II I: NỘI DUNG CÔNG VIỆC KẾ TOÁN: “TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH” Ở CÔNG TY CỔ PHẦN
1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH HÀ NỘI:
PHẦN MAI LINH HÀ NỘI:
Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội là một doanh nghiệp mới được thành lập (từ tháng 5 năm 2001), trải qua gần 5 năm phát triển, Công ty đang từng bước khắc phục khó khăn để đứng vững và không ngừng phát triển trong nền kinh tế thị trường.
Kinh doanh trong một môi trường như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Mai Linh Hà Nội nói riêng phải luôn tự đổi mới, tìm tòi, sáng tạo những cách thức kinh doanh mới sao cho vừa phù hợp với doanh nghiệp vừa đem lại lợi nhuận cao. Hiện nay, thị trường đang có
những chuyển biến đem lại nhiều thuận lợi nhưng cũng gây không ít khó khăn cho Công ty.
Thuận lợi: Nhà nước ta đang rất chú trọng đến hoạt động cung cấp dịch
vụ (Nhà nước đặt ra kế hoạch là phấn đấu đến năm 2005, tỷ trọng dịch vụ trong GDP chiếm 41% đến 42%). Điều này sẽ tạo ra nhiều thuận lợi cho loại hình kinh doanh dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ vận tải (hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải là đối tượng chịu thuế GTGT với mức thuế suất là 5%), đây là mức thuế suất vừa phải, phù hợp để tiến hành kinh doanh. Hơn nữa, việc sửa chữa, nâng cấp, xây mới các công trình giao thông công cộng đang diễn ra thường xuyên, cùng với việc đời sống của người dân đang ngày một nâng cao, nhu cầu đi lại cũng ngày càng tăng làm cho hoạt động kinh doanh gặp được nhiều thuận lợi.
Khó khăn: Bên cạnh những thuận lợi có không ít khó khăn, do tình hình
thế giới đang có nhiều biến động, giá dầu thô trên thị trường thế giới tăng làm ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh doanh của Công ty: là một doanh nghiệp hoạt động cung cấp dịch vụ vận tải, chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Thêm vào đó còn có sự canh tranh mạnh mẽ của các hãng Taxi khác, để đứng vững và phát triển trong điều kiện như vậy đòi hỏi Công ty phải có chiến lược kinh doanh hợp lý, khả thi. Trong thời gian qua, khắc phục những khó khăn bước đầu, Công ty đang dần ổn định và đạt được những thành tựu nhất định.
1.1. Những ưu điểm:
Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay bao gồm15 người, trong đó 2 người thu ngân, 2 người checker, 1 thủ quỹ.Thực chất số người phụ trách các phần hành là 9 người , đủ số luợng yêu cầu của công việc, nhờ có việc áp dụng kế toán máy lên công tác kế toán trở lên dễ dàng, thuận lợ gày càng có chất lượng cao. Từ khi thành lập đến nay, đội ngũ kế toán với sức trẻ, sự năng động và trình độ nghiệp vụ cao đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, góp phần không nhỏ vào sự phát triển của Công ty.
Công ty luôn tuân thủ các chế độ, chính sách tài chính kế toán của Nhà nước cũng như Bộ tài chính ban hành. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán được áp dụng tương đối phù hợp với quy mô của Công ty cũng như chế độ kế toán Việt Nam. Sổ sách kế toán được tổ chức một cách hợp lý, dễ so sánh, đối chiếu, kiểm tra, các sổ chi tiết được phân theo từng đối tượng phù hợp với yêu cầu quản lý, giúp cho quá trình ghi sổ được thuận tiện, đúng nguyên tắc, tránh bị bỏ sót các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như hạn chế được việc ghi chép nhiều lần, trùng lặp.
Công tác kế toán đã đáp ứng được các nhu cầu đặt ra: Thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan.
Xuất phát từ đặc điểm và quy mô kinh doanh (quy mô vừa và nhỏ), Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hàng ngày, mọi chứng từ và các công việc liên quan được chuyển đến phòng kế toán để kiểm tra, xử lý và ghi sổ. Thông tin tập trung sẽ dễ quản lý và thuận lợi cho nhà quản lý trong việc ra quyết định một cách kịp thời.
Để phù hợp loại hình doanh nghiệp (loại doanh nghiệp vừa và nhỏ), Công ty chọn hình thức sổ là Nhật ký chung. Đây là một loại sổ phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhất là trong việc áp dụng kế toán máy. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ACsoft, đây là phần mềm thông dụng hiện nay. Công việc hạch toán được tiến hành tự động qua hệ thống máy tính, kế toán chỉ nhập dữ liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động kết chuyển vào sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, cuối kỳ thực hiện các bước kết chuyển để lên báo cáo.
Ưu điểm của việc ứng dụng kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán tại công ty:
+ Đảm bảo được mối quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết khi nhập dữ liệu vào máy, đảm bảo máy vừa cập nhật vào sổ kế toán chi tiết vừa cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp, đảm bảo được sự phù hợp giữa số liệu kế toán chi tiết và số liệu kế toán tổng hợp.
+ Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán chỉ cần nhập một lần dữ liệu vào máy, máy sẽ xử lý và cung cấp đầy đủ các sổ kế toán cần thiết, các báo cáo kế toán theo đúng yêu cầu của người sử dụng.
+ Chương trình đảm bảo cho việc sửa chữa sổ kế toán nếu có trường hợp ghi sai trên chứng từ hoặc nhập dữ liệu nhầm và chữa sổ theo đúng nguyên tắc chữa sổ kế toán đảm bảo nhập dữ liệu và nhận thông tin bất kỳ thời điểm nào khi cần thiết.
+ Lưu giữ và ghi chép số liệu kế toán bằng máy tính làm giảm nhẹ nhiều lỗi toán học, thêm nữa, tốc độ của máy tính cho phép cập nhật liên tục các thông tin mới, đáp ứng ngay được yêu cầu của nhà quản lý nếu cần biết về tình hình tài chính của Công ty ở một thời điểm bất kỳ.
+ Vận dụng kế toán máy làm giảm nhẹ khối lượng công việc mà kế toán làm bằng phương pháp thủ công, tiết kiệm sức lao động kế toán mà vẫn đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ là cung cấp thông tin kế toán từ chi tiết đến tổng hợp một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho công việc điều hành, quản lý doanh nghiệp.
1.2. Những tồn tại, hạn chế:
Công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH VT-TM- DL Sài Gòn Hà Nội có nhiều ưu điểm nhưng bên cạnh đó còn có một số hạn chế sau:
1.2.1. Về kỳ xác định kết quả kinh doanh:
Hiện nay, kỳ xác định kết quả kinh doanh của Công ty là nửa năm (6 tháng), kỳ xác định kết quả như vậy là quá dài gây khó khăn cho các nhà quản lý trong việc đưa ra được những quyết định chính xác, kịp thời.
1.2.2. Về hạch toán giá vốn:
Giá vốn của việc cung cấp dịch vụ được kết chuyển tự động, sau 6 tháng kết chuyển giá vốn một lần để tính ra kết quả tiêu thụ. Tất cả chi phí phát sinh trong quá trình phục vụ khách hàng được tập hợp lại trên TK 154, kết chuyển
vào TK 632 và được phân bổ theo tỷ trọng doanh thu trong tổng doanh thu về cung cấp dịch vụ tại Công ty. Như vậy, việc xác định giá vốn cho từng loại dịch vụ chưa thực sự chính xác.
Trong tổng doanh thu thì doanh thu Taxi tiền mặt là chiếm tỷ trọng lớn nhất (90,4%), doanh thu dịch vụ sửa chữa là nhỏ nhất (3,1%) vì thế khi phân bổ giá vốn thì giá vốn của hoạt động dịch vụ sửa chữa là nhỏ nhất. Tuy vậy, chi phí cho hoạt động sửa chữa lại chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí phát sinh trong một kỳ.
Hiện nay, do Công ty không kinh doanh dịch vụ sửa chữa (chỉ là sửa chữa xe Taxi bị tai nạn theo thông báo của công ty bảo hiểm – sửa chữa nội bộ) nên việc phân bổ này không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Sắp tới khi tiến hành kinh doanh dịch vụ sửa chữa (sửa chữa ngoài) thì các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động phải được hạch toán riêng để tính kết quả tiêu thụ cho hoạt động này được chính xác.
1.2.3. Về phương thức thanh toán:
Khách hàng của Công ty là khách vãng lai và những khách hàng ký hợp đồng dịch vụ Taxi, thường sử dụng dịch vụ Taxi của Công ty. Khách hàng vãng lai thì thường thanh toán ngay bằng tiền mặt còn đối với khách hàng thường xuyên thì thanh toán bằng hình thức trả chậm. Khách hàng thường thanh toán tiền sử dụng dịch vụ Taxi của một tháng sau 30 ngày đến 45 ngày. Có nghĩa là, dịch vụ Taxi khách hàng sử dụng tháng này thì một hoặc gần hai tháng sau khách hàng mới phải thanh toán.
Thời hạn khách hàng thanh toán như vậy là tương đối chậm, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng (đã xác định là tiêu thụ - do đã được khách hàng chấp nhận thanh toán) nhưng không được khách hàng thanh toán ngay cuối tháng phát sinh giao dịch
1.2.4. Về chi phí quản lý doanh nghiệp:
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, Công ty hạch toán các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 642:
“Chi phí quản lý doanh nghiệp” điều này phù hợp với quyết định 1177/1996 được sửa đổi bổ sung bằng quyết định 144/2001 (Chỉ sử dụng tài khoản 642: “Chi phí quản lý kinh doanh”). Tuy nhiên, Công ty vẫn đang hạch toán theo quyết định 1141/1995 do Bộ tài chính ban hành.
Như vậy, nếu áp dụng quyết định 1141/1995 thì Công ty phải tách riêng chi phí bán hàng ra khỏi chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, hai chi phí này đang lẫn vào nhau. Ví dụ: Mã số 0101 Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Nội dung của nó bao gồm tiền lương của toàn bộ cán bộ quản lý, gồm cả nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp.
1.2.5. Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ vì thế Công ty phải áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 144/2001/QĐ - BTC quy định sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ thay thế một phần quyết định số 1177TC/QĐ - CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chính. Trên thực tế, cho đến năm 2003, hệ thống tài khoản mà Công ty áp dụng là hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Việc sử dụng như vậy là chưa phù hợp với Công ty.