2. Tình hình thực tế về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty
2.4.1. Thực hiện chơng trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phả
bổ sung Hàng tồn kho (Xem phụ lục).
Sau khi hoàn thành các thủ tục trong chơng trình kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tiến hành ghi tên, ngày tháng thực hiện và ký hiệu tham chiếm tài liệu chứng minh cho các thủ tục đã thực hiện lên chơng trình kiểm toán. Công việc này rất hữu ích và bắt buộc thực hiện vì nó giúp cho trởng nhóm kiểm toán có thể quản lý tốt cuộc kiểm toán về tiến độ và chất lợng.
2.4. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Sau khi kế hoạch kiểm toán đợc hoàn tất thì trởng nhóm kiểm toán sẽ công bố kế hoạch kiểm toán, triển khai phân công công việc cho từng thành viên, đồng thời thông báo trọng tâm công việc và những đặc thù của từng phần hành kiểm toán.
Thực tế cho thấy đây là giai đoạn quan trọng và chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ cuộc kiểm toán. Nó có vai trò quyết định đến chất lợng cuộc kiểm toán vì vậy trong khi thực hiện cuộc kiểm toán, kiểm toán viên của AASC luôn tuân thủ đúng những bớc công việc đã đợc đề ra trong chơng trình kiểm toán.
2.4.1. Thực hiện chơng trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả ngời bán ngời bán
Khi thực hiện chơng trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả ngời bán kiểm toán viên chỉ tập trung vào các khoản phải trả ngời bán mà không thực hiện kiểm toán đối với khoản mục Hàng tồn kho.
a. Bớc tổng hợp
Đầu tiên kiểm toán viên thu thập và lập bảng tổng hợp chi tiết số d đầu năm, phát sinh trong năm và số d cuối năm. Đối chiếu số d đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết. Đối chiếu số d chi tiết đầu năm với số d chi tiết cuối năm trớc. Tất cả đều đợc thể hiện trên giấy làm việc của kiểm toán viên nh sau:
Bảng 14: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên AASC Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán Tên khách hàng : Công ty ABC
Niên độ kế toán : 31/12/2004 Tham chiếu: N3 Khoản mục : TK331 Ngời thực hiện:NTT Bớc công việc : Tổng hợp Ngày thực hiện:22/2/2005
D đầu kỳ : 1.040.507.685 Ly PS Nợ : 13.669.662.259 f PS Có : 13.249.305.700 f D cuối kỳ : 620.151.126 Ag Ghi chú:
Ly: Khớp với Báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán năm trớc F: Đã kiểm tra cộng dồn đúng
Ag: Khớp với Bảng cân đối kế toán
Bảng 15: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên AASC Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán : 31/12/2004 Tham chiếu: N3 Khoản mục : TK331 Ngời thực hiện:NTHP Bớc công việc : Tổng hợp Ngày thực hiện:14/2/2005
D đầu kỳ : 0 PS Nợ : 141.221.756.787 f PS Có : 176.343.622.733 f D cuối kỳ : 35.121.865.946 Ag Ghi chú:
Ly: Khớp với Báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán năm trớc F: Đã kiểm tra cộng dồn đúng
Ag: Khớp với Bảng cân đối kế toán
Bớc tổng hợp đợc xác định để xác minh tính đúng đắn của số d đầu năm và số d cuối kỳ của Các khoản nợ phải trả ngời bán. Ban đầu kiểm toán viên cộng tổng số phát sinh trên sổ Cái TK331và đối chiếu với Bảng cân đối, sổ chi tiết. Sau đó so sánh
số d cuối kỳ của các khoản phải trả ngời bán trên Báo cáo với số tổng cộng trên sổ tổng hợp nhằm xác định việc cộng sổ là chính xác.
b.Khẳng định số d
Để khẳng định số d TK 331, kiểm toán viên tiến hành đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp trên báo cáo với sổ chi tiết và báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có).
Tại công ty ABC, kiểm toán viên tiến hành nh sau:
Bảng 16: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên AASC Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán Tên khách hàng : Công ty ABC
Niên độ kế toán : 31/12/2004 Tham chiếu: N3 Khoản mục : TK331 Ngời thực hiện:NTTH Bớc công việc : Tổng hợp chi tiết theo đối tợng Ngày thực hiện: 22/2/2005
Nhà cung cấp D có cuối kỳ Ghi chú
Công ty TNHH Long Thành 56.734.019đ Có xác nhận công nợ Công ty TN Ngọc Khánh 102.897.000đ
Công ty CPTM Hùng Vơng 260.520.107đ Có xác nhận công nợ Công ty Đức Thịnh 200.000.000đ Cha có xác nhận công nợ
Kiểm toán viên thu thập biên bản xác nhận công nợ của công ty với các nhà cung cấp và thu đợc 2 biên bản xác nhận công nợ của công ty TNHH Long Thành và công ty CPTM Hùng Vơng cuối niên độ kế toán với số tiền xác nhận là đúng nh bảng trên. Kế toán công ty cho biết khoản nợ phải trả nhà cung cấp là Công ty TN Ngọc Khánh cuối niên độ cha có tuy nhiên kế toán đa ra chứng từ chứng minh khoản nợ phải trả đó đã đợc trả vào đầu năm 2005 để chứng tỏ rằng khoản nợ phải trả đó là có tồn tại và hợp lý. Kiểm toán viên cho rằng các tài liệu đó có thể đợc chấp nhận nh một biên bản xác nhận nợ. Còn đối với khoản phải trả nhà cung cấp là công ty Đức Thịnh thì kiểm toán viên tiến hành gửi th xác nhận công nợ để xác nhận trên thực tế có tồn tại khoản nợ này không và độ chính chính xác về số tiền.
Để đảm bảo sớm đa ra kết luận kiểm toán về tính trung thực và hợp lý cho khoản mục phải trả ngời bán của công ty ABC, kiểm toán viên dự kiến gửi th xác nhận sớm. Mẫu th xác nhận nh sau:
Bảng 17: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty ABC Hà nội ngày 22 tháng 2 năm 2005 Số 2- Hàng Bài- Hà nội
Kính gửi: Công ty Đức Thịnh
Địa chỉ: Số 23 Khâm Thiên – Hà nội
Chúng tôi là kiểm toán viên của AASC đang thực hiện kiểm toán tại Công ty ABC là khách hàng của đơn vị trong năm. Do đó để tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi trong quá trình kiểm toán sớm đa ra kết luận kiểm toán xin quý đơn vị vui lòng cho chúng tôi biết thông tin sau: tính đến ngày kết thúc niên độ kế toán 31/12/2004 công ty ABC còn phải trả quý công ty số tiền là bao nhiêu?
Rất mong quý công ty xác nhận và nhanh chóng gửi kết quả xác nhận cho chúng tôi càng sớm càng tốt và gửi trực tiếp cho kiểm toán viên chúng tôi trớc ngày 7 tháng 3 năm 2005 bằng th hoặc Fax theo địa chỉ dới đây.
Kiểm toán viên NTTH- Phòng kiểm toán 2
Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán-AASC Số 1- Lê Phụng Hiểu
Chúng tôi xin trân thành cảm ơn!
Giám đốc công ty ABC
Nguyễn Ngọc Thiện
Sau khi th xác nhận đợc gửi đi thì một tuần sau kiểm toán viên nhận đợc th trả lời của công ty Đức Thịnh xác nhận là thực sự Công ty ABC trong năm có khoản nợ công ty Đức Thịnh tính đến ngày kết thúc niên độ là 200.000.000đ
Tơng tự nh đối với công tyABC, đối với công ty XYZ kiểm toán viên cũng lập tờ tổng hợp chi tiết theo đối tợng công nợ và tiến hành đối chiếu với biên bản xác nhận công nợ cuối niên độ. Trong quá trình kiểm toán khoản mục phải trả ngời bán tại công ty XYZ, kiểm toán viên phát hiện hầu hết các khoản phải trả công ty cha thực hiện đối chiếu công nợ cuối niên độ kế toán. Kiểm toán viên cho rằng công ty XYZ là công ty mới thành lập, cơ cấu tổ chức hoạt động còn cha đợc đồng bộ, hệ thống kế toán còn yếu kém nên cha thực hiện đối chiếu công nợ thờng xuyên. Kiểm toán viên cho rằng cần phải đa vấn đề này vào th quản lý. Kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu hay 100% các nhà cung cấp để xác nhận công nợ và yêu cầu gửi th phúc đáp nhanh chóng. Trong trờng hợp không nhận đợc th trả lời kiểm toán viên cần xác định các thủ tục kiểm toán
bổ sung nh kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập Báo cáo tài chính…
c. Kiểm tra số phát sinh
Trong bớc công việc này kiểm toán viên kiểm tra việc phản ánh các khoản phải trả, kiểm tra việc hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán (giá hoá đơn, chi phí thu mua vận chuyển và thuế GTGT đầu vào) nhằm đảm bảo chính sách mua hàng của đơn vị khách hàng đợc thực hiện trên thực tế.
Tại công ty ABC, kiểm toán viên kiểm tra chi tiết các khoản phải trả thông qua việc kiểm tra chứng từ có liên quan và nhận xét rằng hầu hết các khoản phải trả cũng nh các khoản thanh toán với nhà cung cấp đều có đầy đủ các chứng từ chứng minh . Các phiếu chi có đầy đủ các thông tin nh số CT, ngày tháng, lý do chi, và chữ ký phê duyệt của những ngời có thẩm quyền. Qua kết quả kiểm toán năm trớc kiểm toán viên thấy rằng không tồn tại sai sót trọng yếu do đó không tập trung kiểm tra toàn bộ mà chỉ tiến hành kiểm tra chọn mẫu những nghiệp vụ mà theo phán đoán của kiểm toán viên thì ở đó chứa đựng nhiều khả năng xảy ra sai sót.
Tại công ty XYZ, kiểm toán viên phán đoán có nhiều khả năng xảy ra sai sót đối với các khoản phải trả ngời bán hơn nên tập trung kiểm tra chi tiết.
Bảng 18: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
AASC Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán kiểm toán Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán : 31/12/2004 Tham chiếu: N3 Khoản mục : TK331 Ngời thực hiện:NTTT
Bớc công việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện:16/2/2005
Số CT Ngày Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú
1436 5/7 Nhập Si lic 111 46.725.000 (1)
1475 12/7 Mua thanh điện tử 111 12.518.000 (2) 1519 17/7 Thanh toán vật t nhập Inox 111 43.596.000 (3) 49 2/8 Trả tiền công ty XNK Bắc Hà 112 30.736.000 (4) 54 30/8 Trả tiền công ty LG 112 250.498.400 (5)
… … … … …
(1): Có HĐ GTGT, có phiếu chi nhng thiếu chữ kỹ của tổng giám đốc.
(2): Có HĐ GTGT, có giấy đề nghị thanh toán nhng thiếu chữ ký của phó tổng giám đốc, phiếu chi không có chữ ký của thủ quỹ.
(3): Có HĐ GTGT tuy nhiên HĐ không ghi đầy đủ các yếu tố nh không ghi hình thức thanh toán, có giấy đề nghị thanh toán nhng thiếu chữ ký của tổng giám đốc, có phiếu chi.
(4): Có HĐ GTGT, có uỷ nhiệm chi, có phiếu hạch toán. (5): Có HĐ GTGT, có uỷ nhiệm chi, có phiếu hạch toán : Đã kiểm tra chứng từ