II. Thực trạng hạch toán kế toán NVL ở Công ty In
2. Nguyên vật liệu chi tiết và tổng hợp
2.3- Trình tự kế toán NVL xuất
Công ty In Công Đoàn là một doanh nghiệp sản xuất nên việc xuất kho vật liệu chủ yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào hợp đồng sản phẩm đã ký với khách hàng, phòng kế hoạch vật t sẽ lập lệnh sản xuất ghi rõ tên sản phẩm sản xuất, quy cách sản phẩm, loại vật liệu sử dụng lệnh…
sản xuất đợc lập 03 liên, một liên lu lại phòng kế hoạch vật t, một liên lu lại phòng kế toán, còn một liên giao cho phân xởng sản xuất, các phân xởng căn cứ vào lệnh sản xuất xác định nhu cầu thực tế của bộ phận mình để lập giấy xin lĩnh vật liệu, giấy xin lĩnh vật liệu nhất thiết phải có chữ ký của cán bộ phụ trách phân xởng.
Căn cứ vào lệnh xuất giấy và giấy xin lĩnh vật liệu kế toán viết phiếu xuất giấy và phiếu xuất vật t, ghi rõ vật liệu đợc xuất cho phân xởng nào, phiếu xuất giấy, xuất vật t đều đợc lập thành 3 liên, một liên đợc lu lại phòng kế toán, một liên chuyển cho thủ kho một liên để lập chứng từ ghi sổ.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiểm tra tính hợp lệ và cho xuất vật t theo số lợng ghi trong phiếu xuất và lu phiếu vào hồ sơ kho, vật liệu đợc chuyển về phân xởng sản xuất nếu thiếu hụt thì ngời nhận sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Công ty in Công Đoàn Cộng hoà xã hội chù nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Lệnh xuất giấy Số phiếu sản xuất
Tên tài liệu: Tập san nghiên cứu khoa học tài chính kế toán, số 2/2002 Cơ quan: Chị Lan- Học viện tài chính
Tên giấy: Couché 120/m2(65x86) Số lợng: 2.590 tờ Quy cách pha: Cắt 3 khổ 36x50, Cắt 3 khổ 26x36 Bìa Couché 150/m2(7+x109) Số lợng:192 tờ Quy cách pha: cắt 4 khổ 36x50 Ngày 9 tháng 1 năm 2002 Thủ kho Ngời đề nghị
Công ty in Công Đoàn
Phiếu xuất giấy
Số: 32
Ngày 9 tháng 1 năm 2002 Tên đơn vị lĩnh; Hoàng Anh Sơn- Máy 5 màu
Lĩnh Tại kho: Giấy
STT Tên vật lệu ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Số
phiếu 1 Giấy couche 120g/m2 (65x86) Tờ 2.590 2.620.562 45 2 Giấy couche 150g/m2 (79x109) Tờ 192 230.400 45 Cộng 2.850.962
Viết bằng chữ; Hai triệu tám trăm năm mơi ngàn chín trăm sáu hai đồng
Công ty in Công Đoàn Cộng hoà xã hội chù nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Giấy xin lĩnh vật liệu
Họ tên: Trần Anh Tuấn Đơn vị: Máy 5 màu Dùng vào việc: in tập san nghiên cức KHTCKT, số 2/2002
STT Tên vật liệu ĐVT Số lợng
1 Mực xanh đức Kg 5
2 Mực đen đức Kg 5
3 Bột phun khô Gói 2
Duyệt
Ngày 10 tháng 1 năm 2002 Ngời xin lĩnh
Công ty in Công Đoàn
Phiếu xuất vật t
Số: 35
Ngày 10 tháng 1 năm 2002 Tên đơn vị lĩnh; Trần Anh Tuấn- Máy 5 màu Lĩnh tại kho: Vật liệu
STT Tên vật liệu ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Mực xanh đức Kg 5 86.000 430.000
2 Mực đen đức Kg 5 74.000 370.000
3 Bột phun khô Gói 2 8.500 17.000
Cộng 817.000
Viết bằng chữ: Tám trăm mời bảy ngàn đồng chẵn
Thủ trởng Kế toán Thủ kho Ngời lĩnh
* Thủ tục nhợng bán vật liệu:
ở công ty in Công Đoàn, nhợng bán vạt liệu là nghiệp vụ xẩy ra không thờng xuyên với số lợng không lớn. Công ty chỉ nhợng bán vật liệu với khách
hàng quen có quan hệ mua bán lâu dài với công ty. Muốn đợc mua vật liẹu của công ty trớc hết bên mua ohải lập văn bản đề nghị và phải đợc giám đốc phê duyệt. Căn cứ vào văn bản duyệt kế toán vật liệu viết phiếu xuất kho gồm 4 liên một liên giao cho thủ kho một liên giao kế toán lu làm chứng từ ghi sổ một liên kế toán lu một liên giao cho bên mua, đồng thời kế toán viết hoá đơn GTGT cho bên mua
Vật liệu nhợng bán chủ yếu là những phụ liệu cho việc in ấn có nguồn gốc nhập khẩu nh các loại mực và dịch hoá chất. Việc nhợng bán chỉ đợc thực hiện khi không gây ảnh hởng tới nhu cầu vật liệu cho quá trình sản xuất liên tục của công ty.
Ví dụ:
Công ty in Công Đoàn Phiếu xuất vật t
Số: 135 Ngày 29 tháng 1 năm 2002
Tên đơn vị lĩnh: Ông Lê Văn Châu- Công ty VPP Hồng Hà Lĩnh tại kho: vật liệu
STT Tên vật liệu ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Mực đen đức Kg 50 74.000 3.700.000 2 Mực đỏ đức Kg 100 86.000 8.600.000 3 Mực vàng đức Goí 50 86.000 4.300.000 4 Mực xanh đức 100 86.000 8.600.000 5 Dung dịch copic Lít 20 86.000 1.720.000 Cộng 26.920.000
Viết bằng chữ: Hai mơi sáu triệu chín trăm hai mơi ngàn đồng chẵn
Thủ trởng Kế toán Thủ kho Ngời lĩnh
* Thủ tục xuất bán phế liệu:
Đợc sự cho phép của giám đốc, mỗi tuần một lần công ty tiến hành bán phế liệu thu hồi. Ngời mua phế liệu phải đợc giám đốc xét duyệt.
Trên phiếu xuất này, phải có đầy đủ chữ ký của những ngời liên quan và đợc lập thành 3 liên, một liên kế toán vật liệu lu một liên giao cho ngời mua kế toán thanh toán nhận một liên làm cơ sở viết phiếu thu nhận tiền bán hàng.
Đơn vị: Công ty In Công Đoàn
Địa chỉ: 169 Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội
Mẫu số 01 - VT
QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKINH Tế Ngày 01/11/1995 của BTC
Số 01
Phiếu xuất kho
Ngày 05 tháng 1 năm 2002 Nợ TK: 621
Có TK: 152 Địa chỉ: Công ty TNHH Phúc Đạt
Xuất tại kho:
TT Tên nhãn
hiệu(sản phẩm)
Mã số
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Bãi bằng chính Kg 200 200 2.800 560.000 02 Bãi bằng xớc Kg 500 500 6.300 3.150.000 03 Bãi gói Kg 100 100 1.700 170.000 04 Lõi lô Kg 50 50 900 45.000 05 Giấy tạp Kg 150 150 2.800 420.000 Cộng 4.345.000
Cộng thành tiền( bằng chữ): Bốn triệu ba trăm bốn lăm ngàn đồng chẵn.
Ngày 05 tháng 1 năm 2002 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho
Đơn vị: Công ty In Công Đoàn Mẫu số C21-H
Quyển số 1(Ghi 3 liên)
Phiếu xuất kho
Ngày 5 tháng 1 năm 2002 Số 12
Nợ: TK 111 Có: TK 721 Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn văn Tám
Địa chỉ: công ty TNHH Phúc Đạt Lý do nộp: Mua phế liệu
Số tiền: 4.345.000 (viết bằng chữ) bốn triệu ba trăm bốn lăm ngàn đồng chẵn
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời nộp Thủ quỹ
* NVL chi tiết ở Công ty In Công Đoàn
Một vài số liệu về NVL chính của Công ty
Tên Loại Khổ Giá
1. Giấy Bãi Bằng 58g/m2 84 x 125cm 640 đồng/tờ 58g/m2 79 x 84cm 11.020 đồng/kg 74g/m2 79 x 84cm 10.700 đồng/kg 60g/m2 65 x 100cm 112 đồng/tờ 2. Giấy Cuitche 80g/m2 79 x 109cm 103 đồng/tờ 210g/m2 79 x 109cm 2.170 đồng/tờ
3. Giấy cuitche Indo 85g/m2 83,5 x 89cm 647,7 đồng/kg Khó khăn đối với một số loại sách đòi hỏi giấy chất lợng cao do vậy phải nhập ngoại nên chi phí rất cao, chi phí từ 70% - 80% giá thành công in.
Tên Loại Khổ Giá(đồng/tấn)
Kẽm Trung Quốc 80 x 103cm 49.400 Trung Quốc 55 x 65cm 21.125 Đức 60 x 90cm 26.430 Bun 60,8 x 90cm 48.554,22 Đức 77 x103cm 73.046 A3P24 61,8 x 92,1cm 53.045
Tên Mầu Loại Giá (đồng)
Mực Vàng (Đức) 1kg 96.403,5 Vàng (Đức) 10kg 66.625,8 Xanh (Đức) 1kg 97.648 Xanh (Đức) 10kg 63.463,6 Đen (Đức) 1kg 80.591,6 Đỏ (Đức) 1kg 96.632
Chủng loại vật liệu của công ty đa dạng việc nhập xuất vật liệu diễn ra th- ờng xuyên cùng với đặc điểm sản xuất của công ty do vậy công ty in công đoàn đã sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Theo phơng pháp này thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lợng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả mặt số lợng lẫn giá trị. Phơng pháp ghi thẻ song song đợc tiến hành trên cơ sở các chứng từ sau:
Phiếu nhập kho Phiếu xuất giấy
Phiếu xuất vật t Các hoá đơn của ngời bán
Trình tự hạch toán cụ thể nh sau:
ở kho: Sử dụng sổ(thẻ) kho để chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu.
Công ty in Công Đoàn
Sổ kho
Tên vật t: giấy couche 120g/m2 Quy cách: 65x86
Phẩm chất:
Hoá đơn Diễn giải ĐVT Số lợng
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu tháng 1/2002 Tờ 4.720
07 03/1 Psx 18 bản tin ks Tờ 670 4.050
32 09/1 Psx 15 tạp san Tờ 2.590 1.460
02 09/1 Nhập của c.ty tin học Tờ 20.000 21.460
50 15/1 Psx 59 bìa VPF Tờ 300 21.160 60 17/1 Psx 102 T/c bu chính Tờ 9.380 11.780 64 18/1 Psx 17 thâm nhập TT Tờ 2.298 9.482 73 19/1 Psx 155 nguyệt san Tờ 5.560 3.922 78 21/1 Psx 162 lịch phong cảnh Tờ 2.700 1.222 12 28/1 Nhập của c. ty tin học Tờ 20.000 21.222 150 31/1 Psx 242 bản tin hội Nd Tờ 3.583 17.639 Cộng p/s T1 40.000 27.081 Tồn cuối T1 17.639
ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ vật liệu để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại vật liệu.
Cuối tháng trên cơ sở sổ ghi chi tiết đã đối chiếu với sổ kho của thủ kho kế toán tiến hành tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc ghi vào cột đơn giá và cột thành tiền trên sổ xuất, nhập vật t. Đồng thời kế toán ghi vào cột đơn giá và cột thành tiền trên phiếu xuất giấy phiếu xuất vật t để làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ.
* Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty in Công Đoàn.
Công ty in Công Đoàn áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 152: Nguyên vật liệu tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế.
- Các tài khoản liên quan khác: TK111,112,133,331,621,632
Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên định kỳ cứ cuối tháng kế toán lại vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong tháng.
* Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Tại Công ty không có trờng hợp hàng về nhập kho mà hoá đơn vừa về hoặc ngợc lại, kế toán chỉ ghi duy nhất một trờng hợp là hàng và hoá đơn cùng về.
Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ cần thiết và hình thức thanh toán với nhà cung cấp mà kế toán tiến hành tổng hợp nhập vật liệu nh sau:
- Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho trả bằng tiền mặt:
Ví dụ: Căn cứ vào hoà đơn bán hàng số 049416, phiếu nhập kho số 15, phiếu chi tiền mặt số 58 ngày 21/1/2002, kế toán sẽ vào bảng kê chứng từ chi tiền mặt của tháng 1/2000 để lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng nh sau:
Đơn vị: Công ty In Công Đoàn Mẫu số C22-H (Ghi 3 liên) Quyển số: Phiếu chi Ngày 21 tháng 1 năm 2002 Số 58 Nợ TK 151 Có TK 111 Họ tên ngời nhận tiền: Ông Nguyễn Cao Khải
Địa chỉ: Công ty In Công Đoàn Lý do chi: Mua vật t
Số tiền: 750.000đ (viết bằng chữ): Bảy trăm năm mơi nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 02 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời nộp Thủ quỹ
Bảng kê chứng từ chi tiền mặt
Tháng 1 năm 2002 ĐVT: đồng Ngày tháng Số phiếu
Diễn giải Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có …. ….. …. ….. …. ….. …… 21/1 58 Mua vật t phiếu nhập số 15 152 111 750.000 750.000 …. ….. …. ….. …. ….. …… Cộng 17.824.856 17.824.856
Bằng chữ: Mời bảy triệu, tám trăm hai t ngàn, tám trăm năm sáu ngàn đồng.
Kế toán trởng Ngời lập bảng