- Giảm giá 1% 331 985.086 tiền vận chuyển111250
2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại XN in I TTXVN
TTXVN
•Phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho
Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán VL hàng ngày các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trớc và đợc quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về VL, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn kho VL theo giá hạch toán.
Giá hạch toán Số lợng Đơn giá vật liệu = vật liệu x hạch nhập (xuất) nhập (xuất) toán
Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu :
Hệ Giá TT VL tồn đầu kỳ + Giá TT VL nhập trong kỳ số =
giá Giá HT VL tồn đầu kỳ + Giá HT VL nhập trong kỳ Xác định giá thực tế VL xuất trong kỳ:
Giá thực tế Giá hạch toán Hệ VL xuất = VL xuất x số trong kỳ trong kỳ giá
Việc tính giá theo phơng pháp giá hạch toán đợc thể hiện thông qua Bảng kê số 3 - Tính giá thành vật liệu và công cụ, dụng cụ (Bảng số 2):
Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ Tháng... năm...
TK152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 153 -
Chỉ tiêu Nguyên liệu, vật
liệu chính
Vật liệu phụ Công cụ, dụng cụ
Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT
1 2 3 4 5 6 7
I. Tồn kho đầu tháng II. Nhập kho trong tháng III. Tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng (I+II) IV. Hệ số giá
V. Xuất dùng trong tháng VI. Tồn kho cuối tháng
• Về quá trình thu mua và sử dụng vật liệu :
Nh trên đã đề cập, việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ hoàn thành hợp đồng có phần hạn chế. Do vậy XN nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định những vật liệu chính, có giá trị lớn nh : Giấy, mực, đặc biệt là những vật liệu nhập từ Đức, Trung Quốc, để tránh tình trạng thị tr… ờng, giá cả có những biến động lớn.
Cách tính định mức dự trữ vật liệu nh sau :
Dự trữ tối thiểu + Dự trữ liên tục Định mức dự trữ = ---
2 Trong đó :
-Dự trữ tối thiểu : Là khối lợng vật liệu cần phải có để đáp ứng thời gian luân chuyển của XN.
hàng ngày và khoảng cách giữa các kỳ cung ứng vật liệu Nhu cầu năm Nhu cầu hàng ngày = ---
360
Mặt khác, để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, XN cần tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch chủ động mua và cung ứng vật liệu kịp thời trên cơ sở xác định định mức đợc sử dụng, đồng thời sẽ giúp cho ngời quản lý giám sát đợc việc sử dụng vật liệu của bộ phận sản xuất đảm bảo chất lợng sản phẩm và tiết kiệm vật liệu .
Có thể lập các định mức theo mẫu sau :
Hệ thống các định mức vật liệu
STT Đơn vị sử dụng Tên vật liệu Định mức sx Định mức dự trữ
•Về việc sử dụng Sổ danh điểm :
Để đảm bảo quản lý tốt và hạch toán một cách chính xác từng loại vật liệu, XN nên sử dụng Sổ danh điểm. Sổ danh điểm có thể đợc mở bằng cách : Ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loai vật liệu trong mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu , số nhóm vật liệu trong mỗi loại, dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ, nh- ng trên cơ sở phải đợc kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán.
Cụ thể, có thể dựa vào số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu để xây dựng bộ mã vật liệu trong XN.Mã các loại vật liệu gồm có : 152.1-vật liệu chính ; 152.2-vật liệu phụ ; 152.3-nhiên liệu ; 152.4- phụ tùng thay thế. Trong mỗi loại vật liệu ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm.
bằng nhóm mã số đầu tiên gồm 4 chữ sô, nhóm mã số thứ hai biểu diễn nhóm vật liệu 2 chữ số và nhóm cuối cùng biểu diễn tên vật t 3 chữ số
Ví dụ : Giấy Bãi Bằng 58g/m2 khổ 79x109 có thể ký hiệu 152101001 trong đó 1521- Nguyên vật liệu chính
01 - Giấy
001 - Bãi Bằng 58g/m2 khổ 79x109
Nh vậy mã một sẽ là 1521.1522.1523.1524 tơng ứng với 4 TK cấp 2 ;nhóm mã 2 sẽ là các nhóm vật liệu : Giấy, mực, kẽm,… ; nhóm 3 thể hiện đặc điểm của từng loãi vật liệu trên từng loại vật liệu : Giấy Bãi Bằng, Giấy Tân Mai…
Mã số Loại vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Mã 1 TK cấp 2 Mã 2 nhóm VL Mã 3 Tên VL 1521 01 001 Bãi bằng 58g/m2 khổ 79x109 tờ 1521 01 002 Bãi bằng 58g/m2 khổ 84x125 tờ 1521 01 003 Bãi bằng 74g/m2 khổ 84x125 tờ 1521 01 ... 1521 02 001 Mực đen Anh kg 1521 02 002 Mực trắng Nhật kg
1521 02 003 Mực xanh Trung Quốc kg
1521 02 ... 1521 03 001 Kẽm Trung Quốc khổ 64x68 tấm 1521 03 002 Kẽm A3P24 tấm 1521 03 ...
• Về phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu :
Phơng pháp hạch toán chi tiết VL mà công ty đang sử dụng là phơng pháp thẻ song song. Phơng pháp này nhìn chung đã đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán và quản lý VL. Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, dễ làm nhng lại có tính trùng lắp. Hiện nay, tại cả kho và phòng kế toán đều theo dõi về mặt hiện vật và kế toán vật t còn phải theo dõi cả về mặt giá trị. Thêm vào đó, hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho VL
xuất - tồn. Điều này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu.(phần trên) Để khắc phục tình trạng trên, XN nên chuyển sang sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết Sổ số d. Theo phơng pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện vật tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t nhng kế toán thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị thì chỉ cần theo dõi mặt giá trị thôi, do vậy, tránh đợc việc ghi chép trùng lặp nh khi sử dụng phơng pháp Thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
Theo phơng pháp hạch toán chi tiết Sổ số d công việc hạch toán đợc tiến hành nh theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 16:
Trình tự hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 3:
Theo phơng pháp Sổ số d, Thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của doanh nghiệp có thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng loại
Chứng từ nhập
Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế
nhập-xuất-tồn kho VL
Bảng kê nhập
Chứng từ nhập Bảng kê nhập
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
này, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.
Bảng số : Phiếu giao nhận chứng từ
Số danh Tên, quy cách, Phiếu nhập Số Đơn Thành tiền
điểm VL chủng loại vật t Số NT lợng giá
Ngoài công việc hàng ngày nh trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số d. Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trớc ngày cuối tháng. Trong sổ số d các danh điểm vật liệu đợc in sẵn, sắp xếp theo thứ tự nh thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu. Ghi Sổ số d xong thủ kho chuyển giao Sổ số d cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Sổ số d công ty nên lập cho từng tháng một để tránh quy mô cột quá lớn.
Sổ số d
Tháng....năm.... Kho:...
Danh Tên, chủng loại Đơn
vị
Định mức dự trữ
Số d đầu năm Số d cuối
tháng 1 điểm quy cách vật t tính Thấp nhất cao nhất SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng Xác nhận của kế toán
Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thờng xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ.
Nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu. Bảng này đợc mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ.
Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế đợc sử dụng để đối chiếu với số d bằng tiền trên sổ số d và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp.
Bảng luỹ kế nhập - Xuất - tồn kho vật t (sản phẩm, hàng hoá)
Tháng...năm ...
Nhóm Tồn kho Nhập Xuất Ghi
vật liệu đầu tháng Từ ngày... Đến ngày... Từ ngày... Đến ngày... Từ ngày... Đến ngày... Từ ngày... Đến ngày... chú
•Về việc sử dụng Tài khoản :
Nh đã nêu ở trên, tài khoản sử dụng tại XN in I - TTXVN có những thiếu sót nên đã dẫn đến việc hạch toán sai một số nghiệp vụ có liên quan:
∂ Theo Chế độ kế toán hiện đang áp dụng, khi xuất VL cho hoạt động sản xuất chung, giá trị VL xuất ra đó lẽ ra phải đợc hạch toán:
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Có TK 152 - Công cụ, dụng cụ Thì tại, nghiệp vụ này đợc hạch toán:
Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
về nhập kho kiểm nhận thấy thừa không rõ nguyên nhân và đợc quyết đinh coi nh đây là một khoản thu nhập bất thờng,kế toán ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 511 - Doanh thu
Mà theo nguyên tắc, kế toán phải ghi nh sau: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
Có TK 721 - Thu nhập bất thờng
ữ Khi nghiệp vụ bán phế liệu phát sinh, khoản thu do bán phế liệu phải đợc coi nh một khoản thu nhập bất thờng và đáng lẽ phải hạch toán nh sau:
• Nợ TK 821 - Chi phí bất thờng Có TK 1528 - Phế liệu thu hồi
• Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 721 - Thu nhập bất thờng Thì tại XN, kế toán hạch toán:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 1528 - Phế liệu thu hồi
≠ Trong khi tại XN có phát sinh nghiệp vụ nhận giữ hộ vật t, hàng hoá nhng không hạch toán vào TK 002 - Vật t, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công nh theo quy định mà phần vật t, hàng hoá đó đợc giữ nguyên trên TK 338 - Phải trả, phải nộp khác. XN cần sử dụng thêm TK 002 - Vật t, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công.
≡ Khi đợc hởng chiết khấu mua hàng, kế toán hạch toán vào TK 511:
Nợ TK 111, 112
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
Nghiệp vụ này là sai với quy định và cần phải đợc hạch toán nh sau: Nợ TK 111, 112...
Có TK 711 - Thu nhập tài chính
• Trờng hợp đánh giá tăng VL Nợ TK 152 Có TK 411 • Trờng hợp đánh giá giảm VL Nợ TK 411 Có TK 152
Để hạch toán đúng nh quy định của chế độ kế toán, nên sử dụng thêm TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản và nên hạch toán nh sau :
• Trờng hợp đánh giá tăng VL Nợ TK 152 Có TK 412 • Trờng hợp đánh giá giảm VL Nợ TK 152 Có TK 412
∠ Hàng năm, giá trị VL tồn kho không phải là nhỏ nh XN không thực hiện hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Để tránh những rủi ro có thể xảy ra, hàng năm XN nên trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
a, Mức dự phòng cần phải lập
Số dự phòng cần phải lập dựa trên số lợng của mỗi loại VL tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong niên độ tiếp theo.
Mức dự phòng VL Số lợng Mức chênh lệch cần phải lập cho = VL x giảm giá niên độ (N+1) mỗi loại của mỗi loại
Chênh lệch giá = Giá trị vật t, hàng hoá - Giá trị vật t, hàng hoá trên sổ kế toán thực tế ngày 31/12/N
b, Tài khoản sử dụng:
phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ:
Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hoàn nhập vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Bên Có:
Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
D Có:
Giá trị dự phòng giảm giá hiện có.
c, Trình tự hạch toán:
• Vào niên độ kế toán năm N, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
• Cuối niên độ kế toán sau - năm N+1 - doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ kế toán trớc:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 721 - Thu nhập bất thờng
• Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trờng và giá gốc để xác định mức trích dự phòng cho cả niên độ sau (N+2).
Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
… TK 631 - Giá thành sản xuất chỉ đợc sử dụng trong các doanh nghiệp áp dụng ph- ơng pháp kiểm kê định kỳ, nhng XN in I - TTXVN trong khi áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên lại sử dụng tài khoản này thay vì dùng TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Nh vậy TK 631 - Giá thành sản xuất đã bị sử dụng sai tính chất. Do vậy dẫn đến việc hạch toán sai một số nghiệp vụ kế toán nh nghiệp vụ nhập kho
Nợ TK 1528 - Vật liệu khác
Có TK 631 - Giá thành sản xuất. Trong khi phải hạch toán nh sau:
Nợ TK 1528 - Vật liệu khác
Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
•Về tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán
Công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán vật liệu có đợc hoàn