II- Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty
2,Trình tự kế toán NVL tại công ty
Nam
2.1 Hạch toán chi tiết NVL
Với đặc điểm tình hình, quy trình công nghệ của mình kế toán công ty tiến hành tổ chức công tác hạch toán NVL nh tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán, tài khoản hạch toán phù hợp theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nhằm ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có , biến dộng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Việc thực hiện hạch toán chi tiết NVL chính là thực hiện quy trình quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hàng ngày tình hình biến động NVL cho hoạt động sản xuất của công ty là khá lớn kế toán công ty tiến hành ghi chép hàng ngày tình hình biến động ấy về số lợng, giá trị từng thứ , từng loại vật liệu theo từng kho, từng danh điểm và trong toàn DN. Hạch toán chi tiết NVL đợc tiến hành chủ yếu tại văn phòng kế toán công ty. Theo yêu cầu và tình hình quản lí của công ty kế toán NVL tại công ty thực hiện mọi nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL.
Dựa trên tình hình hiện tại của công ty phơng pháp hạch toán chi tiết NVL đợc thực hiện chủ yếu tại văn phòng kế toán . Kế toán NVL sẽ tiến hành ghi chép và quản lí cả tình hình nhập, xuất NVL về cả số lợng và giá trị đồng thời thực hiện hạch toán, lên kế hoạch dự trữ và thu mua NVL. Quy trình hạch toán chi tiết đợc thực hiện chủ yếu và toàn bộ tại phòng kế toán. Tại đây khi NVL nhập kho kèm theo nó là các chứng từ liên qua nh hoá đơn mua hàng, hoá đơn thuế, giấy phép nhập khẩu,... gửi trực tiếp về phòng kế toán công ty khi đó kế toán sẽ tiến hành phân loại, xác nhận các chứng từ về tính hợp lí, hợp lệ và căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá và lập FNK cho số vật liệu đó theo giá thực tế ghi trên hoá đơn. Khi tiến hành xuất kho vật liệu cho XNLR FXK cũng đợc lập tại phòng kế toán công ty kèm theo đó là lệnh xuất kho. Khi có FXK NVL đợc xuất kho theo giá thực tế đích danh đồng thời kế toán công ty tiến hành vào sổ cho các NVL mà đã đợc xuất kho vào sổ gọi là danh mục linh kiện, chi tiết xe máy giao cho xởng lắp ráp từ ngày bao nhiêu cho tới ngày bao nhiêu tuỳ thuộc vào lô hàng hoàn
thành nhập kho. Hàng ngày kế toán công ty căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ nh FXK, FNK tiến hành vào sổ gọi là bảng kê phát sinh tài khoản NVL. Bảng kê này vừa là bảng nhập xuất tồn kho vật liệu đồng thời sau đó đợc mang đi đối chiếu với kế toán tổng hợp đó cũng là cơ sở cho việc lập sổ cái tài khoản 152. Bảng kê này đợc lập chi tiết cho từng loại NVL chính, NVL phụ và đợc xác nhận bởi kế toán trởng, thủ trởng đơn vị.Cuối kỳ cộng tổng số nhập, tổng số xuất và tính số tồn kho cho mỗi thứ vật t trên bảng kê này với số liệu từ sổ thẻ hạch toán chi tiết sau đó mang số liệu của bảng này đối chiếu với kế toán tổng hợp sổ cái tài khoản 152. Có thể nói cách ghi chép này của kế toán công ty đang tiến hành hạch toán mang tính thống nhất song mọi việc hạchtoán đều chỉ đợc tiến hành tại phòng kế toán công ty vì thế không tránh khỏi những khó khăn trùng lặp trong công tác hạch toán NVL tại công ty đồng thời không thể đảm bảo tính chính xác cho số liệu giữa kho và phòng kế toán một cách kịp thời khi có sai sót xảy ra cũng nh trong công tác đối chiếu số liệu thực tế. Kế toán hạch toán NVL tại công ty đồng thời thực hiện chức năng của cả kế toán kho và kế toán NVL tại công ty từ khâu giao nhận hàng hoá, lập các hoá đơn chứng từ liên quan cho tới công tác kiểm tra, đối chiếu, lu trữ hay lập kế hoạch dự trữ và tình hình biến động NVL tại kho cũng nh trong sản xuất sản phẩm toàn công ty.
Văn phòng kế toán công ty đồng thời thực hiện chức năng thanh toán, tạm ứng mua NVL, thực hiện thu, chi về NVL,...Nói chung mọi công tác lập và thanh toán hợp đồng với ngời cung cấp đều đợc thực hiện tại phòng kế toán công ty. Kế toán công ty thực hiện viết phiếu chi thanh toán cho ngời cung cấp cũng nh thực hiện các nghiệp vụ nợ lại ngời cung cấp khi công ty cha tiến hành thanh toán cho ngời bán. kế toán công ty tiến hành lập sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp cũng nh thực hiện việc lên sổ cái tài khoản 331một cách chi tiết dựa trên các hoá đơn, chứng từ ứng trớc cho ngời cung cấp và các nghiệp vụ mua hàng cha thanh toán,... Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp cho từng nhà cung cấp đợc kế toán công tytiến hành mở theo đúng nội dung kết cấu quy định.
Ví dụ đôí với nhà cung cấp là công ty YNGHUA cũng đợc kế toán công ty lập sổ chi tiết theo dõi riêng nhằm thực hiện công tác theo dõi công nợ cũng nh tình hình thanh toán của công ty với công ty cung ứng này.
Định kỳ cuối tháng, quý, năm kế toán công ty tiến hành tổng hợp số liệu tài khoản 331 này từ các sổ chi tiết, bảng kê phát sinh tài khoản này lên sổ cái tài khoản 331 lập bảng báo cáo kế toán. trên bảng cân đối kế toán số d nợ tài khoản 331 là khoản trả trớc cho ngời bán sẽ đu vào khoản phải thu trong phần tài sản lu động và đầu t ngắn hạn, phần tài sản trong bảng cân đối kế toán của toàn công ty; số d có tài khoản 331 này là khoản phải trả cho ng- ời bán vì thế khi lên bảng cân đối kế toán, số liệu này đợc ghi vào nợ ngắn hạn trong nợ phải trả, phần nguồn vốn của toán công ty.
Tại kho của công ty không tiến hành lập thẻ kho theo dõi chi tiết cho tình hình biến động NVL tại kho mà chỉ tiến hành nhập kho NVL khi có FNK và tiến hành xuất kho NVL khi có FXK từ văn phòng kế toán lập ra gửi xuống kho. Mọi công tác theo dõi hạch toán cho NVL đều đợc tiến hành tại văn phòng kế toán công ty. Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách bộ phận kho có trách nhiệm báo cho bộ phận cung tiêu biết và có trách nhiệm cùng ngời giao hàng tiến hành lập biên bản đồng thời thực hiện thông báo về phòng kế toán công ty.
Thực hiện theo cách thức này có u điểm giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép và mang tình thống nhất cao do chỉ ghi một lần các nghiệp vụ đồng thời tinh giảm bộ máy tại kho nêu bật đợc tính chất chỉ đạo từ trên xuống trong công tác quản lí của công ty.Tuy nhiên công ty cũng nên xem xét lại hình thc tổ chức nh vậy bởi công việc của phòng kế toán công ty nhiều, mang tính chất trùng lặp trong công tác ghi chép,hạch toán khi có sai sót xảy ra việc đối chiếu sửa chữa sai sót gặp nhiều khó khăn.
2.2. Đối t ợng và ph ơng pháp tính giá thực tế NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam.
2.2.1 Đối tợng NVL tại công ty
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty đó là sản xuất lắp ráp xe gắn máy, đặc điểm kỹ thuật công nghệ với sản phẩm nhập ho không có bán thành phẩm. Quy trình công nghệ khá đơn giản lại khép kín không có điểm dừng kỹ thuật. Công tác hạch toán NVL của công ty vì thế cũng có nhiều thuận tiện trong công tác quản lí từ khâu nhập cho tới khâu xuất NVL. NVL phục vụ cho sản xuất lắp ráp xe gắn máy chủ yếu mang tính đồng bộ cao, có
tỷ lệ nhập từ nớc ngoài hơn 60%, trong nớc chỉ có dới 40%. các sản phẩm sản xuất ra là các loại xe máy đợc thực hiện lắp ráp dạng IKD sau đó đợc đa qua bộ phận kiểm tra chất lợng tại bộ phận KCS. Công ty có thể dựa vào tình chất đặc điểm NVL của mình lập định mức sản xuất là bao nhiêu sản phẩm cho từng lô hàng. Từ định mức theo kế hoạch sẽ có sự quản lí hợp lí trong xuất dùng NVL tránh tình trạng thất thoát , hỏng hóc... NVL ở đây chủ yếu là các bộ phận, linh kiện xe gắn máy đợc xuất dùng chủ yếu cho XNLR xe máy của công ty.Tại XNLR NVL đợc đa vào sản xuất kinh doanh chính là quy trình lắp ráp lại các bộ phận, chi tiết ấy thành sản phẩm hoàn chỉnh. Xác định đúng đắn đợc đối tợng NVL là khâu quan trọng trong công tác hạch toán NVL
2.2.2 Phơng pháp tính giá NVL
NVL của công ty nh chúng ta biết rằng đợc mua theo bộ, linh kiện, chi tiết và giá mua tính theo giá thực tế NVL mua về( giá mua ghi trên hoá đơn ( không có thuế GTGT ) cộng với các chi phí mua ngoài( chi phí vận chuyển, chi phí kho bãi, thuế nhập khẩu...). Giá thực tế đợc kế toán DN nhận đợc khi hoá đơn NVL mua về đã về cùng NVL nhập kho và đợc kiểm tra quy cách, mẫu mã cũng nh chủng loại từ đó xác định giá thực tế vật liệu nhập kho. Công ty thực hiện việc nhập kho NVL chính riêng, NVL phụ riêng và có chế độ bảo quản riêng theo từng loại từng lô. Đối tợng tính giá vật liệu ở đây chủ yếu là NVL chính, NVL phụ thờng đợc xuất dùng hết và không có tồn kho cuố kỳ là bao nhiêu. Công ty tiến hành mua ngoài NVL là chủ yếu và kế toán công ty tiến hành tính giá thực tế NVL nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán cộng với thuế nhập khẩu(đối với hàng nhập khẩu từ nớc ngoài) cộng các chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc dỡ,lu kho, lu bãi) và trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá hàng mua đợc hởng.Do tính chất, đặc điểm NVL chính là từng lô và mang tính chất đồng nhất cao vì thế NVL đợc chia theo từng bộ và đợc xác định theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là việc xuất dùng NVL theo bộ, chi tiết vì thế giá thực tế xuất của NVL đó cũng là giá thực tế nhập kho của số NVL đó nhập về. Xuất dùng vật liệu nào thì tính giá thực tế vật liệu xuất đó theo đúng giá nhập của nó.
Ví dụ : Theo hoá đơn số 30/n bộ chế hoà khí cho xe Drini DI 100(32) giá 150000đồng/ 1 cái công ty nhập vào 2000 cái vậy khi xuất theo bộ cho XNLR kế toán làm FXK xuất 1000 cái thì giá xuất của lô chế hoá khí này cho XNLR là theo giá nhập (150000*1000=150000000đồng)là 150000000đồng
cho số NVL xuất dùng này theo đúng giá nhập của bộ chế hoà khí đã đợc hạch toán theo hoá đơn nhập.
Việc sử dụng phơng pháp giá thực tế để tính giá xuất NVL nh trên mà kế toán công ty áp dụng là do kế toán công ty nhận định, xác nhận đối tợng NVL của công ty mang tính chất riêng rẽ và mang tính đồng bộ cao. Chính vì vậy, việc xác định một cách đúng đắn đối tợng NVL đầu vào của hoạt động sản xuất là yếu tố hết sức quan trọng trong công tác hạch toán kế toán NVL của mỗi DN.