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán lẻ + Đối với mặt hàng Hóa chất và dung môi
TK 632113: Giá vốn – Hóa chất và dung môi
TK 6321131: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán buôn
TK 6321134: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán đại lý TK 6321135: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán lẻ TK 51112: Doanh thu – dầu mỡ nhờn
TK 511131: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán buôn
TK 511132: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán Tổng đại lý TK 511134: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán đại lý TK 511135: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán lẻ + Đối với mặt hàng Gas, bếp và phụ kiện
TK 632115: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện
TK 6321151: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán buôn
TK 6321152: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán Tổng đại lý TK 6321154: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán đại lý TK 6321155: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ TK 51112: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện
TK 511151: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán buôn
TK 511152: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán Tổng đại lý TK 511154: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán đại lý TK 511155: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ
Hoặc có thể thay vì mở chi tiết các tài khoản, kế toán doanh nghiệp có thể mở thêm sổ chi tiết theo mẫu nh sau:
chứng
từ Diễn giải TKĐƯ TK 51112, 51113, 51115, 632111, 632112, 632113, 632115
Bán buôn Bán TĐL Bán ĐL Bán lẻ
SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
cộng
Cả hai cách trên đều có thể cung cấp đợc những thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng mặt hàng kinh doanh theo từng phơng thức hạch toán.
Mặt khác, tuy theo quy định Chi nhánh có thể đợc phép dùng chung TK 641 để phản ánh chi phí thu mua, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, nhng để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi nhận theo đúng bản chất Chi nhánh nên mở thêm 2 tài khoản nữa:
+ TK 1568: Chi phí thu mua Có thể chi tiết nh sau
TK 15681: Chi phí mua xăng dầu TK 15682: Chi phí mua dầu mỡ nhờn
TK 15683: Chi phí mua hóa chất và dung môi TK 15685: Chi phí mua gas, bếp và các phụ kiện + TK 1568: “ Chi phí mua hàng” với kết cấu:
Bên nợ: Chi phí mua hàng thực tế phát sinh liên quan đến khối lợng hàng hoá mua vào, đã nhập kho trong kỳ.
Bên có: Chi phí mua hàng hoá tính cho khối lợng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.
Số d nợ: Chi phí mua hàng hoá còn lại cuối kỳ. + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Với kết cấu tài khoản nh sau:
Bên nợ: Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ
Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp đã đợc kết chuyển vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
* Đối với cơ cấu sản phẩm tiêu thụ
Bảng phân tích đóng góp kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng
STT Chỉ tiêu Tổng cộng Xăng dầu Hoá chất và Gas
tiền % tiền % tiền %
1 Doanh thu thuần 335.616.530.451 100% 327.820.320.444 97,68% 7.796.210.007 2,32% 2 Giá vốn hàng bán 324.016.401.078 100% 317099667873 97,87% 6.916.733.205 2,13% 3 Số đảm phí 11.600.129.373 100% 10720652571 92,42% 879.476.802 7,58%
Ta thấy rằng tỷ lệ doanh thu, giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp của mặt hàng xăng dầu chiếm tỷ lệ rất cao so với các mặt hàng còn lại. Có thể khẳng định rằng, lợi nhuận gộp của Chi nhánh chủ yếu là do mặt hàng xăng dầu (chiếm 92,42%). Còn các mặt hàng khác lợi nhuận gộp chỉ chiếm 7,58% tổng lợi nhuận gộp thu đợc trong năm 2005. Nh vậy, nếu phân tích nh vậy thì có thể coi mặt hàng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp.
Bảng phân tích chi tiết từng mặt hàng
STT Chỉ tiêu Xăng dầu Hoá chất và Gas Hoá chất Gas
tiền % tiền % tiền % tiền %
1 Doanh thu thuần 327.820.320.444 100% 7.796.210.007 100,00% 2.877.100.324 100,00% 4.919.109.683 100,00% 2 Giá vốn hàng bán 317.099.667.873 96,73% 6.916.733.205 88,72% 2.440.026.792 84,81% 4.476.706.413 91,01% 3 Số đảm phí 10.720.652.571 3,27% 879.476.802 11,28% 437.073.532 15,19% 442.403.270 8,99% Nhng nhìn vào bảng số liệu này ta có thể thấy ngay rằng: Tuy lợi nhuận gộp đóng góp của mặt hàng Hoá chất và Gas tuy chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong tổng lợi nhuận gộp của Chi nhánh trong năm 2005, còn mặt hàng xăng dầu lại chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng lợi nhuận gộp. Nhng nếu đứng trên hiệu quả kinh doanh mà xét thì ta có thể khẳng định ngay đợc hiệu quả
kinh doanh của mặt hàng xăng dầu không bằng hiệu quả kinh doanh của các mặt hàng khác. Cụ thể, với 100 đồng doanh thu thu đợc thì mặt hàng Hoá chất và Gas mang lại 12,28 đồng lợi nhuận gộp (chi tiết Hoá chất đem lại 15,19 đồng, Gas đem lại 8,99 đồng) còn xăng dầu chỉ mang lại 3,27 đồng (chỉ bằng 1/4 so với mặt hàng khác). Theo cách phân tích này, thì Chi nhánh nên thay đổi suy nghĩ cho rằng: “Các mặt Hoá chất và Gas là mặt hàng kinh doanh phụ, mặt hàng xăng dầu mới là mặt hàng kinh doanh chính”. Do vậy, muốn đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhất thì Chi nhánh cần có những chiến lợc và kế hoạch tiêu thụ hợp lý hơn cho Hoá chất và Gas.
Đi sâu vào phân tích cho mặt hàng Xăng dầu theo từng phơng thức tiêu thụ để xem xét rằng phơng pháp tiêu thụ nào là hiệu quả nhất cho đơn vị.
Bảng phân tích tình hình đóng góp vào lợi nhuận gộp của từng phơng thức tiêu thụ đối với mặt hàng XDC
STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn trực tiếp Bán buôn tổng đại lý
tiền % tiền % tiền %
1 Doanh thu thuần 327.820.320.444 100% 28419757940 8,67% 58310820060 17,79% 2 Giá vốn hàng bán 317.099.667.873 100% 27847601039 8,78% 57981426585 18,28% 3 Số đảm phí 10.720.652.571 100% 572156901 5,34% 329393475 3,07%
STT Chỉ tiêu
Bán buôn đại lý Bán lẻ khác
tiền % tiền % tiền %
1 Doanh thu thuần 77388718080 23,61% 163624046684 49,91% 76977680 0,02% 2 Giá vốn hàng bán 76500568048 24,13% 156447063615 49,34% -1676991414 -0,53%
Ta thấy rằng phơng thức tiêu thụ Bán lẻ là chiếm tỷ trọng lớn cả về doanh thu tiêu thụ, giá vốn và lợi nhuận gộp, có thể thấy rằng đây là phơng thức có tỷ lệ lợi nhuận gộp cao nhất và cao hơn cả tỷ lệ doanh thu và giá vốn. Còn phơng pháp Bán buôn tổng đại lý mặc dù doanh thu và giá vốn chiếm một tỷ trọng trong tổng doanh thu và tổng giá vốn lớn hơn so với phơng thức Bán buôn trực tiếp nhng lại có tỷ lệ lợi nhuận gộp trong tổng số lợi nhuận gộp nhỏ hơn so với phơng thức Bán buôn trực tiếp. Xem xét kỹ hơn về hiệu quả kinh doanh của từng phơng thức tiêu thụ dựa vào bảng sau
Bảng phân tích phơng thức tiêu thụ Bán buôn và Bán lẻ đối với mặt hàng XDC
STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn, ĐL,TĐL Bán lẻ
tiền % tiền % tiền %
1 Doanh thu thuần 327.743.342.764 100% 164.119.296.080 100% 163.624.046.684 100%
2 Giá vốn hàng bán 318.776.659.287 97,24 % 162.329.595.672 98,91 % 156.447.063.615 95,61% 3 Số đảm phí 8.966.683.477 2,74% 1.789.700.408 1,09% 7.176.983.069 4,39% 4 CPKD cố định phân bổ đợc 9.058.079.900 2,76% 2.237.687.832 1,36% 6.820.392.068 4,17% 5 Lợi nhuận từng phơng thức (91.396.423) -0,03% (447.987.424) -0,27% 356.591.001 0,22%
Ta thấy, phơng thức bán lẻ vừa đem lại số d đảm phí trên một đơn vị lớn hơn 4 lần vừa đem lại lợi nhuận cao hơn so với phơng pháp Bán buôn. Chứng tỏ rằng phơng pháp bán buôn là phơng pháp tiêu thụ không mang lại hiệu quả cao hơn phơng thức bán lẻ.
Đi sâu và phân tích các phơng thức bán buôn
Bảng phân tích chi tiết từng phơng thức bán buôn mặt hàng XDC
Bảng phân tích tình hình đóng góp của các phơng pháp bán buôn vào kết quả hoạt động kinh doanh
Thấy ngay rằng phơng thức Bán buôn trực tiếp có số d đảm phí trên một đơn vị doanh thu caơ nhất nhng chỉ chiếm 17,32% tổng doanh thu (tỷ lệ thấp nhất), còn phơng thức Bán buôn đại lý và Bán buôn tổng đại lý có số d đảm phí trên một đồng doanh thu nhỏ hơn nhng tỷ lệ doanh thu trong tổng doanh thu lại chiếm một tỷ trọng cao
Dựa vào những phân tích ở trên, cho thấy rằng Chi nhánh cần phải có những chính sách và chiến lợc tiêu thụ hợp lý hơn đối với các mặt hàng Hoá dầu và Gas. Đồng thời đẩy mạnh phơng thức Bán lẻ kết hợp với việc thay đổi kết cấu tiêu thụ trong các phơng pháp bán buôn, cụ thể phải đẩy mạnh việc tiêu thụ theo phơng thức bán buôn trực tiếp sẽ nâng cao đợc hiệu quả tiêu thụ của phơng pháp bán buôn
STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn trực tiếp Bán buôn tổng đại lý Bán buôn đại lý
tiền % tiền % tiền % tiền %
1 Doanh thu thuần 164.119.296.080 100,00% 28.419.757.940 100,00% 58.310.820.060 100% 77.388.718.080 100% 2 Giá vốn hàng bán 162.329.595.672 98,91% 27.847.601.039 97,99% 57.981.426.585 99,44% 76.500.568.048 98,85% 3 Số đảm phí 1.789.700.408 1,09% 572.156.901 2,01% 329.393.475 0,56% 888.150.032 1,15%
STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn trực tiếp Bán buôn tổng đại lý Bán buôn đại lý
tiền % tiền % tiền % tiền %
1 Doanh thu thuần 164.119.296.080 100,00% 28.419.757.940 17,32% 58.310.820.060 36% 77.388.718.080 47% 2 Giá vốn hàng bán 162.329.595.672 100,00% 27.847.601.039 17,15% 57.981.426.585 36% 76.500.568.048 47% 3 Số đảm phí 1.789.700.408 100,00% 572.156.901 31,97% 329.393.475 18% 888.150.032 50%
* Đối với cách hạch toán phần thù lao Chi nhánh trả cho các đại lý bán lẻ: Theo chế độ hiện hành thì khoản thù lao này sẽ đợc ghi nhận nh là một khoản chi phí bán hàng nhng tại Chi nhánh thì khoản thu lao này lại đợc hạch toán ghi giảm giá vốn hàng bán dẫn tới tình trạng phản ánh không chính xác chi phí bán hàng (ghi giảm chi phí bán hàng) và ghi nhận giảm giá vốn hàng bán. Để phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế pháp sinh thì khoản hoa hồng này phải đợc hạch toán nh sau:
Nợ TK 641: Có TK33638:
* Đối với việc ứng dụng máy tính vào thực tiễn hoạt động tại Chi nhánh
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông và những ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh đã đem lại hiệu quả cao, đặc biệt công nghệ tự động hóa sẽ khiến cho công việc trở lên đơn giản. Ngày nay, trong công tác kế toán máy tính đã trở thành công cụ không thể thiếu cùng với sự ra đời của nhiều phần mềm kế toán đã trợ giúp cho kế toán không tốn nhiều công trong việc ghi chép sổ sách đồng thời với tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng sẽ cung cấp kịp thời những thông tin nhà quản lý cần. Việc trang bị hệ thống máy tính hoàn chỉnh và phát huy hiệu quả là một trong những điều đáng phải làm tại đơn vị. Muốn hệ thống máy tính hoạt động có hiệu quả thì ngoài việc lắp đặt máy móc còn phải nâng cao trình độ tin học của nhân viên trong đơn vị trên hai khía cạnh sử dụng máy và học khả năng khai thác thông tin.
Việc trang bị máy tính này sẽ giảm nhẹ công việc cho kế toán tại mọi thời điểm nhất là vào thời điểm cuối tháng. Đồng thời, ở các cửa hàng bán lẻ có thể gửi những thông tin về tình hình tiêu thụ trong ngày về cho Chi nhánh, tạo ra sự trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng.
* Đối với các báo cáo quản trị: Hàng tháng, hàng quý Chi nhánh đều phải nộp những báo cáo tổng hợp về tình hình tiêu thụ tại Chi nhánh. Nhng việc sử dụng các báo phục vụ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý vẫn cha phát huy đợc hiệu quả, đã dẫn đến tình trạng đa ra các quyết định sai lầm.
Chẳng hạn nh do việc nhận định rằng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chính, còn các mặt hàng khác là mặt hàng kinh doanh phụ nên trong những năm gần đây doanh số bán của những mặt hàng phụ này giảm đáng kể. Nhng qua phân
tích thì một đồng doanh thu của mặt hàng xăng dầu chỉ tạo đợc 0.0327 đồng lãi gộp nhng các mặt hàng khác thì lại đem lại con số là 0.1228 đồng lãi gộp. Đã chứng tỏ rằng việc kinh doanh mặt hàng phụ này đem lại lợi ích cao nhng lại không đợc chú trọng.
Sau đây là một số báo cáo quản trị về tình hình tiêu thụ mà Chi nhánh có thể lập để giúp quá trình ra quyết định.
Báo cáo KQKD quản trị
chỉ tiêu xăng dầu DMN Hóa chất Gas
số tiền % so với doanh thu số lợng % so với doanh thu số tiền % so với doanh thu số
tiền doanh thu% so với
Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp
Chi phí bán hàng Lợi nhuận trớc thuế
Thông qua bảng cáo cáo này ngời quản trị sẽ thấy đợc trên 100 đồng doanh thu thì cần bao nhiêu đồng vốn, đồng thời cũng thấy đợc bao nhiêu đồng lợi nhuận. Mặt khác trên bảng thiết kế nhiều mặt hàng, ngời quản trị có thể so sánh giữa các mặt hàng với nhau để thấy đợc trên 100 đồng doanh thu thì mặt hàng nào sẽ đem lại lợi nhuận nhiều hơn.
Báo cáo về tình hình tiêu thụ hàng hóa
Các loại mặt hàng Số lợng Chênh lệch
Kế hoạch Thực tế Tuyệt đối Tơng đối Xăng dầu
DMN Hóa chất Gas
Trên bảng báo cáo này sẽ cho ngời quản trị biết tình hình thực hiện kế hoạch của từng mặt hàng. Thấy đợc mặt hàng nào hoàn thành kế hoạch, mặt hàng nào cha hoàn thành kế hoạch từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả thực hiện kế hoạch.
Kết luận
Sau gần 10 năm thành lập, Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đã và đang khẳng định đợc vai trò và vị thế của mình trên thị trờng trong lĩnh vực kinh doanh những