2. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua
2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán do AASC thực hiện
Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do AASC thực hiện, với vốn kiến thức có hạn, em xin đa ra một số kiến nghị đối với chu trình mua hàng và thanh toán nh sau:
2.2.1.Kiến nghị về giai đoạn tiếp cận khách hàng và lập kế hoạch Về tiếp cận khách hàng
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trờng nh hiện nay, bất cứ một doanh nghiệp nào thuộc lĩnh vực ngành nghề nào đều phải cạnh tranh khốc liệt để tồn tại. Dịch vụ kiểm toán cũng vậy, tuy ra đời cha đợc lâu nhng với nhu cầu càng tăng nh hiện nay đòi hỏi các công ty kiểm toán phải không ngừng nâng cao chất lợng dịch vụ của mình nhằm chiếm đợc ngày càng nhiều thị phần. Đối với AASC, nhờ có một đội ngũ kiểm toán viên hùng hậu có trình độ chuyên môn cao và có tinh thần trách nhiệm với công việc nên chất lợng dịch vụ do AASC cung cấp đạt chất lợng cao. Chính vì điều đó mà khách hàng của AASC không ngừng tăng nhanh. Ngoài những khách hàng truyền thống, khách hàng mới của AASC cũng không ngừng tăng. Tuy nhiên muốn thu hút đợc ngày càng nhiều khách hàng thì đòi hỏi AASC cần coi trọng hơn nữa công tác tiếp cận khách hàng.
Việc tiếp nhận khách hàng đợc AASC thực hiện rất tốt đối với khách hàng mới. Tuy nhiên, đối với khách hàng cũ thì do mọi thông tin của khách hàng đều đ- ợc lu trong hồ sơ kiểm toán năm trớc nên có thể kiểm toán viên không tập trung nhiều vào việc thu thập thông tin bổ sung. Do đó kiểm toán viên có thể bỏ sót những thông tin quan trọng có ý nghĩa quyết định đến kết luận kiểm toán.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300- Kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ và các bên liên quan để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch kiểm toán. Nh vậy theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam chỉ đạo thì không phân biệt cụ thể việc thu thập thông tin đối với từng khách hàng khác nhau sẽ thực hiện khác nhau nh thế nào. Do vậy khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải linh hoạt trong việc thu thập thông tin bổ sung đối với khách hàng cũ để đảm bảo không bỏ qua những thông tin quan trọng có ảnh hởng đến Báo cáo tài chính cũng nh Báo cáo kiểm toán của kiểm toán viên. Chính vì vậy khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại khách hàng cũ kiểm toán viên nên phỏng vấn nhân viên, những ngời phụ trách xem trong năm khách hàng có thay đổi quy trình mua hàng, thay đổi nhà cung cấp, hay những quy chế, quy định nội bộ nào mà ảnh hởng đến chu trình mua hàng và thanh toán không? Nắm bắt kỹ những thông tin này là sự chuẩn bị rất tốt để kiểm toán viên tiến hành kiểm toán chu trình. Còn đối với khách hàng mới thì việc tìm hiểu kỹ lỡng những thông tin này là việc làm không thể thiếu đợc.
Về thực hiện thủ tục phân tích
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520- Quy trình phân tích, thì các thủ tục phân tích đợc áp dụng cho tất cả các cuộc kiểm toán và chúng thờng đợc thực hiện trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Tuy nhiên qua nghiên cứu thực tế quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do AASC thực hiện thì thấy các thủ tục phân tích không đợc sử dụng nhiều hoặc nếu sử dụng thì chỉ là sự ớc tính ngầm định của kiểm toán viên mà không đợc thể hiện cụ thể trên giấy tờ làm việc. Thông thờng kiểm toán viên chỉ sử dụng thủ tục phân tích trong giai đoạn thực hiện kiểm toán đối với một số khoản mục quan trọng nh doanh thu, chi phí, giá vốn …
Nh vậy để đảm bảo chất lợng của một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng đồng thời giúp
kiểm toán viên dễ dàng phát hiện ra những sai sót có thể xảy ra đề nghị AASC cần tăng cờng thực hiện thủ tục phân tích trong quá trình thực hiện kiểm toán nh Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 quy định: “Kiểm toán viên phải thực hiện quy trình phân tích khi lập kế hoạch kiểm toán và giai đoạn soát xét tổng thể về cuộc kiểm toán .”
Về đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 320- Tính trọng yếu trong kiểm toán, quy định thì: “ Khi lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định mức trọng yếu có thể chấp nhận đợc để làm tiêu chuẩn phát hiện ra những sai sót trọng yếu về mặt định lợng”. Mặt khác theo Chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 400- Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, quy định thì: “ Kiểm toán viên phải sử dụng khả năng xét đoán chuyên môn của mình để đánh giá rủi ro kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm toán nhằm giảm các rủi ro kiểm toán xuống mức có thể chấp nhận đợc”.
Tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành, kiểm toán viên của AASC khi tiến hành bất cứ một cuộc kiểm toán nào cũng thực hiện đánh giá mức trọng yếu và rủi ro. Trọng yếu và rủi ro là vấn đề rất hay đợc đề cập đến. Tuy nhiên cha có một tài liệu, một văn bản cụ thể cũng nh Thông t nào của Bộ tài chính hớng dẫn cách thức xác định mức trọng yếu và rủi ro. Đây cũng chính là mặt hạn chế cho các công ty kiểm toán khi tiến hành xác định mức trọng yếu và rủi ro vì mỗi công ty áp dụng một cách thức xác định chúng là khác nhau.
Để nâng cao chất lợng dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài chính, AASC đã xây dựng riêng cho đơn vị mình tài liệu hớng dẫn tính trọng yếu trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Có thể thấy rằng đây là một u điểm của AASC trong việc vận dụng sáng tạo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam đồng thời tạo ra một nét đặc thù riêng có của đơn vị mình trong việc xác định mức trọng yếu và rủi ro. Tuy nhiên, việc đánh giá mức trọng yếu và rủi ro là rất phức tạp nên đề nghị AASC cần tham khảo cách thức đánh giá mức trọng yếu và rủi ro ở các công ty kiểm toán khác nhau, nhất là những công ty kiểm toán có uy tín trên thị trờng trong nớc và quốc tế.
Thí dụ, AASC nên tham khảo cách thức xác định mức trọng yếu của VACO. Tại VACO, Hệ thống phơng pháp kiểm toán AS/2 (Auditing system/2) cung cấp
cho kiểm toán viên cách xác định mức độ trọng yếu cho từng loại hình doanh nghiệp nh sau:
Đối với các công ty cổ phần tham gia thị trờng chứng khoán, kiểm toán viên thờng lấy thu nhập sau thuế làm chỉ tiêu để xác định mức độ trọng yếu. Kiểm toán viên sẽ ớc tính thu nhập sau thuế vào ngày lập Báo cáo tài chính, mức độ trọng yếu sẽ đợc xác định bằng 5-10% thu nhập sau thuế. Thu nhập sau thuế có thể giảm xuống mức danh nghĩa hoặc thậm chí lỗ. Trong trờng hợp này, một yếu tố có liên quan đến ngời sử dụng nh công nợ phải trả, vốn góp cổ phần sẽ đ… ợc sử dụng thay thế để là cơ sở cho việc xác định mức trọng yếu.
Đối với công ty không tham gia thị trờng chứng khoán, việc xác định mức trọng yếu đợc áp dụng trong một số trờng hợp sau:
2% TSLĐ hoặc VCSH 10% Thu nhập sau thuế
0,5%-3% Doanh thu theo bảng tỷ lệ quy định sau:
Doanh thu (USD) Tỷ lệ quy định (%)
Đến 500.000 4,0% 600.000 3,5% 700.000 3,2% 800.000 3,0% 900.000 2,5% 1.000.000 2,0% 2.000.000 1,5% 6.000.000 1,0% 10.000.000 0,8% 50.000.000 0,7% 300.000.000 0,6% Trên 1.000.000.000 0,5%
Đối với các công ty là chi nhánh của công ty xuyên quốc gia mà hãng cũng đợc bổ nhiệm làm kiểm toán viên: mức độ trọng yếu thờng đợc xác định trên cơ sở doanh thu và ở mức độ cao hơn 2 bậc so với doanh thu không tham gia thị trờng chứng khoán ngang bậc. Tuy nhiên mức độ trọng yếu phải nhỏ hơn mức độ trọng yếu đợc xác định cho công ty mẹ. Việc lựa chọn chỉ tiêu nào để xác định mức độ trọng yếu sẽ tuỳ thuộc vào sự phán đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên dựa trên cơ sở đặc điểm của đơn vị khách hàng. Việc xác định mức độ trọng yếu nh đã nói là ớc tính mức độ sai sót có thể chấp nhận đợc cho mục đích báo cáo, còn khi tiến hành
kiểm toán chi tiết hay phân tích số d mỗi tài khoản, kiểm toán viên phải sử dụng giá trị trọng yếu chi tiết.
Khác với VACO, tại KPMG đã thiết kế thành công chơng trình phần mềm Tiêu chuẩn đánh giá kiểm toán (Audit Gauge). Audit Gauge đã hỗ trợ rất lớn cho các kiểm toán viên trong quá trình thực hiện kiểm toán. Audit Gauge đợc tính dựa trên cơ sở Tổng tài sản hoặc tổng doanh thu của đơn vị đợc kiểm toán từ đó đa ra mức sai sót trọng yếu trên bình diện toàn công ty. Dựa vào Audit Gauge tính đợc, kiểm toán viên có thể đánh giá mức sai phạm phân bổ cho từng khoản mục trên Báo cáo tài chính từ đó tập trung kiểm toán nhiều hơn vào các khoản mục về bản chất chứa nhiều rủi ro. Nh vậy, ngay từ giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán viên đã có thể xác định đợc các khoản mục trọng yếu cần kiểm tra chi tiết. Kiểm toán viên không mất nhiều thời gian khi phải kiểm tra tổng thể, một điều rất khó đối với doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn, hàng mua vào thờng xuyên với số lợng lớn mà vẫn thu đợc bằng chứng về tính đầy đủ (là một hạn chế cố hữu khi kiểm tra toàn bộ tổng thể).
Về chơng trình kiểm toán
Chơng trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giữa các kiểm toán viên cũng nh dự kiến về những t liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập. Trọng tâm của chơng trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với từng khoản mục hay bộ phận đợc kiểm toán.
Qua một thời gian hoạt động AASC đã xây dựng cho mình một chơng trình kiểm toán mẫu ngày càng hoàn thiện. Chơng trình kiểm toán đợc xây dựng cho từng tài khoản riêng biệt. Mỗi chơng trình kiểm toán đều gồm những mục cơ bản nh: mục tiêu, tổng quát, thủ tục phân tích, thủ tục kiểm tra chi tiết, kết luận Ch… - ơng trình kiểm toán do AASC xây dựng chỉ là form sẵn, nó đợc vận dụng đối với bất kỳ một khách hàng nào.
Nh vậy ta thấy rằng việc sử dụng form chơng trình sẵn này có thể là phù hợp với khách hàng này nhng lại là không phù hợp với khách hàng khác. Để cuộc kiểm toán đợc thực hiện có hiệu quả thì các kiểm toán viên của AASC phải có sự linh hoạt và sáng tạo trong việc lựa chọn những thủ tục thích hợp để áp dụng đối với khách hàng này cũng nh những thủ tục cần bổ sung đối với khách hàng khác.
Tại KPMG, phơng pháp kiểm toán đợc xây dựng dựa trên cơ sở lý thuyết kiểm toán, tuân thủ theo các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế và các quy định về kế toán, kiểm toán hiện hành của Việt Nam. Các chơng trình kiểm toán của KPMG dựa trên cơ sở các phần hành kinh doanh thích ứng cụ thể với các hoạt động và thị trờng của khách hàng. Mục đích của phần hành này là đảm bảo kiểm toán vào những chu trình chính mà đơn vị khách hàng sử dụng, từ đó bất kỳ rủi ro đều đợc phát hiện đầy đủ. Đặc biệt là từ năm 2002 sau khi Authur Andersen sát nhập vào KPMG, phơng pháp và các hoạt động kiểm toán càng trở nên đa dạng hơn.
Trong giai đoạn lập chiến lợc và kế hoạch kiểm toán thì KPMG cho rằng: Đây là một trong những bớc quan trọng nhất của công việc kiểm toán. Việc lập chiến lợc và kế hoạch chiến lợc thích hợp sẽ giúp kiểm toán viên dễ dàng hơn nhiều trong các bớc kiểm toán sau này vì giúp kiểm toán viên xác định các lĩnh vực trọng yếu cần quan tâm đặc biệt, môi trờng kiểm soát, các phơng pháp kiểm soát thích hợp nhất, chơng trình kiểm toán và các bảng liệt kê những mục cần kiểm tra. Mục đích chính tại thời điểm này là xác định rủi ro của các chiến lợc kinh doanh và rủi ro của các sai phạm trọng yếu sau khi đạt đợc những hiểu biết về khách hàng. Do phần lớn khách hàng của công ty là khách hàng thờng xuyên, hồ sơ đã đợc lu trữ, nên những hiểu biết này là quá trình cập nhật những mục tiêu hoạt động trong năm nay và những ảnh hởng của các mục tiêu đó đến các hoạt động chính của công ty khách hàng. Nh vậy chỉ với một khách hàng nhng chơng trình kiểm toán của KPMG có thể thay đổi từng năm. Đây chính là sự khác biệt lớn nhất trong quá trình kiểm toán của KPMG so với lý luận chung và của các công ty kiểm toán khác.
Qua tìm hiểu về cách thức xây dựng chơng trình kiểm toán của KPMG ta thấy rằng AASC nên học hỏi kinh nghiệm này để xây dựng chơng trình kiểm toán cho công ty mình tốt hơn làm cho công việc kiểm toán viên đạt hiệu quả cao hơn.
Dịch vụ kiểm toán là một ngành nghề mang tính mùa vụ cao. Cứ vào mùa kiểm toán, khối lợng công việc nhiều khi đó nhu cầu nhân sự là rất lớn. Do đó đòi hỏi Ban Giám đốc phải nắm bắt đợc tình hình này mà phân công công việc cho phù hợp đáp ứng đợc hợp đồng đã ký kết và đảm bảo chất lợng cuộc kiểm toán.
AASC có Phòng công nghệ thông tin với đội ngũ nhân viên chuyên sâu về