II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự
2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự
2.2 Tính giá nguyên vật liệu
2.2.1 Tính giá nhập nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu sử dụng ở công ty có đợc chủ yếu do mua ngoài. Vì vậy, giá nhập vật liệu đợc công ty tính nh sau:
Giá vật liệu = Giá mua trên + Chi phí - Chiết khấu thơng mại, nhập kho hoá đơn thu mua giảm giá hàng mua
Do công ty áp dụng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ nên Giá mua trên hoá đơn là giá cha tính thuế giá trị gia tăng. Chi phí thu mua thờng là chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng từ nơi mua về kho công ty (nếu có). Tuy nhiên hiện nay chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng về kho công ty th- ờng do bên bán chịu, công ty chỉ có trách nhiệm nghiệm thu hàng tại công ty tr- ớc khi đồng ý nhập kho. Các khoản Chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua đ- ợc tính toán dựa trên từng đơn mua hàng cụ thể và với số lợng và phơng thức thanh toán riêng theo hợp đồng (ít thấy).
Ví dụ về việc tính giá nhập vật liệu ở công ty: Dựa theo hoá đơn số 087586 ngày 15 tháng 3 năm 2003 của Công ty điện tử tin học hoá chất về giá trị lô hàng mà doanh nghiệp mua bao gồm: Cột˚100x100x390x5 (1157c x 6,2 kg/c), Đệm C trên + C dới U 126x55x150x3 (2400c x 0,8 kg/c), tổng cộng là 9.093 kg, đơn giá 1.238,09 đồng/kg (giá cha thuế). Kế toán vật liệu tính giá nhập nh sau:
Giá trị nguyên vật liệu nhập kho (theo hoá đơn số 087586) = 9.093kg * 1.238,09 =11.257.900 đồng (kết quả lấy theo con số làm tròn trên hoá đơn)
Qua ví dụ trên cho thấy kế toán doanh nghiệp đã không tính giá trị nhập cho từng mặt hàng mà gộp luôn để tính giá trị nhập của cả hai mặt hàng, tuy nhiên có thể chấp nhận đợc do trờng hợp nguyên vật liệu nhập kho sau đó xuất thẳng luôn tất cả giá trị cho các phân xởng để thực hiện việc sản xuất đơn đặt hàng đã định trớc
2.2.2 Tính giá xuất nguyên vật liệu
Hiện nay công ty đang sử dụng phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh. Theo đó tất cả các chi phí liên quan tới loại nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất cho đơn đặt hàng đó sẽ đợc tập hợp lại và tính vào giá xuất. Cách tính này của doanh nghiệp có u điểm là giá trị vật liệu xuất kho tơng đối chính xác cho từng đơn đặt hàng,không phụ thuộc vào thời gian xuất nguyên vật liệu là vào thời điểm nào, tuy nhiên nó lại có nhợc điểm là không phản ánh đợc giá trị thực tế thị trờng tại thời điểm nguyên vật liệu đợc xuất dùng, thêm vào đó việc tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh trong điều kiện số lợng nguyên vật liệu của doanh nghiệp phong phú và đa dạng nh vậy gây nhiều vất vả cho kế toán nguyên vật liệu.
Ví dụ về việc tính giá xuất vật liệu ở công ty: Ngày 3/3/2003 công ty xuất kho 2.565,6kg tôn + thép cho Ban Neo để thực hiện việc gia công bản đệm, đơn giá nhập kho đối với số nguyên liệu này là 5.350,795đồng/kg.
Giá trị nguyên vật liệu xuất kho = 2.565,6 kg * 5.350,795 =13.728.000 đồng.
3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự
3.1.Thủ tục và chứng từ sử dụng
Đối với nghiệp vụ nhập kho:
Việc thu mua vật t ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự do phòng Kế hoạch đầu t đảm nhiệm. Khi cán bộ tiếp liệu thực hiện xong nhiệm vụ thu mua vật liệu, vật liệu đợc chở về đến kho thì xin làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào Hoá đơn của ngời bán (Biểu số 4) hay Giấy báo nhận hàng hoặc Hợp đồng mua bán làm cơ sở, phòng Kế hoạch đầu t lập Phiếu nhập kho vật t.
Dựa vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng Kế hoạch đầu t lập, thủ kho cùng cán bộ phòng Khoa học công nghệ tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, cán bộ phòng Khoa học công nghệ thờng phụ trách việc kiểm tra chất lợng, quy cách vật liệu còn thủ kho kiểm tra số lợng thực nhập của từng mặt hàng đã đợc kiểm định chất lợng và ghi số lợng thực tế vào cột thực nhập trong Phiếu nhập kho (Biểu số 5)
Một phiếu nhập kho của doanh nghiệp thờng đợc chấp nhận nếu có đầy đủ chữ ký của ngời phụ trách cung tiêu, ngời giao hàng và thủ kho. Ngoài ra mặc dù trong doanh nghiệp có bộ phận kiểm tra chất lợng, quy cách nguyên liệu nhập kho nhng bộ phận này lại không lập biên bản kiểm nhận vật t, sản phẩm, hàng hoá mà ký thẳng trực tiếp vào phiếu nhập kho, những phiếu nhập kho nào có thêm chữ ký của cán bộ đại diện phòng Khoa học công nghệ ở bên dới đợc xem nh đã đợc kiểm tra quy cách, chất lợng sản phẩm và đợc coi là hợp lệ.
Trờng hợp kiểm nhận vật liệu nhập kho thừa hay thiếu, sai phẩm chất, quy cách, thủ kho cùng cán bộ kiểm nhận phải báo ngay cho phòng Kế hoạch vật t để xử lý kịp thời đồng thời cùng với ngời giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ.
Phiếu nhập kho thờng đợc lập thành 3 liên: một liên gửi kèm biên bản thừa, thiếu vật t (nếu có) về phòng Kế hoạch vật t, một liên có kèm chứng từ gốc (Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn giá trị gia tăng) gửi cho kế toán thanh toán làm căn cứ thanh toán tiền cho ngời bán; một liên giữ lại để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật liệu để ghi sổ ở phòng kế toán.Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác liên quan, kế toán tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập:
Thành tiền = Số lợng x Đơn giá
Đối với nghiệp vụ xuất kho:
Là một doanh nghiệp sản xuất nên vật liệu xuất kho trong công ty chủ yếu đợc sử dụng với mục đích sản xuất. Khi có nhu cầu sử dụng vật t, các bộ phận lên phòng Kế hoạch đầu t xin xuất vật liệu (không lập Phiếu xin lĩnh vật t),
lệnh xuất vật t đồng thời lập Phiếu xuất kho (Biểu số 6). Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần: một liên phòng Kế hoạch vật t giữ, một liên giao cho bộ phận lĩnh vật t và một liên giao cho thủ kho để thực hiện lệnh xuất.
3.2.Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: (Sơ đồ số 10)
Do đặc điểm nguyên vật liệu ở doanh nghiệp tơng đối phong phú, đa dạng về chủng loại và số lần nhập, xuất nên để đơn giản và phù hợp với điều kiện doanh nghiệp, kế toán đã sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
-ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, xuất vật liệu để thực hiện công việc nhập, xuất. Sau đó, thủ kho vào thẻ kho nguyên vật liệu để theo dõi về số lợng tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Định kỳ 5-7 ngày, thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập, xuất và Thẻ kho (Biểu số 7-Phụ lục số 4) lên cho kế toán vật liệu để đối chiếu và ghi sổ kế toán.
-ở phòng kế toán: Định kỳ 5-7 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và nhận chứng từ nhập, xuất về để ghi sổ. Tr- ớc khi mang chứng từ về phòng, kế toán ký xác nhận về số chứng từ đã mang về vào một quyển sổ riêng do thủ kho lập mà không lập trực tiếp phiếu giao nhận chứng từ.
Căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất, kế toán vào Sổ chi tiết vật liệu theo dõi trên các trang đối với từng chủng loại vật liệu nh vật liệu chính (1521), vật liệu phụ (1522),...(Biểu số 8). Kế toán doanh nghiệp đã cải tiến Sổ chi tiết vật liệu bằng cách thêm cột ghi chú cuối cùng của trang sổ để tiện việc theo dõi chi tiết việc xuất dùng vật liệu theo đối tợng sử dụng. Từ đó để việc phân bổ nguyên vật liệu theo đối tợng sử dụng đợc dễ dàng hơn vào cuối tháng. Tuy nhiên có điều cột Lợng nhập, xuất trong Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ cha đợc kế toán doanh nghiệp quan tâm theo dõi một cách đầy đủ và chi tiết. Điều này sẽ không phát huy đợc tác dụng hỗ trợ quá trình đối chiếu với Lợng tồn cuối tháng do thủ kho theo dõi.
Cuối kỳ, kế toán tính ra tổng số trên từng trang sổ chi tiết, sau đó vào Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Đối với vật liệu tồn kho, do số lợng tồn kho ít nên kế toán vật liệu không theo dõi số tồn trên Sổ chi tiết vật liệu mà phó mặc cho thủ kho theo dõi trên Thẻ kho. Cách làm này của kế toán cha phát huy đợc hết tác dụng của Sổ chi tiết vật liệu bởi vì đã là Sổ chi tiết thì phải theo dõi đợc toàn bộ tình hình nhập, xuất, tồn từng loại vật t tại mọi thời điểm. Đồng thời nếu không theo dõi giá trị tồn trên sổ sách thì kế toán vật liệu cũng không có cơ sở để đối chiếu với giá trị tồn trên Sổ số d vào cuối tháng cho từng loại nguyên vật liệu.
Cuối kỳ, kế toán dựa vào số tồn trên thẻ kho để vào Sổ số d vật liệu (Biểu
số 9), rồi tính ra số tồn cuối tháng theo giá trị. Dựa vào Sổ chi tiết vật liệu, kế
toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu trong tháng (Biểu số 10) trong đó theo dõi giá trị vật liệu nhập kho theo các tài khoản đối ứng là 111 và 331. (Công ty thực hiện mua hàng chủ yếu theo phơng thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc nợ nhà cung cấp hoặc vay ngắn hạn để trả tiền mua nguyên vật liệu); phần giá trị vật liệu xuất đợc theo dõi chi tiết theo đối tợng xuất dùng-phần này có tác dụng tơng tự Bảng phân bổ số 2 và đợc Công ty sử dụng thay thế Bảng phân bổ số 2 khi vào các Nhật ký chứng từ có liên quan vào cuối tháng.
Biểu số 9: Sổ số d
Số thẻ
Tên vật liệu Đvt Đơn giá ... Tháng 3
SL Tiền
1521
1.Nêm neo công tác 13V 2.Thép C45 Φ 15 3.Thép C45 Φ 50 4.Thép C45 Φ66 5.Thép 40CR Φ21 L=6m 6.Thép40CR Φ21 L=1,5m ... Tổng cộng TK 1521 cặp kg kg kg kg kg 31.590 5.100 4.100 5.100 5.100 5.100 1400 42,7 479,1 69 1909,5 42,3 44.226.000 217.770 1.964.310 351.900 9.738.450 215.730 112.788.875
1522... ...
Tổng cộng TK 152 131.399.200
4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty
4.1.Phơng pháp hạch toán
Là một doanh nghiệp sản xuất mà đặc thù về nguyên vật liệu lại tơng đối phức tạp cộng với công tác nhập, xuất diễn ra thờng xuyên trong kỳ nên để thuận lợi cho quản lý, kế toán công ty đã lựa chọn phơng pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Với phơng pháp này, ngời chịu trách nhiệm quản lý về nguyên vật liệu có thể biết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tại mọi thời điểm, từ đó có thể giúp cho việc ra quyết định một cách nhanh chóng về việc có nên nhập thêm vật liệu hay không, vật liệu nào vẫn còn tồn kho nhiều từ đó có kế hoạch thu mua hợp lý hoặc dự trữ thêm đối với những nguyên vật liệu thiết yếu đang có xu hớng tăng giá trên thị trờng.
4.2.Hệ thống sổ sách sử dụng trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Nói chung kế toán công ty hiện nay đang sử dụng những mẫu sổ in sẵn do Bộ tài chính ban hành cho hình thức Nhật ký chứng từ. Phần hành kế toán nguyên vật liệu với vai trò là một bộ phận nằm trong công tác kế toán công ty nên cũng không có gì ngoại lệ. Để hiểu rõ thêm về quy trình vào sổ sách đối với kế toán nguyên vật liệu tại công ty ta có thể theo dõi trên Sơ đồ số 11.
4.2.1.Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu a.Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu doanh nghiệp chủ yếu sử dụng tài khoản 152 (Ghi Nợ-chi tiết: 1521,1522,1523,1524,1525,1528) và một số tài khoản khác phản ánh tình hình thanh toán, thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ....
-TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu “: doanh nghiệp sử dụng tài khoản này để phản ánh tình hình biến động nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Tài khoản này có kết cấu nh sau:
Bên Nợ: dùng để phản ánh giá trị vật liệu tăng trong kỳ (chủ yếu tăng do doanh nghiệp thực hiện mua ngoài)
Bên Có: dùng để phản ánh giá trị vật liệu giảm trong kỳ (chủ yếu do xuất dùng phục vụ sản xuất, một phần xuất bán trực tiếp hoặc đợc giảm giá, trả lại hàng cho ngời bán do phát hiện chất lợng kém)
D Nợ: phản ánh giá trị nguyên vật liệu của công ty hiện còn tồn kho cuối kỳ.
-Các tài khoản khác: 111,112, 331,311,141,133,515...
b.Trình tự hạch toán:
Nguyên vật liệu nhập trong doanh nghiệp chủ yếu do mua ngoài, tuy nhiên theo nhiều phơng thức thanh toán. Do đó ứng với mỗi hình thức thanh toán khác nhau, kế toán doanh nghiệp sẽ thực hiện hạch toán tổng hợp nhập vật liệu theo các cách riêng.
-Trờng hợp mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt: Đây là một tr- ờng hợp tơng đối đơn giản và đợc kế toán thực hiện nh sau: Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng, kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền mặt để thủ quỹ có cơ sở thanh toán tiền cho nhà cung cấp và đây cũng chính là một trong những chứng từ đợc kế toán thanh toán sử dụng để lên bảng kê chi tiền mặt. Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán thanh toán chuyển các bảng kê chi tiền mặt này lên cho kế toán tổng hợp làm căn cứ để vào Nhật ký chứng từ số 1(Biểu số 11) (Ghi Có TK 111. Cột Tổng cộng Nợ TK 152 trong Nhật ký chứng từ số 1
chính là cơ sở để kế toán tổng hợp vào sổ Cái TK 152.
-Trờng hợp mua vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: trờng hợp này kế toán hạch toán tơng tự trờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, tức là dựa vào các giấy báo Nợ và các hoá đơn, phiếu nhập...kế toán thanh toán vào sổ tiền gửi
hàng, kế toán thanh toán chuyển cho kế toán tổng hợp số liệu để vào Nhật ký chứng từ số 2. Từ nhật ký số 2 (phần Nợ TK 152 đối ứng Có TK 112), kế toán tổng hợp vào Sổ Cái TK 152
-Trờng hợp công ty tạm ứng tiền cho cán bộ đi mua nguyên vật liệu: Số tiền tạm ứng cho cán bộ đi mua nguyên vật liệu đợc công ty theo dõi trên sổ thanh toán tạm ứng và Nhật ký chứng từ số 1. Khi nguyên vật liệu về nhập kho với đầy đủ chứng từ hợp lệ, nhân viên thu mua sẽ viết giấy đề nghị thanh toán tạm ứng để kế toán có cơ sở thực hiện thanh toán và ghi vào sổ thanh toán tạm ứng. Cuối tháng, dựa trên số liệu của sổ thanh toán tạm ứng, kế toán tổng hợp vào Nhật ký chứng từ số 10 (phần Nợ TK 152 đối ứng với Có TK 141).
-Trờng hợp mua nguyên vật liệu cha thanh toán với ngời bán: Trờng hợp này tơng đối phổ biến ở công ty. Do công ty sản xuất theo đơn đặt hàng nên mỗi khi nhận đợc đơn hàng mới thì công việc đi mua nguyên vật liệu đợc quan tâm đầu tiên. Nhà cung cấp vật liệu cho công ty thờng tơng đối cố định và có mối quan hệ làm ăn lâu dài nên họ sẵn sàng cho công ty mua chịu hàng trong một thời gian ngắn và thực hiện thanh toán nợ gối đầu, chẳng hạn nh khi công ty đặt mua nguyên vật liệu cho đơn hàng sau thì có thể thanh toán nốt số tiền còn lại của đơn đặt mua nguyên vật liệu kỳ trớc...
Căn cứ vào phiếu nhập kho, hợp đồng mua hàng cùng một số chứng từ khác có liên quan, kế toán vào Sổ chi tiết tài khoản 331 theo dõi tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp. Đây là một cuốn sổ bao gồm nhiều trang, mỗi trang (hoặc một số trang) trong cuốn sổ đợc dùng để theo dõi tình hình d Nợ đầu kỳ, tình hình phát sinh Nợ và thanh toán Nợ trong kỳ, d Nợ cuối kỳ đối với từng nhà