II- Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty
1, Kế toán NVL tại công ty
1.2 Nhiệm vụ hạchtoán NVL tại công ty
Kế toán NVL tại công ty có nhiệm vụ tổng hợp số liệu với căn cứ là các chứng từ nhập, xuất, thẻ kho... các hoá đơn trực tiếp từ ngời bán mà đã đợc gửi về công ty cùng các hoá đơn chứng từ tại các danh điểm là các xí nghiệp chi nhánh... cũng đợc chuyển trực tiếp lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán chứng từ sẽ đợc tập hợp, ghi chép váo sổ nhật ký chung bởi phó phòng kế toán từ đó mới phân công hạch toán các nghiệp vụ liên quan.
Ngoài ra trong nhiệm vụ hạch toán NVL kế toán NVL có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, chính xác số lợng, chất lợng và giá cả vật liệu tăng giảm, hàng tồn kho theo từng loại, từng thứ; Xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thựctế tiêu hao cho các mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đợc nhanh chóng;
Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu, phát hiện ngăn ngừa các trờng hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất thoát vật liệu cũng nh các nguyên nhân thừ, thiếu, ứ đọng, mất phẩm chất...Từ đó đề xuất các biện pháp xử lí lịp thời, hạn chế các thiệt hại có thể xảy ra.
Các chứng từ mà công ty thờng sử dụng chủ yếu trong công tác hạch toán NVL tại công ty:
- Chứng từ nhập NVL
Hoá đơn GTGT( ngời bán giao nhằm xác định thuế VAT khấu trừ đầu vào).
- Các chứng từ liên quan chi phí mua ngoài, chuyên chở, lu kho , lu bãi... của NVL.
- Chứng từ xuất NVL(FXK)
- Bảng danh mục NVL xuất kho cho xí nghiệp lắp ráp xe gắn máy - Một số chứng từ khác có liên quan trong quá trình nhập, xuất NVL nh danh mục linh kiện chi tiết giao cho XNLR, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,...
Các mẫu chứng từ chủ yếu đợc sử dụng trong công tác hạch toán tình hình biến động NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam.
Tại kho công ty, khi NVL nhập kho thủ kho công ty không tiến hành tiến hành lập thẻ kho theo dõi cho các loại vật t nhập kho cụ thể khi nhận đợc FNK và NVL về kho. Công ty nên tiến hành lập thẻ kho cho NVL khi nhập kho. Thẻ kho đợc lập chi tiết theo số vật liệu thể hiện trên hoá đơn nhập kho vật liệu hay trên FNK cụ thể cho từng loaị vật t nhập kho nhằm theo dõi vật t nhập xuất theo yêu cầu sử dụng NVL. Lập đợc thẻ kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cụ thể cho từng đơn vị vật t sẽ giúp cho kế toán công ty theo dõi tình hình NVL tại kho đợc chặt chẽ để có thể lập kế hoạch cho NVL nhập hay xuất dùng tránh tình trạng thừa loaị vật t này nhng lại thiếu vật t khác. Thẻ kho đợc lập nhằm theo dõi vật t về số lợng tại kho mà không đợc thể hiện về mặt giá trị. Phòng kế toán sẽ tiến hành theo dõi vật t của công ty cả mặt giá trị và mặt số lợng cho các loại vật t trên bảng kê phát sinh tài khoản NVL.Ví dụ mẫu thẻ kho đợc lập nh sau cho loại vật liệu cụ thể:
Đơn vị:DETESCO VN Thẻ kho
Tháng 2 năm 2001 Số thẻ: 150 Tại kho: Đơn vị tính: cái C/ từ Diễn giải Số lợng SH NT N X T
45
30
12/2
15/2
D đầu kỳ
Xuất kho bộ linh kiện cho XNLR Nhập kho linh kiện xe Drini DI 100 ... 2000 200 1500 3300 31/2 Tổng phát sinh 2000 200 ... Tồn cuối kỳ 3300
Khi mua NVL nhập kho công ty thực hiện đầy đủ mọi quy định về các thủ tục nhập kho NVL đồng thời yêu cầu bên bán lập hoá đơn đầy đủ cho số vật liệu nhập kho trong đó có hoá đơn GTGT nhằm thực hiện khấu trừ thuế sau này. Hoá đơn GTGT do bên bán lập giao cho công ty khi tiến hành mua bán NVL giữa công ty và công ty cung cấp NVL. Hoá đơn GTGT có mẫu theo đúng mẫu phát hành của bộ tài chính gồm 2liên trong đó liên 2 giao cho ngời mua, liên 1 là liên gốc nhằm thực hiện thuế GTGT đầu ra cho hàng hoá , NVL bán đợc.