II I: NỘI DUNG CÔNG VIỆC KẾ TOÁN: “TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH” Ở CÔNG TY CỔ PHẦN
4. Hạch toán chiết khấu thương mại:
Các khoản giảm trừ doanh thu gồm có: - Chiết khấu thương mại.
- Giảm giá hàng bán. - Hàng bán bị trả lại.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp. - Thuế xuất khẩu phải nộp.
- Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp.
Do đặc thù hoạt động của Công ty là cung cấp dịch vụ nên các khoản giảm trừ doanh thu không có giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại mà chỉ có khoản Chiết khấu thương mại
. Khoản chiết khấu thương mại được hạch toán vào TK 521: “Chiết khấu
thương mại”. Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã sử dụng dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã được ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán, cung cấp dịch vụ hoặc các cam kết mua, bán hàng hay cung cấp dịch vụ.
Hạch toán chiết khấu thương mại cần tôn trọng một số quy định sau:
- Chỉ hạch toán vào TK này chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách thương mại của doanh nghiệp đã quy định.
- Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thường xuyên thì chiết khấu thương mại được ghi giảm trừ theo tổng cước phí khách hàng sử dụng ghi trên Hóa đơn GTGT vào cuối tháng.
- Phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện cho từng khách hàng.
- TK 521 được chi tiết thành 3 TK cấp hai: + TK 5211: Chiết khấu hàng hóa.
+ TK 5212: Chiết khấu thành phẩm. + TK 5213: Chiết khấu dịch vụ.
- TK 5213: “Chiết khấu dịch vụ” phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại tính trên khối lượng dịch vụ đã cung cấp cho người mua dịch vụ.
- Trong kỳ, chiết khấu thương mại phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ TK 5213. Cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại được chuyển sang TK 5113 để xác định doanh thu thuần của hoạt động cung cấp dịch vụ.
Chiết khấu thương mại là số tiền khách hàng được hưởng tính trên tổng giá trị cước phí dịch vụ mà khách hàng sử dụng. Thường tỷ lệ chiết khấu này được quy định rõ trong hợp đồng ban đầu đã ký kết với khách hàng.
Khoản chiết khấu này được hạch toán mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Cuối tháng tính ra số chiết khấu mà khách hàng được hưởng:
Ví dụ: Lấy số liệu 6 tháng cuối năm 2003
Khi tính ra số chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế toán vào sổ chi tiết TK 5213, sau đó chuyển vào sổ tổng hợp chi tiết TK 521, song song với quá trình đó là vào Nhật ký chung
(Bảng số 19- Trang 60), rồi chuyển vào sổ Cái TK 521. 5. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp trên TK 642 – Chi phí quản lý
doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; chi phí dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị, công tác phí…). (Giá có thuế hoặc chưa có thuế).
Hạch toán TK 642 cần tôn trọng một số quy định sau:
_ Tài khoản 642 được mở sổ chi tiết theo dõi từng nội dung chi phí. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý kinh doanh của từng lĩnh vực, quy mô từng đơn vị. TK 642 có thể được mở chi tiết cho từng chi phí như: chi phí cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi vật liệu, đồ dùng văn phòng… trong đó từng loại chi phí được theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí như:
- Chi phí nhân viên quản lý: gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp.
- Thuế, phí và lệ phí: phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, các loại phí và lệ phí khác.
- Chi phí dự phòng: phản ánh khoản chi dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như: tiền điện, tiền nước, điện thoại, thuê nhà…
- Chi phí bằng tiền khác: phản ánh các chi phí thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các khoản chi phí kể trên.
_ TK 642 cuối kỳ không có số dư. Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kế toán được tập hợp vào TK 642, cuối kỳ được kết chuyển vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642:
Bên Nợ:
- Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ Nợ TK 911.
TK 642 không có số dư cuối kỳ.
Do Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nên, các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh không nhiều, do vậy, tuy hạch toán theo quyết định 1141/1995 nhưng Công ty chỉ sử dụng TK 642 để hạch toán cả hai loại chi phí này.
TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp” được chi tiết theo quy định: TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý.
TK 6422 Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 Thuế, phí và lệ phí.
TK 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 Chi phí bằng tiền khác.
Ngoài ra, theo yêu cầu quản trị của Công ty khoản chi phí này còn được chi tiết để tiện cho việc quản lý: Ví dụ:
Mã số 01
0101 Lương cán bộ nhân viên quản lý . 0102 Chi phí đi công tác.
0103 Nhóm thiết bị nội thất. 0104 Khấu hao TSCĐ hữu hình. 0105 Chi phí sử dụng điện thoại.
0106 Chi phí tiếp khách, hội nghị.
Mã số 02
0201 BHXH của cán bộ công nhân viên quản lý. 0202 Mực in, mực phô tô
0203 Nhóm thiết bị máy móc văn phòng. 0204 Phí kiểm định.
0205 Chi phí sử dụng điện nước. 0206 Chi phí quảng cáo, tiếp thị.
Mã số 03
0301 Phụ cấp lương thôi việc.
0302 Giấy bút, văn phòng phẩm khác. 0303 Chi phí sửa chữa tài sản quản lý. 0304 Chi phí tài liệu, sách báo.
Mã số 04
0401 Thuế môn bài.
0402 Chi phí thuê nhà, xưởng. 0403 Chi phí tập huấn, đào tạo.
Mã số 05
0501 Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Mã số 08
0801 Chi phí khác cho nhân viên. 0802 Chi phí khác.
0803 Chi phí công cụ dụng cụ khác.
Tổ chức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Khi phát sinh các chi phí bán hàng hay chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào những chứng từ liên quan như:
+ Phiếu chi
+ Bảng thanh toán tiền lương + Phiếu kế toán khác…
Ví dụ: Chi phí nhân viên quản lý
Khi phát sinh chi phí, căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2005, kế toán viết phiếu kế toán khác.
Bảng số 28:
Công ty Cổ phần Mai Linh Hà Nội.
PHIẾU KẾ TOÁN KHÁC
Số CT: TLT12
STT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
1. Tính lương nhân viên phải trả tháng
12 năm 2003. 6421 334 35.200.000
Tổng 35.200.000
Viết bằng chữ: Ba mươi nhăm triệu hai trăm ngàn đồng./.
Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập biểu
Sau đó, số liệu được chuyển vào Sổ chi tiết TK 6421.
Bảng số 29:
Công ty cổphần Mai Linh Hà Nội.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642
(Chi tiết: Chi phí nhân viên quản lý – TK 6421)
Từ ngày 01/07/05 Đến ngày 31/12/05
Ngày Số CT Nội dung TK
ĐƯ Nợ Có Tổng phát sinh1/1-30/6 214.765.000 … 31/12 … 31/12 … TLT12 … KCCPNV …
Tính lương nhân viên T12 … KC chi phí NV quản lý … 334 … 911 … 35.200.000 … … … 451.423.000 Tổng phát sinh1/7-31/12 236.658.000 Tổngcả năm 451.423.000 451.423.000 Ngày tháng năm 2005
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng Ví dụ: Chi phí đồ dùng văn phòng:
Căn cứ vào Hóa đơn mua văn phòng phẩm của người bán số 29623, kế toán nhập dữ liệu Phiếu kế toán khác VPP34.
Bảng số 30:
Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội
Ngày 19 tháng 12 năm 2005 Số CT: VPP34
STT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
1. Nhận nợ tiền mua văn phòng phẩm
cho văn phòng. 6423 331 658.000
Tổng 658.000
Viết bằng chữ: Sáu trăm năm mươi tám ngàn đồng./.
Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập biểu
Căn cứ phiếu kế toán VPP34, số liệu được chuyển vào Sổ chi tiết TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng.
Bảng số 31:
Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642
(Chi tiết: Chi phí đồ dùng văn phòng – TK 6423)
Từ ngày 01/07/05 Đến ngày 31/12/05
Ngày Số CT Nội dung TK
ĐƯ Nợ Có Tổng phát sinh 1/1 – 30/6 9.872.340 … 19/12 … 31/12 … VPP34 … KCCPĐD … Mua văn phòng phẩm … KC chi phí đồ dùng VP … 331 … 911 … 658.000 … … … 15.525.720 Tổng phát sinh 1/7 – 31/12 5.653.380 Tổng 15.525.720 15.525.720 Ngày tháng năm 2003 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng
Cuối kỳ, số liệu sẽ được chuyển vào Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 642
(chưa phân bổ) (Bảng số 32 – Trang 76).
Sau đó, căn cứ vào tỷ trọng doanh thu mà phân bổ CP QLDN cho từng loại doanh thu để xác định kết quả. Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 642 (đã
phân bổ) (Bảng số 33 – Trang 77).
+ Hóa đơn GTGT + Phiếu chi
+ Phiếu kế toán khác…
Kế toán vào Nhật ký chung (Bảng số 34 –Trang 78), số liệu sẽ được chuyển vào Sổ Cái tài khoản 642.
Bảng số 35:
Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội
SỔ CÁI
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Từ ngày 01/07/05 Đến ngày 31/12/05
Chứng từ
Nội dung TK Phát sinh
NT SH Nợ Có … 19/12 … 31/12 … 31/12 … 31/12 … … VPP34 … TLT12 … KCCPNV … KCCPĐD … … Mua văn phòng phẩm … Trích lương tháng 12 … KC CP nhân viên … KC chi phí đồ dùng … … 331 … 334 … 911 … 911 … … 658.000 … 35.200.000 … … … … … … 451.423.000 … 15.525.720 … Tổng 710.955.753 710.955.753 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng