Về công tác quản lý NVL nhỏ lẻ, giấy tờ rời tức là những thứ dễ mất, dùng dở. Còn các loại vật t khác nh giấy cuộn, lớn khó mất mát và dễ bảo quản cho nên khi nhập về thì để ngay ở khu làm việc có máy điều hoà để chống ẩm. Vì điều kiện Công ty mới phát triển trong vài năm gần đây và diện tích khá nhỏ hẹp nên hệ thống kho tàng còn thiếu công tác bảo quản NVL qua đó đó đánh giá đợc số lợng, chất lợng NVL để có kế hoạch cung cấp thu mua kịp thời đảm bảo ổn định cho sản xuất.
Mức tồn kho NVL: vật t tồn kho chủ yếu là giấy in báo 30% đến 40% tấn, mực 10 tấn, kẽm 1000 tấn nhng thờng không tồn lâu.
Do đặc tính của giấy là dễ h hỏng nên không đợc để tồn lâu, nên việc cung cấp NVL theo yêu cầu của từng bộ phận sản xuất đợc thực hiện theo ph- ơng pháp nhập trớc xuất trớc và tính theo giá thực tế.
Nh vậy, công tác quản lý, sử dụng NVL đồng bộ đúng quy cách làm cho quá trình sản xuất đợc liên tục, hạn chế phế liệu, xác định đợc NVL dự trữ và thuận lợi cho việc quyết toán của Công ty.
Phần III
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu trong công ty in công đoàn
1. Những nhận xét chung về hạch toán vật liệu trong công ty in Công Đoàn
Trải qua hơn hai mơi năm xây dựng và phát triển, vợt qua những khó khăn ban đầu, từ chỗ chỉ là một xởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, đến nay công ty in Công Đoàn đã trở thành một nhà in lớn mạnh trong ngành in cả nớc, với trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất hiện đại cùng với đội ngũ công nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý giỏi. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, công ty đã có nhiều thay đổi trong công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình hình mới. Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phơng pháp kế toán đã đợc điều chỉnh kịp thời theo các qui định mới của bộ tài chính. Tuy nhiên, công tác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn tồn tại những u, nhợc điểm sau:
A.Những u điểm cơ bản:
Vật liệu trong kho đợc sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản, dự trữ và sử dụng. Vật liệu mua về đợc nhập kho đầy đủ và đợc phản ánh trên các sổ kế toán.
Trình từ nhập, xuất vật liệu đợc tiến hành hợp lý, rõ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất đợc tiến hành thờng xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn đợc đối chiếu, so sánh nên những sai sót đợc phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh trên các sổ kế toán.
Công ty đã lựa chọn đợc phơng pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu quản lý vật liệu và phản ánh chính xác đợc giá trị vật liệu xuất dùng, cung cấp số liệu cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Việc lựa chọn hình thức kế toán của công ty là hết sức phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện và trình độ kế toán của công ty, đảm bảo theo dõi sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tơng đối phù hợp để theo dõi sự biến động của vật liệu.
Ngoài ra, công ty còn có chế độ thởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất .
B. Những nhợc điểm còn tồn tại:
Bên cạnh những kết quả đạt đợc, công tác kế toán vật liệu của công ty vẫn còn một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nữa những yêu cầu của quản lý trong nền kinh tế thị trờng.
Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, công ty tiến hành kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn, song khi có biến động bất thờng trên thị trờng vật t, doanh nghiệp cũng bị ảnh hởng lớn, có thể là giá thành sản phẩm tăng hoặc khan hiếm vật t nh… vậy sẽ ảnh hởng lớn đến sản xuất cũng nh việc thực hiện hợp đồng.
Công ty cũng không thành lập ban kiểm nghiệm vật t, do đó vật t mua về không đợc kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lợng, chất lợng cũng nh chủng loại. Điều này dẫn đến tình trạng vật t nhập kho không đảm bảo đúng qui cách phẩm chất ảnh h… ởng đến chất l- ợng sản phẩm sản xuất ra.
Hiện nay do đặc điểm sản xuất của công ty là sử dụng nhiều loại vật liệu cho quá trình sản xuất nên việc quản lý còn gặp nhiều khó khăn và phức tạp, đặc biệt là khâu bảo quản vật liệu. Các lô giấy cuộn có kích thớc lớn dùng để in báo, với khối lợng ít nhất là 20 tấn đều cha có kho bảo quản mà còn để ngoài trời dùng bạt che dẫn đến tình trạng vật liệu bị h hỏng, giảm chất lợng. Phế liệu không đợc làm các thủ tục thu hồi, nhập lại trong khi hầu hết các phế liệu đều có thể tận thu tái chế đợc.Phế liệu thu hồi không đợc nhập kho, không phản ánh trên sổ sách về số lợng và giá trị làm hao hụt phế liệu và làm thất thoát nguồn thu của công ty.
Công ty cha sử dụng sổ danh điểm vật liệu. Vì vậy, công tác kiểm tra rất khó khăn và phức tạp. Khối lợng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn, mất
nhiều thời gian và công sức. Sổ sách kế toán chi tiết của công ty cha có kết cấu hợp lý. Công tác kế toán chi tiết vật liệu của công ty cũng cha đợc hoàn thiện vì định kỳ vào cuối tháng kế toán cha lập “bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu”.
Việc theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, ngoài sổ cái TK331 phải trả ngời bán, công ty không sử dụng bất cứ sổ kế toán chi tiết nào để theo dõi quan hệ thanh toán của công ty với đơn vị bán. Việc lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng căn cứ ghi sổ cái Tk331 đợc lấy số liệu tổng cộng trong tháng. Nh vậy, việc theo dõi từng loại vật liệu mua trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu sẽ gặp khó khăn.
Công ty vẫn cha áp dụng kế toán máy, công tác kế toán làm thủ công nên không tránh khỏi sai sót và kém hiệu quả.
2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty in Công Đoàn:
Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức vật t để công tác quản lý thu mua và sử dụng vật liệu đợc hiệu quả hơn. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục, công ty nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định đối với những vật liệu chính có giá trị lớn, giúp cho doanh nghiệp luôn chủ động trong sản xuất kinh doanh.
Công ty cũng cha vận dụng định mức tiêu hao vật liệu, do vậy dễ gây lãng phí, tạo kẽ hở trong khâu quản lý và sử dụng vật liệu. Vì vậy công ty nên xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu sử dụng. Hệ thống định mức tiêu hao đó phải đợc xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất.
Hệ thống các định mức vật liệu
STT Đơn vị sử dụng Tên vật liệu Định mức sản xuất Định mức dự trữ
1 Phân xởng chế bản Dầu tra máy 0,5 lít/ tháng …
2 Phân xởng in offset Mực in 2,8 kg/trang
Giấy cuộn 20 lần
Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm cho các loại vật t mua ngoài nhập kho. Để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy cao của số liệu kế toán phục vụ công tác quản lý vật liệu và để đáp ứng tốt nhất yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, vật liệu mua về trớc khi nhập kho phải đợc kiểm nghiệm để xác định số lợng, chất lợng, quy cách thực tế của vật liệu. Muốn vậy công ty phải thành lập một ban kiểm nghiệm vật t bao gồm những ngời chịu trách nhiệm về vật t trong công ty, trong đó ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để tiến hành kiểm nghiệm là hoá đơn của ngời cung cấp cùng những hiểu biết và kinh nghiệm quản lý, sử dụng vật liệu có tính chuyên môn của các thành viên trong ban kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để xử lý.
Công ty in Công Đoàn Mã số 05VT
Theo QĐ số 114/TC/QĐ/CĐKT Ngày1 tháng11 năm 1995 của BTC
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t sản phẩm hàng hoá)
Ngày 9 tháng1 năm 2002
Căn cứ vào hoá đơn số 063016 ngày 8 tháng 1 năm 2002 của công ty tin họcTTX-Việt Nam
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Nguyễn Cao Khải trởng ban Bà : Nguyễn Thị Thuần uỷ viên Bà : Ngô Thị Cách uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật t
TT Tên nhãn hiệu Mã số thức kiểm Phơng
nghiệm ĐVT Số lợng theo chứng từ Kết quả đúng quy cách phẩm chất Kết quả sai quy cách phẩm chất 1 Giấy Couché 120g/m2 Toàn diện Kg 1.341,6 1341,6 0 2 Giấy Couché 80g/m2 Toàn diện Kg 894,4 894,4 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: số lợng vật t đủ, chất lợng tốt
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
Công ty nên lập sổ danh điểm vật liệu: sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đã và đang sử dụng để theo dõi vật liệu theo từng loại giúp cho công tác quản lý và kế toán đợc dễ dàng và thống nhất. Mỗi loại, nhóm vật liệu đợc quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, khoa
học, thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một nhóm, một loại vật liệu nào đó.
Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng đợc bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lắp, có dự trữ để bổ sung những mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý.
Công ty nên lập lại sổ chi tiết vật liệu. Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu kế toán sử dụng sổ xuất nhập vật t, theo sổ này kế toán không theo dõi đợc số tồn kho vì trên sổ không có cột tồn. Cứ một trang sổ có tên là nhập thì trang kế tiếp có tên là xuất, vì vậy kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc đối chiếu theo dõi chi tiết việc sử dụng vật liệu.
Sổ chi tiết vật liệu
Tháng 1 năm 2002 Tên, quy cách vật liệu:
Đơn vị tính: Tên kho:
Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Sh Nt Sl ĐG TT Sl ĐG TT Sl ĐG TT
Tồn kho ngày 1/1 Cộng P/S T1 Tồn kho 31/1
Ngời lập bảng Kế toán trởng
Trong việc quản lý, sử dụng vật liệu nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng, thủ kho có mối liên hệ mật thiết với kế toán vật liệu. Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý, sổ sách của thủ kho phải phù hợp với sổ sách của kế toán. Dù áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu nhng thủ kho không sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lợng mà sử dụng sổ kho theo mỗi thứ vật liệu trên một trang sổ. Nh vậy, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán vật liệu, thủ kho cần phải sử dụng thẻ kho để ghi chép.
Công ty in Công Đoàn Mã số 06VT
Theo QĐ số 114/TC/QĐ/CĐKT Ngày1 tháng11 năm 1995 của BTC
Thẻ kho
Ngày lập thẻ 1/1/2002 Tờ số:
Kho: Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t:
Đơn vị tính: Mã số:
STT Chứng từ Diễn giải Ngày
nhập Số lợng Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho 1/1 Cộng PS T1 Tồn cuối T1
Công ty nên lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. Vào cuối tháng, ngoài việc đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với thẻ kho nhằm đảm bảo tính chính xác của số liêụ, để đáp ứng một cách tốt hơn cho những yêu cầu quản lý, kế toán phải tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng loại, nhóm. Trong điều kiện thực tế ở công ty in Công Đoàn, phòng kế hoạch vật t không trực tiếp viết các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, nên bảng kê này sẽ đợc sử dụng nh một báo cáo vật t cuối tháng, giúp cho phòng kế hoạch vật t của công ty chủ động hơn trong việc lập kế hoạch thu mua cũng nh trong công tác quản lý sử dụng vật liệu.
Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu
Tháng 1 năm 2002
Đơn vị tính: đồng
Danh
điểm Tên vật liệu đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
Cộng nhóm Cộng loại Tổng cộng
Hoàn thiện về định kỳ lập chứng từ ghi sổ và lập bảng phân bố vật liệu xuất dùng. Hiện nay, công ty mới tập trung chứng từ và lập chứng từ ghi sổ một tháng một lần cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Để giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời thông tin kinh tế, công ty nên lập chứng từ ghi sổ từ 10-15 ngày một lần sẽ giúp cho công tác kế toán không bị giồn dập vào cuối tháng và việc lập báo cáo vào cuối tháng đợc kịp thời. Cũng để thuận tiện cho việc lập chứng từ ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu và phục vụ cho công tác kế toán chi phí tính giá thành, cuối mỗi tháng công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu dùng trong tháng, để từ đó lấy số liệu ghi vào chứng từ ghi sổ.
Bảng phân bổ vật liệu Tháng1 năm 2002 TK có TK nợ TK152 TK152.1 TK152.2 TK152.3 TK152.4 Cộng TK621 TK627 TK642 TK641 Cộng Ngời lập bảng Kế toán trởng
Để hoàn thiện công tác thanh toán với ngời bán, công ty nên mở cho mỗi ngời bán một dòng vào cột diễn giải. Có nh vậy việc kiểm tra các khoản thanh toán mới dễ dàng, ngăn ngừa các trờng hợp dây da nợ đọng hay chiếm vốn làm giảm uy tín của công ty đối với nhà cung cấp.
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tài khoản: Đối tợng: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn đợc CK Số phát sinh Số d SH NT Nợ Có Nợ Có D đầu kỳ P/S trong kỳ
Cộng P/S D cuối kỳ
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Công ty cần phải tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi và quan tâm đến việc bảo quản vật liệu. Với những vật liệu nhỏ công ty bảo quản tơng đối tốt nhng với những vật liệu có kích thớc lớn nh giấy thì việc bảo quản còn cha tốt, nên công công ty cần nâng cấp xây dựng thêm kho bảo quản vật liệu. Đối với phế liệu công ty cũng cần làm tốt công tác tận thu phế liệu để giúp cho việc tiết kiệm chi phí vật liệu hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Phế liệu nhập kho phải đợc các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân đong ớc tính giá trị. Sau đó kế toán viết phiếu nhập kho làm hai liên, một liên để lu vào sổ một liên giao cho thủ kho khi đã nhập phế liệu vào kho.