5. Cấu trúc
3.2.6.Giải pháp kế toán tổng hợp
Hình 13. Tổng quan giải pháp kế toán tổng hợp 3.2.6.2. Chi tiết giải pháp
a. Tổng hợp mọi tác vụ từ tất cả các Module
Quy trình nghiệp vụ: Cập nhật bút toán và khoá sổ
b. Các nghiệp vụ khác như tiền mặt, ngân hàng ,tài khoản ngoài bảng.
c. Quản lý hệ thống tài khoản theo dạng ma trận / đa chiều
Việc ghi sổ trong hệ thống tài khoản mới đòi hỏi bất cứ các hoạt động kinh tế phát sinh phải ghi chép thông qua các nhóm số của hệ thống tài khoản. Cơ chế tập hợp như sau:
- Nhóm thứ nhất: Nhóm công ty, mỗi đơn vị có tổ chức kế toán phải có một mã số riêng
- Nhóm số thứ hai: Là nhóm trung tâm trách nhiệm, trung tâm chi phí, phòng ban.
- Nhóm số thứ ba: Là nhóm tài khoản nhà nước, hạch toán theo qui định hiện hành của nhà nước
- Nhóm thứ tư: Nhóm mã ngân hàng/kênh phân phối - Nhóm thứ năm: Nhóm sản phẩm
- Nhóm thứ sáu: Nhóm nội bộ
Cách phân nhóm này đảm bảo sẽ hạch toán được chi tiết các nghiệp vụ theo chuẩn mực kế toán của Việt Nam và phân lớp quản lý tới mức chi tiết nhất phù hợp với yêu cầu quản lý chi tiết theo nhiều đối tượng của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Quy trình nghiệp vụ: Cập nhật hệ thống tài khoản
d. Quản lý ngân sách
Theo dõi và lập kế hoạch ngân sách cho Từng tài khoản
Từng khách hàng hay nhà cung ứng Từng mã hàng , vật tư nguyên vật liệu Từng dự án
Và các tiêu thức theo yêu cầu
- Xây dựng một ngân sách thể hiện doanh thu và chi chi dự toán trong một vài kỳ toán.
- Xây dựng tổ chức ngân sách thể hiện các văn phòng, các ban và các trung tâm chi phí để nhập và bảo vệ số liệu ngân sách
- Tính toán số lượng ngân sách để cập nhật số dư ngân sách từ các công thức ngân sách và công thức ngân sách gộp
- Thực hiện các yêu cầu trực tiếp để xem xét các thông tin về ngân sách. Dùng các yêu cầu này để hiển thị số dư ngân sách, cũng như số dư thực tế và dự chi. Hệ thống sẽ đối chiếu giữa ngân sách tổng thể và chi tiết và kiểm tra phân chênh lệch.
- Hệ thống xây dựng các báo cáo khác nhau chứa đựng các thông tin về ngân sách để đảm bảo mọi cấp quản lý của doanh nghiệp có thể có được các thông tin theo mức về ngân sách.
- Xây dựng và chạy chức năng tổng hợp để tổng hợp số dư ngân sách giữa các bộ sổ khác nhau.
- Đóng ngân sách để ngăn chặn sự thay đổi bất thường hoặc không hợp lệ. Có thể đóng một phần hoặc toàn bộ ngân sách.
- Chuyển số dư ngân sách ra loại tiền báo cáo để so sánh với số thực tế trong các báo cáo tài chính. Giải pháp đề ra nên cho phép tạo các báo cáo để so sánh các phiên bản ngân sách khác nhau trong cũng loại tiền báo cáo.
Quy trình nghiệp vụ: Lập ngân sách chi tiêu
e. Theo dõi và quản lý đa tiền tệ. Đánh giá chênh lệch tỷ giá
- Một doanh nghiệp Việt Nam hiện nay có mối quan hệ với nhiều đối tác trên nhiều nước do đó khi thanh quyết toán các đơn hang thường sử dụng nhiều loại tiền tệ khác nhau. Do đó giải pháp đưa ra sẽ quản lý và theo dõi đa tiền tệ. Nhưng do thị trường tiền tệ luôn biến động nên giải pháp cần phải đánh giá được chênh lệch tỷ giá giữa thời điểm phát sinh, thanh toán và báo cáo tài chính.
- Quản lý đa tiền tệ là một giải pháp phức tạp vì quan hệ nhiều chiều giữa các đồng tiền luôn biến đổi.
- Khi có các đánh giá chênh lệch tỷ giá giải pháp sẽ tự động đưa ra các bút toán điều chỉnh và thiết lập các báo cáo ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá đến tất cả các mặt của công ty.
f. Đáp ứng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Một giải pháp quản lý chi tiết ngân sách sẽ đảm bảo được dữ liệu cần thiết khi phân tích tình hình tài chính daonh nghiệp và làm cơ sở để đối chiếu phân tích với các phát sinh thực tế. Với giải pháp kế toán tổng hợp cần tổng hợp được toàn bộ các bút toán chi tiết của từng nghiệp vụ phát sinh các module khác sau đó cân đối và tổng hợp trên sổ kế toán tổng hợp. Từ các dữ liệu chi tiết và tổng hợp đó tạo các báo cáo phân tích tài chính của doanh nghiệp, các báo cáo tài chính phục vụ cơ quan thuế, bộ tài chính, chủ đầu tư, cổ đông…
g. Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh.
Đối với bất kỳ hệ kế toán tổng hợp nào thì cân đối số liệu kế toán, cân đối số liệu phát sinh là yêu cầu tiên quyết đầu tiên. Tuy nhiên ở đây do tài khoản phân cấp theo nhiều mức khác nhau dẫn đến giải pháp cũng đưa ra cân đối theo các mức của tài khoản để đảm bảo có thể nhìn thấy được số liệu tài chính doanh nghiệp theo từng cấp. Các số liệu cân đối kế toán, cân đối phát sinh là cơ sở để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính, cơ quan thuế. Ngoài ra nó cũng là số liệu để phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp
h. Khả năng phân tích trực tuyến số liệu tài chính nhiều năm
Các dữ liệu tài chính được lưu trên cơ sở dữ liệu thiết kế lưu nhiều năm nên đảm bảo dữ liệu sau nhiều năm có thể sử dụng làm đầu vào cho
các dịch vụ phân tích dữ liệu trực tuyến. Mặt khác cơ sở dữ liệu thiết kế là cơ sở dữ liệu quan hệ lưu tập trung trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh là SQL Server 2000 hoặc Oracle. Trên các hệ quản trị này các dịch vụ tích hợp phân tích trực tuyến khá mạnh như OLAP tiến hành trên kho dữ liệu Data Warehouse. Dựa trên dữ liệu tài chính lưu tập trung nhiều năm có thể ứng dụng các kỹ thuật khai phá dữ liệu để phân tích quy luật thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu, phân tích rủi ro về thị phần, khách hàng, chất lượng, phân tích về đối thủ cạnh tranh, dự đoán xu thế phát triển các mặt hàng hoá, xu thê nhu cầu nguyên phụ liệu, xu hướng thời trang… Các tool OLAP chú trọng vào việc cung cấp phân tích dữ liệu đa chiều trực tuyến chất lượng cao với câu lệnh SQL theo các tính giản lược và sự tách nhỏ theo nhiều chiều. Đây là vấn đề mở tuỳ thuộc nhu cầu từng thời điểm của doanh nghiệp sẽ có các lợi ích thu được khi phân tích dữ liệu hiện có khi sử dụng giải pháp ERP tổng thể nơi dữ liệu đã được chuẩn hoá với thông tin đa dạng và đầy đủ nhất về nội tại và tác động bên ngoài của doanh nghiệp.
m. Thiết lập hệ thống báo cáo
Quy trình nghiệp vụ: Lập báo cáo tài chính
n. Giải pháp chức năng chi tiết n1. Hỗ trợ quản lý đa công ty
Tổ chức cơ cấu hệ thống tài khoản gồm 7 phân đoạn: Mã công ty, mã phòng ban ( Trung tâm chi phí), mã tài khoản, mã kênh phân phối/Ngân hàng, mã liên công ty, mã nhóm sản phẩm. Mỗi đơn vị hạch toán độc lập sẽ có mã công ty riêng. Trong tương lai, khi công ty phát triển, các xí nghiệp dần tách riêng và trở thành các xí nghiệp hạch toán độc lập. Khi đó cần mở thêm các mã công ty mới cho các xí nghiệp.
Có khả năng sử lý các nghiệp vụ giữa nội bộ các công ty
Thông qua sử dụng các tài khoản nội bộ, hệ thống cho phép ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ nội bộ giữa các đơn vị thành viên trong doanh nghiệp. Hiện tại các nghiệp vụ thanh toán hộ sẽ được theo dõi trên các tài khoản phải thu, phải trả nội bộ. Thanh toán nội bộ có tính mở với doanh nghiệp phù hợp với việc tách nhập đơn vị. Hơn nữa, việc tạo lập phân đoạn mã liên công ty trong hệ thống tài khoản sẽ cho phép theo dõi các nghiệp vụ với từng đơn vị tương ứng với mã liên công ty.
Đặc điểm của bút toán nội bộ trong tương lai là tự động càng nhiều càng tốt, có thể kiểm soát được. Và tính cân bằng trong bút toán nội bộ phải được đảm bảo
Các bút toán nội bộ có thể được sử dụng trong hệ thống như sau: 1. Chuyển tiền giữa hai chi nhánh
2. Chi trả hộ chi phí
3. Các bút toán bán hàng nội bộ (Thành phẩm) 4. Tạm ứng hộ
5. Các bút toán thanh toán nội bộ khác không liên quan đến mua bán hàng hóa
6. Các bút toán bán hàng nội bộ (Nguyên phụ liệu cho sản xuất)
Các bút toán đều được hệ thống hỗ trợ tự động trong toàn hệ thống, toàn công ty không phải dùng nhiều thời gian trong việc làm cân các bút toán nội bộ ở công ty.
- Có khả năng báo cáo riêng rẽ cho từng công ty
Hệ thống cho phép chạy các báo cáo tài chính như bảng cân đối số phát sinh, báo cáo các bút toán, sổ cái cho từng đơn vị hạch toán độc lập (những đơn vị này có mã công ty riêng).
Các báo cáo sổ cái sẽ chạy theo ma trận công ty, phòng ban, tiểu khoản và sản phẩm
- Có khả năng báo cáo tổng cộng cho tất cả các công ty
Trong hệ thống này giải pháp đưa ra là dùng một bộ sổ duy nhất. Để tổng hợp báo cáo cho tổng công ty , hệ thống sẽ cộng báo cáo của các đơn vị hạch toán độc lập lại sau khi loại bỏ các bút toán nội bộ. Khi thiết lập các giá trị của phân đoạn mã công ty, ngoài giá trị mã công ty, xí nghiệp thành viên, do hệ thống đã cho phép lập mã của đơn vị hạch toán độc lập nên hệ thống sẽ khử các bút toán nội bộ khi hợp nhất báo cáo. Ngoài ra thiết lập mã cho Tổng công ty. Mã này là cha của các mã các công ty, xí nghiệp thành viên, công ty . Khi chạy các báo cáo tài chính cho mã công ty là Tổng công ty, các báo cáo tài chính sẽ là các báo cáo tổng hợp cho toàn công ty.
- Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh cho mỗi công ty
Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh được lập bằng công cụ làm báo cáo của hệ thống ERP cho mỗi đơn vị hạch toán độc lập hoặc cho Tổng công ty. Các báo cáo tài chính theo chuẩn mực của bộ tài chính sẽ được dễ dàng thiết lập và linh động trong giải pháp với chi tiết cho từng công ty thành viên.
n2. Hỗ trợ quản lý các phòng ban, bộ phận, trung tâm chi phí
Trong cấu trúc tài khoản có đoạn mã “phòng ban” (trung tâm chi phí) gắn liền với các giá trị các phòng ban, phân xưởng, xí nghiệp trực thuộc, chi nhánh, cửa hàng, Chi phí và doanh thu phát sinh tại các trung tâm chi phí này sẽ được ghi chép phản ánh vào các tài khoản tương ứng.
n3. Hỗ trợ hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, báo cáo theo quy định của kế toán Việt Nam
Khi thiết lập cấu trúc hệ thống tài khoản, một phân đoạn là tài khoản. Tài khoản này theo quy định của Hệ thống kế toán doanh nghiệp kèm theo các văn bản bổ sung và các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Dựa trên hệ thống tài khoản này, thiết lập các báo cáo và sổ kế toán theo quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
n4. Hỗ trợ hình thức sổ kế toán Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung và các sổ cái
Các báo cáo chuẩn của hệ thống về nhật ký chung và sổ cái khác các báo cáo theo quy định của nhà nước về biểu mẫu. Hệ thống ERP được thiết kế các báo cáo theo mẫu nhà nước quy định, nhưng nằm trong khả năng phần mềm cho phép. Cơ chế hoạt động của giải pháp hệ thống là nhiều nợ, nhiều có. Các giải pháp của quốc tế khi áp vào doanh nghiệp Việt Nam đều gặp một vấn đề khá lớn đó là các hệ thống đó thường áp dụng theo chuẩn kế toán Mỹ là kế toán theo dòng còn Việt Nam là kế toán ngang. Điều đó khiến các giải pháp quốc tế về tài chính thường phải áp theo các tài khoản trung gian cho doanh nghiệp Việt Nam dẫn đến rủi ro dữ liệu và phát sinh thêm lượng lớn dữ liệu trung gian.
Ở Việt Nam hiện này tồn tại nhiều hình thức sổ sách kế toán như nhật ký chung, nhật ký chứng từ, sổ cái, chứng từ ghi sổ, do đó giải pháp này tuân theo sổ cái nhưng dễ dàng có thể chuyển đổi theo các hình thức ghi sổ khác phù hợp với kế toán của doanh nghiệp.
n5. Hỗ trợ yêu cầu phân tích doanh thu và chi phí theo từng nhóm sản phẩm
Trong cấu trúc tài khoản định nghĩa một phân đoạn là nhóm sản phẩm. Vì vậy có thể theo dõi doanh thu và chi phí theo từng nhóm sản phẩm. Điều đó sẽ cho phép phân tích doanh thu và chi phí theo từng nhóm sản phẩm. Các nhóm sản phẩm này thể hiện tính phân tích ở cấp độ cao về hiệu quả từ các chủng loại hàng mà công ty sản xuất.
n6. Lập báo cáo tài chính
Công cụ làm báo cáo của hệ thống sẽ giúp thiết kế những báo cáo mà hệ thống báo cáo chuẩn chưa đáp ứng, các báo cáo mà do người dùng tự
thiệt lập theo các nhu cầu quản trị thống kê. Do đó hệ thống ERP cần tích hợp công cụ tạo báo cáo trong giải pháp của mình.
- Bảng cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp)
- Các báo cáo tài chính khác như , cân đối phát sinh, thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị quan trọng khác
n7. Tiền tệ
- Đồng tiền hạch toán là đồng Việt Nam viết tắt là VND
Khi định nghĩa bộ sổ kế toán của công ty hiện nay, chỉ ra đồng tiền hạch toán là VND. Trước khi đó bạn phải kích hoạt đồng VND trong phần định nghĩa tiền tệ.
- Có khả năng xử lý các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ
Sổ cái có khả năng xử lý các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ khi ghi chép các nghiệp vụ, chuyển đổi sang tiền nguyên tệ, đánh giá lại ngoại tệ.
- Chuyển đổi các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ sang đồng VND theo tỷ giá hàng ngày
Sổ cái cho phép bạn sử dụng ít nhất 3 loại tỷ giá: tỷ giá công ty, tỷ giá giao ngay và tỷ giá do người nhập định nghĩa. Người quản trị hệ thống sẽ nhập tỷ giá hàng ngày đối cho các loại ngoại tệ và yêu cầu người nhập liệu phải sử dụng tỷ giá này.
Trong quá trình nhập dữ liệu, việc sửa chữa tỉ giá có thể được thực hiện nếu như người quản trị hệ thống cho phép.
- Có khả năng thêm các ngoại tệ mới
Sổ cái đã định nghĩa trước cho người dùng tất cả các loại tiền tệ của các nước trên toàn thế giới hiện nay theo tiêu chuẩn ISO. Giải pháp đề ra là có tính mở với các ngoại tệ. Tuy nhiên với quá nhiều ngoại tệ thì việc theo dõi biến động giá sẽ rất phức tạp.
Để đánh giá lại số dư ngoại tệ vào cuối tháng hoặc cuối kỳ, người dùng chạy quy trình đánh giá lại trong Sổ cái . Quy trình này đánh giá lại tất cả số dư các tài khoản ngoại tệ phát sinh.Có thể sử dụng tỷ giá cuối kỳ hoặc tỷ giá người dùng đưa vào để đánh giá lại.
Trong đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ có kiểu: Thứ nhất là đánh giá lại