I -Đặc điểm tình hình chung của Xí nghiệp in TTXVN –
2.2- Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
Hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in I -TXVN đợc thực hiện thông qua các phân xởng sau :
• Phân xởng chế bản
Phân xởng chế bản thực hiện đúng quy trình công nghệ chế bản theo lệnh sản xuất nhận đợc. Phân xởng chế bản có tầm quan trọng lớn vì đây là khâu đầu tiên trong quá trình in. Công việc đòi hỏi tính tỉ mỉ và độ chính xác cao. Mẫu mã sản phẩm cuối cùng chủ yếu phụ thuộc vào công việc chế bản.
Phân xởng chế bản gồm có ba tổ :
- Tổ vi tính : có nhiệm vụ chế bản ảnh và chữ và in lên các bản kẽm hay các bức phim.
- Tổ bình bản : có bốn máy kiểm tra sắp xếp các bản in theo đúng kích cỡ.
- Tổ phơi bản : phơi các bản in kẽm hay các bức phim in có sử dụng với các hoá chất để xử lý.
- Phân xởng in offset :
Nhiệm vụ của phân xởng in offset là sau khi có đợc các bức phim in hay bản in kẽm lấy từ phân xởng chế bản đa sang bắt đầu tiến hành công tác in ấn. Kết hợp giấy in, bản in, mực in... để tiến hành in hàng loạt trên các máy in offset và tạo ra trang in. Các trang in đợc kiểm tra chất lợng ngay tại phân xởng in để loại bỏ các trang in không đạt yêu cầu.
Hoạt động của phân xởng in offset đợc thực hiện thông qua ba tổ máy in : + Tổ máy in Toshiba
+ Tổ máy in Coroman + Tổ máy in màu + Phân xởng sách :
Phân xởng sách cũng phải tuân thủ theo đúng quy trình công nghệ để hoàn thiện ấn phẩm do phân xởng in offset bàn giao thông qua ba tổ sách, tổ xếp gấp & KCS và tổ lồng báo.
Sơ đồ 12 :
Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in I - TTXVN 3 - Đặc điểm tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đó là các bộ phận lao động quản lý chuyên môn với trách nhiệm đợc bố trí thành cấp, khâu khác nhau và có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau để cùng tham gia quản lý công ty. Cũng nh rất nhiều doanh nghiệp khác, Xí nghiệp in I – TTXVN có giám đốc là ngời đứng đầu, giúp việc cho giám đốc là các phòng ban chức năng. Giám đốc kết hợp với Đảng uỷ và Công đoàn thành lập ra ban lãnh đạo công ty từ các phòng ban chức năng tới các phân xởng và tổ sản xuất. Bộ máy quản lý của Xí nghiệp in I – TTXVN đợc tổ chức theo nguyên tắc khép kín, gọn nhẹ, không có phòng ban trung gian nên đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin. Nhiệm vụ của các phòng ban là tổ chức việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật và lao động đợc xác định trong kế hoạch lao động sản xuất; Đồng thời, các phòng ban tìm ra các biện pháp tối u đề xuất với giám đốc nhằm giải quyết các khó khăn trong hoạt động sản xuất kInh doanh, đem lại hiệu quả và lợi nhuận cao cho công ty. Việc theo dõi kiểm tra và chỉ đạo thực hiện các tiến độ sản xuất, các quy trình công nghệ cũng là một trong những nhiệm vụ của các phòng ban.
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty nh sau:
Giám đốc: Giám đốc là ngời có quyền quyết định cao nhất trong công ty và phải chịu
trách nhiệm trớc các hoạt động của công ty. Giám đốc chính là ngời đại diện của Xí nghiệp in I -TTXVN
Phân xưởng chế bản Phân xưởng in offset Phân xưởng sách
Tổ vi tính bình Tổ bản Tổ phơi bản Tổ máy in Toshiba Tổ máy in Coroman Tổ máy in màu sách Tổ I Tổ sách II Tổ sách III Tổ xếp gấp & KCS Tổ lồng báo
doanh nghiệp ký nhận vốn kinh doanh và các nguồn lực khác do đơn vị cấp trên giao, đồng thời phải đảm bảo việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn, bảo toàn và phát triển nguồn vốn đợc cấp. Các phơng án sử dụng vốn và kế hoạch thực hiện phơng án đó do giám đốc xây dựng với sự tham mu của các phòng ban trong công ty. Giám đốc có quyền đề nghị cấp trên bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật, nâng cấp bậc lơng ... cho các cá nhân trong doanh nghiệp.
Phòng tổ chức - hành chính: Tham mu, giúp việc cho giám đốc về việc quản lý các
hồ sơ của công ty, nghiên cứu những chính sách, chế độ liên quan đến các cán bộ, công nhân viên trong công ty nh vấn đề tiền lơng, thởng, BHXH, BHYT,... và xây dựng nội quy, quy chế kỹ thuật lao động, tuyển dụng lao động. Tuy nhiên, các chính sách, chế độ hay nội quy trớc khi đi vào thực hiện trong công ty đều phải qua giám đốc ký duyệt.
Phòng kế hoạch vật t: Phòng kế hoạch vật t có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc trong việc
xây dựng các kế hoạch sản xuất và tìm kiếm khách hàng cũng nh nguồn hàng cho công ty. Các kế hoạch, định mức trong doanh nghiệp, các kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch tăng năng suất lao động... phòng đều tham gia giúp đỡ giám đốc và sau đó triển khai thực hiện ở các phân xởng. Phòng còn có nhiệm vụ lập kế hoạch nhu cầu vật t phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo từng tháng, quý, năm; đồng thời tìm kiếm nguồn hàng cho công ty phục vụ kịp thời cho sản xuất.
Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm hoàn toàn về kỹ thuật sản xuất của từng
loại sản phẩm, hớng dẫn kỹ thuật sản xuất cho từng bộ phận, tới ngời sản xuất và theo dõi, giám sát quá trình thực hiện. Phòng có nhiệm vụ theo dõi quản lý toàn bộ trang bị kỹ thuật cơ khí, thiết bị chuyên dùng... Ngoài ra phòng phải lập kế hoạch về phơng án đầu t chuyên sâu, dự phòng các phụ tùng thay thế, tham gia công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động và đào tạo cơ khí kỹ thuật.
Phòng kế toán - tài vụ: Có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc trong hạch toán chi phí
sản xuất và tính giá thành sản phẩm; đồng thời quản lý mọi mặt hoạt động có liên quan đến công tác tài chính, kế toán nh tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành sản phẩm hoàn thành, dự toán sử dụng nguồn vốn...
Sơ đồ 13:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp in I -TTXVN