Thứ nhất, chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán: Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán bao gồm các bước công việc được thực hiện như gửi thư chào hàng cho khách hàng; yêu cầu khách hàng cung cấp BCTC và báo cáo của BGĐ về cam kết và cơ sở mà BGĐ áp dụng trong việc lập BCTC. Sau khi hai khách hàng chấp nhận và ký vào thư chào hàng, AACC gửi thông báo đến hai khách hàng yêu cầu chuẩn bị tài liệu kế toán cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán. Trước khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV cần thực hiện một số công việc sau: Đánh giá rủi ro có thể gặp phải đối với hai khách hàng; thảo luận và ký kết hợp đồng kiểm toán; lựa chọn đội ngũ KTV thực hiện.
Đánh giá rủi ro trong việc chấp nhận kiểm toán: Mục đích của việc đánh giá này là nhằm quyết định có nên thực hiện kiểm toán đối với khách hàng hay không, từ đó đưa ra mức rủi ro phù hợp khi chấp nhận kiểm toán. Mức rủi ro có thể được phân loại khác nhau như thấp, trung bình, cao hoặc rất cao. Đánh giá
mô hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. Nội dung đánh giá tập trung vào tính độc lập khả năng hoạt động liên tục và tranh chấp lợi ích với các bên liên quan. Sau khi tiến hành đánh giá, KTV lập biên bản đánh giá về khách hàng và đưa ra quyết định có thể chấp nhận ký kết hợp đồng kiểm toán hay không. Đối với khách hàng là Công ty ABC, KTV xem xét hồ sơ kiểm toán của những năm trước và giả định hoạt động liên tục hay những tranh chấp Công ty đang liên quan. Đối với khách hàng là Công ty XYZ, KTV cần có đầy đủ thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh trong thời kỳ gần đây, cơ cấu tổ chức của Công ty và toàn bộ tài liệu liên quan đến kế toán áp dụng.
Thảo luận và ký kết hợp đồng kiểm toán: Sau khi đánh giá rủi ro trong việc chấp nhận kiểm toán, nếu AACC thấy rủi ro thực hiện kiểm toán là hợp lý sẽ tiến hành thảo luận và ký kết hợp đồng kiểm toán. Hợp đồng kiểm toán được ký kết giữa đại diện của AACC là Ông Hà Quốc Khánh, tổng giám đốc và Giám đốc điều hành của hai khách hàng trên. Việc ký kết hợp đồng kiểm toán được thực hiện nhằm bảo vệ quyền lợi cho cả khách hàng và AACC.
Lựa chọn đội ngũ KTV: Đội ngũ KTV đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kiểm toán đối với từng khách hàng. Trước khi tiến hành kiểm toán, KTV phải có bản cam kết về tính độc lập của mình khi thực hiện kiểm toán đối với từng khách hàng. Đối với Công ty ABC, là khách hàng thường xuyên của AACC nên việc kiểm toán được thực hiện bởi nhóm KTV năm trước. Đối với Công ty XYZ, là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên nên cần lựa chọn nhóm kiểm toán mới để thực hiện. Cần chú ý trong việc lựa chọn KTV bởi mỗi khách hàng có đặc điểm hoạt động kinh doanh khác nhau nên KTV có hiểu biết rõ về lĩnh vực hoạt động của khách hàng là rất thuận lợi cho thực hiện công việc.
Thứ hai, lập kế hoạch kiểm toán tổng quát: Công việc trong bước này bao gồm thu thập những thông tin liên quan đến tình hình hoạt động của khách hàng.
Tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng: Tìm hiểu ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp cho KTV có thể nắm được những khái quát về khách hàng đó. Đồng thời, KTV có thể nhận biết được
phương hướng cần chú trọng trong việc lập kế hoạch kiểm toán nhằm đưa cuộc kiểm toán đi đúng hướng và đặt hiệu quả.
• Công ty ABC
Với đặc điểm là một doanh nghiệp liên doanh giữa Việt Nam và Nhật Bản cung cấp sản phẩm chính là các sản phẩm về thép cho thị trường trong và ngoài nước. Doanh thu của Công ty chủ yếu là doanh thu xuất khẩu chiếm 60%, doanh thu nội địa chiếm 36%, doanh thu dịch vụ chiếm 2% còn lại là doanh thu khác như doanh thu phế liệu, phế phẩm. Quá trình thực hiện sản xuất của Công ty ABC được thể hiện như sơ đồ sau:
Sơ đồ số 5: Quy trình thực hiện sản xuất tại Công ty ABC
• Công ty XYZ
Là doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ quảng cáo cho khách hàng. Thị trường cung cấp dịch vụ của Công ty XYZ tập trung chủ yếu ở khu vực miền Nam chủ yếu là các khách hàng có nhu cầu quảng cáo. Doanh thu của Công ty chủ yếu là quảng cáo trên ti vi chiếm 69%, trên báo chí 31% còn lại 1% là trên
Theo dõi hàng nhập kho, làm thủ tục lưu kho Nhận hợp đồng của khách
hàng
Mua nguyên vật liệu, vật tư, phụ tùng
Xuất nguyên liệu vật tư, phụ tùng
Ký hợp đồng bán hàng
Lập kế hoạch sản xuất
Lập lệnh sản xuất
Triển khai sản xuất
Sơ đồ số 6: Quy trình cung cấp dịch vụ của Công ty XYZ
Thực hiện các thủ tục phân tích tổng quát: Thủ tục KTV áp dụng trong bước này là thu thập BCTC của khách hàng trong một vài năm gần đây để tiến hành phân tích. Việc phân tích tổng quát này giúp KTV có thể nhận biết được những thay đổi đáng kể trong hoạt động kinh doanh của khách hàng. Phương pháp phân tích chủ yếu là phân tích dọc (phân tích các tỷ suất) trên khoản mục doanh thu theo lợi nhuận và giá vốn của một vài năm gần đây. Cuối cùng là so sánh sự biến đổi đó xem có sự khác thường nào có thể xảy ra trong kỳ hạch toán.
• Công ty ABC
Phân tích tổng hợp doanh thu của Công ty ABC qua một số năm gần đây, KTV có được số liệu tổng hợp như sau:
Đơn vị: Nghìn đồng
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2004 Chênh lệch Nhận
xét
+/- %
Doanh thu 287,606,861 235,757,956 51,848,905 22%
Giá vốn 261,082,725 207,617,761 56,464,964 25%
Lãi gộp 26,395,164 28,084,776 (1,689,612) - 6%
Lợi nhuận trước
thuế 14,550,543 17,987,260 (3,436,717) - 2% Bảng số 4: Phân tích doanh thu của Công ty ABC
Qua việc phân tích tổng hợp doanh thu của hai năm, KTV đưa ra nhận xét tốc độ tăng doanh thu chậm hơn giá vốn và lợi nhuận trước thuế năm 2005 thấp hơn năm 2004. Nguyên nhân của việc tăng chậm hơn này có thể do hai nguyên nhân cơ bản đó là các khoản giảm trừ doanh thu năm 2005 lớn hơn so với năm 2004 hoặc chi phí sản xuất sản phẩm tăng do điều kiện giá cả của thị trường đầu vào.
Nhận đơn đặt hàng của khách giao Thực hiện dịch vụ quảng cáo cho khách
Kiểm soát chất lượng dịch vụ cung cấp Hoàn thành dịch vụ và
Từ đó định hướng cho KTV trong việc kiểm tra các nghiệp vụ liên quan đến khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ.
• Công ty XYZ
Là khách hàng năm đầu tiên của AACC nên việc phân tích tổng hợp được thực hiện chi tiết hơn đối với các khách hàng cũ. Nên ngoài việc tổng hợp doanh thu như đối với Công ty ABC, KTV còn thực hiện đối chiếu với một số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quảng cáo trong ngành. Số liệu của XYZ so với một số doanh nghiệp được tổng hợp trong bảng sau:
Đơn vị: Nghìn đồng
Doanh thu Giá vốn Lợi nhuận trước thuế
1. Timesco 1,594,172 1,264,005 156,998
2. XYZ 1,010,537 961,284 123,564
3. A&C 2,428,350 2,225,694 146,318
4. VTV 958,036 673,268 159,741
Bảng số 5: So sánh Công ty XYZ với một số doanh nghiệp trong ngành năm 2003.
Qua việc phân tích trên, KTV đưa ra nhận xét Công ty XYZ là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thị trường với doanh số kinh doanh là doanh nghiệp lớn trong ngành. Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả trong một số năm gần đây do nhu cầu thị trường về quảng cáo đang có xu hướng tăng nhanh.
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng: Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ giúp KTV đưa ra được các thủ tục kiểm toán áp dụng trong thực hiện kế hoạch kiểm toán. Đánh giá được hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ là một trong những công việc quan trọng trong lập kế hoạch kiểm toán tổng quát. Đối với khoản mục doanh thu, KTV có thể đưa ra hệ thống câu hỏi nhằm đánh giá cách thức tổ chức quản lý doanh thu trong doanh nghiệp.
• Công ty ABC
Việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục doanh thu được thể hiện trong các giấy tờ làm việc của KTV. Do là khách hàng cũ của doanh nghiệp nên giấy tờ này được lưu trong hồ sơ kiểm toán của khách hàng từ những năm trước.
VIETNAM ACCOUNTING AUDITING CONSULTING COMPANY
Khách hàng: Công ty ABC Người lập:
Kỳ kết thúc: 31/12/2005 Ngày:
Nội dung: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục tiêu: Tìm hiểu hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
Thực hiện: Tìm hiểu hệ thống kế toán áp dụng đối với khoản mục doanh thu Phương pháp ghi nhận doanh thu
- Quy trình của nghiệp vụ bán hàng:
Khách hàng ⇒ Đơn đặt hàng ⇒ Sản xuất ⇒ Thành phẩm ⇒ Khách hàng
Dựa trên đơn đặt hàng với khách hàng, Công ty giao hàng cho khách hàng theo đúng ngày trên đơn đặt hàng. Kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền. Khi xuất hàng cho khách: nếu là hàng gia công cho khách thì ghi nhập, xuất hàng đều có biên bản giao nhận hàng (không có phiếu xuất kho); nếu là hàng sản xuất để bán thì dùng hoá đơn và đơn đặt hàng thay thế cho phiếu xuất kho; nếu là hàng xuất khẩu thì có hoá đơn, đơn đặt hàng, tờ khai hải quan, biên bản giao nhận hàng.
- Hạch toán doanh thu: Công ty ghi sổ kế toán theo phương pháp Nhật ký chung, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam. Doanh thu được theo dõi trên các tài khoản sau: Doanh thu xuất khẩu: TK 51121; Doanh thu nội địa: 51122; Doanh thu gia công: TK 5113; Doanh thu bán thứ phẩm: TK 5115; Doanh thu bán phế liệu: TK 5116; Doanh thu nội bộ: TK 5122.
2. Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán ngay khi giao nhận COD (Cash on delivery) nên hình thức thanh toán thường qua ngân hàng hoặc thanh toán trực tiếp. Thời gian thanh toán nhanh nên Công ty không trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
3. Chính sách tín dụng
Công ty không có chính sách tín dụng chung cho toàn bộ khách hàng, với từng khách hàng việc áp dụng chính sách tín dụng được BGĐ quyết định riêng. Công ty không có chính sách chiết khấu cho khách hàng.
4. Ghi nhận tỷ giá áp dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp trong khu chế xuất.
Bảng số 6: Trích hồ sơ kiểm toán tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Đối với Công ty ABC, việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét trong niên độ kế toán hiện hành Công ty có những thay đổi gì trong cơ cấu tổ chức, cách thực hoạt động có ảnh hưởng đến công tác kế toán hay không.
• Công ty XYZ
Là khách hàng mới nên việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ là rất quan trọng. Việc tìm hiểu này được thực hiện thông qua một bảng hỏi đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty. Bảng hỏi được thiết kế như sau:
5320: (1/1)
VIETNAM ACCOUNTING AUDITING CONSULTING COMPANY
Khách hàng: Công ty XYZ Người lập:
Kỳ kết thúc: 31/12/2005 Ngày:
Nội dung: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục tiêu: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Thực hiện: Đánh giá việc ghi nhận và hạch toán doanh thu của khách hàng 1. Mô tả chung
Dịch vụ cung cấp: Cung cấp các chương trình quảng cáo Kênh tiêu thụ sản phẩm/ dịch vụ: Trực tiếp
Thị trường tiêu thụ: Miền Nam
Thị phần của Công ty: Chủ yếu là các khách hàng Nhật 2. Theo dõi và ghi nhận doanh thu
Lĩnh vực hoạt động của Công ty: Dịch vụ
Công ty có nghiệp vụ doanh thu nhận trước không?: Không
Quy trình ghi nhận doanh thu: Khách hàng có nhu cầu thực hiện dịch vụ liên hệ với bộ phận phục vụ khách hàng để thiết kế ý tưởng. Khi dịch vụ hoàn thành, bộ phận phục vụ lập bảng tổng hợp theo từng dịch vụ giao cho kế toán hạch toán hạch toán doanh thu một lần vào cuối tháng. Công ty ghi sổ thực hiện kế toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ.
3. Chính sách tín dụng và kiểm soát công nợ: Công ty không có chính sách tín dụng cho khách hàng vì sau 1-2 tuần khách hàng thanh toán ngay sau khi phát hành hoá đơn. Hình thức thanh toán: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
4. Chính sách giá bán của Công ty: Chi phí tuỳ thuộc vào dịch vụ cung cấp. 5. Chính sách chiết khấu, khuyến mại, giảm giá: Không có
6. Chênh lệch tỷ giá: Cuối tháng kế toán ghi nhận doanh thu một lần, lấy tỷ giá của Ngân hàng giao dịch tại ngày ghi nhận doanh thu. Chênh lệch tỷ giá được thực hiện cuối kỳ.
Bảng số 7: Trích hồ sơ kiểm toán tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty XYZ
Sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, KTV tiến hành tổng hợp và đưa ra đường hướng thực hiện kiểm toán trong giai đoạn tiếp theo. Công việc trong bước đầu này sẽ giúp cho KTV đi đúng hướng nhằm phát hiện ra sai sót có thể có trong việc trình bày khoản mục doanh thu trên BCTC.