Soát xét báo cáo trước khi phát hành
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Tên khách hàng: Công ty TNHH LT Tham chiếu: Niên độ kế toán: Năm 2007 Người thực hiện: TTL Người được phỏng vấn: LTP Ngày thực hiện: 10/01/2008
_______________________________________________________________
Bán hàng :
Trước tiên KTV cần thu thập các câu trả lời bằng cách phỏng vấn nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hoặc ban hành các quy định của khách hàng. Mỗi câu hỏi cần được trả lời bằng cách điền vào các cột, dòng tương ứng:
Có = Có áp dụng thủ tục kiểm soát
Không = Thủ tục kiểm soát là cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp nhưng không được áp dụng
Không áp dụng = Thủ tục kiểm soát là không cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp
Với những thủ tục có câu trả lời “Có” cần thu thập bản copy văn bản quy định của khách hàng hoặc mô tả lại một cách cụ thể trên các GLV khác.
Với những thủ tục có câu trả lời “Không” hoặc “Không áp dụng” cần chỉ rõ ảnh hưởng của nó đến rủi ro kiểm toán và những điểm cần khuyến nghị trong thư quản lý để hoàn thiện hệ thống KSNB.
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống KSNB
Câu hỏi Có Không Không
áp dụng
1. Các chính sách bán hàng có được quy định thành văn bản không?
2. Có lập kế hoạch bán hàng theo tháng, quý, năm không?
3. Các hóa đơn bán hàng chưa sử dụng có được giao riêng cho một nhân viên chịu trách nhiệm quản lý không?
4. Các bản báo giá, hóa đơn gửi cho khách hàng có được phê duyệt bởi Ban lãnh đạo trước khi gửi cho khách hàng không?
5. Việc ghi hóa đơn bán hàng có được giao riêng cho một người hay không?
6. Có quy định bắt buộc phải có chữ ký của khách hàng trên các hóa đơn bán hàng không?
7. Các hợp đồng bán hàng đã ký có được lưu trữ khoa học và sẵn sàng khi cần đến không?
8. Công ty có thực hiện việc đánh số hợp đồng liên tục theo thứ tự thời gian không?
9. Các hóa đơn bán hàng bị hủy bỏ có được lưu trữ đầy đủ các liên tại quyển không?
10. Các thông tin trong hợp đồng có được giữ gìn và bảo mật để tránh sự xâm phạm của những người không được phép không?
11. Có quy định hàng bán bị trả lại phải được lập thành biên bản không?
12. Người viết hóa đơn có đồng thời là người giao hàng hay không?
13. Nguyên nhân của hàng bị trả lại có được kiểm tra lại sau đó đối với những sản phẩm cùng loại hoặc ít nhất là cùng lô hàng đó không?
14. Các nguyên nhân phát hiện và biện pháp xử lý có được báo cáo ngay lập tức cho Ban lãnh đạo để có quyết định xử lý kịp thời không?
15. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán có phải được ký duyệt trước khi thực hiện không?
16. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán có được báo cáo bằng văn bản và kiểm tra lại với các quy định của Công ty ít nhất hàng tháng không?
17. Công ty có hồ sơ theo dõi các lô hàng gửi đi bán cho tới khi nhận được thông báo chấp nhận của người mua không?
18. Doanh thu bán hàng có được theo dõi chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa và phân tích các biến động tăng, giảm hàng tháng không?
19. Các nguyên nhân gây biến động doanh thu (đặc biệt biến động giảm so với kế hoạch hoặc cùng kỳ) có được báo cáo ngay lập tức cho Ban lãnh đạo để có các biện pháp điều chỉnh kịp thời không?
20. Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu khách hàng không?
21. Các khoản công nợ được đối chiếu … một lần
22. Các bản đối chiếu công nợ có được Ban lãnh đạo xem xét trước khi gửi đi hay không?
23. Ngoài bộ phận kế toán, có bộ phận nào khác quản lý, theo dõi và lập các báo cáo về việc bán hàng không?
24. Các khoản công nợ có gốc là đồng tiền khác đồng tiền hạch toán có được theo dõi chi tiết theo nguyên tệ không?
25. Số dư các khoản phải thu có gốc là đồng tiền khác đồng tiền hạch toán có được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không?
26. Công ty có quy định cụ thể về tiêu thức xác định các khoản nợ chậm trả, nợ khó đòi hoặc các khoản được phép xóa nợ ?
27. Các khoản phải thu có được theo dõi chi tiết theo tuổi nợ để kịp thời phát hiện và quản lý thu hồi nợ không?
28. Người chịu trách nhiệm ghi sổ kế toán theo dõi các khoản công nợ phải thu có tham gia vào việc bán hàng, lập hóa đơn không?
29. Việc thu hồi nợ có được giao cho một bộ phận/người đôn đốc thực hiện không?
30. Công ty có các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ chậm trả, nợ khó đòi không?
31. Các khoản phải thu khó đòi có được lập dự phòng không?
Kết quả tìm hiểu cho thấy việc KSNB đối với bộ phận bán hàng được Công ty TNHH LT thiết kế khá chặt chẽ và phù hợp, vận hành cũng khá hiệu quả. Do vậy, KTV TTL đưa ra kết luận: Hệ thống KSNB của Công ty TNHH LT: Khá. Rủi ro kiểm soát ở mức trung bình.